23
отдел компании. Его инструкции руководителям департаментов –
руководителям программы – являются обязательными. В качестве
руководителя программы может быть сформирована оперативная группа,
состоящая из планировщика, оценщика или оценщика и специалиста по
логистике. Его основными функциями являются планирование, мониторинг и
координация хода выполнения программных работ, контроль затрат и
перераспределение ресурсов, выделяемых на реализацию программы [19, С.
77].
Поиск путей совершенствования организационной структуры
корпоративного управления основывается на следующих критериях:
– снижение административных расходов;
– улучшение качества управленческих функций;
– улучшение показателей эффективности компаний.
При поиске путей улучшения управления рекомендуется использовать
методы творческого мышления (такие как представление идей и выбор
вариантов) [30, С. 478].
1.3 Основные принципы формирования и изменения
организационной структуры управления организацией
Формирование или оптимизация организационной структуры
управления – это процесс создания прототипа будущей организации.
Он должен содержать не только описание организации в первый
момент ее существования, но и прогноз ее дальнейшего развития.
Особое значение придается формированию организационной
структуры.
Научно–обоснованный процесс создания организационных структур
управления непосредственно основан на использовании методов системного
подхода, основанного на следующих принципах:
– указание всех управленческих задач, без решения которых
реализация целей становится невозможной;
24
– правильная формулировка целей и подцелей предполагаемой
организации с учетом их актуальности, новизны и потенциала для
практической реализации;
– выявить все необходимые отношения и взаимосвязи по
горизонтальным направлениям управления, координировать деятельность
всех функциональных подразделений и вспомогательных служб в контексте
совместных задач и реализации перспективных производственных программ;
– надлежащее распределение функций, прав и обязанностей в
отношении этих задач на уровне высшего руководства – от генерального
директора компании до руководителей;
– Соответствие правилам состава и разложения, сформулированным в
законе единства анализа и синтеза;
– ограниченная комбинация вертикального и горизонтального
управления путем определения оптимального соотношения централизации и
децентрализации управления для заданных условий [5, С. 56].
При формировании организационной структуры на начальном этапе
проектирования необходимо определить начальную позицию и определить
начальные условия.
Для этого необходимо оценить влияние внешней среды с учетом
системы взаимоотношений элементов внутренней структуры с субъектами и
объектами вне организации.
Также важно определить, какие факторы и явления в окружающей
среде могут оказать существенное влияние на деятельность организации [6,
С. 15].
Мы рассмотрим влияние внешней среды на дизайн организации в
следующем порядке на рисунке 7.
Первый этап – определение основной цели будущей организации с
учетом состояния окружающей среды и потребностей общественного
развития.
25
Цель организации основана на особенностях перехода экономики к
рыночным отношениям.
Чтобы решить задачу проектирования организации, мы выделяем три
основные целевые группы: функциональные цели, аналогичные цели и цели
развития.
Научно–обоснованный процесс создания организационных структур
управления непосредственно основан на использовании методов системного
подхода, основанного на следующих принципах
Рисунок 7. Этапы анализ внешней среды предприятия
Он учитывает особенности прошлых событий и текущую
экономическую ситуацию в стране, национальные особенности и
поведенческие характеристики населения, а также другие факторы и условия,
определяющие деятельность общественных организаций.
– целевые аналоги определяют решение проблемы, которая ранее
встречалась в другой компании, но никогда не доходила до предлагаемого
предприятия;
– цель разработки. Это цель, которая никогда не была достигнута
раньше. Такая цель обычно связана с формированием новых систем.
Примером является создание системы коммерческих учебных заведений
Выявление и описание элементов внешней среды
Установление взаимосвязей с элементами внешней среды
Определение динамики развития элементов внешней среды
Оценка влияния внешней среды на организацию
Формирование механизма управления, обеспечивающего
своевременную и адекватную реакцию организации на
изменение внешней среды
26
(институтов, гимназий и лицеев) или частных компаний, предоставляющих
различные виды услуг в городах России.
На первом этапе новизна такой цели заключалась в том, что в нашей
стране раньше не было таких организаций, поэтому в этой сфере
деятельности не было опыта;
– функциональная цель. Такая цель уже была достигнута ранее в этой
компании. Примером функциональной цели для торговой компании может
быть покупка и продажа определенной партии товаров через равные
промежутки времени. Такая цель не может стоять перед предлагаемой
компанией [8, С. 121].
Сложность процесса проектирования и сложность самой организации
определяются природой цели.
В первом случае проект новой организации или развитие старой
организации требует внедрения методов, уже «внедренных» в предыдущую
работу.
Во втором случае проект предусматривает обязательный анализ работы
организаций, занимающихся аналогичной деятельностью, и выбор наиболее
подходящего варианта для вновь создаваемой организации.
