43
ошибки в ведении учета долгов, но и избежать разногласий с контрагентами.
Если дебитор организации подписывает документ, то, соответственно, он
соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность выплатить долг.
Такой акт носит характер основания для списания безнадежных долгов после
окончания срока их исковой давности. Акт сверки требуется также при
обращении организации в суд с целью взыскания с контрагента долга.
Результаты инвентаризации расчетов с контрагентами и персоналом
организации сводятся в один акт инвентаризации расчетов с покупателями,
поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами (№ ИНВ-17). В акте
указывается:
1) наименование организации дебитора (кредитора),
2) счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность,
3) суммы задолженности, согласованные и не согласованные с
дебиторами (кредиторами),
4) суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.
Акт формируется в двух экземплярах и подписывается ответственными
лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по
документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один
экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии. Акт
хранится в архиве организации 5 лет.
Все суммы долгов и поступления с указанием дебитора или кредитора и
основанием задолженности отображаются и ежедневно обновляются в
специальном реестре долгов, чтобы своевременно обнаружить кассовый
разрыв – временной нехватки денег на обязательные расходы. Платежный
реестр позволяет заранее спрогнозировать вероятность кассовых разрывов и
принять меры для их устранения, пересмотреть очередность платежей. В
случае риска возникновения такого разрыва, руководство ООО «Ричь»
предупреждает партнеров о возникших трудностях, и попросит отсрочить
платежи на установленный период.
44
Говоря о дебиторской задолженности, нужно помнить, что такая
задолженность влияет на все стороны финансово-хозяйственной деятельности
организации, при этом также возможно отрицательное влияние на прибыль
организации и в целом на ее финансовое состояние. Организация
эффективного управления дебиторской задолженностью является
основополагающим условием для поддержания ликвидности и
платежеспособности организации.
Один из главных принципов управления за задолженностью дебиторов
– контроль за этой задолженностью. Ведущая цель функционирования
системы внутреннего контроля над задолженностью дебиторов в организации
является подтверждение существования, права, полноты и стоимостной
оценку остатков по счетам расчетов с контрагентами. Аналитический учет
счетов расчетов ведется в таблице по конкретным юридическим или
физическим лицам.
При управлении дебиторской задолженностью в ООО «Ричь» каждый
этап ограничен по времени и сопровождаться различными мерами. При этом
задача руководства компании на любом этапе — постоянный контакт с
должником, совместный поиск оптимального решения проблемы.
Долги дебиторов можно назвать просроченными, если:
- деньги от них в обозначенный договором срок не поступили на
расчетный счет;
- истек срок исковой давности по истребованию конкретной
задолженности.
Так, ООО «Ричь» 03.10.2022 отгрузило ООО «Мед-Си»
физиотерапевтические кресла в количестве 3 штук на сумму 920 000 рублей.
По условиям договора поставки оплата за продукцию должна поступить
продавцу не позднее 10 календарных дней с момента отгрузки.
Оплата вовремя не поступила, и менеджер по продажам,
контролирующий данную задолженность совместно с бухгалтером, перевел ее
45
из категории «ожидает оплаты» в состав «просроченной по условиям
договора».
Таким образом, с 14.11.2022 в отношении ООО «Мед-Си» началось
проведение специальных процедур взыскания задолженности.
Если просрочка платежа составляет до 30 дней, есть возможность
предоставить рассрочку. Клиент оформляет гарантийное письмо и
прикладывает к нему график платежей. Если есть взаимные обязательства,
когда компания должна клиенту за товар, то есть право сделать взаимозачет
требований.
На данном этапе совершаются ежедневные звонки с напоминанием об
оплате и выяснением причин просрочки, направляется письменное требование
об уплате долга. Также практикуется прекращение отгрузок.
Идти на уступки постоянным контрагентам выгодно. Это оптимальный
способ сохранить положительные деловые отношения, обеспечить себе
репутацию надежного партнера.
