43
осуществляется непосредственно самими
муниципальными служащими по мере
необходимости, однако строго регламента не
выработано
Осуществление межремонтного
обслуживания компьютерной
техники и иных устройств
Не осуществляется
Осуществление ремонта
компьютерной техники и иных
устройств
По заявке выезжает специалист Информационно-
аналитического управления Администрации г.
Ижевска, который либо на месте устраняет
возникшие проблемы, либо устройств передает на
ремонт в специализированные компании
Заправка катриджей Когда в картридже заканчивается тонер
муниципальные служащие, за которые закреплен
данный принтер, вызывают специалиста компании,
выигравшей конкурс на оказание услуг по заправке
картриджей в Администрации района. Эти
специалисты забирают на заправку картридж и
возвращают через 1-2 дня. За каждым принтером
закреплено два картриджа, поэтому данные процессы
не оказывают влияние на работу муниципальных
служащих (пока один заправляется, печатают на
другом картридже).
Прежде всего, необходимо отметить, что в Администрации
Октябрьского района не выработано регламента по соблюдению чистоты на
рабочих местах и их зонированию. В приложении 2 в качестве примера
представлен внешний вид рабочего места специалиста отдела по
организационной и документационной работе.
В целом состояние порядка на
столах большинства муниципальных служащих Администрации
Октябрьского района является подобным представленному фото.
Оценивая состояние рабочих столов муниципальных служащих
Администрации Октябрьского района г. Ижевска, необходимо отметить
следующие недостатки:
1. Сортировка документов не выполнена надлежащим образом,
отсутствует оптимальная система для их хранения.
2. На рабочем месте находится достаточно много ненужных предметов,
которые можно убрать в тумбочки или в другое место вне оперативной зоны
рабочего места. Они занимают существенную площадь оперативной зоны и
44
снижают эффективность рабочего процесса, так как из-за наличия
посторонних предметов в рабочей зоне сложно быстро найти нужные
предметы или документы.
3. Рабочие места большинства муниципальных служащих
преимущественно содержатся в беспорядке. К примеру, по фото,
представленному в приложении 2, видно, что размещение документов на
столе явно носит случайный характер.
Каждое рабочее место муниципального служащего Администрации
Октябрьского района г. Ижевска оснащено как минимум одной тумбочкой,
для размещения в ней необходимых для работы предметов. Однако
фактически в данных тумбочках не выполнено зонирование рабочего
пространства, предметы лежат в беспорядке, при этом нередко рядом
расположены предметы разного функционального назначения, а иногда и
абсолютно лишние. В приложении 3 представлено фото примера состояния
тумбочки одного из сотрудников Администрации Октябрьского района.
Данное состояние рабочих мест муниципальных служащих оказывает
неблагоприятное влияние на качество и эффективность их работы:
Во-первых, это приводит к увеличению рабочего времени,
затрачиваемого муниципальными служащими на поиск необходимых им
документов и предметов.
Во-вторых, это увеличивает риск утери каких-либо документов, либо
невозможности их найти в нужный момент, т.к. они могут быть либо по
ошибке выброшены, либо оказать не в той папке, где должны храниться. При
этом следует отметить, что указанные проблемы не носят исключительный
характер, а свойственны практически всем рабочим местам муниципальных
служащих Администрации Октябрьского района г. Ижевска.
Отсутствие межремонтного обслуживания компьютерной техники и
периферийных устройств в Администрации Октябрьского района оказывает
неблагоприятное влияние организацию труда муниципальных служащих, т.к.
это увеличивает риски внезапного выхода из строя компьютерной техники и
45
возникновение вынужденных простоев муниципальных служащих. Ведь в
настоящее время большинство их рабочих операций выполняется при
использовании компьютерной техники. Какого-либо организованного учета
по выходу из строя компьютерной техники и периферийных устройств, а
также их ремонту в Администрации Октябрьского района не ведется.
