84
указывается перечень учетных работ, выполняемых в бухгалтерии на
основании поступивших и обработанных первичных документов. Такой график
составлен и имеется в центральной бухгалтерии. В графике выполнения
учетных работ указывают наименования журналов — ордеров, ведомостей
аналитического учета, производственных отчетов и др. накопительных и
группировочных ведомостей.
Это значит, что все конечные этапы плана документооборота должны
совпадать с начальными этапами тех же позиций в графике выполнения
учетных работ. Например, по кассовым документам план документооборота
завершается составлением отчетов кассира с указанием исполнителя и
конкретных сроков исполнения.
В графике выполнения учетных работ отчеты кассиров является
исходным материалом для составления журнала - ордера 1.
Бухгалтерский учет в ООО “АП-ХОУМ” ведется по журнально-ордерной
форме, основанной на принципе накапливания данных первичных документов в
разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и
хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание
и систематизация данных первичных документов производится в учетных
регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства
и хозяйственные операции за отчетный месяц. Хронологическая и
систематическая записи хозяйственных операций осуществляются
одновременно. Оборотные ведомости составляются только по расчетам, по
которым ведутся карточки. В качестве бухгалтерских регистров используются
журналы-ордера и вспомогательные ведомости.
Журналы-ордера построены по шахматному принципу, ведутся по
кредитовому признаку, предусмотрена типовая корреспонденция счетов по
всем хозяйственным операциям и статьям аналитического учета, а это снижает
затраты труда на ведение учета.
Записи операций в журналы-ордера производятся по кредиту конкретного
счета в корреспонденции с дебетом других счетов.
85
Шахматная форма записи позволяет за один рабочий прием зафиксировать
сумму хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих
счетов, т.е. использовать принцип двойной записи. Записи производятся
непосредственно из первичных документов или из вспомогательной ведомости
(при наличии большого количества однородных документов). В журналах-
ордерах подсчитываются итоги, которые являются месячными оборотами
соответствующих синтетических счетов, сгруппированных по
взаимосвязанным корреспондирующим счетам.
В бухгалтерии ООО “АП-ХОУМ” применяются типовые формы
учетных регистров. Журналы-ордера № 1,2,3,4 используются для регистрации
оборотов по дебету и кредиту счетов по учету денежных средств, Журналы-
ордера 1 ,2,3,6 и 7 открыты на один счет
Для целей аналитического учета делают записи в листки-расшифровки.
Данные документов, отражающих массовые хозяйственные операции,
предварительно группируют в соответствующих ведомостях (журнал учета
затрат, накопительная ведомость учета работы грузового автотранспорта и др.)
либо в производственных отчетах. В конце месяца в ведомостях подводят
итоги, которые заносят в журналы-ордера.
После подведения итогов во всех журналах-ордерах производят
взаимную сверку данных журналов-ордеров и других учетных регистров.
Окончательные итоги всех журналов-ордеров переносят в главную книгу, на
основании которой составляется баланс.
Главная книга построена по дебетовому признаку и представляет
обобщающий регистр синтетического учета, в котором по каждому
синтетическому счету отражены обороты за месяц, остатки на начало и конец
месяца.
При организации труда работников бухгалтерии определяется
структура аппарата бухгалтерии и штат бухгалтерии.
Организационная структура учетного процесса основана на полной
централизации учетных работ. Учетный аппарат сосредоточен в центральной
86
бухгалтерии и в ней осуществляется ведение всего синтетического и
аналитического учета на основе первичных и сводных документов,
поступающих из отдельных подразделений предприятия (фермы, бригады,
гаража, и другие). В самих подразделениях осуществляют лишь первичную
регистрацию хозяйственных операций.
В ООО “АП-ХОУМ” структура бухгалтерии, т.к. все работники
бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру
Численность аппарата бухгалтерии составляет 5 человек, должностные
обязанности работников бухгалтерии регламентируются инструкциями. В
зависимости от объема работ за каждым работником закреплен определенный
участок бухгалтерского учета. Распределение объема работ в выполнено с
учетом квалификации, опыта работы и деловых качеств исполнителей.
