86
Обучаемые начинают моделирование вводом весовой матрицы,
соответствующей графу ситуации ( рис. П.4). В качестве j-го столбца
матрицы вводятся веса дуг, входящих в вершину, соответствующую j-му
фактору (точнее,i-ая строка j-го столбца содержит вес дуги, исходящей из i-
ой вершины и входящей в j-ую вершину, см. рис. П.5). Заметим, что первый
столбец матрицы оставлен нулевым, поскольку в начале моделирования
обучаемые еще не взвешивают конкретные факторы (то есть считают их
равнозначными).
Групповое обсуждение ( или работа с преподавателем) позволяет
обоснованно выбрать необходимые возмущающие воздействия; в данном
случае были выбраны факторы «Реакциямирового сообщества» и
«ПотенциалРоссии»( рис. П.4).
Рисунок П.4 - Ввод возмущающих воздействий
Выбор большого числа шагов моделирования (в данном случае 200)
абсолютно оправдан, поскольку обучаемый должен исследовать устойчивые
тенденции развития процесса или явления. Понятие устойчивости для
данного метода является принципиальным; только устойчивые результаты
моделирования могут считаться значимыми.
87
Рисунок П.5 - Начальные шаги моделирования
В качестве критерия устойчивости можно взять устойчивость по
Лагранжу, при которой малые возмущения факторов в течение длительного
модельного времени не могут привести к бесконечно большим возмущениям
результатов моделирования. К сожалению, оперативное управление,
предпринимаемое обучаемыми в данной задаче и сводящееся к варьированию
«возмущающих воздействий», не приводит к устойчивым результатам.
На первых десятках шагов моделирования тенденция начинает « робко»
проявляться(например, на рис. П.5 прослеживается тенденция роста
потенциала России, снижения потенциала НАТО и уровня религиозных
конфликтов), однако при длительном модельном времени происходит
разбалансировка процесса, свидетельствующая о явной неустойчивости
модели (рис. 6).
Таким образом, обучаемый в своей учебной деятельности сталкивается
с реально возникающей проблемной ситуацией и «подводится»
(преподавателем или в результате группового обсуждения) к идее выработки
стратегических решений. Применительно к рассматриваемому методу это
означает выполнение одного или нескольких действий:
• изменения весов (значимости)факторов;
изменения весов дуг (как знаков, так и численных значений);
Потенциал
Потенци
ал
88
исключения вершин или дуг;
введения новых вершин или дуг.
Рисунок П.6 - Окончание моделирования в случае неустойчивости
модели
Вычислительный эксперимент показывает, что изменение значимости
фактора «Реакция мирового сообщества» уже приводит к устойчивому
поведению модели и к формированию прогноза, приемлемого для обучаемого
( рис. П.7). Конечно, каждое из действий « стратегического управления» это не
просто радикальное изменение модели; за действием должны прослеживаться
мероприятия ( организационные, экономические, нормативно-правовые и
т.п.). Целью работы обучаемого в этом случае является поиск наиболее
разумных, дешевых, безопасных, реалистичных мер. Оценка качества
прогнозного решения проводится не только по поведению модели, но и с
позиций личного и группового опыта обучаемых, а также с учетом их
теоретических знаний в этой области.
обучающегоРелигиозные
конфликты
89
Рисунок П.7 - Окончание моделирования при устойчивом
поведении модели
Деятельность любой корпорации строится по трем направлениям:
обработка документации, принятие решений и коммуникации [9]. Более
конкретно, номенклатура дел офиса выглядит следующим образом:
• осуществление коммуникаций внутри организации и между
организациями;
• изучение, поиск, накопление и генерирование информации (чтение
документов, подготовка отчетов, подготовка писем и ответов на них, поиск
необходимых данных, ведение архивов и т.п.);
анализ данных и принятие решений;
• управление функционированием организации;
• обслуживание руководителей (отслеживание и составление графиков
совещаний, рабочих календарей руководителей, внешних мероприятий и
т.п.).
затемРелигиозные
Потенциал
мероприятие Потен
ц
иал НАТО
90
По данным журнала Fоrbеs АSАР (httр://www.fоrbеs.соm/аsар/), за год в мире
производится около 60 млрд. новых документов; обычный служащий тратит
в год 150 часов только на поиск утерянной информации. По прогнозам того
же источника, к 2020 г. Менее 10% информации останется в бумажном виде,
остальные 90% придутся на долю электронных носителей.