Если просрочка платежа составляет от 30 до 60 дней должнику
направляется досудебная претензия. В ней указывается суть претензии,
полную сумму долга с учетом штрафов и неустоек, срок погашения
задолженности. К претензии необходимо приложить расчет штрафных сумм и
копии первичных документов: договор, накладные, счета-фактуры, акты.
При просрочке более 60 дней составляется исковое заявление в суд.
В случае, когда на счетах бухгалтерского учета ООО «Ричь» появляется
просроченная задолженность, по которой в обозримом будущем (менее 3-х
лет) поступление денежных средств в погашение данной задолженности не
ожидается, она признается сомнительной.
Важно обратить внимание на то, что обычно у данной компании не
возникает серьезных просрочек, в динамике за три последних анализируемых
года отсутствовали такие нюансы как сомнительная и безнадежная
дебиторская задолженность.
46
Стоит также отметить, что ООО «Ричь» применяет довольно
эффективный метод управления дебиторской задолженностью –
стимулирование клиентов к досрочной оплате поставок (по которым еще не
подошел срок оплаты). Это могут быть скидки с цены товара или стоимости
поставки.
К сожалению, руководство данной организации недостаточно серьезно
подходит к вопросу оценки платежеспособности потенциального контрагента
и это влечет за собой проблемы. Компания зачастую принимает решение
«рискнуть» и заключить договор с компанией, у которой довольно
отталкивающие экономические показатели. Это вызвано тем, что руководство
«Ричь» стремится к развитию, репутации и завоеванию большого количества
контрагентов.
Затрагивая вопрос управления кредиторской задолженностью, нужно
сказать, что в компании бесперебойно производится контроль за датами, в
которые должны производиться выплаты. Руководитель ООО «Ричь» при
помощи бухгалтера ведет отдельный платежный календарь. Это своего рода
план на будущее в виде таблицы со всеми поступлениями и платежами. По
календарю видно, в какие дни может не хватить денег, чтобы покрыть
расходы. Так руководитель может заметить это заранее и придумать, где взять
средства для оплаты или как её перенести. Это позволяет избежать выплат
штрафов, а впоследствии и ухудшения финансового состояния и отношений с
контрагентами. Регулярно проводится сверка расчетов с поставщиками, чтобы
понимать состояние задолженности перед кредиторами. Компания не
отказывается от возможности отсрочки платежа. При возникновении риска не
успеть расплатиться с кредитором, генеральный директор направляет
контрагенту запрос на отсрочку платежа. При наличии объективных и
разрешимых причин неоплаты счетов компания может предложить такие же
компромиссные варианты урегулирования проблемы – предоставление
рассрочки или отсрочки.
47
Область использования заемных средств находится под контролем
генерального директора ООО «Ричь», который решает, насколько обосновано
привлечение дополнительного финансирования в соответствии с
разработанной бизнесом финансовой стратегией. Расчет необходимого
размера заемных средств в рамках каждого периода осуществляется в разрезе
отдельных целевых направлений их предстоящего использования. План
привлечения, использования и погашения заемных средств является составной
частью плана бюджета ООО «Ричь». Проведение периодических сверок
расчетов с заимодавцами является важным элементом системы управления
операций с заемными средствами.
Анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности и их
инвентаризация в ООО «Ричь» проводится ежегодно, в том числе
рассчитываются показатели соотношения задолженностей и их
оборачиваемости.
Подводя итог, стоит отметить, что контроль и управление за
задолженностями в ООО «Ричь» присутствует, однако «хромает». Так, в ходе
анализа состояния дебиторской и кредиторской задолженности было
выявлено наличие большого количества долгов дебиторов, которые растут с
каждым годом, что снижает платежеспособность организации, а рост
кредиторской задолженности может повлечь за собой риски невыполнения
обязательств перед поставщиками, работниками и государством.
48
3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ И
КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ
3.1 Предложения и рекомендации, направленные на совершенствование
управления дебиторской и кредиторский задолженностью
Анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности ООО
«Ричь» выявил проблемы с платежеспособностью предприятия, недостаток
средств для поддержания текущей ликвидности предприятия и вынужденную
зависимость от заемного капитала.