Главный бухгалтер:
- осуществляет организацию бухгалтерского учета финансово- хозяйственной
деятельности предприятия и контроль за экономным использованием
материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности
предприятия,
- обеспечивает рациональную организацию учета и отчетности на предприятии
и в её подразделениях на основе максимальной централизации и автоматизации
учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского
учета и контроля;
- руководит разработкой и осуществлением мероприятий, направленных на
соблюдение государственной и финансовой дисциплины,
-организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных
ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах
бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек
производства и обращения, исполнением смет расходов, продажи продукции,
выполнения работ (услуг), результатов финансово- хозяйственной деятельности
предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций;
87
- обеспечивает контроль за законностью, своевременностью и правильностью
оформления документов; составлением экономически обоснованных отчетных
калькуляций себестоимости продукции. работ (услуг), расчетами по заработной
плате с работниками предприятия:
правильным начислением и перечислением платежей в государственный
бюджет, платежей по социальному страхованию и обеспечению средств на
финансирование капитальных вложений; погашением в установленные сроки
задолженностей банку по ссудам; отчислением средств в фонды накопления и
потребления, на образование резервов;
-участвует в проведении экономического анализа финансово-хозяйственной
деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления
внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводственных
затрат;
-принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования
денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового
и хозяйственного законодательства;
-участвует в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных
средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в
необходимых случаях этих документов в следственные и судебные органы:
- ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и
кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других
расходов, законности списания с бухгалтерских балансов недостач,
дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских
документов, а также оформлению и сдаче их в установленном порядке в архив;
- участвует в работе по совершенствованию и расширению сферы действия
внутрихозяйственного расчета, разработке рациональной плановой и учетной
документации, организации внедрения средств автоматизации учета:
- руководит работниками бухгалтерии предприятия;
- несет ответственность за формирование учетной политики, своевременное
представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности;
88
- ведет Главную книгу, составляет отчетность, заполняет журналы - ордера №
1,2,3,4,12,15,16.
Бухгалтер материального отдела (выполняет обязанности заместителя главного
бухгалтера):
- принимает первичные документы со складов и отчеты о движении продуктов
и материалов на складе, проверяет правильность оформления, законность
совершения хозяйственных операций, правильность подсчета итогов и
конечного сальдо;
- выполняет таксировку отчетов;
- выписывает накладные внутрихозяйственного назначения на расход ТМЦ
- заполняет сальдовую ведомость, ведомость сч. 90 и журнал-ордер)
- систематически проверяет ведение складского учета в карточках, которые
ведутся по каждому виду ТМЦ на складе,
- сверяет данные складского учета с данными бухгалтерского учета:
- проводит инвентаризацию ТМЦ на складе, оформляет их результаты, готовит
материалы на взыскание недостач и потерь с виновных лиц.
- составляет статистическую и бухгалтерскую отчетность, заполняет годовой
отчет;
- отвечает за учет приобретения материальных ценностей, их поступление и
расходование, ведет учет готовой продукции и её реализации:
учет основных средств; отвечает за ведение архива и сохранность документов.
Бухгалтер расчетного отдела:
- осуществляет учет затрат труда и его оплаты
- проверяет документы, делает начисления и удержания подсчитывает сумму к
выдаче,
- делает записи в лицевые счета работников, в книгу учета депонированной
зарплаты;
- составляет сводную ведомость начисленной оплаты труда по составу и
категориям работников;
89
принимает в установленные сроки от учетчиков бригад, ферм, мастерской,
гаража и других участков первичные документы по учету труда выполненных
работ и услуг; в документах проверяет правильность оформления, законность
совершения хозяйственных операций, правильность и обоснованность
применения норм выработки и расценок по оплате труда, правильность
арифметического подсчета показателей и итогов,
- начисляет заработную плату в соответствии с Положением по оплате труда и
нормативным и документам и; в расчетно-платежной ведомости начисляет
зарплату по всем видам начислений (сдельно, повременно, за отпуск, по
болезни, премии и др.), делает удержания (налог на доходы физических лиц,
алименты, материальный ущерб, личное страхование, ссуда и другие ставу и
категориям работников;
начисляет СТРАХОВЫЕ ВЗНСЫ НА ФОТ;
- заполняет журнал-ордер № 10 в части счетов № 70,69.96.
