53
Существенным недостатком в системе снабжения «АЭРОМАР»
является то, что не в полной мере налажена система обратной связи цехов,
формирующих заявку на закупаемые материалы, товары, и отдела
снабжениям. Уже было отмечено, что компания использует
информационно-аналитическую систему бухгалтерского и складского
учета 1C: «Комплексная автоматизация 8», отражающую в учете
поступления и передачу материальных ценностей в производство, а также
перемещения между складами. Однако, в организации недостаточно
доработана система по отслеживанию информации о закупаемых
материалах, а также заявках на них, которые по каким-то причинам
отложены на будущее время или отклонены руководством.
Отделу по снабжению рекомендовано получать сведения о
закупаемых материалах по качеству, количеству брака, своевременности
поставки и др.) напрямую от получающих материальные средства. В АО
«АЭРОМАР» не достаточно используется методика по аттестации
поставщиков и анализ рыночных цен.
В целом, в российском бизнесе по специализации снабжения бытует
мнение, что снабженец строит свои отношения с поставщиками за
«скрытые бонусы». Это убеждение зачастую является истинным, потому
что обоснованных рейтингов и оценок поставщиков в компаниях не
ведется [17, с. 237].
В «АЭРОМАР» не достаточно проводится анализ по потреблению
материальных средств с применением математико-статистических и
аналитических методов теории управления запасами, поэтому отчетность
формируется в виде простых математических методов сбора данных:
сложения, вычитания, умножения и т.д.
Поэтому следует ввести в отдел дополнительную штатную единицу -
экономиста-аналитика по материальным ресурсам, обязанностью которого
будет проведение расчетов по эффективному использованию
материальных ресурсов компании. Такая мера поможет в осуществлении
54
анализа хозяйственной-экономической деятельности отдела, поиска
скрытых возможностей производства, разработки мероприятий, связанных
с ростом рентабельности, экономии материальных ресурсов и снижения
издержек.
Автоматизация хозяйственной деятельности положительно может
влиять на эффективность деятельности «АЭРОМАР» с тем же количеством
сотрудников компании с помощью улучшения качества продукции и услуг,
а роста оперативности в принятии управленческого решения. На
сегодняшний день автоматизация складского учета осуществляется при
помощи бухгалтерского программного обеспечения. Для правильного
вида всей картины закупочной деятельности такой программы не
достаточно. Не возможности в актуальном автоматическом режиме
ознакомиться с планами на закупку, со спецификациями, с анализом
данных что уже израсходовано, а что необходимо дополнительно закупить.
Все это затрудняет управленческий процесс снабжения компании.
Для того, чтобы улучшить ситуацию, связанную с автоматизацией
деятельности отдела снабжения, следует провести исследование по
предложению на рынке автоматизированных систем для снабженческой
деятельности предприятия, сделать оценку по их возможностям, по
качеству и оперативности внедрения системы, а также обучения персонала
при работе с такими системами. Процесс затратный, поэтому важно
проводить его полноценно от начала до конца, чтобы система работала
целиком, а не только какие-то отдельные ее фрагменты использовались
службами снабжения [20, с. 79].
Помимо этого, даже если при наличии плана по закупкам и их
графика, часто случаются «авральные» заявки от подразделений на
поставку, например, запасных частей при поломке производственного
оборудования. Такие расходы хотя и включены в смету, но, как правило,
приобретаются по мере надобности, а отсутствие их в нужный момент
55
приводит к простою техники и оборудования. Такие закупки по срочности
часто совершаются по завышенным ценам.
Бывает и так, что вновь поступившие на склад материалы могут
«перемешаться» с похожими материалами от других производителей, но
уже находящихся там, и такая ситуация может привести к необъективной
оценке на предмет качества доставленной продукции от поставщиков.
Для оптимизации материально-технического снабжения компании
можно привлечь услуги консалтинговых компаний. Хотя консалтинг
может послужить для компании одним из направлений разрешения
противоречий. Цель операционного консалтинга – помочь компании-
заказчику оптимизировать организационную структуру, улучшить
качество взаимодействия между различными отделами, разработать и
обучить сотрудников заказчика эффективным способам ведения бизнеса
[23, с. 298].
Для решения проблемы по перерасходу денежных средств на
приобретение материальных ценностей, следует проработать такую
ценовую политику по закупкам и работе с поставщиками, которая будет
способствовать снижению себестоимость в деятельности компании. Для
этого могут быть предложены проведение электронных реверсивных
(онлайн-торги на понижение цены) аукционов, проходящих с участием
одного покупателя и множества продавцов.
Механизм проведения таких аукционов вкратце заключается в
следующем [7]:
1. Заказчик выставляет условия: номенклатура и параметры
продуктов, которые нужно приобрести; условия, на которых эти продукты
должны быть приобретены; максимальная цена покупки (стартовые цены
аукциона); параметры доставки; требования к потенциальным
поставщикам.