При анализе сумм долгов, имеющихся у ООО «Ричь», было выявлено,
что в данной организации достаточно крупные суммы задолженностей, с
годами ситуация не налаживается, а также наблюдается сильное превышение
суммы кредиторской задолженности.
Основными причинами такого положения общества стала плохая работа
с дебиторской задолженностью и несвоевременная оплата услуг своим
поставщикам.
В таблице 3.1 представлены суммы кредиторской и дебиторской
задолженностей, а также суммы разниц между ними за последние три года.
Таблица 3.1 – Показатели кредиторской и дебиторской задолженностей и
отклонения между ними за три года, тыс.руб.
Показатель
2021, тыс.руб.
2020, тыс.руб.
2019, тыс.руб.
Кредиторская задолженность
8 928
7 201
4 761
Дебиторская задолженность
7 338
6 174
4 222
Отклонение (кредиторская
задолженность – дебиторская
задолженность)
1 590
1 027
539
В ходе анализа состояния долгов ООО «Ричь» было выявлено, что
суммы задолженностей с годами увеличивались, ровно, как и отклонения
между ними. Такие изменения могут говорить об ухудшении финансового
положения исследуемой организации, а также о нарушении платежной
дисциплины. Превышение кредиторской задолженности над дебиторской
указывает на использование предприятием в обороте привлеченных средств.
В свою очередь, к росту неоправданной дебиторской задолженности ведут
49
несоблюдения договорной и расчетной дисциплин и не своевременное
предъявление претензий. Из-за крупных сумм долгов за дебиторами, у
организации возникают трудности с расчетами по своим долгам и займам.
Наглядно проанализировать динамику соотношения задолженностей и
разниц между их суммами за три отчетных периода позволит диаграмма,
представленная на рисунке 3.1.
Рисунок 3.1 - Динамика изменений кредиторской и дебиторской
задолженности за три года, тыс.руб.
Особое значение имеет управление именно дебиторской
задолженностью, поскольку она ведет к прямому отвлечению денежных
средств из оборота. Грамотное управление дебиторской задолженностью
становится залогом успешной финансовой деятельности предприятия.
Необходимо установить четкие и понятные правила, регламенты работы с
дебиторской задолженностью. Одним из самых важных мероприятий по
снижению показателя дебиторской задолженности является именно контроль
финансовых расчетов с партнерами.
Так, можно выделить следующие основные процедуры по снижению
дебиторской задолженности:
1) Ведение реестра дебиторской задолженности с классификацией
задолженности по срокам, классификация просроченной и проблемной
задолженности,
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
9000
10000
2019 2020 2021
Кредиторская задолженность,
тыс. руб.
Дебиторская задолженность,
тыс.руб.
50
2) Эффективное ведение телефонных переговоров с должниками с
целью установления кратчайших сроков погашения долга и установление
удобных для обеих сторон условий выплаты, разработка шаблонов звонков,
писем, претензий для отправки клиентам,
3) Рассылка письменных уведомлений с просьбой о выполнении
должником его финансовых обязательств,
4) Введение наценок за просрочки, прекращение обслуживания
клиента и ограничение поставки товаров до момента погашения долговых
обязательств,
5) Обращение в суд для получения суммы долга,
6) Оценка потенциального клиента с финансовой точки зрения.
Особое внимание следует уделить именно грамотному контролю и
ведению соответствующих реестров задолженности дебиторов, чтобы
компания не столкнулась с тем, что менеджер по продажам согласовал
значительное увеличение допустимой суммы отгрузки с отсрочкой платежа
для старого клиента, не перепроверив актуальное положение дел.
Дебиторская задолженность всегда отвлекает средства из оборота,
препятствует их эффективному использованию, следствием чего является
напряженное финансовое состояние предприятия.
Важно отметить, что если руководство организации ответственно
подойдет к внедрению вышеуказанных процедур, то значительно повысится
вероятность возврата сумм долгов, которые впоследствии будут направлены
на погашение задолженности организации перед кредиторами.
