62
где Д
о
— годовой бюджет рабочего времени 1 работника канцелярии в
администрации Безукладовского сельсовета, чел. час;
Т
с
— тарифная ставка 1 работника за 1 час работы, руб./чел.- час.;
Ч — численность работников отдела до компьютеризации, чел;
Н - 0,4 — коэффициент накладных расходов (0,2—0,5);
К
д
- 0,4 — коэффициент дополнительных затрат (0,3—0,5);
Таким образом, затраты на обработку данных без компьютера составит:
Со =1944 * 70 * 2 * (1 + 0,3 + 0,4) = 462 672 руб.
2) Объем вводимой информации в символах:
Q
вв
= К
j
*(К
сj
*Q
1j
+Q
2j
),
(2)
где n — число видов учетных документов, которые поступают на
компьютерную обработку в администрации Безукладовского сельсовета за
год;
К
j
— среднее количество документов вида j, которые поступают на
компьютерную обработку за год (количество рабочих дней);
К
сj
— среднее количество строк, заполненных в j вида документе;
Q
1j
— среднее количество символов в строке j вида документа;
Q
2j
— среднее число символов, вводимых из внестрочных реквизитов j
вида документа.
Объем вводимой информации в символах составит:
Q
вв
= 70 *150* (30 * 40 + 35) = 12 967 500 символа в год.
3) Время ввода данных с клавиатуры, часов:
Т
вв
= (Q
вв
/ V
вв
) / 60, (3)
Т
вв
= (12 967 500 / 110) /60 = 1 965 часов.
4) Расчет машинного времени:
Т
м
= К
з
* Т
вв
,
(4)
где К
з
— коэффициент запаса, учитывающий время работы процессора,
дисковой памяти, принтера, потери на другие операции (1,2—1,4).
63
Расчет машинного времени составит 2554,5 часа:
Т
м
= 1965* 1,3 = 2554,5 часа.
4) Затраты на автоматизированную обработку информации:
С
а
= Т
м
* С
м
,
(5)
где Т
м
— машинное время, час.;
С
м
— стоимость машинного времени (текущие затраты и амортизация),
руб./час. – тарифная ставка одного работника за 1 час работы на компьютере
(70 руб.) + затраты на электроэнергию работы одного АРМ за 1 час (4 руб.) и
амортизационные отчисления за 1 час работы АРМ (4 руб.).
С
м
= 70 + 4 + 4 = 78 руб. час.,
тогда затраты на автоматизированную обработку составят:
С
а
= 2554,5 * 78 = 199 251 руб.
5) Затраты рабочего времени на выполнение работ, остающихся не
автоматизированными при компьютерной обработке (трудоемкость):
Т
р
= К
р
* Д
о
* Ч,
(6)
где К
р
— доля работ, которые не поддаются автоматизации в общей
трудоемкости (0,2—0,5).
Т
р
= 0,2 * 1944 * 2= 778 чел – час.
6) Стоимость работ, которые остаются неавтоматизированными при
компьютерной обработке данных определяется по формуле (12):
С
р
= К
р
* С
о
, (7)
С
р
= 0,3 * 462 672 = 138 802 рубля.
7) Численность сотрудников, которые остаются после
автоматизации в администрации Безукладовского сельсовета:
Ч
а
= (Т
вв
+ Т
р
) / Д
о
,
(8)
Ч
а
= (1965 + 778 ) / 1944 ≈1 чел.
64
8) Число автоматизированных рабочих мест (АРМ) в
администрации Безукладовского сельсовета:
N
а
= Т
м
/ Д
о
,
(9)
N
а
= 2554,5 / 1944 = 1,3 место≈ 1 место
9) Рассчитаем прямую экономию автоматизации:
С
п
= (С
0
– С
1
) / 1000, (10)
С
1
= С
а
+ С
р
, (11)
где С
1
— затраты после компьютеризации.
10) Затраты после компьютеризации определяются по формуле:
С
1
= 199 251 +138 802 = 338 053 рубля.
С
п
= 462 672 -338 053 = 124 619 рублей.
11) Расчетный коэффициент экономической эффективности (Е
р
) по
внедрению модуля электронного обеспечения документооборота «Служебная
корреспонденция» в администрации Безукладовского сельсовета
определяется по формуле:
Е
р
= С
п
/ К, (12)
Где К - капитальные затраты, руб.
Е
р
= 160 260,28 / 67 714,88 = 2,366.
12) Срок окупаемости равен проекта по внедрению модуля
электронного обеспечения документооборота «Служебная
корреспонденция»:
Т
ок
= К / С
п
, (13)
Т
ок
= 67 714,88 /160 260,28 = 0,42 года.
По нашим расчетам в администрации Безукладовского сельсовета
расчетный коэффициент экономической эффективности равен 2,366; а срок
окупаемости 0,42 года, значит, компьютеризация считается эффективной и
необходимой. Таким образом, АРМ в исследуемой организации окупится в
течение 154 дней или 5-и месяцев (0,42 * 365 дней).