Поэтому, чтобы оценить влияние качества обслуживания компьютерной
техники и периферийных устройств на организацию труда муниципальных
служащих Администрации Октябрьского района в опрос муниципальных
служащих, проведенный в рамках настоящей работы, были также включены
следующие вопросы:
Вопрос 2. Оцените по 10-ти бальной шкале: насколько часто выходит
из строя (ломается) компьютерная техника (0 баллов - это выходит
практически ежедневно, 5 баллов выходит достаточно часто, 10 баллов -
таких случаев практически нет).
Вопрос 3. Оцените в днях: насколько оперативно обычно осуществляет
ремонт компьютерной техники и периферийных устройств (с момента
поломки до момента, когда служащий может использовать оборудование).
Результаты опроса муниципальных служащих по частоте выхода из
строя компьютерной техники и периферийных устройств представлены на
рисунке 2.5.
0
4
8
12
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
0
1
1
2
2
3
3
2
1
0
0
Количество баллов
Количество респондентов, выбравших данное количество баллов
Рис. 2.5 Субъективная оценка муниципальными служащими
Администрации Октябрьского района г. Ижевска частоты выхода из строя
компьютерной техники и периферийных устройств
Таким образом, отвечая на вопрос 2, большинство респондентов (по 3
46
чел.). выбрали оценку 4 и 5 балла. Средний балл составляет 5,2 балла (78/15),
т.е. муниципальные служащие районной Администрации оценивают частоту
поломок компьютерной техники, как достаточно частую. При этом
большинство компьютерной техники в Администрации Октябрьского района
достаточно новая, т.к. техники, эксплуатируемой более 4-х лет практически
нет, поэтому причина поломок, скорее всего, в отсутствии межремонтного
обслуживания компьютерной техники и периферийных устройств.
При оценке оперативности ремонта компьютерной техники и
периферийных устройств (вопрос 3) только один служащий указал срок 1-2
дня, а большинство указывали период, превышающий неделю. Средний срок
ремонта компьютерной техники по данному опросу составил 9 дней. Это
является достаточно существенным, т.к. это означает, что муниципальный
служащий, у которого вышел из строя компьютер, более недели не может
полноценно выполнять свои служебные обязанности в полной мере. Следует
сделать вывод, что если организация рабочих мест муниципальных
служащих Администрации Октябрьского района выполнена на достаточно
высоком уровне, то их обслуживание имеет существенные недостатки,
оказывающие неблагоприятное влияние в целом на эффективность
организации труда муниципальных служащих районной Администрации.
Организационная структура Администрации Октябрьского района, как
уже указывалось ранее является стандартной - такой же, как и других
районных Администрациях г. Ижевска. Это относится к структуре
подразделений, численности сотрудников Администрации и распределению
между ними полномочий. Для каждой должности в районных
Администрациях г. Ижевска разработаны типовые достаточно подробные
должностные инструкции, раскрывающие права, обязанности и полномочия
муниципальных служащих. Разделение труда в Администрации
Октябрьского района г. Ижевска обеспечивается с одной стороны узкой
специализацией отдельных структурных подразделений и работающих в них
муниципальных служащих, а с другой стороны строгим распределением
47
полномочий между Администрацией района, органами местного
самоуправления и иными государственными органами исполнительной
власти в г. Ижевске.
Кооперация труда в Администрации Октябрьского района, прежде
всего, обеспечится благодаря достаточно эффективной организационной
структуре. Все близкие сферы деятельности (например, ЖКХ и
благоустройство) объединены в структурные подразделения, а близкие по
профилю структурные подразделения Администрации Октябрьского района
находятся в подчинении одного заместителя Главы Администрации
Октябрьского района. Кроме того, в г. Ижевске в системе исполнительной
власти достаточно хорошо отлажено взаимодействие между отдельными
государственными и муниципальными органами, действующие в одной
сфере, что тоже позволяет обеспечивать высокий уровень кооперации
муниципальных служащих Администрации Октябрьского района с другими
органами муниципальной власти и местного самоуправления.