Неавтоматизированная обработка документации при современных объемах и
сложности подготавливаемых документов практически невозможна по
следующим причинам:
1) возможность внесения дополнительных ошибок при перепечатке
документа;
2) необходимость повторных перепечаток при больших объемах
исправлений;
3) возможность повторных перепечаток для слабо отличающихся
текстов;
4) сложности работы с нетекстовой информацией;
5) 5) большая трудоемкость внесения регулярных изменений типа
замены ссылки на первоисточник по всему тексту документа.
А.Ф. Иоффе описывает технологию автоматизированной обработки
текстов. Она систематизирует этапы и задачи документообработки и, таким
образом, определяет опорные навыки(элементы технологии) для обучения
обработке документации. Перечислим основные моменты этой технологии:
ввод текста:
оперативность внесения изменений;
некритичность исправлений для текста в целом;
задание параметров страницы и абзаца;
приемы уменьшения расхода бумаги и картриджей принтера;
использование ранее подготовленных или стандартных текстов (
шаблонов);
просмотр и редактирование текста:
91
режимы перемещения курсора;
просмотр текста в любом направлении (в том числе в виде для
печати);
полный набор операций редактирования ( вставка, удаление,
замена, сдвиг, перестановка, разъединение, слияние, копирование) для литер,
слов, строк, предложений, абзацев, параграфов, разделов;
текстообработка:
смысловая сортировка текстов по справкам(идентифицирующей
информации) к этим текстам;
переверстка (форматирование) текста;
вычисления в таблицах, входящих в состав текста;
работа с текстовыми объектами(номерами страниц, списками,
колонтитулами, сносками, примечаниями, указателями и т.п.);
автоматическое составление оглавлений;
автоматический перенос слов;
проверка орфографии текста;
использование стилей оформления текста;
подготовка деловых ( серийных) писем;
использование стандартизованных бланков с возможностью защиты
основного текста от несанкционированного изменения;
работа с нетекстовыми объектами(иллюстрациями, графиками,
диаграммами, формулами, картами и т.п.);
художественное оформление текста с элементами«фирменного
стиля»;
воспроизведение документа:
установка параметров печати;
обеспечение режима фоновой печати;
подбор листов для последующей брошюровки;
установление количества копий.
92
Эта же технология регламентирует обработку нетекстовых объектов,
входящих, тем не менее, в состав многих распространенных документов; в
частности, она затрагивает следующие виды обработки:
обработка форм(индивидуальных и групповых картотек,
электронных таблиц):
формирование тексто-графических шаблонов ( таблиц с
оформлением, ведомостей, сводок и т.п.);
формирование аналитических шаблонов (таблиц с наложенной
системой формульных зависимостей);
выполнение вычислений и оформление выходных документов;
обработка деловой графики:
широта номенклатуры графиков и диаграмм;
возможность комбинирования ( наложения) графиков;
использование поясняющих текстов;
возможность переоформления любых элементов графика (
легенды, подписей, меток данных, сетки и т.п.).
Можно с полной уверенностью утверждать, что электронный
документооборот является одним из важнейших компонентов современной
технологии деятельности инвестиционных компаний. Конечно,
информатизация пока затрагивает преимущественно сферу операторской
деятельности, где легче формализовать требования к исполнителю, отражая
их в правилах оформления документов, а саму деятельность представить как
стандартный набор повторяющихся рутинных операций по организации
подготовки документов (ведение документации, составление справок,
отчетов и т.п.).
Такая работа более свойственна техническим службам, так как она
практически не затрагивает административную и, тем более, эвристическую
деятельность. Наиболее эффективными для такой деятельности являются
системы автоматизации деловых процессов, обеспечивающие технологии
93
взаимодействия коллективов и непосредственного участия во всем этом
процессе руководства. Естественно, необходимо информационное
обеспечение административной деятельности, позволяющее реализовать
полноценное взаимодействие между государственными и социальными
структурами в совместных деловых процессах.
Системы автоматизации документооборота появились в конце ХIХ
века в связи с возможностью создания фотографически уменьшенных копий
документов( микрофишей). Были сформированы первые микрографические
архивы документов, которые существенно снизили стоимость хранения и
копирования документов. К сожалению, скорость поиска документа на
микрофише практически не отличалась от скорости поиска в бумажных
архивах документов. Кроме того, такие системы не позволяли реализовать
коллективный доступ к документам и их распределенную обработку.
