53
Следует отметить, что система социализации в Северо-Западный
филиал АО «ФПК» имеет ряд недостатков, которые отрицательно
сказываются на эффективности работы как персонала, так и организации в
целом.
Так, например, в компании отсутствует положение «О социализации
новых работников», которое должно прозрачно регулировать отношения
между наставником и новым сотрудником, проходящим обучение. Это может
способствовать разному понимаю процесса социализации со стороны
наставников и как следствие, разной эффективности.
Другим недостатком системы является отсутствие адекватного
поощрения наставников, что влияет на их низкую мотивацию выполнять
дополнительную работу.
Кроме того, недостатком системы социализации является отсутствие
обратной связи и контроля качества работы. Социализации уделяется
формальное время и внимание, однако ее результативность не оценивается
какими-либо инструментами ни со стороны наставника, ни со стороны
нового сотрудника.
Обозначенные недостатки свидетельствуют о том, что система
социализации персонала в Северо-Западный филиал АО «ФПК» не
совершенна и требует определенных изменений. Предложения,
направленные на повышение эффективности системы социализации,
приведены далее.
54
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ОРГАНИЗАЦИИ СОЦИАЛИЗАЦИИ ПЕРСОНАЛА В СЕВЕРО-
ЗАПАДНЫЙ ФИЛИАЛ АО "ФПК"
3.1 Проект по совершенствованию системы социализации Северо-
Западный филиал АО "ФПК"
Данный подраздел включает в себя предложения к проекту по
совершенствованию актуальной системы социализации на Северо-Западный
филиал АО «ФПК», так как на сегодняшний день на предприятии одной из
главных проблем является система социализации персонала, необходимо
разработать способы, которые позволят усовершенствовать уже имеющуюся
систему наставничества, которая является основным инструментом
социализации сотрудников Северо-Западный филиал АО «ФПК».
На многих предприятиях система наставничества играет ключевую
роль в адаптационном процессе и для того, чтобы она функционировала,
необходимо постоянно предлагать новые способы ее развития.
Новая система социализации специалистов Северо-Западный филиал
АО «ФПК» представлена на рисунке 3.1.
Одним из способов развития вышеизложенной системы является
внедрение виртуального собеседника, который в процессе адаптационного
периода будет являться непосредственной поддержкой не только для нового
сотрудника, но и для непосредственного наставника.
В роли подобных «собеседников» будут выступать виртуальные
программы чат-бот и аудио-бот.
Их основным преимуществом является то, что в течение первых трех
месяцев, они отслеживают основные этапы социализации сотрудника,
55
сообщают важную информацию о предприятии, напоминают о
запланированных встречах, отвечают на вопросы сотрудников.
Вся эта информация позволит сотруднику более быстро
адаптироваться в трудовом процессе.
Рассмотрим более подробно предлагаемые нововведения.
Чат-бот – это виртуальный собеседник, который может круглосуточно
общаться с кандидатами в рамках корпоративных сайтов или же в
популярных мессенджерах и социальных сетях, таких как, Telegram и т.д.
В основные функции чат-бота входит техподдержка, благодаря
которой он может оказывать необходимую помощь при социализации на
новом рабочем месте.
Располагаться данный чат-бот будет на внутреннем корпоративном
сайте предприятия. На главной странице в разделе «Новому сотруднику» и
затем во вкладке «Чат-бот».
Для того чтобы начать работать с виртуальным собеседником,
непосредственный руководитель будет выдавать новичку индивидуальный
код, благодаря которому система чат-бота сможет распознать нового
сотрудника и зафиксировать все запросы, которые когда-либо могли
потребоваться ему в процессе социализации.
С помощью фиксирования запросов можно будет создать рейтинг
наиболее востребованных вопросов и сделать активные ссылки, с помощью
которых получение нужной информации ускориться на несколько шагов.