Бухгалтер по учету производства:
- принимает с подразделений первичные документы по учету выхода
продукции, расходу семян и другие в документах проверяет правильность их
оформления, подсчитывает итоги, таксирует.
- ведет ежедневный учет намолота зерна, семян подсолнечника и другой
продукции в период уборки урожая;
- составляет производственный отчет по подразделениям и сводный по
предприятию,
- ведет журнал-ордер № 10 по счетам 20/1, 20/2, 20/3, 23, 29, 25,26; сверяет
обороты и остатки по этим счетам с главной книгой;
- осуществляет контроль за рациональным использованием лимитов затрат;
- определяет себестоимость продукции растениеводства, продукции
переработки и делает заключительные записи по счетам бухгалтерского учета
(закрытие счетов);
- своевременно готовит сведения для составления статистической и
бухгалтерской отчетности, подготавливает сводные данные по предприятию
90
для заполнения таблиц годового отчета по производству и себестоимости
продукции проводит инвентаризацию незавершенного производств
- составляет отчетность по производству.
Кассир:
- осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных
средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих
их сохранность
- оформляет документы и получает в соответствии с установленным порядком
денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты
заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов
- ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу
- сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным
остатком
- составляет кассовую отчетность,
- кассир — материально-ответственное лицо, отвечает за сохранность
денежных средств в кассе. Операции по приему и выдаче денег из кассы
записывает в кассовой книге ф. КО -4. В кассовой книге указывается №
документа. От кого получено или кому выдано, ) № корреспондирующего
счета, сумма прихода или расхода. В конце дня (или один раз за 5-6 дней, при
небольшом количестве операций) подводятся итоги по приходу и расходу, и
выводится остаток на конец дня (периода). Кассовая книга ведется в двух
экземплярах, второй экземпляр заполняется под копирку, отрывается и вместе с
первичными документами сдается главном бухгалтеру на проверку
Все работники бухгалтерии имеют среднее образование, главный
бухгалтер — имеет высшее образование и достаточный опыт работы.
Отчетность составляется своевременно, учет организуется в соответствии с
планом счетов, введенным в действие с 1 января 2001 года и учетной
политикой предприятия.
Распределение обязанностей в бухгалтерии обеспечивает равномерную
нагрузку учетного аппарата в течение месяца. При распределении обязанностей
91
учтена квалификация исполнителя сложность и объем работы, опыт работы.
Распределение обязанностей обеспечивает частичную взаимозаменяемость
работников.
Перечень служебных обязанностей разработан главным бухгалтером и
в виде должностной инструкции, подписанной руководителем и главным
бухгалтером, доведен до каждого исполнителя. На распределение обязанностей
оказывает влияние и организационная структура учетного процесса. Весь
учетный процесс в ООО “АП-ХОУМ”, сосредоточен в центральной
бухгалтерии. То есть централизованный. В подразделениях (в отделении, на
ферме, в ремонтной мастерской и гараже и т.д.) ведется лишь первичный учет.
Заполненные первичные документы поступают в центральную бухгалтерию,
там их проверяют, обрабатывают и все записи вносят в учетные регистры.
При централизации учетных работ служебные обязанности
распределены с учетом специализации работников по должностям, с
закреплением комплекса учетных работ по балансовому счету для обеспечения
достоверности и своевременности учетных работ.