65
Данный программный продукт обладает не только экономическим
эффектом, поэтому целесообразно ввести такое понятие, как полезность
программного продукта. Оно означает, что система делает нечто стоящее,
нечто, обладающее само по себе определенной ценностью, оправдывающей
затраты на оборудование и программирование.
Ярким положительным моментом перехода на безбумажный
документооборот является то, что электронные документы сразу идут в
работу, нет необходимости, как раньше, ждать бумажный оригинал. Таким
образом, исполнитель располагает большим временем для работы с
документом
54
.
Внедрение ПО делопроизводителя «Служебная корреспонденция»
будет способствовать повышению эффективности деятельности
администрации Безукладовского сельсовета за счет:
- оптимизации документооборота и делопроизводства;
- обеспечения прозрачности схем движения документов и возможности
отследить, у кого и на какой стадии обработки находится тот или иной
документ;
- реализации своего рода единой базы знаний и информационно-
справочной системы, хранящей все документы, с которыми приходится
работать госслужащим, и простого доступа к ней;
- налаженного автоматического контроля исполнения постановлений и
распоряжений органов исполнительной власти;
- устранения необходимости выполнения госслужащими многих
рутинных операций при работе с документами
55
.
Если рассматривать результаты более узко, то можно отметить другие
плюсы и для руководителей, и для исполнителей.
54
Стратегия антикризисного управления в муниципальных образованиях: монография Монография /
Ряховская А.Н. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. - С.164.
55
Преснякова Т.С. Оценка эффективности деятельности органов местного самоуправления: российский и
зарубежный опыт // Сyberleninka [Электронный ресурс] – Режим доступа:
https://cyberleninka.ru/article/n/otsenka-effektivnosti-deyatelnosti-organov-mestnogo-samoupravleniya-rossiyskiy-
i-zarubezhnyy-opyt (Дата обращения: 02.07.2019).
66
На наш взгляд, руководителю, в первую очередь, это дает возможность
контроля исполнения документов и поручений (внепланового, к примеру),
затем – удобный поиск документов, выдача заданий, в том числе не
привязанных к документам (так называемые устные поручения),
возможность в любое время работать с теми или иными документами (в том
числе с удаленного рабочего места).
Исполнителю система дает контроль факта исполнения и сроков, поиск
документов, направление документов на согласование, подписание,
регистрацию в электронном виде, получение документов и заданий по ним,
создание отчетов об исполнении, отслеживание сроков исполнения и, что
немаловажно, надежное хранение документов в общих папках
с ограничением доступа.
Кроме того, система обеспечивает возможность организации
логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и
оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору
реквизитов, ведения календарей руководителей, позволяет достоверно
отслеживать ход исполнения заданий (реальный хронометраж), сохранять
историю согласования, версии документов.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что ПО
делопроизводителя в администрации Безукладовского сельсовета обладает
высокой полезностью, поскольку позволяет сотрудникам предприятия
исключить возможности совершения ошибок и неточностей при
осуществлении документооборота.
67
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Местное самоуправление представляет собой один из важнейших
институтов современного общества. Сегодня оно является одновременно
формой самоорганизации граждан и – в этом качестве – составной частью
гражданского общества, уровнем публичной власти (инструментом
демократического участия граждан в управлении общими делами) и
элементом рыночной экономической системы (восполняя пробелы рынка в
части оказания услуг жителям и координации хозяйственной деятельности).
Органы местного самоуправления занимают огромную роль в
демократической системе управления обществом и государством. Эту роль
можно определить первоначально тем, что присутствие органов
самоуправления обеспечивает достаточную децентрализацию системы
управления, делающую данную систему управления более подходящей для
обеспечения существующих интересов населения на местах, учитывая
многозначительные и другие местные традиций.
В представленной выпускной квалификационной работе была
исследована тема «Совершенствование системы управления муниципальным
образованием (на примере на базе Безукладовского сельсовета Тамбовской
области Токарёвского района)». При изучении выбранной темы была
поставлена конкретная цель — раскрыть содержание темы в теоретическом и
практическом аспекте и провести анализ полученных материалов и сведений.
В процессе изучения и исследования были решены следующие задачи:
изучен сущность, состав, особенности понятия муниципального
образования;
определены нормативно-правовые основы управления
муниципальным образованием
- дана общая организационно-экономическая характеристика
Безукладовского сельсовета Тамбовской области Токаревского района;
68
- проведен анализ и оценка эффективности действующей структуры
организации;
- выявлены проблемы функционирования действующей системы
управления Безукладовского сельсовета;
разработаны направления совершенствования структуры
управления Безукладовского сельсовета.
По итогам проведенных исследований можно сделать следующие
выводы.
Под системой местного самоуправления понимается совокупность
форм прямого волеизъявления граждан, органов местного самоуправления,
территориального общественного самоуправления, других организационно -
правовых форм осуществления местного самоуправления, через которые
население муниципального образования реализует признаваемую и
гарантируемую Конституцией РФ власть, решает, исходя из своих
собственных интересов, исторических и иных местных традиций вопросы
местного значения.
