43
3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ
НАСТАВНИЧЕСТВА ЖУКОВСКОГО РАЙОННОГО
ПОТРЕБИТЕЛЬСКОГО ОБЩЕСТВА
3.1. Разработка комплекса мероприятий по совершенствованию
системы наставничества в организации
На сегодня перед потребительским обществом стоит широкий круг
вопросов, связанных с обоснованием перспектив и возможностей развития,
таких как: будущее потребительской кооперации в системе современных
социально-экономических отношений, формирование новой
организационной культуры, возможности реализации конкурентных
преимуществ, развитие информационных технологий и информационной
среды, совершенствование системы мотивации персонала и многие другие.
Эффективность работы продавцов автолавок зависит от совершенства
организации, материального стимулирования их труда. Вопросы повышения
профессионального уровня работников, их заинтересованность в результатах
труда, применение передовых приемов и методов являются важными
факторами системного, комплексного подхода к организации работы
автолавок.
Поскольку сама система наставничества строится на создании
альянсов, взаимной ответственности сотрудников, ключ к ее успешному
функционированию – тесное взаимодействие всех участников процесса.
Тщательное планирование и подготовка среды для изменений – необходимое
условие успешной реализации системы наставничества. Общение с
наставником помогает одновременно развивать как hard, так и soft скилы
сотрудника. Но больше всего от наставничества выигрывает компания,
которая может тратить меньше времени и денег на адаптацию новых
сотрудников, снижать текучесть кадров и создавать команду
квалифицированных сотрудников.
Чтобы система наставничества Жуковское РАЙПО эффективно
44
работала:
1) на роль наставников необходимо выбирать только тех сотрудников,
которые действительно хотят и умеют обучать новичков, готовы делиться
знаниями, корректировать неточности и вдохновлять;
2) строить систему наставничества так, чтобы в ней присутствовали
лекции, разбор кейсов, моделирование ситуаций и практика;
3) не подавлять новых сотрудников и не отвергать их креативные идеи
или интересные предложения.
Традиционное наставничество, несомненно, остаётся самым
эффективным подходом к передаче знаний и развитию навыков. Однако, этот
односторонний поток знаний вниз по иерархии часто не отвечает
изменяющимся потребностям Жуковское РАЙПО, и именно здесь на помощь
приходит обратное наставничество - реверсивное наставничество, которое
сегодня находится на подъёме внедрения в современные организации.
Так, например, реверсивное наставничество (формой наставничества
данного вида является «учитель-учитель¬), подобно традиционному
наставничеству, предполагает взаимодействие между двумя сотрудниками.
При этом опытный, высококвалифицированный профессионал, старший по
возрасту, опыту или позиции, становится подопечным младшего по этим
параметрам сотрудника, который считается его наставником по вопросам
новых тенденций, технологий и т. д.
Посредством обратного наставничества между сторонами может быть
произведен обмен не только профессиональными компетенциями, в том
числе компетенциями цифровыми, связанными, например, с интернетом,
социальными сетями, мобильными технологиями, различными
приложениями, новой электроникой, поисковой оптимизацией, но и гибкими
навыками (ошибки, неудачи, сочувствие, уважение, манеры, дружба,
увлечения, баланс между работой и личной жизнью). Молодые сотрудники
могут развивать лидерские и менторские навыки, а также получать ценные
консультации и руководство от старших коллег. Старшие сотрудники, в свою
45
очередь, могут получать свежий взгляд на ситуацию и новые идеи, а также
повышать свою компетентность в сферах, где молодые сотрудники обладают
экспертностью (см. таблицу 3.1).
Таблица 3.1
Программа внедрения реверсивной модели наставничества для
Жуковское РАЙПО
№ п/п
Наименование мероприятий
Сроки
проведения
Ответственные
1.
Изучение и систематизация
документов и материалов по
проблеме наставничества
март
Председатель
правления
/Инициативная
группа
2.
Разработка локального
нормативного акта и
соответствующей распорядительной
документации
март
Председатель
правления
/Инициативная
группа
3.