56
2. Действуя дальше, компания привлекает всех поставщиков,
которые соответствуют определенным критериям, и в какой-то момент
участвует в аукционе между ними по снижению ставки.
В режиме онлайн поставщики понижают цены для того, чтобы стать
лидером аукциона, тем самым получить возможности быть поставщиком
АО «АЭРОМАР» по конкретной заявке на материальные ресурсы. По
окончании аукциона АО предоставляется реестр поставщиков,
ранжированных по цене, и их предложения по поставке.
По результатам проведенного аукциона договора по поставку будут
заключаться с победителем на основе цены и возможного объёма поставок
[7]. И когда покупатель примет такое обязательство аукциона, следует
ожидать, что в дальнейшем к проведению таких аукционов участники
торгов будут относиться с большим доверием.
По определенным номенклатурам товаров, участвующих в таких
аукционах, можно провести статистический анализ. Во время проведения
аукциона на основе объявленных начальных цен был проведен расчёт по
снижению цены в %. Почти во всех случаях изначальные цены были равны
ценам предыдущих закупок, проводимых без применения аукциона.
(Таблица 3.1).
Таблица 3.1
Влияние проведения аукциона на изменение цен на поставки
Номенклатура
Спектр по снижению цены в среднем по разным
аукционам
Мясо
8-15%
Рыба
5-8%
Соки-вода
4-12%
Овощи
11-18%
Спецодежда
7-20%
57
Из Таблицы 3.1 следует, что добиться снижения закупочных цен от
4% до 20%, усреднив получим около 8%, возможно благодаря аукциону
материальных ресурсов. А это будет положительно влиять на снижение
себестоимости и уровень расхода материалов, что в конечном счете
приведет в росту конкурентоспособности.
Для рационального использования затрат по эксплуатации основных
производственных фондов в АО «АЭРОМАР» можно рекомендовать
альтернативные варианты, а именно – взять в аренду. Также необходимо
уделить внимание освобождению компании от основных средств, которые
простаивают или вообще не используются в производственной
деятельности. Их лучше всего продать или сдать в аренду. Все эти меры
для совершенствования системы материально-технического снабжения в
организации следует принимать, учитывая особенности производства
компании.
Одним из вариантов эффективной организации материального
обеспечения является аутсорсинг. Благодаря аутсорсингу МТС происходит
сокращение расходов на собственную инфраструктуру, так как
оплачиваются только услуги аутсорсинговой фирмы. При этом отметим,
что в отличие субподряда, аутсорсинг является частью стратегии
управления предприятием, а не только видом партнерского
взаимодействия [22, с. 194].
В производственно-торговой сфере привлечение логистического
аутсорсинга способствует повышению качества оказываемых услуг в
результате сосредоточения внимания на функциях производства, а
специализированная компания будет осуществлять сервисные услуги по
снабжению. Такая деятельность эффективна, так как нет необходимости
использовать собственные ресурсы для ведения логистических операций,
когда компания может их доверить внешнему представителю.
При оформлении заявки на материалы работниками производства из
справочника номенклатуры материальных ресурсов отсутствуют
58
требуемые позиции, то в отдел снабжения направляется запрос на ввод
новой позиции в справочник номенклатуры. Все это затрудняет работу
отдела снабжения из-за рутинности подобных случаев. Приходится
тратить много времени, проверяя наличие в номенклатурном справочнике
по такой заявке. И очень часто происходит дублирование позиций, из-за
того, что кто-но по своей невнимательности оформил неправильно
позиции в справочнике, который как «снежный ком» увеличивается из-за
путаницы в позициях, что в конечном итоге приводит к необъективности
учетных данных по материальным ресурсам и их остатков на складах
компании.
Для того, чтобы это избежать и улучшить работу отдела снабжения
следует ввести новую штатную единицу - должность экономиста-
аналитика, помимо аналитической деятельности по закупкам, в его
обязанности будут входить также: контроль за введением новых позиций в
номенклатурный справочник, проверка и отслеживание равнозначных
(дублирующих) позиций справочника, и удаление дубликатов.
3.2 Расчет экономической эффективности предлагаемых
мероприятий
Статистическая и бухгалтерская отчетность является основным
источником для проведения анализа экономической эффективности
деятельности компании.
Из выше предложенных мероприятий по совершенствованию
закупочной деятельности компании необходимо выделить и дать
обоснования экономической эффективности следующим:
- повышение квалификации и аттестация рабочего персонала,
который обслуживает спецтехнику и оборудование;
- приобретение и установка автоматизированной системы для отдела
снабжения;
- создание новой штатной единицы - экономиста-аналитика;
59
- работа с поставщиками по снижению закупочных цен;
- аутсорсинг материально-технического снабжения.
Для того чтобы по вине персонала, в результате неправильной
эксплуатации, не простаивала техника и стройка в ожидании запчастей, а
также экономились средства на дополнительную поставку этих же
запчастей, следует проводить обучающие инструктажи, повышение
квалификации и ежегодные аттестации сотрудников, работающих со
спецтехникой и оборудованием. Помимо этого, следует разработать
систему мотивации по бесперебойной работе техники.
