55
В основе процесса формирования и движения первичных документов в
ООО "Дагинтерн" составляют график документооборота.
График документооборота - это график или схема, описывают движение
первичных документов на фабрике от момента их создания до момента
передачи на хранение.
Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а
утверждает руководитель фабрики.
График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е.
предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для
прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок
его нахождения в подразделении.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за
своевременную и качественную разработку документов, своевременную
передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за
достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и
подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями
графика документооборота в фабрике осуществляет главный бухгалтер.
Работники фабрики (начальники цехов, мастера, табельщики, работники
планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной
платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и
др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их
деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю
вручается выписка из графика.
В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере
деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения
предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы
подлежат обязательной передаче в архив.
Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения
первичных документов в течение пяти лет.
56
ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТА И АНАЛИЗА
ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ, ЕЕ ОТГРУЗКИ И РЕАЛИЗАЦИИ В ООО
"ДАГИНТЕРН"
3.1 Проблемы и направления улучшения учета готовой продукции
и ее реализации в организации
В основе организации бухгалтерского учета готовой продукции и
товаров лежат следующие основные требования:
- сплошного, непрерывного и полного отражения движения (прихода,
расхода, перемещения) данных запасов;
- учет количества и оценки товаров и готовой продукции;
- достоверности;
- соответствия синтетического учета данным аналитического учета на
начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);
- соответствия данных складского учета и оперативного учета движения
запасов в подразделениях организации данным бухгалтерского учета.
Движение готовой продукции включает основные стадии:
- поступление готовой продукции на склад;
- отгрузка (отпуск) готовой продукции и товаров покупателям
(заказчикам) в порядке реализации (продажи) или при ином их выбытии.
Готовая продукция сдается из производства на склад в подотчет
материально ответственному лицу.
Движение товаров в торговых организациях включает две стадии:
1) поступление товаров путем их приобретения у поставщиков;
2) продажа товаров покупателям - юридическим и физическим лицам.
Основными задачами учета готовой продукции и товаров являются:
1) формирование фактической себестоимости готовой продукции;
2) правильное и своевременное документальное оформление операций и
обеспечение достоверных данных по поступлению и отпуску готовой
продукции и товаров;
57
3) контроль за сохранностью готовой продукции и товаров в местах их
хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения;
4) контроль за соблюдением установленных организацией норм по
выпуску готовой продукции, обеспечивающих ее бесперебойный выпуск,
выполнение работ и оказание услуг;
5) своевременное выявление ненужных и излишних запасов готовой
продукции и товаров с целью их возможной продажи или выявления иных
возможностей вовлечения их в оборот;
6) проведение анализа эффективности использования товарных запасов
и запасов готовой продукции.
Готовая продукция на фабрике ООО "Дагинтерн" учитывается по
фактическим затратам, связанным с ее изготовлением (по фактической
производственной себестоимости).
При этом остатки готовой продукции на складе (и иных местах
хранения) на конец (начало) отчетного периода оцениваются в аналитическом
и синтетическом бухгалтерском учете организации по фактической
производственной себестоимости, включающей затраты, связанные с
использованием в процессе производства основных средств, сырья,
материалов, топлива, энергии, трудовых ресурсов и других затрат на
производство продукции.
При организации аналитического бухгалтерского учета готовой
продукции не допускается ведение учета только в количественном
выражении, без соответствующей стоимостной оценки.
В учетной политике ООО "Дагинтерн" в качестве учетной цены на
готовую продукцию указана фактическая производственная себестоимость.
Ежегодно перед составлением годового баланса на складе предприятия
осуществляется сплошная инвентаризация готовой продукции. Процедура
проведения инвентаризации и оформления ее результатов установлена
Инвентаризацию проводит рабочая инвентаризационная комиссия,
58
назначенная приказом руководителя предприятия, в полном составе в
присутствии материально-ответственного лица.
До начала инвентаризации у заведующего складом отбирается расписка
в том, что им сданы в бухгалтерию все документы о движении готовой
продукции и она полностью оприходована.
Фактическое наличие готовой продукции на складе проверяют путем
обязательного его пересчета и перевешивания. Результаты инвентаризации
заносят в опись, составляемую не менее чем в двух экземплярах. При
выявлении готовой продукции, не отраженной в учете, комиссия должна
включить ее в опись. После завершения инвентаризации опись передают в
бухгалтерию для составления сличительной ведомости.
Инвентаризация готовой продукции осуществляется таким же образом,
как и по материалам. При инвентаризации товаров отгруженных, не
оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других
организаций проверяют обоснованность числящихся сумм на
соответствующих счетах бухгалтерского учета.
На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в
момент инвентаризации в подотчете материально-ответственных лиц (в пути,
товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные
надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути -
расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими
документами; по отгруженным - копиям предъявленных покупателям
документов (платежных поручений, векселей и т.д.); по просроченным
оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка;
по находящимся на складах сторонних организаций сохранными расписками,
переоформленные на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.
Предварительно производится сверка этих счетов с другими
корреспондирующими счетами. Описи составляют отдельно на товарно-
материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в
срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.
59
В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по
каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование,
количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов,
на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.
В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и
неоплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся
наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей,
сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.
Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других
организаций, заносят в описи на основании документов, подтверждающих
сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности
указывают их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета),
дату принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.
Выявленные излишки готовой продукции и товаров оценивают по
рыночной стоимости на дату инвентаризации и включают в состав
внереализационных доходов (дебетуют счета 43 "Готовая продукция" и 41
"Товары", кредитуют счет 91 "Прочие доходы и расходы"). Излишки по
пересортице принимаются к учету на счета 43 и 41 с кредита счета 94
"Недостачи и потери от порчи ценностей". Выявленные недостачи, потери,
хищения готовой продукции и товаров списываются по учтенным ценам с
кредита счетов 43 и 41 в дебет счета 94. Обязательная инвентаризация готовой
продукции проводится также при смене материально-ответственного лица,
установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей
в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных
ситуаций, вызванных экстремальными условиями.