Выбор наставника и закрепление
обучаемых
Подготовка индивидуальных планов
для реализации наставничества
апрель
Председатель
правления
/Инициативная
группа
4.
Обучение наставников
май
Куратор
5.
Организация комплекса встреч
наставника с наставляемым
Июнь-июль-
август
Наставники
6.
Организация текущего контроля
достижения планируемых
результатов наставниками
сентябрь
Наставники
7.
Отчеты по итогам наставнической
программы
сентябрь
Председатель
правления, кураторы
8.
Мотивация и поощрение
сентябрь
Председатель
правления, кураторы
Такая модель наставничества помогает решить проблему
недостаточной компетентности сотрудников Жуковское РАЙПО старших
возрастов в области информационных технологий и интернет-коммуникаций.
Перечень распорядительной документации, необходимой для
обеспечения формализации и регламентации процесса внедрения системы
наставничества, включает приказы о назначении наставников и закреплении
за ними обучаемых, изменении их рабочего графика, установлении доплат к
46
заработной плате наставников и т.д.
При внедрении системы наставничества всегда встает вопрос о
мотивации. Варианты материальной мотивации наставников:
• Единовременная выплата материального вознаграждения в размере 10
– 15% к должностному окладу за каждого подопечного после прохождения
им аттестации.
• Регулярные доплаты в течении всего периода наставничества в
размере 5% к должностному окладу.
• Ежеквартальные и годовые премии, в случае достижения подопечным
заданных показателей или по итогам успешного прохождения им
испытательного срока.
• Выдача льготных кредитов лучшим наставникам и т.д.
В создании привлекательности и имиджа профессий и других
кооперативных специальностей существенную роль могла бы сыграть
инициатива председателя правления Жуковское РАЙПО по предоставлению
социального пакета, который включал бы дополнительные стипендии во
время обучения и прохождения практики, а также подъемные во время
трудоустройства, и некоторые другие меры. Закреплению специалистов в
сельской местности может способствовать и развитие договорно-целевой
подготовки кадров, где предусмотрены возвращение выпускника после
окончания учебного заведения и отработка им некоторое количество лет.
Цифровые инструменты создали новый способ приспособления к
организационным изменениям, который осуществляется в формате
удаленной работы. Дистанционное наставничество требует более широких
знаний и большего доверия, поскольку вероятность недоразумений и
недопонимания значительно возрастает. Важно отметить, что
дистанционного управления недостаточно, но вместе с другими
технологиями данный процесс может быть значительно усовершенствован.
Для онлайн-наставничества подойдет платформа наподобие
обучающей, но с немного большим уровнем персонализации, чтобы
47
сотрудник мог ставить цели, отслеживать свой прогресс, вести дневник и т. д.
Это не значит, что вся коммуникация непременно должна происходить на
платформе, ведь есть и другие инструменты коммуникации. Сотрудники
могут переписываться в мессенджерах и созваниваться вечерами, но свои
договоренности, задачи и успехи им все равно нужно фиксировать в одном
месте. Таким образом личный результат каждого – и наставника, и его
подопечного – становится видимым для компании.
Наладить обратную связь можно с помощью программного продукта
«ТопФактор:Управление талантами¬ позволяет планировать работу
наставников в ходе адаптации, фиксировать результаты их работы, а также
оценивать работу наставника по итогам периода адаптации.
Продукт «ТопФактор:Управление талантами¬ предназначен для
оценки, развития и обучения сотрудников, формирования кадрового резерва
компании. В системе возможно настроить профили должности,
поддерживать актуальные модели компетенций для разных позиций,
проводить несколько видов оценки сотрудников (см рисунок 3.1).
Рис.3.1. Бизнес-процессы «ТопФактор:Управление талантами¬
Продукт «ТопФактор:Управление
талантами¬
Создание профиля должностей в
соответствии с существующей
организационной структурой
Ведение «библиотеки
компетенций¬ - пополняемого
перечня требований к
квалификации работников
Планирование, проектирование и
проведение оценочных процедур
Планирование и проведение
корпоративного обучения
посредством использования
функции формирования и
актуализации собственного HR-
портала
48
На основе результатов оценки для сотрудников в
«ТопФактор:Управление талантами¬ автоматически формируются
индивидуальные планы развития с использованием библиотеки учебных и
развивающих мероприятий. Встроенный конструктор отчетности позволяет
получать доступ к аналитической информации по различным блокам:
результаты оценки, обучения и тестирования; уровень развития
компетенций; план преемственности и кадровые риски..
