43
Для того, чтобы оперативно получать необходимую информацию о
планируемой или совершенной доставке, а также осуществлять внутренний
контроль и учет используют современные системы автоматизации. Например,
такие системы как 1C, Microsoft Dynamics Ax, SAP, Oracle помогут:
рассчитать стоимость и время доставки груза,
выбрать оптимальный маршрут перевозки.
Эти системы представляют собой программы с открытым исходным
кодом, что позволяет дорабатывать учетную систему под внутренние
потребности конкретной организации.
Комплекс решений, которые уже содержат готовые модули для
планирования и управления логистическими процессами, носит название TMS
(Transportation Management System). Решения TMS более специализированы, но
также нуждаются в профессиональной доработке.
Все готовые решения, как правило, представляют собой бесшовную
интеграцию с системами Microsoft Dynamics Ax, 1С:Управление
автотранспортом, 1С:ERP.
Для планирования и организации перевозок подойдут готовые решения
для оптимизации перевозок, разработанные компаниями 1С:Рарус, AXELOT,
ФТО.
Они интегрируются с современными системами GPS, «Глонасс» и
оперативно передают информацию о том, находится груз или конкретный
автомобиль, планируют оптимальный маршрут.
С помощью названных решений можно рассчитать наиболее выгодный
способ перевозки: морем, авиа либо железной дорогой, позволяют сделать
несколько расчетов для клиента.
Упомянутые решения выполнены на основе программных продуктов 1С
(УАТ, TMS, ERP). Также для планирования и организации перевозок подойдут
решения, интегрированные с Microsoft Dynamics Ax (позволяют осуществлять
единый логистический и складской учет) и Oracle TMS (очень функциональное,
но дорогое решение – сейчас схема лицензирования выглядит таким образом, что
44
пользователь платит процент в соответствии с числом производимых отгрузок).
Верно настроенные системы автоматизации помогут оперативно
наладить связь со всеми участниками логистического процесса, следить за
изменениями в дороге, оперативно управлять процессом перевозки. ИТ системы
для анализа и визуализации данных.
Для анализа и визуализации данных используют BI-системы (Business
Intelligence), такие как платформы компании Qlik, Microsoft Power BI, SAP BI и
т.д.
Системы BI позволяют интерпретировать большое количество данных в
красивом и понятном формате для любых оперативных и стратегических целей
– от демонстрации надежности компании для клиентов до презентации отчетов
перед советом директоров.
BI системы позволяют получить оперативную информацию о числе
перевозок, количестве свободных транспортных средств и т.п. BI системы
позволяют получить оперативную информацию о числе перевозок, количестве
свободных транспортных средств.
Для автоматизации процесса перевозок была выбрана компания «ФТО»,
которая имеет 16-летний опыт автоматизации транспортно-логистических
процессов.
Компания работала и с небольшими компаниями, перенося внутренний
табличный учет из Excel в полноценные учетные системы на 1С или Microsoft
Dynamics Ax, и с крупными международными холдингами, осуществляющими
мультимодальные перевозки по всему миру.
Богатый опыт позволил компании ФТО разработать собственное
транспортно-логистическое решение, основанное на 1С:ERP, а также
собственное решение для управления прискладской территорией в
распределительных центрах и мобильное приложение для водителей. Решения
ФТО поможет ООО "Восточный полюс":
Организовать полноценный учет всех бизнес процессов в компании,
в т.ч. расчеты и отклонения и KPI,
45
Создать полноценный интернет-портал для интеграции данными и
подключению нескольких компаний к управлению единым процессом
перевозки,
Организовать работу со складами, контролировать перемещение
автотранспорта в прискладской территории
Осуществлять процесс консолидации и расконсолидации грузов,
Настроить единую отчетность для авиа-, ж/д-, морских перевозок,
сборных грузов,
Интегрировать учетную систему с внешними датчиками и
программами – чтобы узнать, где находится груз, рассчитать остаток топлива,
отследить время нахождения в пути, неполадки в процессе перевозки и т.п.
Преимущества, которые получит компания от внедрения системы, будут
связаны с высокой степенью интеграции решаемых функций, которая в
значительной мере усовершенствует информационные потоки, приведет к
увеличению прозрачности информации внутри компании ООО «Восточный
полюс».
Во внедряемой ИС имеются следующие возможности. Данная
конфигурация сама по себе обладает богатыми функциональными
возможностями.
Кроме того, в нее были внесены изменения, отражающие специфику
деятельности предприятий: реализован учет транспорта, транспортных
расходов, выполненных заказов и многое другое.