Данный чат-бот будет основываться на определенном сценарии,
пример сценария предложен ниже в таблице 3.1.
В данном сценарии мы будем использовать «*», чтобы отметить
комментарии к вопросам или же отметить выбранный вариант ответа нового
сотрудника.
56
Таблица 3.1
Пример сценария чат-бота Северо-Западный филиал АО «ФПК»
№
Диалог
Варианты ответа
1
Здравствуйте, Вас приветствует
чатбот Северо-Западный филиал АО
«ФПК». Нажмите «СТАРТ», чтобы
начать общение с чат-ботом.
«СТАРТ»
2
«СТАРТ» пожалуйста, введите свой
персональный код.
*Если у Вас еще нет данного кода,
обратитесь в Отдел подбора и
социализации.
Пример кода «Е209»
3
Вы авторизованы.
Чем я могу Вам помочь? (Выберете
необходимый пункт)
1. Для чего необходим чат-бот? (при выборе
данного варианта ответа, чат-бот предоставит
сотруднику информацию о своих основных
функциях и задачах).
*2. Начать знакомство с предприятием (в данном
разделе чат-бот в кратком форме изложит
историю предприятия, ее миссию и цели,
расскажет о продукции производимой на
предприятии и т.д.).
3. Получить другую информацию (в данном
разделе будет располагаться информация о
различных отделах/подразделениях, контактные
номера).
*Так как мы расписываем сценарий для нового
сотрудника впервые устроившегося на
предприятие, допустим, что он выбрал вариант 2.
Начать знакомство с предприятием.
4
2. Начать знакомство с
предприятием.
Северо-Западный филиал АО «ФПК»
– промышленное предприятие
металлургического комплекса
России...
Могу ли я Вам еще чем-нибудь
помочь?
1. Спасибо, нет.
*2. Получить другую информацию 3. Назад
5
2. Получить другую информацию
Пожалуйста, выберете необходимую
информацию.
1. Получить информацию об
отделе/подразделении (в данном пункте появиться
список с различными отделами/подразделениями).
*2. Получить контактную информацию 3. Назад
6
2. Получить контактную информацию
Пожалуйста, выберете необходимый
вам отдел
1. Отдел подбора и социализации
2. Отдел оплаты труда
3. Отдел трудовых отношений и социальных
гарантий и др.
4. Назад
57
Продолжение таблицы 3.1
7
1. Отдел подбора и социализации
«Контактные данные»
Могу ли я Вам еще чем-нибудь
помочь?
(Выберете следующий пункт)
*1. Спасибо, нет.
2.Да (при этом варианте появляется следующий
пункт вопросов)
3.Назад
8
1. Спасибо, нет.
Был рад помочь! Если возникнут еще
вопросы, нажмите «СТАРТ»
–
Таким образом, с помощью чат-бота сотрудник сможет получить
информацию об основных вопросах, которые могут возникнуть во время
адаптационного периода.
Далее рассмотрим систему аудио-бота.
Аудио-бот – виртуальная программа, которая будет общаться
непосредственно с новыми сотрудниками категории «РСС».
Помимо прохождения плана социализации на корпоративном портале,
каждый новый сотрудник РСС будет получать звонок от аудио-бота:
– первый звонок – через три дня после трудоустройства.
– второй звонок – через 1,5 месяца.
– третий звонок – примерно через 3 месяца.
Вся информация будет сводиться в аналитику в виде таблиц и
диаграмм.
Для начала непосредственно информация о новом сотруднике будет
вноситься в общую базу, на основе которой аудио-бот будет осуществлять
звонок новичку.
После даты выхода новичка на работу, аудио-бот начнет звонить
кандидату сразу через 3 дня.
Всего бот будет осуществлять три попытки звонка кандидату в данный
период:
– при первой неудачной попытке следующий звонок произойдет
через 1 час;
– при второй – через 24 часа.