Отдельно можно рассмотреть возможности использования чат-ботов
для отдела кадров, с учётом особенностей и специфики деятельности
потребительского общества, как вариант оптимизации работы кадровой
службы. Чат-боты обладают рядом преимуществ, в частности лёгкость в
использовании, простой и удобный доступ к информации,
кроссплатформенность, возможность автоматизировать рутинные действия,
экспериментировать с подачей материала и т.д.
На самом же деле лучшим мотивирующим фактором будет создание
такой корпоративной культуры, в которой наставничество воспринимается
сотрудниками как почетная миссия, а не как обременительная повинность.
Итак, вместо традиционного наставничества учитывая специфику
деятельности Жуковское РАЙПО, предлагается внедрение реверсивного
наставничества, когда младшие сотрудники могут стать хорошими
наставниками для старших специалистов и менеджеров. Это помогает
выстроить в компании более дружелюбную и открытую среду, а также
решить некоторые административные проблемы. Происходит это как раз
благодаря тому, что старшее поколение начинает смотреть на ситуацию
глазами младшего персонала и замечать те проблемы, которых раньше
не видели. Так, например, при внедрении электронной системы обучения:
молодые сотрудники помогали более возрастным коллегам освоить этот
инструмент.
Такая практика также способствует быстрой адаптации новичков, а
также укрепляет командный дух, увеличивает производительность и снижает
49
текучесть кадров.
Для автоматизации наставничества (онлайн-наставничества)
предлагается использовать сервис «ТопФактор:Управление талантами¬. Это
недорогой сервис позволяет планировать работу наставников в ходе
адаптации, фиксировать результаты их работы, а также оценивать работу
наставника по итогам периода адаптации. По данным разработчиков
стоимость расширенного старта составляет – 31166 рублей в месяц, в год –
374 рублей.
Разработка чат-ботов по данным разработчиков обойдется Жуковское
РАЙПО примерно в 100 тыс.руб. Но за счет экономии средств на поиск,
адаптации новых сотрудников и удержание персонала, можно получить
экономический эффект.
Учитывая убыточную деятельность 2022 года, можно использовать и
нераспределённую прибыль для закупки оборудования, а возможно за счет
большей производительности и сокращения текучести кадров, прибыль
Жуковское РАЙПО в прогнозном периоде вырастет.
Фактически Жуковское РАЙПО получит собственную систему
передачи знаний, которая помогает сократить время адаптации новичков,
повысить эффективность, уменьшить накладные расходы, а главное –
снизить риски потери ключевых компетенций в связи со «старением¬ кадров
и невозможностью восполнить нехватку высококвалифицированных
торговых специалистов в короткие сроки.
3.2. Экономическая оценка эффективности предложенных
мероприятий
Современная оценка эффективности наставничества – показатель
качества примененной технологии или методики, на который опираются все
специалисты. Все из-за того, что коучинг не всегда приносит желаемых
результатов, а иногда и вовсе требует тщательной переработки. В связи с
этим специалисты выделяют свои критерии оценки наставничества, опираясь
50
на которые в дальнейшем вносят правки. В числе основных моментов,
оперируя которыми выставляется оценка, бывают следующие: мнение всех
участников программы; экономические выгоды; соответствие профилю
должности; коэффициент достижения целей; снижение текучести кадров и
многое другое.
Поскольку методика наставничества на сегодняшний день не
протестирована, и нет полученного результата, оценим эффективность от
снижения текучести кадров. В Жуковское РАЙПО по итогам года она
составляет – 13,2%. Она снижает производительность в целом, а ситуация на
рынке труда не упрощает задачу с поиском новых сотрудников.
Любые мероприятия по управлению и оптимизации рабочего процесса
должны приносить прибыль в виде экономии времени, средств или других
ресурсов. Экономическая эффективность от снижения текучести кадров
заключается в уменьшении расходов на (см. таблицу 3.2).
