56
Первым этапом организации мероприятия является исследование. Ниже
представлена блок-схема этапа «Исследование» по методике Idef 0.
Рисунок 17 - Моделирование этапа «Исследование» по
стандарту IDE0
Исходя из блок-схемы, мы видим, что первые два этапа направлены на
изучение отзывов прошлых мероприятий и статистики о продаже билетов на
разных рекламных каналах. После проводится анализ конкурентной среды, где
организаторы изучают программы крупных форумов и ожидаемые Санкт-
петербургские конференции, смотрят, на какие темы проводятся мероприятия,
какие спикеры выступают для понимания актуальных тем и выявления
отличительных сторон мероприятия. Затем проектируются потребительские
ожидания о конференции, то есть формируется общее представление о том, что
было бы интересно для потребителя. Таким образом, в конечном этапе
принимается решение о проведении мероприятия.
2) Творческая разработка
После этапа исследования идет творческая разработка. Данный этап
включает в себя: определение цели и задач мероприятия, определение целевой
57
аудитории, определение ожиданий клиента на основе изучения предыдущих
практик, проектирование дизайна афиши по готовому шаблону, которая сможет
привлечь целевую аудиторию, поиск спикеров (профессионалов) и
формирование примерной программы мероприятия.
Рисунок 18 - Моделирование этапа «Исследование» по
стандарту IDE0
3) Планирование
Развитие мероприятия требует значительного стратегического
планирования. В основе процесса определяются ключевые углы проекта, а
именно: ресурсы, время и контент мероприятия. Затем формируется команда
организаторов, обычно туда входят трех до пяти компаний, и назначаются
ответственные лица.После этого формируются документы, в которые входят:
планирование мероприятия, организация, презентации спикеров и партнерские
коммуникации.
На следующем уровне выбирается подходящее место для проведения
мероприятия. Понимание параметров события также позволит планировщику
определить тип средств, необходимых для успешного завершения события;
таких как пространство стенда, аудио / визуальные технологии, компьютерные
58
возможности и транспортные ресурсы. Далее определяется формат
мероприятия и планируется общая конва по времени и порядку выступления
спикеров.
Рисунок 19- Моделирование этапа «Планирование» по
стандарту IDEF 0
4) Работа с участниками (Приглашение на мероприятие)
Следующим важным этапом является «Работа с участниками». Данный
этап состоит из следующих работ:
Уведомление участника о мероприятии;
Заполнение формы на сайте вручную;
Оплата билета на сайте;
Письмо с уведомлением;
Письмо перед мероприятием.
59
Рисунок 20 - Моделирование этапа «Работа с участниками»
по стандарту IDEF0
5) Реализация и координация
Наконец, само мероприятие требует тщательного управления, последним
этапом является «реализация и координация». В данный этап входят такие
задачи, как: разработка подробного плана действий на мероприятии,
составление списка партнеров, определение коммуникационного плана с
участниками, проведение локального риск-менеджмента. Затем проводится
координация самого мероприятия, где еvent-менеджер проверяет, что
оборудование работает правильно и все аудиовизуальные презентационные
материалы подготовлены для программы, подготавливается площадка для
мероприятия, решаются срочные вопросы на месте, ведется работа со
спикерами и партнерами мероприятия.
60
Рисунок 21 - Моделирование этапа «Реализация и
координация» по стандарту IDEF0
6) Анализ результатов
В заключительном этапе «Анализ результатов» event-менеджер изучает
статистику продаж и проходимости мероприятия и анализирует статистику по
информационным партнерам и каналам продаж, собирает все отзывы
участников, спикеров и партнеров, фиксирует все недочеты и лучшие практики
и идеи.
61
Рисунок 22- Моделирование этапа «Анализ результатов» по
стандарту IDE0
После описания и моделирования бизнес-процессов «как есть» нужно
выявить, где находятся пробелы и где есть возможности улучшения. Также
здесь определяется основные причины проблем.
В результате проведенного интервью и анализа бизнес-процессов
выяснилось, что первой проблемой является недостаточность трудовых
ресурсов. Так, один человек- event-менеджер компании берет всю
ответственность за выполнение большого количества работ. Из-за этого
возникают большие риски, связанные с временем и эффективностью
проведения мероприятий.
Второй проблемой, которую выделила event-менеджер, является то, что
люди в основном покупают билеты за день до мероприятия. Из-за этого бывает
сложно заранее рассчитать сколько человек придет на мероприятие и
приходится делать многие задачи в последний момент.
На сегодняшний день, в Санкт-Петербурге проводится много
мероприятий, направленных на обучение и развитие специалистов. Поэтому,
третьей проблемой является конкурентоспособность с другими масштабными
мероприятиями.