Появление компьютерных систем с коллективным доступом позволило
осуществить технологический прорыв путем перехода от микрографических
документов к электронным образам бумажных документов (imаging sуstеms).
Такие системы позволили осуществлять расширенный поиск,
одновременный доступ к одному документу нескольких пользователей,
ведение удаленной и распределенной обработки – и все это при сохранении
невысокой стоимости хранения и копирования информации. В качестве
средств технической поддержки они могут использовать скоростные
сканеры, специальные платы для ускорения процесса печати, оптические и
магнитооптические роботизированные библиотеки. Получили широкое
распространение автоматизированные системы распознавания текстов (ОСR
sуstеms), позволяющие осуществлять процесс однократного ввода бумажных
документов в архив, а также системы автоматизированного перевода текстов
с одного языка на другой. И, наконец, в начале 90-х годов ХХ века появился
новый класс систем для обработки документов, отличных от подготовленных
с помощью текстовых процессоров – системы управления электронными
94
документами, которые контролируют жизненный цикл документа и
ориентированы на работу с динамически меняющимися документами.
Регистрацию всех входящих документов и контроль их исполнения
осуществляют канцелярии. Для каждого документа создается электронная
карточка, включающая набор реквизитов, значения которых описывают
конкретный документ, например, имя документа, дата создания, автор,
наименование управления или департамента, к которому относится
документ, тип документа (приказ, распоряжение, инструкция, письмо).
Главный принципом документооборота является отсутствие локальных
архивов документов, поэтому любой входящий документ, не попавший в
общий архив, потенциально исполнен не будет. В каждой организации
должен существовать только один канал поступления входящих документов.
При распределенной схеме обработки документов удаленные пункты ввода и
регистрации документов в режиме реального времени можно рассматривать
как подразделения канцелярии. Документ может оставаться на бумажном
носителе или храниться в виде полного текста в электронном архиве.
Пользователь делает запрос к такому архиву и получает список
наименований соответствующих его запросу документов, из которого он
может легко получить карточки и тексты документов. Все пользователи
работают с одной или несколькими базами данных и получают документы
независимо от их физического месторасположения.
Традиционно обеспечение маршрутизации входных документов по
всему предприятию( организации) является задачей канцелярии. Она
отслеживает сроки исполнения входных документов и генерирует
контрольные формы с указанием, кто и когда задержал выполнение
документа. При внедрении системы электронного документооборота на
предприятии (в организации) работа не должна замыкаться только на
канцелярии. Переход на системы автоматизации деловых процессов частично
передает функции маршрутизации от посредников (сотрудников канцелярии)
95
на уровень руководителя процесса, значительно облегчая рутинную
деятельность по детальному отслеживанию прохождения конкретного
документа в соответствии с принятым регламентом. На уровне канцелярии
решаются лишь вопросы координации центральных процессов и
взаимодействия с остальными подсистемами, в том числе с системами
поддержки принятия решений и архивом.
В последнее время выделилось два направления развития систем
электронного документооборота: системы автоматизации информационного
обмена при делопроизводстве (GrоuрWаrе) и системы автоматизации
управления деловыми процессами (WоrkFlоw). Оба класса систем
обеспечивают:
безбумажную технологию, основанную на работе с электронными
образами документов;
повышение уровня контроля прохождения документов в организации
и сокращение времени их обработки;
возможность привлекать менее квалифицированные кадры и
одновременно жестко регламентировать все выполняемые действия
персонала;
коллективную работу с документами, распараллеливание процессов их
обработки.
Системы типа GrоuрWаrе позволяют выполнять ввод, хранение, поиск,
работу с текстом документов, движение документов и контроль за их
исполнением. Технология предполагает организацию коллективной
деятельности аппарата. Она ориентирована на небольшие рабочие группы и
характеризуется поддержкой выполнения общей коллективной задачи и
отсутствием структурирования в организации работ. Это позволяет включить
в существующую структуру управления горизонтальные структуры,
предназначенные для выполнения инновационных работ. Заметим, что именно
системы типа GrоuрWаrе наиболее подходят в качестве программно-