Но при этом, не стоит забывать об оценки риска неплатежеспособности
таких экономических субъектов. Если юридическое лицо может вызвать
сомнение в том, что оно является надежным сотрудником, способным
своевременно расплачиваться по своим долгам, то не стоит рассматривать его
в качестве своего контрагента. Нельзя также забывать об установлении
конкретных сроков расчетов по обязательствам. Все необходимые условия
предоставления услуг и их оплаты необходимо обозначать заранее четко и
51
подробно. В противном случае контрагент будет попросту откладывать оплату
полученных им услуг.
Основным моментом в управлении кредиторской задолженностью
является соблюдение сроков платежей. Предлагается усилить контроль над
выполнением обязательств перед поставщиками, что приведет к снижению
штрафов и пеней, предъявляемых компании. Постоянно необходимо выверять
обязательства на предмет наступления сроков их оплаты, формировать
графики платежей, качественно планировать доходы и расходы.
Можно выделить следующие процедуры по оздоровлению
кредиторской задолженности:
1) Отсрочка и рассрочка платежей,
2) Зачет взаимных требований при наличии такой возможности,
предоставление товаров в счет погашения задолженности,
3) Перевод краткосрочных обязательств в долгосрочные,
4) Продажа долговых обязательств,
5) Привлечение заемных средств,
6) Разработка графика по выплате платежей.
В целях оптимального управления и правильности учета
рекомендуется классифицировать всех кредиторов по группам: в первую
определить обязательства, которые следует закрыть первыми, во вторую –
долги, с возвратом которых можно повременить и т.д.
При этом необходимо анализировать каждый долг каждого кредитора,
опираясь на размеры обязательств и особенности специфики поставщика.
Оптимизировать расчеты с кредиторами помогут зачеты взаимных
задолженностей, которые могут явиться разумным и обоюдно выгодным
выходом для обеих сторон при проведении дополнительных переговоров с
партнерами, либо выдвижением предложения реструктуризации долга при
инициировании изменений в заключенных договорах. Переговоры о
реструктуризации долгов являются процессом дипломатическим и
52
личностным, во многом будет зависеть от умения руководителя объяснить
причины сложившихся негативных обязательств.
Компании следует также обратиться к качественной разработке плана
погашения имеющихся и оплаты новых возникающих обязательств.
Говоря об учете дебиторской и кредиторской задолженности, стоит
отметить, что хорошо организованный их учет, правильное раскрытие
информации в отчетности позволяют проводить качественный анализ
финансового состояния экономического субъекта, своевременно принимать
обоснованные управленческие решения. Руководству ООО «Ричь»
рекомендуется более ответственно относиться к процессу ведения регистров,
чтобы получать сведения об обязательствах покупателей в разрезе каждого
договора на определенную дату. Так, автоматизированный «Регистр учета
расчетов с покупателями и заказчиками» и «Регистр учета расчетов по
кредитам и займам» позволит не только визуализировать общую структуру
должников и своих долгов, но и получать точную информацию о суммах и
критических сроках оплаты для конкретного такого должника. Заполненные
регистры учета расчетов даст возможность отслеживать приближение крайней
даты расчета по обязательствам своим и того или иного контрагента. Для
наибольшего удобства необходимо также внедрить автоматические
напоминания о таких приближениях. В таком случае руководству в
обязательном порядке необходимо будет сообщить контрагенту об
образовавшейся задолженности в устной форме. Если контрагент не погашает
ее в указанный период времени, бухгалтер следует сформировать
претензионное письмо и отправить его на адрес местонахождения
контрагента. При отказе удовлетворить претензию об образовавшейся
задолженности необходимо собрать необходимый материал для обращения в
суд. А уведомление о приближающейся дате расчетов с кредиторами
исключит риск «забыть» о необходимости произвести выплату.
При проведении таких действий регулярно, все показатели финансовой
стойкости и стабильности ООО «Ричь» не просто придут в норму, но и будут