62
В-четвертых, из-за того, что в основном при организации мероприятий,
компания пользуется бартерными услугами, их качество не всегда может
соответствовать потребностям. Также нет промежуточных дедлайнов для
спикеров вследствие чего качество презентаций спикеров может ухудшиться.
Все эти проблемы связаны в основном с тем, что компании не хватает
денежных ресурсов. Поэтому, данную проблему можно выделить главной и её
нужно решать в первую очередь.
Также выяснилось, что в компании не автоматизированы следующие
процессы:
Фиксирование оплаты билетов выполняется вручную, что несет за
собой лишние временные затраты;
Рассылка писем для участников также не автоматизирована;
Нет единой формы для заполнения заявки участников;
Статус участника автоматически не меняется в системе, поэтому
приходится следить вручную.
В качестве базового инструмента сбора данных была разработана анкета,
содержащая вопросы открытого и закрытого типов.
Рисунок 23 - Оценка уровня проведенных мероприятий
70%
25%
5%
0
Оценка уровня проведенных мероприятий
Отличное Неплохое Плохое
63
На первый вопрос о том, как участники оценивают уровень проведенных
мероприятий, выяснилось, что 70 % опрошенных оценивают мероприятие на
«отлично», 25 % на «хорошо» и 5% «плохо».
Рисунок 24 - Оценка качества предоставляемых услуг
мероприятий
Так же были заданы вопросы, которые помогли оценить качество таких
ключевых аспектов проекта, как: качество презентации спикеров, качество
обслуживания на регистрации, соответствие плану по времени и очередности
спикеров, и качество технического обслуживания во время презентации
спикеров.
По результатам опроса можно сделать вывод о том, что в целом,
участники мероприятия оценили данные показатели на хорошо и отлично.
Однако, главным фактором над которым нужно работать стало несоответствие
плана по времени и очередности спикеров. Так на вопрос о том, как
респонденты оценивают соответствие плану по времени и очередности
спикеров, 10% ответили «плохо».
72
64
58
80
25
42
32
19
3
0
10
1
КА Ч Е С Т В О
П Р Е З Е Н Т А Ц И И
С П И К Е Р О В
КА Ч Е С Т В О
ОБ С Л У Ж И ВА Н И Я У
С Т О Й К И Р Е Г И С Т Р А ЦИ И
С О О Т В Е Т С Т В И Е ПЛ А Н У
П О В Р Е М Е Н И И
ОЧ Е Р Е Д Н О С Т И
С П И К Е Р О В
КА Ч Е С Т В О
Т Е Х . О Б С Л УЖ И В А НИ Я
ОЦЕНКА КАЧЕСТВА ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫХ
УСЛУГ МЕРОПРИЯТИЯ (%)
Отлично Хорошо Плохо
64
На вопрос о том, хотели бы клиенты принять участие на подобном
мероприятии снова, 75% ответило положительно, 15% отрицательно и 10%
затруднились в ответе.
Рисунок 25 - Результаты проведенного опроса участников
мероприятий
Таким образом, исследование помогло выявить ряд проблем в процессах
организации мероприятий в исследуемом предприятии. В следующем
параграфе будет описан ряд рекомендаций для улучшения бизнес-процессов.
3.2 Оценка эффективности и рисков новой модели бизнеса
После того, как были собраны данные о ключевых бизнес-процессах и
выявления их проблемных сторон был сформирован ряд рекомендаций по
улучшению бизнес-процессов организации мероприятий компании ООО НПК
«Транстехнотрейд».
Ниже приведена таблица, которая включает в себя ключевые проблемы,
цель и рекомендации по решению выявленных проблем.
Таблица 15
75%
15%
10%
0
Хотели бы Вы принять участие в подобном меропиятии
снова?
Да Нет Затрудняюсь ответить
65
Рекомендации по улучшению бизнес-процессов
компании ООО НПК «ТРАНСТЕХНОТРЕЙД»
Проблема
Цель
Рекомендации
Недостаточность
финансовых ресурсов
Повышение
финансовых
показателей
Увеличение
взносов участников
Больше
платных мероприятий для
клиентов
Привлечение
спонсоров в данной области
Продажа
рекламных возможностей на
сайте, на мероприятии
Негативное
влияние внешних
факторов: люди
покупают билеты за
день до мероприятия
Повысить объем
продаж билетов
Сделать скидки на
билеты, купленные заранее
Один человек
выполняет несколько
функций
Оптимизировать
временные ресурсы
Набор
квалифицированных
специалистов
Внедрение программы
по управлению проектами
MicrosoftProject
Проблема
Цель
Рекомендации