58
При этом все комментарии кандидата и информация, которая
опрашивается в процессе его ответа на вопросы аудио-бота, будут
фиксироваться в базе программы.
Примерный перечень вопросов, задаваемых кандидату в первом блоке:
– Понятно ли Вам как трудоустроиться в нашу компанию?
– Обязанности и условия работы, озвученные на собеседовании,
соответствуют действительности?
– Устраивала ли Вас частота и качество взаимодействия с
сотрудниками отдела подбора персоналом?
На данном этапе аудио-бот фиксирует ответы новичка в формате «Да»
или «Нет». Если сотрудник ответил «Да», аудио-бот переходит к
следующему вопросу, при ответе «Нет», бот задает вопрос о причине такого
ответа в форме вопроса «А почему так считаете?». При ответе на данный
вопрос, аудио-бот фиксирует ответ кандидата.
Если кандидат не ответил на все попытки звонка по данному блоку
вопросов, то кандидату в комментарии прописывается «failed».
Данный комментарий фиксирует необходимость повторения звонка
кандидату на следующий день.
В случае если сотрудник ответил на весь первый блок вопросов, то
следующий звонок будет осуществлен через 45 дней после выхода кандидата
на работу.
Всего на данном этапе будет осуществлено 3 попытки звонка
кандидату.
Логика звонка описана выше.
В комментарии к кандидату попадает содержание звонка с вопросами:
– Считаете ли Вы, что мероприятия Вашего плана социализации
достаточны для освоения должности?
– Комфортно ли Вы себя чувствуете на новом рабочем месте?
59
– Необходима ли Вам помощь в реализации адаптационных
мероприятий? В данном вопросе при положительном ответе кандидату
задается другой вопрос «А чьё конкретно содействие вам поможет?»
При отрицательном ответе, бот переходит к следующему вопросу.
Последним вопросом в данном блоке будет «Что, на Ваш взгляд,
необходимо улучшить в действующем плане социализации?». Ответ
кандидата фиксируется.
Если кандидат не ответил на все попытки звонка, то кандидату в
комментарии прописывается «failed».
Далее аудио-бот осуществляет последний звонок кандидату через 90
дней после даты выхода на работу. И также осуществляет 3 попытки
связаться с кандидатом.
Блок вопросов на данном этапе:
– Соответствовал ли уровень сложности задач, выполняемых Вами
в период социализации, Вашей профессиональной готовности?
– Чувствуете ли Вы себя уверенно после прохождения
испытательного срока?
– Соответствует ли корпоративная культура ожиданиям, которые у
Вас были на этапе выбора нашей компании?
После данного блока в базе фиксируется статус кандидата в разделе
«Прохождение социализации» на «Пройдена».
Таким образом, внедрение чат-бота и аудио-бота позволит
автоматизировать процесс сбора обратной связи от новых сотрудников более
быстро и качественно в процессе социализации, а также фиксировать всю
полученную информацию во внутренней базе данных и собирать
статистические данные исходя из ответов кандидатов. Также соблюдение
данной процедуры будет играть немаловажную роль для Дирекции по
организационному развитию и персоналу, так как для данной Дирекции
установлен годовой KPI – «Количество сотрудников, чувствующих себя
уверенно по итогам прохождения испытательного срока».
60
Цель
К 06.06.2022 году повысить эффективность системы социализация
новых сотрудников категории «РСС» до 85 % за счет внедрения
программ аудио- и чат-бота.
Задачи
1. Внедрить новую систему социализации на предприятии.
2. Ускорить вхождение новых сотрудников в должность до 2 –
2,5 месяцев.
3. Повышение эффективности обратной связи от новых
сотрудников.
4. Повышение количества сотрудников, чувствующих себя
уверенно по итогам прохождения испытательного срока.
Субъект
Сотрудники
отдела подбора и
социализации
персонала
Непосредственный
руководитель
Объект
Новый
сотрудник
Технологии
1. Выдача путеводителя новому сотруднику с основной
информацией относительно предприятия (правила действующие на
территории прелприятия, контактные телефоны различных
подразделений и т.д.)