1. Предлагается отправлять работающий в настоящее время персонал
на производственно-технические курсы – 12 человек, длительность 56
часов, стоимость 36 800 руб. за человека. Обучение обойдется в 441 600
руб. и позволит:
- повысить качество обслуживания техники и оборудования, а также
научить бережному отношению к средствам производства;
- повысить уровень компетентности персонала в работе со сложной
техникой;
- увеличить производительность и эффективность труда.
- увеличить срок службы техники за счет правильного обращения и
сэкономить на дорогих деталях.
2. Внедрение специализированного программного обеспечения (ПО)
конкретно для отдела материально-технического снабжения. В Таблице 3.2
приведены варианты программ, их возможности, особенности и стоимость.
60
Таблица 3.2
ПО CRM-систем для управления закупками
ПО
RetailCRM
МЕГАПЛАН
ПЕРВАЯ ФОРМА
61
Возможности программы
Популярность этой
CRM-системе
обеспечивают
высокая скорость
работы и широкий
набор
инструментов.
Изюминкой
программы можно
назвать
автоматический
прием заявок с
разных площадок и
последующим их
распределением
между
сотрудниками.
Помимо этого,
разработчики
предусмотрели
опцию
комплектации
товаров и
сортировку
последних по
торговым точкам.
Интересно, что
отслеживать
передвижение
продукции можно в
реальном времени.
Такая CRM-система
станет просто
незаменимой на
складе или в
небольшой
логистической
компании. Она с
легкостью
обработает большое
число заявок из
разных источников
и предоставит
детальный отчет о
проделанной
работе.
Мегаплан включает
инструменты для продаж и
проектов: сделки и ведение
клиентской базы, телефонию и
почту, календарь и таск-
менеджер, хранилище файлов,
видео звонки и вебинары,
отчеты, склад и многое другое.
Есть приложения для Android и
iOS. В Мегаплане
фиксируются заявки из разных
каналов: можно следить за их
статусами, строить воронки и
оптимизировать их. Сервис
напомнит о звонке или
запланированной встрече с
потенциальным клиентом, а
еще о том, что нужно связаться
с текущими заказчиками —
например, чтобы продлить
договор или собрать обратную
связь.
Мегаплан включает в себя
инструменты в одном онлайн-
сервисе:
отчеты и дашборды по
ключевым показателям;
работа с продажами: ведение
клиентской базы и сделок,
управление воронками продаж;
база контактов партнеров и
подрядчиков;
задачи с ответственными и
сроками;
календарь с отражением
занятости сотрудников.
Комплексная CRM-
система,
включенная в
реестр
отечественного
ПО. Это значит, что
такая программа
подойдет для
участия в закупках
государственных
организаций.
В остальном, Первая
форма – хороший
набор инструментов
для управления
коллективами любых
размеров. Интерфейс
программы можно
настраивать под
отдельного
пользователя. Это не
даст сотруднику
случайно или нарочно
изменить ключевые
настройки.
Программа позволяет
создавать задачи,
добавлять к ним
ответственных и
важную информацию
(документы, адреса и
телефоны). Рабочие
чаты и видео
совещания можно
организовать прямо
внутри CRM-системы
– все благодаря
подключаемому
модулю конференций.
Продолжение
Таблицы 3.2
62
Чтобы выбрать необходимый софт, необходимо провести оценку
возможностей через презентацию и консультацию представителя
разработчика с участием компетентных сотрудников самого предприятия
АО «АЭРОМАР», которые смогут задать правильные вопросы,
касающиеся своей деятельности, чтобы понять, насколько программа
может способствовать улучшению нынешнего процесса осуществления
закупочной деятельности.
Из Таблицы 3.2 видно каждый программный продукт имеет свою
абонентскую стоимость. Преимущества помесячных платежей за
программное обеспечение расценивается с точки зрения вложений в
стабильность ее работы, обновления по мере поступления новых релизов,
приоритета техподдержки при работе с ПО, наличия ряда программ-
модулей для оперативного управления закупками.
Эффективность автоматизации различных бизнес-процессов зависит
от правильного внедрения программного продукта и обучения
сотрудников [10, с. 34]. Так, в ПО CRM-система важно наличие таких
ресурсосберегающих функций, которые окупятся при вложения в нее
Особенности
Цифровые инструменты
ПО нацелены на
обеспечение
максимальной
эффективности при
эксплуатации, будь то
CRM для бизнеса или
ИТ-система для
социального
мониторинга.
Есть возможность
интегрировать Мегаплан c
другими программами, чтобы
расширить его возможности. В
Мегамаркете доступны решения
для снабжения, рассылки,
телефония, аналитика.
Формирование
операций на базе
открытой
технологической
карты. Расчет
себестоимости за
считанные секунды.
Цены
От 4990 /мес.
От 34 900 на 12 месяцев
От 4500-7900 в мес.