53
3.2 Общие рекомендации по повышению качества и эффективности
работы «Восточный полюс»
Результатом реализации проекта по повышению качества и
эффективности работы станут изменения организационной структуры и бизнес-
процессов технического оснащения компании.
В настоящее время руководство компании «Восточный полюс»
приступило к реализации проекта управления персоналом, а также планирует
внедрение функциональности модуля на основании системы интранета (intranet),
в которую вносится вся информация о рабочем времени, рабочая контактная
информация и сведения о сотрудниках для внутреннего пользования. Также в
рамках этой системы запланировано обучение сотрудников в режиме реального
времени.
Основной задачей этапов по улучшению организации международных
перевозок организации в «Восточный полюс» является совершенствование
механизма управления техническими операциями, во всех структурных
подразделениях на основе интеграции данных материальных и финансовых
потоков.
В ходе реализации проекта должна быть проведена необходимая
реорганизация технологических процессов, обновление должностных
инструкций, создание новых подразделений компании, в частности процесс
курирования работы сотрудников в централизованной системе будет
отслеживать отдельное подразделение.
Отличительной особенностью данного проекта станет создание
уникальной для отрасли системы, которая обслуживает весь путь отгрузки на
глобальном уровне в реальном времени. Однако необходимо отметить, что
существуют проблемы внедрения логистических систем.
В планировании логистических ресурсов задействован весь потенциал
управленческой информации по планированию и координации операций.
Обработка заказов в службе по работе с клиентами приводит в действие
54
логистическую систему и генерирует необходимую для управления единую базу
данных. Планирование логистических ресурсов обособленным подразделением
облегчает интеграцию. Планы, определяющие общие потребности бизнеса на тот
или иной период, опираются на прогнозы спроса, результаты обработки заказов,
данные о состоянии запасов и стратегии размещения и загрузки мощностей,
хранящиеся в единых базах данных, доступных на централизованном уровне.
Сводное планирование и контроль осуществляются на высшем уровне
организации – отделами, курирующими загруженность и ставки по различным
направлениям. Группа планирования загруженности линии и котировки ставок
за оказание услуг занимается разработкой долгосрочных стратегий и, в конечном
итоге, отвечает за наращивание прибыли, исполнение инструкций верхних
уровней, руководства.
Подразделение системного контроля занимается оценкой эффективности
проистекания бизнес процессов, интеграции различных подразделений для более
быстрого выполнения поставленных задач. Необходимость тщательной оценки
результатов деятельности – это прямое следствие возрастающего значения
качественного обслуживания потребителей. Чрезвычайная важность такой
оценки обусловлена большим объемом капитала. Основными показателями
результатов на глобальном уровне являются показатели, которые
рассчитываются автоматически на основании работы сотрудников в
корпоративных информационных системах. На данном этапе внутренний аудит
бизнес процессов анализирует только количественные показатели.
Несмотря на детальную автоматизацию процессов, часть аналитической
деятельности и отчетов слабо отвечает действительности из-за слабого
вовлечения сектора аналитиков в сами процессы работы. Это обычный для
транснациональных компаний синдром.
3
Внедрение логистическиой системы для организации международных
перевозок компанией «Восточный полюс» было продиктовано следующими
3
Дмитриев С.А. Некоторые вопросы по информационному обеспечению в области
транспортной безопасности //Транспортное право, 2018, N 2 с.37
55
задачами бизнеса доставки:
- соответствие сервиса ожиданиям клиентов;
- наращивание прибылей;
- усиление конкурентоспособности компании;
- быстрое занятие образовавшейся «ниши» в сфере транспортировки
- концентрация на дополнительных перспективных видах бизнеса.
Все разнообразие применения логистических проектов нашло отражение
в трех основных типах логистических сценариев: pure export (простой экспорт);
pure import (простой импорт); freight forwarding (заказ доставки получателем
напрямую перевозчику).
В целях повышения качества и эффективности работы «Восточный
полюс» необходимо постоянное резервирование и выделение денежных средств
на обучение персонала. В компании есть несколько типов обучения, но все без
исключения сотрудники обязаны при поступлении на работу пройти «Вводный
курс».
Обучение производится в зависимости от специальности и должности
сотрудника. Первая отличительная особенность обучающих треннингов состоит
в том, что все программы компания создает самостоятельно, все они только на
английском языке.
Серьезность тренировок влечет за собой строгость при отборе персонала.
Стандартная процедура набора новых сотрудников в компанию «Восточный
полюс» зависит от должности, на которую устраивается соискатель.
Методика обучения может быть для некоторых стажеров неожиданной и
крайне интенсивной. В отличие от многих учебных заведений, тут
ориентируются не на средний уровень группы, а на лучший результат. Цель
обучения состоит не в том, чтобы повторить уже изученные курсы, а чтобы
конкретизировать полученные по ним знания. Следовательно, самодисциплина
и тщательная самостоятельная подготовка являются непременными для всех
стажеров. Стажеры, решившие не принимать активного участия в процессе
обучения, скоро обнаружат, что отстают.