- поиск и подбор персонала;
- обучение и адаптацию новых сотрудников;
- поддержание командного духа.
Таблица 3.2
Расчет экономии средств за счет снижения текучести кадров в
Жуковское РАЙПО
Показатели
Количество
Количество среднесписочного персонала, чел
56
Количество уволенных сотрудников за год, чел.
7
Текучесть (коэффициент текучести
0,132
Средняя заработная плата одного сотрудника, руб.
36 505
Стоимость замены одного сотрудника (в стоимость входит
оплату услуг рекрутинговых агентств, а также обучение,
курсы повышения квалификации), руб.
25 709
Сумма затрат на замену персонала в год
179 963
При сокращении текучести на 5%, чел.
4
Сумма затрат на замену персонала в год, при коэффициенте
текучести = 0,082 (0,132–0,05), рубли
102 836
Общая экономия, рубли
77 127
51
Представленный расчет наглядно показывает финансовую
эффективность от управления текучестью кадров, в виде экономии затрат на
сумму – 77 127 рублей.
Далее в таблице 3.3 представим расчет эффективности внедрения
системы наставничества Жуковское РАЙПО в расчете на одного молодого
специалиста.
Таблица 3.3
Расчет эффективности внедрения системы наставничества в Жуковское
РАЙПО
Статья затрат
До внедрения системы
наставничества, рубли
После внедрения системы
наставничества, рубли
Подбор 15% от годового оклада
79 200
25 000
Затраты на адаптацию сотрудника
в течение испытательного срока
60 000.
40 000
В случае ухода сотрудника в
течение года затраты на подбор
нового сотрудника
79 200 руб.
25 000 руб.
Итого
218 400
90 000
Эффективность наставничества объясняется его индивидуальным
характером. Никакая другая форма обучения не может быть столь адресной и
приближенной к реальным условиям.
ТопФактор: Управление подбором персонала – новая CRM-система для
автоматизации рекрутинга и адаптации сотрудников на платформе
1С:Предприятие. Особенности и возможности программы:
• Проведение адаптации и ввода в должность сотрудников,
наставничество.
• Автоматизация всех видов оценки персонала: 360 градусов,
ассессмент-центр, оценка на соответствие модели компетенций; гибкая
настройка профессионального тестирования и психологических опросников;
• Карьерный портал сотрудника, автоматизация процессов
формирования и актуализации кадрового резерва; организация непрерывного
обучения персонала на основе индивидуальных планов развития.
52
• Прохождение онлайн-курсов и тестирования как в личном кабинете,
так и по ссылке с переходом на внешнюю учебную платформу (LMS).
• Интеграция с корпоративными учетными системами (например,
«1С:Зарплата и управление персоналом 8¬, «1С:ERP Управление
предприятием 2¬).
Искусственный интеллект в виде чат-ботов в Жуковское РАЙПО важен
по многим причинам, основные из них представлены на рисунке 3.2.
Рис.3.2. Преимущества использования чат-ботов в процессе
наставничества
Методы искусственного интеллекта способны вычислить по заданным
параметрам, кто из сотрудников может эффективно управлять, а кто
собирается уволиться в ближайшее время. По имеющимся оценкам,
цифровизация позволяет получить сокращение общих затрат на 10–15 %.
Рост производительности в результате внедрения цифровых технологий
может составить 5–15 %, а производительности персонала – до 50 %.
Необходимо также добавить, что ключевыми факторами успеха при
реализации проектов цифровизации являются комплексный подход к оценке
планируемых результатов, наличие поддержки на уровне первых лиц
организации, а также организация дальнейшей поддержки и развития
цифровых систем.
Как и любое развитие компании, наставничество требует инвестиций.
Способность
анализировать данные о
персонале (анализ
резюме, оценка
эффективности работы)
Анализ потребности в
специалистах
Выполнение рутинных
задач (например,
управление запросами с
помощью ботов)
Отбор кандидатов на
вакансию
Ведения когнитивных
вычислений: без
дополнительных
исследований