2. Знакомство нового сотрудника с программой чат-бота.
3. Закрепление опытного наставника
4. Контроль над исполнением обновленного плана социализации
Критерии
1. Количество специалистов, прошедших адаптационный
период.
2. Уровень текучести среди новых сотрудников категории
«РСС».
3. Уровень удовлетворенности сотрудников
4. Уровень затрат на подбор и адаптацию сотрудников.
5. Сокращение периода социализации специалистов.
Рис. 3.1 – Обновленная система социализации новых сотрудников на Северо-
Западный филиал АО «ФПК»
Далее перейдем к стратегической карте проекта.
Как правило, каждый проект разрабатывается для того, чтобы достичь
какой-либо определенной цели.
Стратегическая карта проекта – инструмент, с помощью которого
можно визуализировать стратегию предприятия в виде набора
стратегических целей, а также связей между ними на каждом уровне
управления компанией.
61
Благодаря данному инструменту, предприятие может отслеживать не
только изменение выручки и прибыли организации, но также и другие
критерии, с которыми связаны его внутренние бизнес-процессы,
взаимоотношения с клиентами и многие другие факторы, влияющие на
конкурентоспособность предприятия.
Таким образом, рассмотрим стратегическую карту проекта,
представленную на рисунке 3.2.
Рис. 3.2 – Стратегическая карта проекта по совершенствованию системы
социализации специалистов Северо-Западный филиал АО «ФПК»
Таким образом, исходя из рисунка 3.2, мы можем отметить, что целью
проекта является улучшение качества системы социализации персонала для
того, чтобы повысить эффективность труда, улучшить качество
производимой продукции и как следствие расширить базу клиентов и
повысить чистую прибыль.
.
Финансы
Клиенты
Бизнес
-
процессы
Персонал
Повышение
эффективности
системы
адаптации
Повышение
эффективности
работы
персонала
Оптимизация
БП адаптации
Снижение
текучести
кадров
Снижение срока
адаптации
Снижение
производственного
брака
Улучшение
качества
производимой
продукции
Рост
удовлетворенности
клиентов
Расширение базы
клиентов
Увеличение
прибыли
Увеличение
выручки
62
3.2 Оценка эконмической эффективности проекта
Произведем расчет стоимости предложений по совершенствованию
системы социализации специалистов Северо-Западный филиал АО «ФПК»
При расчете стоимости проекта будет включена смета, а также бюджет
по инвестиционным и эксплуатационным затратам, по итогу проведения
данных расчет будет составлен генеральный бюджет проекта.
Для того чтобы рассчитать стоимость предложений по проекту,
необходимо провести анализ информации об уровне заработной платы
специалистов, которые будут участвовать в ходе реализации проекта.
Таблица 3.2
Заработная плана специалистов, участвующих в реализации проекта
Должность
Заработная плата в
месяц, руб.
Часовая тарифная
ставка, руб.
Директор по
организационному развитию и персоналу
82 340
497
Начальник отдела подбора и социализации
персонала
70 678
426
Специалист отдела упр. персоналом
37 421
225
Экономист
61 254
370
IT-программист
50 239
303
Далее проведем расчет затрат на мероприятия. Построим смету
инвестиционных затрат, которая представлена в приложении 1.
Из приложения 1, мы можем видеть, что наиболее затратным
мероприятием является покупка программы TalentTech.Социализация для
создания чат-бота. Причина высоких затрат на данное мероприятие –
привлечение сторонних организаций для разработки виртуальной программы
чат-бот.
Далее рассмотрим бюджет инвестиционных затрат, он представлен в
приложении 2.
Исходя из данного бюджета видно, что наиболее затратным месяцем
является сентябрь. Затраты в этом месяце составили 275 308 рублей.