В Администрации Октябрьского района не осуществляется оценка
потребности в служащих на основании данных о необходимых затратах
труда, т.к. нет данных о трудозатратах отдельных функций, не ведется их
точный учет и прогноз. Фактически численность сотрудников районной
Администрации определяется исходя из неформально принятых стандартов
нормы численности государственных и муниципальных служащих на 100
тыс. жителей и численности населения района, в котором ведет деятельность
Администрация.
Далее рассмотрим организацию поставки задач муниципальным
служащим Администрации Октябрьского района и контроля их
деятельности.
Изначально в конце календарного года глава Администрации
Октябрьского района с учетом действующих муниципальных программ, а
также определяемых Главой МО «г. Ижевск» целей и задачи деятельности
Администрации Октябрьского района на будущий год ставит годовые цели и
48
задачи своим заместителям, исходя из их сферы ответственности. Исходя из
них, заместители главы Администрации Октябрьского района определяют
цели и ставят руководителя структурных подразделений.
В каждом структурном подразделении (отдел или сектор)
Администрации Октябрьского района в начале каждого месяца проводится
общее собрание, на котором руководитель данного структурного
подразделения, заслушивает отчеты своих подчиненных о результатах за
прошедший месяц, а также определяется для каждого из них цели и задачи на
будущий месяц.
Кроме того, в течение месяца в среднем 2-3 раза в неделю в
структурных подразделениях Администрации Октябрьского района
проводятся небольшие собрания, на которых руководители отделов и
секторов получают информацию, о проделанной их подчиненными работой и
достигнутыми результатами. Следует отметить, что муниципальными
служащими Администрации Октябрьского района не составляется детальный
недельный или месячный план своей деятельности. К основным недостаткам
отсутствия детального плана деятельности у муниципальных служащих
Администрации Октябрьского района следует отнести:
- отсутствие возможности, как у самих муниципальных служащих, так
и у их руководителей заранее дать оценку, способствует ли выполнение их
действий достижению постановленных целей и задач;
- руководители муниципальных служащих не имеют возможности
оценивать промежуточные итоги деятельности своих подчиненных с точки
зрения достижения ими поставленных целей и задач;
- существуют риски, что муниципальному служащему не хватит
времени для выполнения их дел либо наоборот часть времени будет не
занято, а значит и не эффективно использовано;
- фактически учет социально-трудовых показателей не охватывает
показатели эффективности и активности муниципальных служащих.
Далее проанализируем организацию рабочего времени в
49
Администрации Октябрьского района. Для муниципальных служащих
районной Администрации в настоящее время установлена 5-ти дневная
рабочая неделя, имеющая продолжительность 40 рабочих часов.
Непрерывный еженедельный отдых муниципальным служащим
предоставляется в воскресенье и субботу. В будние дни (за исключением
пятницы) рабочий день начинается в 8-00, а завершается в 17-00. В пятницу
рабочий день муниципальных служащих Администрации Октябрьского
района также начинается в 8-00, а завершается в 15-00. Перед нерабочим
праздничным днем продолжительность рабочего дня муниципальных
служащих районной Администрации сокращается на 1 час. Ежедневный
перерыв для питания и отдыха муниципальных служащих Администрации
Октябрьского района составляет 45 минут (начинает в 12-00, а завершается в
12-45).
В исключительных случаях, при наличии необходимости срочного
выполнения каких-либо особо важных неотложных поручений и задач,
отдельные муниципальные служащие могут быть привлечены к работе в
праздничные и выходные дни в установленном действующим
законодательстве порядке. При совпадении нерабочего праздничного и
выходного дня выходной день переносится на следующий после
праздничного, рабочий день.
Муниципальным служащим Администрации Октябрьского района,
которые замещают главные и высшие должности муниципальной службы,
предоставляется основной ежегодный оплачиваемый отпуск, имеющий
продолжительность тридцать пять календарных дней. А муниципальным
служащим, которые замещают младшие, старшие и ведущие должности
муниципальной службы, предоставляется основной ежегодный
оплачиваемый отпуск, имеющий продолжительность тридцать календарных
дней.