К возможностям относятся:
при приеме заказа от заказчика, указывается дата, время и место подачи
машины, требования к транспорту, грузу, способ оплаты, ряд других
показателей, также можно сразу из формы заказа подобрать отвечающий
указанным требованиям собственный свободный транспорт или заявку
перевозчика;
при приеме заказа от перевозчика указывается информация о
46
транспорте, водителе, маршруте, также из формы можно подобрать
соответствующую заявку заказчика и послать уведомление заказчику по e-mail о
выполнении его заявки;
менеджер контролирует выполнение заказа: прибытие машины, время
загрузки, разгрузки, поломках, данные о ТТН и ряд других показателей,
оформляется документом «Выполнение»;
документ «Выполнение заказов заказчиков» и «Выполнение заказов
перевозчиков» позволяет обобщать информацию по выполненным заказам и
формировать финансовые документы (акт, счет, счет-фактуру), а также реестр
выполненных заказов;
отдельными документами оформляются заключение договоров с
заказчиками, арендодателем ТС и перевозчиками с указанием реквизитов всех
необходимых документов;
печатается подробная карточка партнера;
перевозки осуществляются как собственным транспортом, так и
арендованным с экипажем, и транспортом сторонних перевозчиков;
отдельными документами формируются прайсы на городские
перевозки, на междугородние перевозки;
для каждого заказчика можно утверждать свой прайс на каждый
маршрут;
оплата перевозчика может гибко рассчитываться в зависимости от
маршрута и расхода топлива;
зарплата менеджеров считается отдельным документом «Расчет
зарплаты менеджера»;
в системе реализован ряд других интересных решений.
Таким образом, совершенствование деятельности компании на основе
внедрения транспортной логистической информационной системы, должно
соответствовать следующим целям:
1) интеграции (снижение ошибок, влияния «человеческого фактора на
47
процесс», увеличение скорости обработки запроса и выполнения сервиса);
2) стандартизация (в качестве стандартных вариантов решения задач
выбирается наилучшее в масштабе организации);
3) автоматизация;
4) глобализация (гибкость в решениях, расширение возможностей,
оптимальное соотношение между задачами и возможностями).
В качестве задачи по улучшению работы компании «Восточный полюс»
в осуществлении международных перевозок, особенно автомобильным
транспортом, руководство компании может поставить задачу введения сети
intranet. Сеть intranet позволит найти всю необходимую информацию о
деятельности компании во всем мире, а сотрудники компании получат
оперативную информацию о различных терминалах, портах, транспортных
коридорах.
В перечень услуг, доступных сотрудникам, во внедренной транспортно-
логистической системе централизованно добавятся модули:
– размещение букинга (заказ перевозки);
– создание и отправка отгрузочных инструкций;
–просмотр, исправление и подтверждение корректурной копии
транспортного документа;
– распечатывание транспортных документов.
В целях ускорения документооборота, «Восточный полюс» может
предоставить в пользование клиенту номерные бланки для печати оригинальных
накладных в офисе клиента. Для этой цели необходимо подписывать
специальное соглашение сторонами, так как бланки накладных являются
документами строгой отчетности, и при их хранении и использовании должны
соблюдаться определенные правила.
Разработка и внедрение программы позволит протоколировать ставки на
основании номера сервис - контракта. После занесения ставок в систему они
будут автоматически возникать в остальных модулях программах при первом же
запросе. Продукт можно использовать в отделе продаж. Однако, необходимо
48
учесть следующее: как и любая нововведенная система может дать сбой, на
устранение которого потребуется время. После выхода обновления могут быть
не всегда стабильны. Поэтому при построении новой транспортно-
логистической информационной системы все вышесказанное необходимо учесть
еще в процессе разработки. Новая система будет являться инструментом работы
и клиентского отдела. При сбое в системе, информация из нее может не попасть
в систему сайта компании, или попасть неверно. В таких случаях, это может
привести к формированию в системе неправильных счетов. Если клиент не
согласен со счетом и не оплачивает его, то из-за того, что в системе нет
соответствующей отметки об оплате, клиент не может получить документы на
вывоз контейнера. А если клиент не вывозит контейнер с терминала выгрузки в
течение свободного времени, то терминал выставляет «Восточный полюс» счет
за то, что контейнер занимает место на терминале сверх нормативного времени.
Данный счет за хранение должен быть перевыставлен клиенту. Но в данном
случае, это была техническая ошибка и клиент не виноват в возникновении счета
за хранение. После рассмотрения жалобы от клиента в таком случае счет за
хранение ему выставлен не будет, он будет оплачен «Восточный полюс»
терминалу напрямую. Таким образом, при возникновении технической ошибки
в системе и последующего его перехода в модуль системы сайта, компания будет
терпеть убытки.
Модуль, обслуживающий экспортные операции и операции кросс-трейд,
внедрять необходимо отдельно от модуля «импортные операции». Основная
цель обновления данных модулей и использования новой транспортно-
логистической системы – более пристальный и эффективный контроль за
доставкой, выполнение импортных и экспортных операций, оптимизация
времени работы, сокращение издержек на всем пути груза, документирование
процессов. В данной системе глобально будут работать все сотрудники
клиентских отделов.