В последнем случае создание новой организации с ранее
отсутствовавшей деятельностью в нашей стране требует максимальных
усилий и полной автономии при принятии базовых решений [7, С. 63].
Хотя функциональная цель является необходимым компонентом целей
многих организаций, занимающихся вопросами развития бизнеса,
большинство организаций используют аналогичные цели для решения
проблем развития.
Сравнение данных целевой организации с выбранной общей стратегией
развития организации (рост, умеренный рост, сокращение) показывает, что в
режиме функциональной постановки целей, как те компании, которые
сосредоточены на сворачивании своей деятельности, так и некоторые
27
компании, которые придерживаются стратегии умеренного роста
ориентироваться, работать.
В целенаправленном режиме существуют организации, которые
планируют расширять свою деятельность, открывая новые сегменты рынка.
Работа только в целевом режиме разработки нетипична для бизнес-
организаций в России.
Ориентация на одновременную работу над тремя типами целей
доступна только крупной, успешно развивающейся организации.
После определения общей цели необходимо разработать ряд целей,
совместимых с основной задачей, в зависимости от объективных
потребностей рынка и требований более широкой организационной системы
(государство, организация бизнеса, головная организация) к проектируемой
системе должно быть.
При их разработке следует учитывать ресурсные возможности
организации, которая должна быть организована (материальные ресурсы,
финансовые возможности, включая заемные средства, сырье, оборудование,
помещения и персонал).
Политики должны быть доставлены вовремя и распространены во
время их исполнения. Наиболее удобный способ реализовать этот этап
проектирования бизнес–организации – тщательно спланировать [16, С. 89].
При разработке организационных систем рекомендуется
сосредоточиться на таких понятиях, как официальные, операционные и
операционные цели [23, С. 182]:
– Операционные цели соответствуют текущему времени деятельности
организации и фактическим действиям организации. Эти цели
характеризуются внутренней направленностью и мобилизацией ресурсов и
отражены в планах работы организации;
– Официальные цели соответствуют общей цели, миссии и
стратегическим планам организации, они характеризуют внешнюю
направленность организации, перспективы ее развития и защитные функции.
28
Эти цели включены в устав организации, отражены в рекламных и
официальных публикациях и используются для создания имиджа
организации. Они не всегда отражают истинное положение дел в
организации;
– Операционные цели характеризуются конкретизацией и детальной
проработкой задач, более четким разделением задач, контролем над
лидерской дисциплиной и умением измерять параметры.
С помощью этой классификации вы можете выбрать нужные цели в
том порядке, который наилучшим образом способствует достижению
основной цели организации [23, С. 153].
После разработки своевременно разработанной последовательности
ориентации на цели необходимо определить стратегическую концепцию
организации.
Затем – выбор общей стратегии, которая важна для бизнес–
организации, поскольку в ней изложены конкретные процедуры управления
организацией, ее способность адаптироваться к быстро меняющимся
внешним условиям и наиболее эффективные способы достижения
поставленных целей.
Правильный выбор стратегии действий позволит вам перейти к
следующему этапу проектирования – создать организационную структуру.
Основой для разработки организационной структуры является общая схема
функционального взаимодействия предлагаемых подразделений
(организационная модель). Эта модель основана на организационной
концепции, которая во многом зависит от стиля работы руководителя.
Следует учитывать опыт других организаций и внешние требования вновь
созданной организации.
На основе сформированной модели проводится компьютерный
эксперимент, по результатам которого выбирается вариант организационной
структуры системы управления и определяется группа единиц управления с
учетом взаимодействия между ними. Развитие организационной структуры
29
предусматривает создание системы управления, обеспечивающей
эффективное функционирование организации в будущем [29, С. 78].
На рисунке 8 показана последовательность перехода от целей
организации к организационной структуре управления с последующей
оценкой эффективности построения этой структуры.
На основе разработанной функциональной схемы и порядка целей,
ориентиров оценивается потребность в материальных и финансовых
ресурсах для достижения целей. Очевидно, что материальные и кадровые
требования, выявленные на данном этапе организационного проектирования,
являются лишь ориентировочными. Они, безусловно, могут быть уточнены и
обоснованы в процессе организации.
Рисунок 8. Схема перехода от целей организации к
организационной структуре управления
В результате реализации этапов проектирования, показанных на
диаграмме, определяются схема функционального взаимодействия
подразделений и структурная схема организационной структуры
организации. На основе этих схем персонал будет укомплектован, и для
каждого отдела будут разработаны функциональные требования и
должностные инструкции для всех членов организации.