Сверх основного ежегодного оплачиваемого отпуска муниципальным
служащим Администрации Октябрьского района в соответствии с
50
законодательством предоставляются дополнительные ежегодные
оплачиваемые отпуска за ненормированный служебный день и выслугу лет
муниципальной службы. Продолжительность дополнительного ежегодного
оплачиваемого отпуска за выслугу лет государственной службы
определяется из расчета один календарный день за каждый год службы, но не
более десяти календарных дней. При исчислении общей продолжительности
ежегодного оплачиваемого отпуска ежегодный основной оплачиваемый
отпуск суммируется с ежегодным дополнительным отпуском за выслугу лет.
Нерабочие праздничные дни, которые приходятся на период отпуска
муниципального служащего Администрации Октябрьского района, в число
календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.
Ненормированный служебный день в Администрации Октябрьского
района устанавливается для муниципальных служащих, которые замещают
главные и высшие должности муниципальной службы.
В целом следует отметить, что условия и продолжительность труда и
отдыха муниципальных служащих Администрации Октябрьского района г.
Ижевска полностью соответствует действующему трудовому
законодательству, является достаточно рациональным и соответствует
направлению деятельности данного территориального органа
исполнительной власти. Продолжительность отдыха позволяет
муниципальным служащим обеспечить восстановление своих физических
сил и психологического состояния, что является крайне важным для их
эффективного труда.
В рамках настоящей работы было проведено исследование структуры
рабочего дня 3-х муниципальных служащих Администрации Октябрьского
района: специалиста отдела по вопросам благоустройства (далее
«Специалист 1»), ведущего специалиста по вопросам строительства и
земельно-имущественных отношений (далее «Специалист 2»), и специалиста
по взаимодействию с населением (далее «Специалист 3»). Исследование
рабочего времени каждого специалиста проводилось путем составления
51
фотографии рабочего времени на основании личного очного наблюдения за
работой муниципальных служащего в течение 3-х дней. Результаты данного
исследования представлены в таблице 2.9.
Таблица 2.9
Баланс рабочего времени муниципальных служащих Администрации
Октябрьского района г. Ижевска, мин. в день
Категория затрат времени Специалист 1 Специалист 2 Специалист 3 Среднее
Подготовительно-
заключительное время
7 6 8 7
Обслуживание рабочего
места
6 5 7 6
Оперативное время
(выполнение основных
функций)
338 292 309 313
Затраты времени
коммуникации
56 68 67 64
Нерегламентированные
перерывы по виде
муниципального
служащего
54 65 71 63
Нерегламентированные
перерывы не по виде
муниципального
служащего
7 26 2 12
Прочие затраты времени 12 18 16 15
Для наглядности на рисунке 2.6 представим усредненный баланс
рабочего времени муниципальных служащих Администрации Октябрьского
района в виде диаграммы.
52
Рис. 2.6 Усредненный баланс рабочего времени муниципального
служащего Администрации Октябрьского района г. Ижевска, мин. в день
Как видно по данным рисунка 2.6 и таблицы 2.9, достаточно много
времени муниципальные служащие районной Администрации тратят на
нерегламентированные перерывы, что может обуславливаться
недостаточным контролем активности их трудовой деятельности со стороны
непосредственных руководителей. Также существенное время тратится на
коммуникации муниципальных служащих с коллегами, другими
государственными и муниципальными органами и учреждениям, а также на
совещания. Сокращение затрат времени на коммуникации, совещания и
нерегламентированные перерывы хотя бы в 2 раза позволит увеличить
оперативное время на 63,5 мин. (1,05 час.) в день (23,3 часа в месяц, 177,2
часов в год), т.е. более, чем на 20%.
Эффективно организовать труд муниципальных служащих в настоящее
время без использования различных информационных технологий
практически невозможно. Поэтому в завершении оценки эффективности
организации труда муниципальных служащих в Администрации
Октябрьского района г. Ижевска рассмотрим применяемые информационные
технологии.
В настоящее время в Администрации Октябрьского района