13
задача закупочной логистики, решаемая, как указано выше, организацией
системной взаимосвязи закупок с производством и сбытом, а также тесного
взаимодействия с поставщиками в области планирования, технологии,
экономики и техники.
Определение целей, задач и функций закупочной деятельности дает
возможность точнее и правильнее организовать, и спланировать снабжение
на предприятии.
1.2 Основы логистического управления закупочной
деятельности
Для упорядочения закупочной деятельности существует
законодательное регулирование, необходимое в первую очередь для того,
чтобы установить единые и прозрачные правила её проведения и условия
для открытой конкуренции за право заключить договор с заказчиком. Всё
это в совокупности должно обеспечивать минимизацию риска
злоупотреблений при проведении закупок и повышать их эффективность.
В обобщённом виде иерархию нормативных правовых и локальных актов,
посвящённых закупкам, можно представить в следующем виде.
Государственные нормативно-правовые акты:
Гражданский кодекс [1];
Федеральный закон от 26.07.2006 г. № 135-ФЗ «О защите
конкуренции» [2];
Федеральный закон № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. «О контрактной
системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения
государственных и муниципальных нужд» [3];
Федеральный закон № 223-ФЗ от 18.07.2011 г. «О закупках
товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» [4].
Локальные нормативные акты:
Корпоративный закупочный стандарт;
14
Корпоративные регламенты работы структурных подразделений
при проведении закупок и регламенты отдельных элементов закупочной
работы;
План закупок;
Извещение о закупках;
Закупочная документация, в том числе техническое задание и
проект контракта;
Итоговой протокол закупки.
Перечисленные выше нормативные документы являются
юридически определяющими, оказывающими большое влияние на
возникновение и установление правоотношений между заказчиком и
поставщиком или прямо определяющими содержание данных
правоотношений.
Для современных предприятий эффективность управления
закупочной деятельностью становится все более важным.
Совершенствоваться процесс закупок может в условиях укрепления
логистической интеграции и тесного взаимодействия как с партнерами, так
и между структурными подразделениями внутри компании.
Чтобы подробно разобраться с управлением закупочной
деятельностью, обратимся к понятию «логистика снабжения». Многие
авторы до сих пор используют термин «логистика закупок», что, не совсем
правильно, так как понятие «логистика снабжения» гораздо шире [10, с.
17]. Это направление закупочной деятельности охватывает не только
управление процессами конкретных закупок, но и систему снабжения
предприятия в целом. А это предполагает, обязательное включение в
процесс взаимодействие с поставщиками продукции, принятие решений
стратегического характера (закупать или производить), управление
качеством в закупках и развитие интеграции между подразделениями
компании в этой сфере.
15
В закупочной деятельности отдела снабжения предприятия можно
выделить следующие задачи [13, с. 54]:
- планирование, организация и контроль логистического цикла
закупок;
- укрепление отношений с поставщиками для повышения
надежности и эффективности закупочной деятельности;
- координация подразделений организации для недопущения
непроизводительных затрат в ходе обеспечения потребностей
производства;
- логистическое управление закупочной деятельностью
предприятия.
Логистика снабжения как концепция управления закупками
базируется на определенных принципах, реализация которых в сфере
снабжения предполагает совершенствование традиционных и освоение
других функций, не используемых в обеспечении предприятия при
обычном управлении. Подобное расширение функций сферы снабжения
приведет к изменению взаимосвязей подсистемы снабжения с другими
подсистемами организации.
Внедрение логистики в систему управления закупками приводит к
изменению и даже стиранию границ между функциональными задачами
предприятия, полномочиями и обязанностями подразделений [18, с. 47]. К
этому приводит реализация принципов «сквозного» управления потоками
снабжения, повышение его качества, проведение качественного учета для
минимизации затрат, интеграция и более тесная координация действий
между отделами. При совмещении функции логистики и закупок,
существенно повышается эффективность оценки альтернативных
направлений закупок, проводимой с целью выявления и предотвращения
непроизводственных затрат. С этой же целью потребуется получать более
точную информацию от смежных структурных подразделений и
16
отслеживать изменения в характере обычных связей между ними, что
позволит сформировать общие сферы функционирования и контроля.
Следует обратить внимание на определение потребности и сроков
закупок в логистическом цикле. Так при оценке потребности снабжения
анализируется запрашиваемое для закупки количество товара с целью
выяснить обоснованность запроса. В данном ситуации отдел снабжения
отстаивает [18, с. 54]:
- интересы предприятия, которые заключаются в
предотвращении как непроизводительных затрат, так и завышении
потребностей, возникновении дефицита, что происходит при по ошибке
заниженных потребностях;
- собственные интересы отдела, так как при обнаружении
невостребованных остатков, и при возникновении дефицита возникает
ответственность за состояние запасов, которая лежится на отдел
снабжения.
