66
—
хранить и экспортировать отчёты;
—
экспортировать данные для расчёта заработной платы.
Данная программа также представлена в виде мобильного
приложения, работающее в оффлайн-режиме.
В целом, руководящий состав положительно относится к
применению какой-либо из данных технологий и рассматривает идею её
внедрения в управление персоналом Университета. Единственной
проблемой использования данных технологий является платный доступ к
программам, но это условие выполняемо при общей эффективности их
использования.
Те же принципы хранения информации о сотрудниках могут быть
перенесены на привычную платформу MicrosoftOffice, в частности, Microsoft
Excel. Для каждого сотрудника создается отдельный документ с различными
показателями (листами).
В данной работе предлагается выбрать следующие показатели:
—
основная информация;
—
семья;
—
зарплата;
—
больничные;
—
отпуск;
—
обучение;
—
отчеты;
—
текущие задания.
При необходимости данный список может быть расширен.
Для удобства доступа к документам, в том числе сканов личных
документов сотрудников, создается общая сетевая папка с защитным
паролем, которой смогут пользоваться работники, выполняющие функции
кадровой службы, а также руководящий состав. Такая защита необходима
воизбежание ситуаций с утечкой личных данных.
Использование подобной сетевой папки широко применяется
67
сотрудниками Университета для обмена файлами, поэтому внедрение данной
технологии является отработанным навыком и не вызовет затруднений в
обращении.
Так, основная страница карточки сотрудника (Лист 1 — "Основная")
содержит информацию о паспортных данных сотрудника, все возможные
контакты для связи, деловое фото, должность, сведения о стаже и ссылку на
расположение копий документов в формате pdf (Рисунок
25).
Рисунок 25. Форма листа 1 "Основное" о сотруднике
На листе 2 «Семья» заполняются сведения о семейном положении
сотрудника и основная информация о членах семьи: ФИО, даты рождения,
место работы, должность и т.д. (Рисунок 26).
68
Рисунок 26. Форма листа 2 о сотруднике «Семья»
Эти данные могут быть полезны в случае потребности в экстренных
контактах, а также использоваться в работе профсоюзов, например, для
подачи заявки на подарок ребёнку на Новый год. Внесение готовых форм
расчётных ведомостей позволит ускорить процесс работы бухгалтерии, так
как из одного стандартного документа гораздо проще распечатать нужный
месяц по требованию сотрудника, а также проследить количество выплат за
весь период трудовой деятельности в Университете.
Сведения о больничных и отпускных периодах в одном файле также
облегчает работу лица, рассчитывающего данные, поскольку это
обеспечивает возможность получения всей информации без дополнительного
использования ФСС (Система Фонда социального страхования) и иных
специализированных программных инструментов.
Благодаря данной форме, можно быстро узнать количество
оставшихся дней отпуска, проследить даты больничных и их периодичность
(Рисунок 27). Эта информация также поможет в оценке сотрудника по
69
результатам эффективности его
деятельности.
Рисунок 27. Форма листов 3 «Больничные» и листа 4
«Отпуск»
Формирование базы данных об образовании и обучении сотрудника
позволяет прослеживать процесс его профессионального и личностного
роста. Как показывает практика, при подаче заявок на любые курсы
повышения квалификации требуются номера дипломов об образовании, эту
информацию также можно внести в профиль каждого из сотрудников
Университета. Адрес расположения копий документов ссылается на ту же
закрытую сетевую папку.
Если возникнет необходимость определения соответствия степени
70
образования с занимаемой должностью, лицо, проводящее проверку или
оценку также же может обратиться к данному разделу (Рисунок
29).
Рисунок 28. Форма листа 5 «Обучение»
Лист 6 «Отчёты» представляет собой вариант реестра отчёта
документации каждого из сотрудников. К каждому файлу требуется указать
номер входящего письма-поручения, если оно было направлено в
Учреждение по системе электронного документооборота «ДЕЛО» или через
электронную почту. Номер совпадает соответствующим в журнале учёта
входящей корреспонденции (Рисунок 30).
71
Рисунок 29. Форма листа 6 «Отчёты»
Фиксирование точных сроков выполнения заданий помогает
контролировать организацию рабочего времени и выстраивать план
деятельности сотрудников на её различных этапах. Форма заполняется
руководителем Университета.
Последний лист карточки данной версии включает в себя
информацию о текущих задания для сотрудников, степени их выполнения и
месте хранения итогового файла, также расположенного в сетевой папке.
Данный раздел заполняется руководителем по факту готовности и
предоставлении обратной связи сотрудником (Рисунок 31). Данная форма
схожа по своему функционалу с формой листа 6 «Отчёты».
Рисунок 30. Форма листа 7 «Текущие задания»
Итак, вышепредставленная карточка сотрудника фактически является
бесплатным и упрощенным аналогом инструмента специализированного
сервиса по управлению персоналом. Особенностью её использования
является:
—
закрытая форма документооборота, т.е. не все сотрудники
Университета имеют доступ к данным, а только руководящий состав;
—
отсутствие необходимости в дополнительных вложениях для
доступа к программному обеспечению, т.е. достаточно оплаты
лицензионного обеспечения Microsoft Office;
—
для её работы не требуется Интернет-соединение, только
подключение компьютеров пользователей к внутренней сети WiFi.
Её функционал может быть значительно расширен в зависимости от
нужд и желаний руководства. Могут быть добавлены такие разделы, как:
72
—
характеристика сотрудника, основанная на субъективном мнении
руководящего административного отдела;
—
отчет об участии сотрудника в проводимых мероприятиях, с
оценкой степени его вовлеченности, например, по пятибалльной шкале;
календарь предстоящих мероприятий с указанием роли сотрудника, его
обязанностей при проведении и списка необходимых заданий на выполнение
с конкретными сроками.
