53
практически полностью автоматизированы такие сферы деятельности, как
ведение бухгалтерского и кадрового учета. Все муниципальные служащие
активно используют в своей деятельности офисное программное
обеспечение,
позволяющее составлять документы, аналитические таблицы,
презентации и т.д. Также достаточно эффективно применяются
информационные технологии при взаимодействии муниципальных
служащих районной Администрации с населением. В частности, сюда
следует отнести:
- информирование физических и юридических лиц по различным
вопросам при помощи Internet ресурсов (официальный сайт, страница
районной Администрации в социальных сетях и т.д.).
- наличие возможности у населения обратиться к муниципальным
служащим дистанционно при помощи электронного письма, либо
сообщения, отправленного через официальный web-сайт Администрации
района.
- возможность получение отдельных государственных услуг,
оказываемых населению Администрацией района, при помощи Интернет-
ресурсов (портал «Госуслуги» и т.д.).
Руководство районной Администрации также использует современные
технологии видеосвязи для коммуникаций с коллегами, руководством и
дистанционному участию в конференциях. Однако одновременно с этим в
Администрации Октябрьского района информационные технологий для
планирования деятельности муниципальных служащих и осуществления
оперативного текущего контроля за их деятельностью практически не
применяются, что оказывается неблагоприятное влияние в целом на
эффективность организации труда муниципальных служащих районной
Администрации.
В целом организация труда муниципальных служащих Администрации
Октябрьского района является достаточно эффективной благодаря
эффективному разделению и кооперации труда, разумной организационной
54
структуры, достаточной численности персонала, хорошему оснащению и
организации рабочих мест муниципальных служащих, а также оптимальному
балансу продолжительности их труда и отдыха. К основным недостаткам
организации труда муниципальных служащих Администрации Октябрьского
района следует отнести:
1. низкое качество обслуживания рабочих мест, выражающееся в
отсутствии межремонтного обслуживания компьютерной техники и
регламента по текущей уборке и содержанию муниципальными служащими
своих рабочих мест;
2. недостаточно эффективная система постановки целей и задач, а
также контроль за их выполнением;
3. неоптимальный баланс рабочего времени муниципальных служащих,
выражающийся в существенных затратах времени на коммуникации
муниципальных служащих с коллегами, другими государственными и
муниципальными органами и учреждениям, а также на совещания, а также
нерегламентированные перерывы;
4. недостаточное использование информационных технологий для
планирования деятельности муниципальных служащих и осуществления
оперативного текущего контроля за их деятельностью.
55
Глава 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
ТРУДА МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ АДМИНИСТРАЦИИ
ОКТЯБРЬСКОГО РАЙОНА Г. ИЖЕВСКА
3.1 Разработка и внедрение системы 5S для увеличения
производительности труда муниципальных служащих
Мероприятие по внедрению системы 5S в Администрации
Октябрьского района г. Ижевска направлено на увеличение
производительности труда муниципальных служащих. 5S представляет собой
метод организации рабочего пространства, преследующего цель
формирование оптимальных для выполнения производственных операций
условий для выполнения, поддержания чистоты, порядка, аккуратности, а
также экономии энергии и времени. Чистота и порядок на рабочем месте,
которые заменяют существовавший до внедрения системы 5S
«упорядоченный хаос», являются основой всех улучшений, повышения
качества и производительности, как в промышленном производстве, так и,
безусловно, в государственном и муниципальном управлении.
Рис. 3.1 Компоненты системы 5S по организации рабочего
пространства
56
Только в упорядоченной и чистой среде возможно обеспечить
производство бездефектных и соответствующих требованиям потребителей
продукции, а также реализацию соответствующей требованиям
результативность применяемых процессов. Компоненты системы 5S
представлены на рисунке 3.1.
Первым этапом внедрения системы 5S принято считать шаг «1S»,
представляющий собой сортировку. Однако фактически перед реализацией
шага «IS» следует реализовать мероприятия, приведенные ниже на рисунке
3.2.
Рис. 3.2 Подготовительные мероприятия, которые необходимо
реализовать перед внедрением системы 5S в Администрации Октябрьского
района г. Ижевска
Первый подготовительным мероприятием перед внедрением системы
5S в Администрации Октябрьского района г. Ижевска будет являться
формирование команды реализации проекта, которая в себя будет включать 3
сотрудника (заместителя главы Администрации Октябрьского района г.
Ижевска по общим вопросам и двух муниципальных служащих разных
отделов, имеющих существенный опыт работы и авторитет в трудовом
коллективе).
Подготовительные
мероприятия перед
внедрением системы 5S а
Администрации района
1. Формирование
команды для реализации
проекта внедрения 5S
2. Разработка системя
премирования
сотрудников за
внедрение 5S
3. Проведение
разъяснительной работы
с муниципальными
служащими
Разъяснение важности
внедрения 5S
Разъяснение технологии
внедрения 5S
57
Вторым мероприятием подготовительного этапа будет являться
разработка системы премирования муниципальных служащих и команды
проекта за внедрение системы 5S. Несмотря на достаточно высокий уровень
лояльности муниципальных служащих эффективность внедрения системы 5S
без стимулирования сотрудников будет достаточно низкой. Поэтому
разработка и внедрение системы мотивации персонала является крайне
важным аспектом.