Важным является и анализ сроков закупок на наличие возможностей
консолидации партий сходных поставок, что привело бы к значительному
сокращению затрат на транспортировку. Более того на практике это
напрямую связано с изменением производственных графиков, а, это
значит, что менеджеры по закупкам должны оперативно доносить
информацию по отсрочке или временной приостановке производственных
операций, так как это связано со значительной экономией на транспортных
расходах. Правом принятия определяющего решения в этих вопросах
менеджеры отдела снабжения не обладают, поэтому описанные выше
действия имеют рекомендательный характер. Процесс интеграции
производственных структур и отдела снабжения на этой стадии закупок
реализуется в ходе проведения контроля размера потребности и анализа
сроков поставки продукции.
Анализ спецификации продукции и точное, однозначное ее
предоставление входят в основные задачи логистики снабжения.
17
Проведение мероприятий по составлению спецификации преследует
следующие цели [24, с. 149]:
- по унификации потребности товара, который в отделах или
структурных подразделениях компании имеет разные, отличные
наименования;
- по разработке и утверждению стандартов, способствующих
сравнению продуктов и услуг между собой;
- по документальному оформлению запросов на поставку
необходимых товаров;
- по обеспечению возможности оценить качество продукта на
разных стадиях производственного цикла.
В спецификации необходимо включать:
- подробные характеристики востребованного товара или услуги;
- все существующие для этого вида товаров (услуги) стандарты;
- необходимые дополнительные требования.
Составление спецификации должно проходить с особой точностью,
потому что чем основательней и тщательнее она прописана, тем меньше
возникнет сложностей при закупке [24, с. 183]. Если будет, небрежное
заполнение спецификации это повлечет за собой определенные
непроизводительные расходы. Может быть перерасход материалов или
некоторых инструментов при закупке другого, не востребованного
производством типа, размера или сорта, и соответственно денежные
потери, вызванные образованием неликвидной продукции. Чтобы
избежать описанных ситуаций, для внутреннего пользования специалисты
по закупкам обычно разрабатывают подробные инструкции по
формированию спецификаций.
Огромное значение имеет точность изложения качества
заказываемых товаров в спецификации, так как не допустимо
использование сырья или комплектующих низкого качества, что напрямую
сказывается и качестве производимой продукции, а хорошее
18
увеличиваются издержки производства, что отражается на спросе и может
привести к потере заказчика. В этом случае понесенный ущерб будет
значительно превосходить дополнительные расходы на подготовку
спецификаций качества и повышение квалификации специалистов в
соответствии с новыми требованиями работы [24, с. 211].
Процесс выбора поставщика состоит из трех этапов [8, с. 31]:
1. Определение списка потенциальных партнеров;
2. Составление списка поставщиков, удовлетворяющих требованиям
заказчика;
3. Выбор надежного поставщика для размещения заказа.
Основная цель на данном этапе - выбор компетентного поставщика,
который обладает потенциалом для развития долгосрочных партнерских
отношений. Процесс выбора должен быть регламентирован. При выборе
должны использоваться:
- методики выбора поставщика;
- разные способы оценки поставщиков;
- положения о проведении всех видов конкурсных тендеров
(открытого, отборочного, закрытого);
- технологии ведения переговоров;
- схемы анализа и оценки функциональных циклов и результатов
выполненных закупок.
Необходимо выбрать эффективные формы поиска партнера в
соответствии с принятой стратегией снабжения и определить, на какую
категорию поставщиков придется ориентироваться в дальнейшем:
производитель (отечественный, зарубежный), посредник, постоянный
поставщик. Однако стоит учитывать, что в ходе долгосрочного
сотрудничества ваша компания может оказаться зависимой от условий и
цен постоянного компаньона, а потому нелишним было бы поддерживать
связи с альтернативными постоянными поставщиками [8, с. 32]. Серьезный
подход к выбору поставщика позволит сократить время закупки, повысить
19
качество поставки и процесса снабжения, обязательно в итоге приведет к
снижению общих затрат в ходе закупочной деятельности.
Процедура принятия решения о размещении заказа является очень
важной в процессе закупочной деятельности. Эта процедура должна быть
отрегулирована в локальных актах предприятия. При наличии в компании
положения о проведении тендера, данная процедура описывается в данном
положении, а в остальных случаях решение о выборе должно быть
прописано в тексте отдельного документа, определяющего полномочия
менеджеров по закупкам при осуществлении закупок
нерегламентированных предприятием.
На этапе согласования оптимальных параметров закупки отдел
снабжения в тесном логистическом взаимодействии с транспортным
отделом, производственными структурными подразделениями, складами,
отделом финансов, отделом управления запасами или отделом логистики
принимает решение о форме закупки, которая как правило, определяется
стоимостью единицы товара, или оптовой партии, а для не
регламентируемых закупок определяются верхние границы. [25, с. 206].
Отдел снабжения на этой стадии деятельности следит за
выполнением предполагаемого заказа, при необходимости корректируя, в
рамках, определенных договором и в соответствии с изменениями графика
производства, количество и сроки поставок продукции. Как заказчик, так
и поставщик могут выступать как инициаторы изменений или уточнений в
параметрах поставки, а согласовываются такого рода изменения или
корректировки посредством использования открытых внутренних и
внешних коммуникационных каналов предприятий. Данные действия
вполне могут стать серьезным источником новой информации о
предприятии партнера. Не плохо будет использовать переговоры для
оценки способностей поставщика, его заинтересованности и
обязательности в данном рынке продукции, гибкость в принятии решений,
его организационную культуру и т. п.