Форма учета на предприятии журнально- ордерная, для хранения
бухгалтерских документов на предприятии имеется текущий архив, Все
использованные бухгалтерские документы и учетные регистры хранятся в
шкафах, при этом они предварительно сброшюрованы, сгруппированы по
счетам и в хронологическом порядке.
Перечень и сроки хранения типовых документов утверждены в
централизованном порядке. Годовые бухгалтерские отчеты, балансы и
объяснительные записки к ним хранятся постоянно, квартальные отчеты и
балансы 5 лет лицевые счета рабочих и служащих -. до 75 лет, расчетно -
платежные ведомости - 5 лет. 5 лет хранятся: главная книга, кассовая книга,
оборотная ведомость, документы о проведении инвентаризации, документы
проверки кассы, первичные документы (кассовые, банковские, по учету труда,
ТМЦ и т.д.),
92
Некоторые документы хранятся до тех пор, пока минуется надобность в
них (но не менее 5 лет): исполнительные листы, поручения- обязательства за
товары, полученные в кредит, документы по дебиторской задолженности,
недостачам, растратам, хищениям, образцы подписей материально -
ответственных лиц.
МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ УЧЕТА
ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО “АП-ХОУМ”
В результате выполненной работы установлено, что ООО “АП-ХОУМ”-
зависимое предприятие от внешних источников финансирования, является
неустойчивым, не стабильным, обеспечивает невысокие доходы своим
работникам, несвоевременно возвращает кредиты.
Вместе с тем, как показывают результаты проведенного анализа,
предприятие располагает еще достаточными резервами для существенного
улучшения своего финансового состояния. Для этого ему следует:
более полно использовать производственную мощность
предприятия, повысив эффективность использования основных
средств, рабочей силы, материальных и финансовых ресурсов;
более оперативного регулирования на коньюктуру рынка,
изменяя, в соответствии с его требованиями ассортимент
продукции и ценовую политику;
ускорить оборачиваемость капитала, за счет сокращения
сверхнормативных запасов и периода инкассации дебиторской
задолженности.
Все это позволит увеличить прибыль, пополнить собственный оборотный
капитал, повысить эффективность использования денежных средств, улучшить
организацию системы контроля и бухгалтерского учета, анализа финансового
состояния предприятия и достичь более оптимальной структуры баланса. В
результате проведенного анализа деятельности предприятия, принятой системы
учета денежных средств, выявлен ряд недостатков и разработаны конкретные
93
мероприятия и предложения по улучшению организации учета в ООО “АП-
ХОУМ”, а также по повышению эффективности использования денежных
средств на предприятии:
внедрить автоматизированный учет;
внедрение системы внутреннего аудита денежных средств;
использование плана доходов и расходов с разбивкой по кварталам,
месяцам и декадам с целью выгодного их использования;
оптимизировать затраты предприятия на основе деления их на
переменные и постоянные;
использовать лизинговые отношения;
провести оптимизацию структуры имущества и источников его
формирования.
Для повышения уровня платежеспособности предприятия необходимо
организовать ежедневный контроль за поступлением средств от продажи
продукции, погашения дебиторской задолженности и прочим поступлениям
денежных средств, а также для контроля за выполнением платежных
обязательств перед поставщиками, банками и прочими кредиторами
составляется платежный календарь, в котором с одной стороны,
подсчитываются наличные и ожидаемые платежные средства, а с другой –
платежные обязательства на этот же период.
Составлять прогноз о сбалансированности притоков и оттоков денежных
средств. Анализировать цены, сбыт, ценовую политику предприятия и другие
факторы движения денежных средств, прогнозировать взаимосвязи
планируемой величины финансового результата с изменением движения
денежных средств.
Надо оценивать доли продукции, которая будет реализована в кредит, за
наличный расчет или по предоплате. Оценка периода погашения дебиторской
задолженности за отгруженную продукцию. Проводить анализ условий и
порядка получения и погашения заемных средств, условий и порядка расчета с
поставщиками и покупателями, и иными кредиторами и дебиторами.