Третьим подготовительным мероприятием перед внедрением системы
5S в Администрации Октябрьского района г. Ижевска будет являться
проведение разъяснительной работы с муниципальными служащими.
Изначально в Администрации Октябрьского района г. Ижевска должно быть
проведено общее собрание, основными целями которого будут:
- предоставление персоналу Администрации Октябрьского района г.
Ижевска информации о внедряемой системе (что собой представляет, с какой
целью вводится и т.д.);
- демонстрация результатов внедрения системы 5S в России в разрезе
пользы для самих сотрудников.
В дальнейшем с каждым муниципальным служащим Администрации
Октябрьского района г. Ижевска должно быть проведено индивидуальное
общение, в котором будет участвовать один из членов команды по
внедрению системы 5S. Основными целями индивидуального общения
будут:
- выявление аспектов, связанных с внедрением системы 5S, которые
муниципальному служащему не были понятны и разъяснение их;
- доведение до муниципального служащего важности внедрения
системы 5S.
Следующим этапом внедрения системы 5S в Администрации
Октябрьского района г. Ижевска будет реализация шага 1S «Сортировка».
Основные цели реализации данного этапа при внедрении системы 5S будут
определены следующим образом:
58
- какие предметы, из расположенных на рабочем месте, являются часто
используемыми (предметы, которые следует оставить на рабочем месте);
- какие предметы, из расположенных на рабочем месте, используются
со средней интенсивность (предметы, которые следует разместить недалеко
от рабочей зоны);
- какие предметы, из расположенных на рабочем месте, используются
крайне мало (предметы, которые следует разместить в складской зоне, либо
утилизировать).
Изначально сортировка будет осуществляться на индивидуальных
рабочих местах муниципальных служащих по алгоритму, представленному в
приложении 4. Как видно по данным приложения 4, изначально каждый
муниципальный служащий Администрации Октябрьского района г. Ижевска
будет составлять полный перечень предметов, которые располагаются на его
рабочем месте. Этот список будет передаваться куратору проекту. Далее
один из членов команды внедрения системы 5S в течение трех дней будут
наблюдать за муниципальными служащими.
Наблюдение будет осуществляться за группой муниципальных
служащих, рабочие места которых расположены в одном помещении.
Основная цель данного наблюдения - предварительно идентифицировать
частоту использования предметов, расположенных на рабочем месте. Если
тот или иной предмет в течение 3-х дней два или более раз используется
муниципальными служащим, то его классифицируют как нужный предмет,
который следует оставить на рабочем месте. Если предмет использовался
только один раз, то уровень интенсивности его использования не ясен, т.к. он
может использоваться как очень редко, а его использование в период
наблюдение просто совпадение, а может и достаточно часто. По данным
предметам лицо, осуществляющее наблюдение, уточняет информацию о
частоте использования данного предмета. И по результатам мнения
муниципального служащего этот предмет либо оставляют на рабочем месте,
либо относят к предметам, которые должны быть расположены около
59
рабочего места. Предметы, которые в процессе наблюдения не
использовались, перемещают в зону карантина и их классификацию
осуществляют при помощи технологии красных ярлыков.
Важно отметить, что при наблюдении будут фиксироваться случаи и
интенсивность использования предметов, расположенных вне рабочего
места. Если предмет используется часто и им можно оснастить рабочее
место, то оценивается целесообразность приобретения данного предмета
(сравнивается соотношение потери рабочего времени и прерывания рабочих
циклов и стоимость данного предмета). В завершении сортировки
оценивается мебель и рабочие места, которые в настоящее время не
используются.
Следующим шагом внедрения системы 5S в Администрации
Октябрьского района г. Ижевска будет 2S «Рациональное размещение на
рабочих местах предметов».
Реализация данного шага будет предполагать реализацию следующих
этапов:
I. Перепланировка помещения и перестановка мебели
II. Первичное размещение предметов труда на рабочем месте
III. Корректировка первичной схемы размещения предметов на рабочем
месте
IV. Осуществление визуализации размещения предметов на рабочем
месте.
Изначально муниципальный служащий оценивает степень
интенсивности использования каждого предмета, чтобы понимать, насколько
легко он должен быть доступен. К примеру, не вся канцелярия используется
часто. Обычно человек пользует 2-3 предметами постоянно, а остальными
раз в день, либо еще реже. Далее в зависимости от интенсивности
использования тех или иных предметов муниципальный служащий
размещает предметы по рабочему месту и в течение одного дня работает в
тестовом режиме, чтобы понять, что им правильно определена интенсивность
60
использования предметов, и данные предметы в целом удобно брать с
определенного для них места.