В системе станет отображаться вся информация по перевозке (букингу):
откуда и куда следует груз, сколько и какого типа оборудования используется,
49
маршрут следования; стороны, участвующие в перевозке, доступна будет также
и накладная. На основе поступившей от клиента заявки на перевозку, в систему
будет вноситься вся информация по перевозке. На основе этой информации, при
помощи обмена системы с другими модулями системы (подсистемами), а также
с участием отделов, выдается оборудование под затарку, создается в системе
коносамент, подается манифест в таможню и выдается груз. Изначально при
создании перевозки в системе всю, необходимую для создания перевозки
информацию (заказчик перевозки, отправитель, тип и количество необходимого
оборудования, место отправки и место доставки) вносит сотрудник экспортного
отдела или отдела кросс-трейд.
При помощи внедренной транспортной логистической системы
информация в оперативном режиме будет попадать на сайт компании, где клиент
сможет сам отслеживать за движением груза (например, контейнера,
перевозимого в международном сообщении – рис.11).
На данном этапе, из-за человеческого фактора, возможно занесение в
систему некорректных данных. Чаще всего ошибки этой стадии легко исправить,
поскольку, когда заявка на перевозку в системе только создана и контейнер еще
не выдан под затарку, возможно избежать убытков. Однако, если сотрудником
отдела была подана неверная заявка на выдачу, например, высокого 40-футового
контейнера вместо стандартного 40-футового контейнера, и такая заявка уже
поступила из системы в депо порожнего оборудования, или неверный тип
контейнера уже был подан под затарку на склад отправителя, то расходов
избежать не удастся.
50
контрольный номер
сколько и какого типа оборудования
используется
статус маршрут следования стороны, кнопка выбора
номер накладной участвующие параметров
в перевозке поиска
Рисунок 11 - Отображение информации по перевозке в
системе
После того, как контейнер был доставлен на терминал в порту отгрузки,
отправителем подаются документы на контейнер. На данном этапе, номер
контейнера присоединяется к номеру перевозки, созданным и присвоенным до
этого. Из-за человеческого фактора, системного сбоя, под номер букинга может
быть внесен неправильный номер контейнера. Это приведет к тому, что
сотрудник отдела по работе с клиентами и сам клиент при помощи сайта увидит
номер контейнера и будут ошибочно предполагать, что это именно тот груз,
который должен был быть, хотя на самом деле может оказаться, что контейнер
под затарку выдан не был.
Также, при возникновении такой ситуации, необходимый клиенту
контейнер может быть отправлен по другому маршруту. Если это было вовремя
51
замечено, то можно сообщить информацию в порт перевалки и порт отгрузки и
попытаться остановить контейнер и погрузить его на судно, следующее в
необходимом направлении, но, учитывая разницу во времени, это может быть
сделано несвоевременно.
Преимущества, которые получит компания от внедрения системы, будут
связаны с высокой степенью интеграции решаемых функций, которая в
значительной мере усовершенствует информационные потоки, приведет к
увеличению прозрачности информации внутри компании «Восточный полюс».
Таким образом, совершенствование деятельности компании на основе
внедрения транспортной логистической информационной системы, должно
соответствовать следующим целям:
1) интеграции (снижение ошибок, влияния «человеческого фактора на
процесс», увеличение скорости обработки запроса и выполнения сервиса);
5) стандартизация (в качестве стандартных вариантов решения задач
выбирается наилучшее в масштабе организации);
6) автоматизация;
7) глобализация (гибкость в решениях, расширение возможностей,
оптимальное соотношение между задачами и возможностями);
Итогами же от реализации процесса разработки и внедрения
транспортно-логистической информационной системы в компании «Восточный
полюс» станет значительное (в 2 - 4 раза) повышение производительности труда
сотрудников транспортных систем. Доля времени поиска и отслеживания
движения груза в пути уменьшится, будет наблюдаться повышение фондоотдачи
инфраструктуры задействованного транспорта в международных перевозках, и,
как следствие, произойдет увеличение рентабельности компании.
Операции технологического процесса при базовом и проектном варианте
за год и их характеристики представлены в таблицах 10 и 11.
52
Таблица 10
Базовый вариант
№
п/п
Наименование операций
Оборудование
Стоимостные
затраты для
ручных
операций
1.
Прием, контроль регистрация
первичной информации
нет
41353,92
2.
Запись первичной информации
нет
8270,78
3.
Обработка и учет информации
нет
179200,33
4.
Анализ, выпуск результатной
информации
нет
105025,84
Итого:
333850,88
Таблица 11
Проектный вариант
№
п/п
Наименование операций
Оборудование
Стоимостные
затраты для
автоматических
операций
1.
Прием, контроль регистрация
первичной информации
ЭВМ
16914,54
2.
Запись первичной информации
ЭВМ
3382,91
3.
Обработка и учет информации
ЭВМ
73296,36
4.
Анализ, выпуск результатной
информации
ЭВМ
42957,57
Итого:
136551,39
Разобщенность структурных подразделений по направлениям
деятельности, отсутствие устойчивой надежной телекоммуникационной связи
требуют серьезных усилий по интеграции централизованной системы с
распределенными по подразделениям локальными системами. Необходимость
модернизации существующих систем связи очень актуальна. В связи с чем,
необходимо проведение организационно-технических мероприятий в компании
«Восточный полюс», а также требуется разработка соответствующих процедур,
обеспечивающих доставку, обработку и актуализацию данных.