56
Для того чтобы все стажеры были активно задействованы во время
занятий, обучение в классах базируется на проработке конкретных задач, что
также позволяет избежать монотонности в процессе обучения. Финальные
экзамены проводятся после 3-го и 4-го полугодий. Экзамены проходят в
письменной форме и иногда могут содержать «открытые» вопросы.
По окончании обучения компания «Восточный полюс» может
предоставить обязательную стажировку работы зарубежом – страна может
выбираться в зависимости от рейтинга обучавшегося, а также быть в форме
«путешествие-сопровождение» одного из контейнеров на всём пути следования.
На данный момент столь расширенная программа может рассматриваться с
точки зрения планирования деятельности компании «Восточный полюс» на
будущее.
3.3 Оценка потенциала повышения эффективности международной
системы доставки грузов с учетом предложенных мероприятий
Менеджмент компании считает, что внедрение глобальной системы
общего пользования позволяет избежать «срезания углов» и помогает достичь
наивысшего качества информационных потоков (достоверности и
своевременности), а также снизить время выполнения многих операций.
Однако при более детальном рассмотрении новой системы становится
очевидно, что простому пользователю необходимо вручную решать очень
большое количество задач, на что будет затрачиваться больше времени.
Основным недостатком введения новой транспортно-логистической
системы в компании «Восточный полюс» является полная негибкость системы.
Внешние требования (требования клиентов) не могут повлиять, к примеру, на
вид счета. Внутренние должностные инструкции еще больше усугубляют и так
слишком стандартизированную систему.
Компании - разработчики, даже являющиеся одними из лидеров на рынке
57
информационных технологий, зачастую не могут достаточно четко отследить
системные ошибки, а также создать алгоритмы для быстрого разрешения
конфликтов самой системы. Так, если новая система дает сбой каждую неделю,
то это значит, что клиенты не могут получить необходимую им информацию,
документацию, либо получают это с задержкой. Для клиентов в большинстве
случаев это означает претерпевание дополнительных издержек. Сама компания
«Восточный полюс», получается, также понесет убытки (к примеру, у некоторых
пользователей система дала сбой и теперь печатает копии счетов в двойном
экземпляре – вместо запрашиваемого одного).
Настройка модуля протоколирования ставок за перевозку и хранение – в
новой системе подразумевается только однозначная настройка (определенная
ставка под определенный код клиента на определенный маршрут на перевозку
определенного груза), однако в связи с масштабом предлагаемых услуг
международных перевозок у одного клиента «Восточный полюс» могут быть
различные коды, что приведет к неверному выставлению счетов, долгой
коррекции, недовольству клиентов и внутренним издержкам.
Модуль обработки счетов также уже при теоретической разработке имеет
недочеты. Несмотря на более гибкое, чем уже имеется, решение, модуль долгое
время генерирует счет, вносит в него изменения, также, сотрудникам
финансового отдела будет представлен сложный интерфейс системы и
возможны регулярные системные ошибки.
На основании всего вышеперечисленного автором выпускной
квалификационной работы разработано предложение по:
1. проведению детального тайминга рабочего времени при пользовании
АБС-системой;
2. проведению более детального анализа ведения бизнеса в данной
транспортно-логистической отрасли, изучение норм международного
законодательства и на этом основании доработка системы;
3. внедрение новой программы, контролирующей финансовые потоки,
факты корректного взимания платы с клиентов, удаления счетов и т.д.
58
4. проведению опроса среди клиентов для определения их мнения о
качестве документооборота.
Внедрение качественно новой транспортно-логистической
информационной системы, реализация проекта по повышению качества и
эффективности работы при помощи изменения организационной структуры
компании «Восточный полюс», а также реализация проекта управления
персоналом –все это будет являться залогом стабильности финансового
положения транспортной компании.
Перевозки грузов в международном сообщении на всех видах транспорта
станут безубыточны, а рентабельность видов транспорта по перевозкам грузов
будет высока. Со стороны клиентуры будет заметен спад дебиторской
задолженности перед транспортной компанией, осуществляющей перевозки в
международных направлениях.
Будет повышен уровень защищенности транспортной инфраструктуры и
транспортных средств от актов незаконного вмешательства, обеспечен более
высокий уровень безопасности перевозок грузов, требующих особых условий.
При этом важнейшее значение для регулирования перевозок в международном
направлении имеет создание эффективной обратной связи в виде системы
контроля и надзора. Сроки доставки грузов в мультимодальном (смешанном)
сообщении сократятся на 25 процентов.
Результаты расчета показателей экономической эффективности
приведены в таблице 12.