20
Как можно сделать вывод мониторинг выполнения заказа является не
только инструментом осуществления контроля, но и играет серьезную роль
в развитии взаимоотношений с бедующими партнерами. С этой целью
рекомендуется использовать следующие этапы работы для налаживания
контактов [25, с. 239]:
- в ходе анализа и выбора поставщика (с поставщиками в ранге
менеджеров по закупкам);
- в ходе принятия решений о размещении закупочных заказов (с
представителями организации или конкурсных комиссии);
- в ходе мониторинга выполнения заказа (со специалистами
младшего звена предприятия партнера).
Завершение поставки на склад материалов предприятия товаров
определенного качества, в определенном количестве и ассортименте
является основным признаком выполнения заказов. Факт получения товара
оформляется соответствующей документацией, на основании которой
производится завершающая оплата заказа. Осуществление указанных
принципов включает проработку процедуры взаимодействия с
определенными поставщиками и уточнение границ по обмену
информацией на каждом уровне в иерархии предприятий.
Функционально контроль осуществления поставки находится в
цикле закупки, но фактически проходит на складе, а значит, можно сказать
об интеграции сфер снабжения и деятельности склада. Отсюда следует, что
обязанности, ответственность, полномочия, уровень информационного
взаимодействия специалистов обеих сфер необходимо строго
регламентировать. Будет целесообразно менеджерам по закупкам
заниматься определением порядка и структуры по контролю качества
товара и определять их в тексте условий контракта, а специалистам склада
регулярно, своевременно и объективно давать данные о количественных и
качественных результатах по выполнению поставки, так и об отклонениях
от сроков поставки, соответствии товаров ассортименту, качестве
21
сопроводительной документации, действиях представителей поставщика в
ходе оформления закупочных актов и других дополнительных аспектах.
Позже на основе собранной информации необходимо провести анализ
показателей поставки, эффективности процесса закупок и взаимодействия
с выбранными поставщиками [11, с. 218]. Конечно же своевременный,
качественный анализ информации по итогам поставки даст основания для
выявления на ранней стадии потенциальных неликвидных товаров.
Организация управления логистики закупочной деятельности несет в
себе значимость в координации действий, и кроме того во внутренней и
внешней интеграции предприятия. Добиться внешней интеграции, то есть
тесного взаимодействия с другими компаниями можно посредством
развития долгосрочных партнерских отношений, выработки общих
стандартов, передачи поставщику требований потребителя к качеству,
срокам выполнения заказа, а также уровню сервиса [27, с. 138]. На
внешнюю интеграцию оказывает влияние вовлечение поставщиков при
проектировании новой продукции и разработке общих стратегий в
условиях рынка.
Отличительные черты подобной интеграции следующие:
- процесс проведения мониторинга с последующей активной
взаимной передачей информации;
- формирование общей системы по скидкам, надбавкам, тарифам и
т.д.;
- создание универсальных методов оценки по затратам и результатам;
- в непрерывной координации, преследующей цели в повышении
качества закупок.
Отделу снабжения вменяются дополнительные обязанности,
необходимые при внутренней интеграции в организации. Такие как
контроль, количественный и качественный анализ закупок согласно
потребностям компании, участие в формировании заказа на производство
новой продукции и др. Единое осуществление данных действий позволяет
22
существенно усовершенствовать закупочную деятельность отдела
снабжения, выявить и тем самым избежать непроизводительные расходы
и, в результате, значительно увеличить прибыль компании.
1.3 Методы управления материально-техническими ресурсами
промышленного предприятия в ходе закупочной деятельности
Методическая технология управления материально-техническими
ресурсами предусматривает обширное использование количественных
методов и построение моделей их движения. Согласно предложенной
методике на начальном этапе процесса управления запасами должны
рассматриваться основные типы запасов, причины их хранения и расходы,
связанные с ними [8, с. 155]. Далее в процессе разработки генерального
бюджета предприятия должна необходимо провести классификацию
запасов согласно критерия их значимости, а при их общем анализе следует
уделить должное внимание методам управления запасами, а также
концепции в основе рационального объема заказа. Детальный анализ
запасов по типам на основе оборачиваемости позволит выявить
проблемные области, касающиеся запасов на различных стадиях
производства, принять управленческие решения по оптимизации их
величины и структуры [26, с. 384].
Запасы предприятия состоят из сырья и материалов, незавершенного
производства и готовой продукции. Содержание состава запасов,
относящихся к той или иной группе их перечня, зависит от конкретной
организации.
Среди основных причин на предмет поддержания запасов следует
выделить [24, с. 278]:
- для удовлетворения намечаемого спроса необходимость в
обеспечении достаточного их количества;
- при поглощении колебаний спроса и производства;