Вариант данной карточки сотрудника может быть адаптирован под
способ самоуправления и самооценки персонала. Для этого из карточки
предлагается убрать и изменить некоторые показатели: Расчётную ведомость
о заработной плате и подробные паспортные данные.
При такой модификации, данная система карточек персонала
становится прозрачной и может использоваться всеми сотрудниками без
ограничений. Остальной её функционал полностью сохраняется.
В качестве дополнительных разделов для самооценки работников
могут выступать:
—
ежедневные отчёты о занятости в свободной форме,
представляющие собой список выполненных за день заданий с ссылками на
расположение закрывающих документов и иных файлов, доступных в
сетевой папке сотрудников;
—
отчёты о проделанной работе в ходе проводимых мероприятий с
комментариями по совершенствованию организационных моментов.
Помимо слабосформированной базы исходных данных для оценки
персонала Университета, существует проблема отсутствия достаточной
полноты критерий для её проведения. В целях совершенствования метода
составления рейтинга предлагается расширить список критерий по
начислению и урезанию баллов:
—
успешное и добросовестное исполнение работником своих
должностных обязанностей в соответствующем периоде (отсутствие любых
замечаний со стороны руководителя);
73
—
инициатива, творчество и применение в работе современных
форм и методов организации труда;
—
выполнение работником внеплановых поручений (заданий)
руководства;
работ;
—
успешная работа по итогам отчетного периода;
—
отсутствие обоснованных претензий к качеству и срокам
выполнения исполнение сметы расходов по учреждению;
—
своевременная подготовка и сдача планов и отчетов;
—
эффективное и целевое использование финансовых средств;
—
поддержание надлежащего внешнего вида, опрятность,
соблюдение делового стиля одежды.
Соотношение количества начисления баллов с предложенными
критериями и условиями их выставления в обязательном порядке должно
быть закреплено в Уставе (Таблица 8).
Таблица 8
Баллы по предложенным критериям и условия их
получения
Критерии выплаты
Условия получения
выплаты
Количество
баллов
Успешное и
добросовестное
исполнение работником
своих должностных
обязанностей в
соответствующем
периоде
Отсутствие любых
замечаний со стороны
руководителя
10 баллов—
отсутствие нарушений;
5 баллов—
незначительные
нарушения.
Инициатива,
творчество и
применение в работе
современных форм и
методов организации
труда
Использование
современных технологий в
выполнении поручений
(графические редакторы,
специфические
информатизированные
порталы)
До 10 баллов
Выполнение
работником
внеплановых поручений
(заданий) руководств
Выполнение поручений во
внерабочее время, Высокая
продуктивность в условиях
повышения нагрузки
До 15 баллов
74
Исполнение сметы
расходов по
учреждению
Отсутствие превышений
расходов, установленных
сметой.
5 баллов
Успешная работа по
итогам отчетного
периода
Выполнение всех
поручений с учетом их
количества, отсутствие
любых замечаний со
стороны руководителя
15 баллов—
отсутствие нарушений и
наибольшее количество
выполненных работ по
сравнению с остальными
сотрудниками
аналогичной должности;
10 баллов—
отсутствие нарушений;
5 баллов—
незначительные
нарушения.
Своевременная
подготовка и сдача
планов и отчетов
Выполнение всех
поручений в установленные
сроки
10 баллов—
отсутствие нарушений;
5 баллов—
незначительные
нарушения.
Эффективное и
целевое использование
финансовых средств
Экономия финансовых
средств Университета при
заключении контрактов и
договоров
До 5 баллов
Поддержание
Отсутствие любых
До 3 баллов
надлежащего
замечаний со стороны
внешнего вида,
руководителя
опрятность,
соблюдение делового
стиля одежды
Штрафные баллы
Несвоевременная сдача
отчетной документации и
выполнение поручений,
несоблюдение
рекомендаций к внешнему
виду
Снимается до 15
баллов
75
Итого:
Максимальное
количество —73 балла
Количество дополнительных баллов также влияет на изменение
заработной платы сотрудников Университета, начисление дополнительных
выплат осуществляется за счет экономии ФОТ. Распределение баллов
выполняет руководящий состав, статистика изменения обязательна для
фиксирования.
Проблема неравномерного распределения трудовых обязанностей
между сотрудниками Университета и компенсация разницы в нагрузке в
материальном эквиваленте решаема при наличии адекватных методов оценки
их деятельности. Кто выполнил больше заданий? Кто был наиболее
эффективен? На все эти вопросы можно ответить, основываясь на
результатах полученных данных при применении следующих методов
оценки:
—
метод сравнения персонала;
—
метод составления рейтинга.
Использование данных методов оценки особенно актуально
относительно сотрудников Университета, которые занимают аналогичную
должность, в частности, главных специалистов отделов.
В связи с ожидаемыми изменениями штатного расписания со стороны
учредители, также необходимо оценить эффективность кадров и то, какую
ценность они представляют для дальнейшего развития Университета.
Для этого наиболее полную оценку сотрудников позволит провести
комплексный метод оценки профессиональных компетенций, включающий
критерии:
—
уровень квалификации: достаточно ли знаний, умений и навыков,
а также личностных качеств для выполнения своих трудовых обязанностей;
—
наличие дополнительных навыков: владение иностранными
языками, умение работать в современных программах, позволяющих
создавать текстовой, аудио-и видеоконтент;