После этого сотрудники при участии руководителя отдела/сектора и
куратора проекта составляют перечень мебели и предметов, необходимых
для обеспечения рационального размещения на рабочем месте документов,
канцелярии и т.д. Все вопросы, связанные с закупкой дополнительной
мебели и предметов (согласование списка, подача заявки на приобретение и
т.д.), будет решать куратор проекта. После приобретения, сборки и установки
предметов и мебели сотрудники на своих рабочих местах будут размещать
оборудование в соответствии с первичным планом. В завершении
первичного размещения на рабочих местах муниципальный служащий
должен будет обеспечить приведения в порядок проводов, кабелей и розеток:
- у каждого рабочего места должна быть установлена стационарная
розетка (использование переносок не допускается), при этом все провода
должны быть скрыты (коробом, либо изначально на основе скрытой
проводки;
- все провода должны быть закреплены (не должно быть болтающихся
или висящих проводов) и содержать небольшие ярлыки, а идущие вместе
провода должны быть стянуты жгутиками;
- все разъемы должны быть вынесены с операционной зоны рабочего
места. К примеру, USB удлинитель не должен лежать на столе, а быть
закреплен так, чтобы его легко было бы взять, но при этом он не мешался бы.
Следующим этапам шага 2S является корректировка первичной схемы
размещения предметов на рабочем месте. Изначально в течение месяца
сотрудники в процессе работы самостоятельно идентифицируют ошибки в
первичном размещении предметов на рабочем месте и исправляют их.
По истечению месяца один из членов команды проекта по внедрения
5S в течение 2-х дней дня будет наблюдать за каждым муниципальным
служащим. Он будет фиксировать использование им предметов, и прежде
всего, насколько ему удобно брать тот или иной предмет. Выявленные
61
неоптимальности в дальнейшем будут разбираться руководителем
отдела/сектора, куратором и самим сотрудником, чтобы найти наиболее
эффективное решение размещения оборудования.
Последним шагом этапа будет выполнение маркировки, которая будет
предполагать:
- выполнение на рабочих местах окантовки (будет использоваться
краска, нанесенная тонкой кисточкой) основных предметов, которые могут
быть смещены муниципальными служащими, т.е. окантовку размещения
принтера или монитора выполнять не следует, а канцелярии уже необходимо;
- на предметах мебели, папках и т.д. должны быть выполнены надписи,
указывающие на находящиеся в них предметы.
Следующим шагом внедрения системы 5S в Администрации
Октябрьского района г. Ижевска будет 3S «Внедрение регулярной уборки,
проверки и устранения выявленных в рамках данных проверок замечаний».
Реализация данного шага будет предполагать реализацию следующих этапов.
1. Размещение у каждого рабочего места фотографии стандарта
содержания рабочего места, который будет представлять собой фотографию
рабочего места в соответствии с утвержденной схемой распределения
предметов и требуемого уровня чистоты. В каждом помещении кроме
размещения фотографии около самого рабочего места должен быть общий
стенд с фотографией всего помещения.
2. Разработка регламента уборки. Руководитель отдела/сектора
совместно с муниципальными служащими для каждого рабочего места
должен разработать данный регламент, который будет содержать
следующую информацию:
- элемент рабочего места или предмет, расположенный на нем, который
нужно чистить;
- способ отчистки или уборки (как чистить);
- используемые при уборке или отчистки инструменты;
62
- время отчистки и периодичность в течение недели, месяца с
указанием точного дня (т.е. не «два раза в неделю», а «в понедельник и
четверг».) и точным временем в течение дня (допускается указание «после
рабочего дня»);
- лицо, ответственное за выполнение данной операции по очистке или
уборке.
Данный регламент в табличной форме должен размещаться у рабочего
места муниципального служащего, как напоминания порядка действий.
3. Внедрение в Администрации Октябрьского района г. Ижевска в
конце рабочего дня стандартизированного времени для уборки, чтобы
муниципальные служащие не забывали выполнять ежедневную уборку. Это
не будет освобождать муниципальных служащих от выполнения действий по
приведению места в порядок в течение дня, но поможет закрепить привычку
убираться на рабочем месте.
Предпоследним шагом внедрения системы 5S в Администрации
Октябрьского района г. Ижевска будет 4S «Стандартизация». Реализация
данного шага будет предполагать внедрение контрольных листов
(приложение 5). Оценка по данному контрольному листу будет
осуществляться по 5-ти бальной шкале (0 - не соответствует, 1 - мало
соответствует, 2 – отчасти соответствует, 3 - в значительной мере
соответствует, 4 – полное соответствие). Результаты будут размещаться на
стенде 5S, который будет выполнен по аналогии с примером, приведенным в
приложении 6.
Последним шагом внедрения системы 5S в Администрации
Октябрьского района г. Ижевска будет 5S «Совершенствование». Реализация
данного шага будет предполагать:
- размещение в районной Администрации информационных досок
«Было-Стало» по рабочим местам, подвергшимся наибольшим изменениям;