Главная цель
Цели – ориентиры
Стратегическая концепция
Общая стратегия, обеспечивающая
достижение поставленных целей
Схема функционального взаимодействия
Схема организационной структуры управления
Оценка эффективности построения организационной
структуры
Стиль работы
руководителя
Внешние
требования
30
Оценка эффективности организационной структуры является важным
элементом при разработке проектных и планировочных решений с целью
определения степени прогрессивности проводимых исследований.
Существует два возможных подхода к оценке эффективности проектных
решений: степень соответствия достигнутых результатов поставленным
задачам и степень соответствия функционального процесса системы
объективным требованиям [29, С. 78].
Эффективная работа системы управления планируемой организацией
возможна только при надлежащим образом адаптированной
информационной поддержке, которая должна включать в себя систему связи,
которая устанавливает необходимые связи с окружающей средой, быструю
передачу инструкций и инструкций от менеджеров практическим
работникам, а также возможность оперативного контроля всех Части
системы. Обеспечение бесперебойного и эффективного предоставления
необходимой информации на всех уровнях организации и ее отдельных
членов является наиболее важной задачей организационного
проектирования. Разработка Схемы информационного обеспечения является
заключительным этапом проектирования организации.
Реализация всех этапов организационного проектирования должна
сопровождаться экономическим анализом, учитывающим как ресурсные
возможности организации, так и потребности внешней среды. Поскольку
проект определяет состояние будущей организации и порядок ее
дальнейшего развития, все этапы проектирования включают компьютерные
эксперименты с использованием методов моделирования. В частности,
целью, определенной на первом этапе проектирования, является исходная
модель будущего состояния организации. Другие элементы организационной
модели могут быть представлены в виде подробного алгоритма,
отражающего последовательность действий на этапах организационного
проектирования.
31
По словам американских лидеров бизнеса, которые управляют
бизнесом страны, они принимают 90% решений об управлении организацией
на интуитивном уровне [23, С 123]. Такой высокий процент решений на
неформальном уровне, очевидно, объясняется тем фактом, что весь
формальный (математический) анализ проводится менеджерами более
низкого ранга.
Организация и адаптация организационных структур основана на
нескольких взаимодополняющих методах. Рассмотрим некоторые из них.
Метод аналогий заключается в использовании организационных форм
и механизмов управления, которые были оправданы в организациях с
аналогичными характеристиками (цели, технология, специфика, размер и т.
Д.) По отношению к планируемой организации. Методом аналогий является
разработка типовых структур управления, а также определение пределов и
условий их использования.
Технико–аналитический метод заключается в проведении
обследования и аналитической экспертизы организации
квалифицированными специалистами с привлечением менеджеров, что
позволяет выявить конкретные характеристики проблем и «узких мест» в
работе аппарата управления. Метод позволяет выработать рациональные
рекомендации по формированию или реструктуризации управления на
основе количественных оценок эффективности организационной структуры,
принципов рационального управления, экспертных заключений, а также
обобщения и анализа наиболее прогрессивных тенденций в управлении
организацией. Этот метод является наиболее гибким и всеобъемлющим.
Методология постановки целей включает разработку системы целей и
подцелей организации, включая их количественные и качественные
формулировки, и последующий анализ организационных структур с точки
зрения их соответствия целевой системе [31, С. 78]..
Метод организационного моделирования заключается в разработке
формализованных математических, графических и других отображений
32
(моделей) распределения полномочий и ответственности в организации.
Разработанные модели формируют основу для компьютерного эксперимента
с целью построения, анализа и оценки различных вариантов
организационных структур по отношению к их переменным.
Сегодня появились автоматизированные системы, которые позволяют
поддерживать проект организации с помощью функциональных целей и
информации о состоянии ресурсов организации и динамике развития
внешней среды. Однако не следует переоценивать роль автоматизированных
информационных систем в решении проблемы проектирования организаций.
Выбор метода для решения организационной проблемы зависит от ее
характера и результатов соответствующих исследований. Следует учитывать
качество и эффективность используемой методологии, доступность
необходимой информации, квалификацию разработчиков системы, сроки
выполнения рекомендаций, материал и научно-техническую базу и т. Д.
Основным качеством руководителя является умение предвидеть
результаты работы своих подчиненных, то есть предвидеть окончательные
результаты управленческих решений, что особенно важно на этапе
организационного проектирования.
Организация организации может решаться не только с формальной
позиции. Ни один компьютерный эксперимент не дает ответа на
организационную модель, которая может обеспечить «идеальный бизнес».
При проектировании организации и прогнозировании ее поведения в
настоящее время используются три метода научного прогнозирования
будущего [35, С. 145]:
– аналогия – это сравнительный анализ, когда учитывается
деятельность и результаты работы известной компании и оценивается
возможность использования в предлагаемой компании;
– интуиция – свободный полет воображения, без привлечения
результатов формально-логического анализа и методов математического
прогнозирования, основанных на ожидании возможных результатов;