Сельское поселение – один или несколько объединенных общей
территорией сельских населенных пунктов (поселков, сёл, станиц, деревень,
хуторов, кишлаков, аулов и других сельских населенных пунктов), в которых
местное самоуправление осуществляется населением непосредственно и
(или) через выборные и иные органы местного самоуправления.
В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 6 октября 2003 г. №
131-ФЗ «Органы местного самоуправления - избираемые непосредственно
населением и (или) образуемые представительным органом муниципального
образования органы, наделенные собственными полномочиями по решению
вопросов местного значения».
Представительный орган местного самоуправления - обязательный
орган в системе местного самоуправления, выборный орган. Федеральный
Закон №131 предусматривает должность главы муниципального образования
и наличие в системе местного самоуправления местной администрации. К
69
полномочиям исполнительно-распорядительного органа муниципального
образования относится: составление проекта местного бюджета, исполнение
местного бюджета, составление отчета об исполнении местного бюджета,
распоряжение средствами местного бюджета, управление и распоряжение
муниципальной собственностью.
К основным целям муниципальной деятельности относится улучшение
условий жизни граждан, создание благоприятной среды жизнедеятельности
населения муниципального образования. Важную роль в достижении этой
цели играет деятельность органов местного самоуправления по
удовлетворению основных жизненных потребностей граждан, что
предполагает развитие местной инфраструктуры, организацию обслуживания
населения.
На основании Конституции Российской Федерации население
Безукладовского сельсовета осуществляет местное самоуправление в
соответствии с федеральными законами, Уставом (Основным Законом)
Тамбовской области, законами Тамбовской области и Уставом.
Образование администрации Безукладовского сельсовета принято
решением Безукладовского сельского Совета народных депутатов от
27.12.2005 № 50.
Безукладовский сельсовет – муниципальное образование в составе
Токаревского района Тамбовской области, штат администрации состоит из
10 сотрудников.
Сотрудники отдела относятся к категории муниципальных служащих, к
которым применяются квалификационные и иные требования согласно
законодательству о муниципальной службе.
Анализ финансового состояния Администрация Безукладовского
сельсовета позволил установить, что главными причинами сложившегося
улучшения его финансового состояния в 2018 г. стали:
сокращение софинансирования со стороны федерального
бюджета на 71,7 тыс. руб.;
70
равномерное поступление субсидии на финансовое обеспечение
выполнения государственного задания на оказание государственных услуг из
федерального бюджета;
пропорциональное распределение в течение года поступления
денежных средств из бюджета и расходов организации.
Организационная структура администрации Безукладовского
сельсовета достаточно проста. Распределение обязанностей в администрации
происходит по функциональному признаку.
Главной задачей организационной структуры администрации
Безукладовского сельсовета является установление взаимоотношений
полномочий, которые связывают высшее руководство с остальными
сотрудниками. Эти отношения устанавливаются посредством делегирования,
которое означает передачу полномочий и задач лицу, которое принимает на
себя ответственность за их выполнение. При разработке организационной
структуры высшее руководство придерживается четырех направлений:
специализация работ; определение полномочий; размер контрольных
функций; методы координации.
Основным руководством к действию работников администрации
является должностная инструкция.
Российское село продолжительное время находится в глубоком
социально-экономическом кризисе. Положение сельских территорий
является одной из главных проблем муниципальной реформы. Исследования
показывают, что для выхода из него необходимо соблюдение двух базовых
предпосылок: во-первых, наличие дееспособного института местного
самоуправления, во-вторых, приемлемых условий хозяйствования,
обеспечивающих эффективное функционирование сельскохозяйственных
организаций и других формирований, работающих на селе.
Проблемы социально-экономического развития муниципальных
поселений можно объединить по следующим направлениям:
1. Отсутствие финансовых средств для обеспечения закрепленных
71
вопросов местного значения.
2. Отсутствие квалифицированных кадров.
3. Недостаточный уровень развития промышленности, торговли и
предоставления бытовых услуг в сельской местности.
4. Физический и моральный износ основных фондов объектов
социальной сферы, жилищно-коммунального комплекса,
сельскохозяйственных организаций.
Эффективность местного самоуправления во многом определяется
качеством муниципальных услуг, оказываемых населению,
полномасштабной работой по противодействию коррупции,
информационной открытостью деятельности администрации
Безукладовского сельсовета.
Важную роль в оптимизации деятельности организаций
исполнительной власти играют современные системы электронного
документооборота. Нами предложен проект разработки программного
обеспечения электронного документооборота для администрации
Безукладовского сельсовета.
Внедрение ПО делопроизводителя «Служебная корреспонденция»
будет способствовать повышению эффективности деятельности
администрации Безукладовского сельсовета за счет:
- оптимизации документооборота и делопроизводства;
- обеспечения прозрачности схем движения документов и возможности
отслеживания стадии обработки того или иного документа;
- реализации единой базы знаний и информационно-справочной
системы, хранящей все документы, и простого доступа к ней;
- налаженного автоматического контроля исполнения постановлений и
распоряжений органов исполнительной власти;
- устранения необходимости выполнения госслужащими многих
рутинных операций при работе с документами.