59
Таблица 12
Расчёт трудовых показателей эффективности от внедрения
проекта
Затраты
Снижени
е затрат
Коэффи-
циент
изменени
я
трудовых
затрат
Индекс
изменени
я
трудовых
затрат
Базовы
й
вариант
Проектны
й вариант
Трудоёмкост
ь
0
T
(ч)
1
T
(ч)
10
TTT
(ч)
0
T
T
K
T
1
0
T
T
I
T
1606,1
678,13
927,97
0,58
2,37
Стоимость
0
С
(руб.)
1
С
(руб.)
10
CCC
(руб.)
0
C
C
K
C
1
0
C
C
I
C
333850,8
8
136551,39
197299,49
0,59
2,44
Рассчитаем затраты на внедрение и проектирование системы. Для этого
учтем заработную плату разработчиков. При средней заработной плате 30000,
привлечении двух разработчиков и общем сроке разработки 21 рабочий день
(месяц), принимаем стоимость разработки – 60000 рублей, получим общую
сумму капитальных затрат – 60000 рублей.
Срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки
информации:
На рисунке (Рисунок 12 – Диаграмма сравнения базового и проектного
варианта трудовых затрат обработки информации.) приведена диаграмма
сравнения базового и проектного вариантов трудовых затрат, на рисунке
(Рисунок 13 – Диаграмма сравнения базового и проектного варианта
стоимостных затрат обработки информации) – стоимостных затрат.
60
Рисунок 12 – Диаграмма сравнения базового и проектного варианта
трудовых затрат обработки информации.
Рисунок 13 – Диаграмма сравнения базового и проектного варианта
стоимостных затрат обработки информации
1606,11
678,13
927,97
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1800
Базовый вариант Проектный вариант Изменение
Трудовые затраты, часов в год
333850,88
136551,39
197299,49
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
350000
400000
Базовый вариант Проектный вариант Изменение
Стоимостные затраты, рублей в год
61
Внедрение инновационных товаротранспортных технологий,
соответствующих лучшим мировым достижениям, а также обеспечение
оптимизации технологического взаимодействия различных видов транспорта и
всех участников транспортного процесса являются важными составляющими
для создания рынка конкурентоспособных транспортных услуг. Внедрение и
развитие транспортно-технологической системы, приспособленной для
международных перевозок, необходимо также в целях повышения качества
транспортного обслуживания, повышения сохранности грузов, увеличения
скорости доставки и снижения затрат в целом.
Таблица 13
Показатели транспортной функции логистической системы, 2016-
2018 гг,%
Показатель
201
6
201
7
201
8
Абсолютное
отклонение,
(+/-)
Относительно
е отклонение,
%
2017
/
2016
2018
/
2017
2017/
2016
2018/
2017
1
2
3
4
5
6
7
8
Коэффициент
готовности
(сроков)
поставок
1,5
1
1
-0,5
0
-33,33
0,00
Стоимость
поставок
11,8
13,3
18,2
1,5
4,9
12,71
36,84
Коэффициент
своевременност
и поставки
2
1
3
-1
2
-50,00
200,00
Затраты на
перевозку к
дистрибьюции
1,6
2,6
2,3
1
-0,3
62,50
-11,54
Потери при
перевозке
0,8
0,5
0,2
-0,3
-0,3
-37,50
-60,00
Затраты на
перевозку к
выручке
1,6
2,8
1,7
1,2
-1,1
75,00
-39,29
Средняя
протяженность,
км
200
205,5
196,7
5,5
-8,8
2,75
-4,28
Доступность
5,4
5,4
6,1
0
0,7
0,00
12,96
62
транспорта
Безопасность
транспортировк
и
88
87,7
95,1
-0,3
7,4
-0,34
8,44
Ошибка при
отгрузке
20
10,9
6,5
-9,1
-4,4
-45,50
-40,37
Потери при
транспортировк
е
0,05
0,03
0,04
-0,020
0,010
-40,00
33,33
Транспортную функцию логистической системы учитывая все расчеты и
показатели все равно необходимо улучшать для минимизации всех затрат,
ошибок и потерь по транспортировке.
Уровень логистического торгового сервиса оценивают с помощью
показателей сервиса. Рассчитаем показатели, все данные сведем в таблицу.
Таблица 14
Показатели логистического сервиса, 2016-2018гг.,
Показатель
201
6
201
7
201
8
Абсолютное
отклонение,
(+/-)
Относительно
е отклонение,
%
2017
/
2016
2018
/
2017
2017/
2016
2018/
2017
1
2
3
4
5
6
7
8
Коэффициент
устойчивости
0, 9
0,6
0,8
-0,30
0,20
-33,33
33,33
Уровень
дополнительного
обслуживания
перевозок
0,6
0,4
0,7
-0,20
0,30
-33,33
75,00
Коэффициент
затрат времени
грузополучателе
й на ожидания
обслуживания
1,3
1,4
1,2
0,10
-0,20
7,69
-14,29
Коэффициент
уровня
обслуживания по
мнению
заказчиков
0,7
0,6
0,8
-0,10
0,20
-14,29
33,33