Совершенствование реализации продукции - основная задача фабрики.
Оперативный учет отгрузки продукции в ООО "Дагинтерн" ведут в
отделе сбыта в специальных карточках, книгах и журналах.
Совершенствование бухгалтерского учета реализации готовой продукции в
ООО "Дагинтерн" осуществляется по следующим основным направлениям:
60
1.повышение информативности и оперативности учетных данных о
реализации продукции;
2.снижение трудоемкости учета реализации на фабрике;
3.совершенствование учетной политики фабрики;
4.совершенствование первичных документов по реализации продукции;
5. совершенствование счетов 90 «Продажи» и 62 «Расчеты с
покупателями и заказчиками»;
6. совершенствование договоров с контрагентами (покупателями)
продукции фабрики;
7.оптимизация налоговых обязательств фабрики в части реализации
товаров (НДС, акцизы);
8. совершенствование данных финансовой отчетности (ф. №2 «Отчет о
прибылях и убытках») о реализации продукции фабрики.
На первом этапе проводится описание методологии ведения
бухгалтерского учета реализации продукции на фабрике.
Данные бухгалтерского учета реализации продукции — это информация
о продажах готовой продукции, на основе которой принимаются необходимые
управленческие решения.
Для повышения оперативности и информативности учетных данных о
реализации готовой продукции, фабрики предлагается объединить системы
управленческого, финансового и налогового учета реализации продукции в
единое информационное пространство.
Для снижения трудоемкости учета реализации продукции в ООО
"Дагинтерн" необходимо полностью автоматизировать учет продаж готовых
товаров с помощью внедрения наиболее прогрессивных средств
компьютерной вычислительной техники и бухгалтерских программ. В
настоящий момент в филиале учет реализации продукции автоматизирован, но
нет современных средств компьютерной вычислительной техники.
Применяется на предприятии программа 1:С Бухгалтерия 8.0, но работа в ней
доступна только главному бухгалтеру, так как он обладает необходимой
61
квалификацией и уровнем знаний. 1С: Бухгалтерия 8.0 - это программный
продукт, представляющий собой совокупность технологической платформы
1С: Предприятие 8.0 и конфигурации (прикладного решения) "Бухгалтерия
предприятия".
1С: Бухгалтерия 8.0"предназначена для автоматизации бухгалтерского и
налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной)
отчетности, в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой
деятельности: оптовую и розничную торговлю, оказание услуг, производство,
к которым также относится и филиал «Хлебозавод» РПС. Бухгалтерский и
налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством
Российской Федерации.
"1С: Бухгалтерия 8.0" обеспечивает решение всех задач, стоящих перед
бухгалтерской службой предприятия, в том числе и в случаях, когда эта
служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например,
выписку первичных документов по реализации, учет продаж и т. д.
Данное прикладное решение также можно использовать только для
ведения бухгалтерского и налогового учета, а задачи автоматизации других
служб, (например, отдела продаж), решать специализированными
конфигурациями или другими системами.
В 1С: Бухгалтерии 8.0, применяемой филиалом, поддерживается
использование нескольких типов цен. Например: "Оптовая", "Мелкооптовая",
"Розничная", "Закупочная".
В "1С 8.0 Бухгалтерии" автоматизирован учет операций реализации
товаров и услуг, включая оптовую и розничную торговлю, которой занимается
фабрика.
Все операции в "1С 8.0 Бухгалтерии" по оптовой торговле учитываются
в разрезе договоров с покупателями. При продаже товаров выписываются
счета на оплату, оформляются накладные и счета-фактуры.
62
Фабрика ведет розничную торговлю с использованием нескольких
торговых точек, в роли которых выступают магазины, находящиеся в своей
собственности.
Прикладное решение "1С: Розница 8" предназначено для автоматизации
торговой деятельности магазинов и других розничных торговых точек, в том
числе объединенных в торговую сеть.
Прикладное решение "1С: Розница 8" позволит автоматизировать
фабрике следующие операции:
-приход товаров от контрагента на склады магазина;
-реализация товаров и услуг контрагенту;
-перемещения товаров между магазинами, внутренними складами
магазинов, магазинами и складами предприятия;
-торговля комплектами товаров, созданными как в момент продажи
товара, так и с предпродажной подготовкой комплекта;
-возвраты товаров от покупателей, включая возврат после закрытия
кассовой смены;
-инвентаризация товарных запасов;
-оформление приходных и расходных кассовых ордеров
непосредственно в магазинах;
-оформление чеков продажи, и по окончании смены сводного отчета по
контрольно-кассовой машине, с учетом возвращенных товаров в смену;
-перемещение денежных средств между магазинами, внутренними
кассами магазинов, магазинами и кассами фабрики.
Совершенствование происходит не только в области первичных и
документов по реализации продукции, но и в совершенствовании счетов 90
«Продажи» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», связанных с
отгрузкой и продажей продукции.
На фабрике в плане совершенствования счета 90 «Продажи»
целесообразно:
- внедрить дополнительные счета к субсчетам 90/1, 90/2, 90/3, 90/4.
63
Например, к субсчету 90/1 «Выручка» выделить подсчета,
разграничивающие выручку филиала на выручку розничной продажи и
выручку оптовой продажи товаров с целью определения доли наиболее
высокой выручки по видам торговли.
К субсчету 90/2 «Себестоимость» выделить подсчета,
разграничивающие затраты по отдельным видам.
К субсчету 90/3 «НДС» открыть подсчета, определяющие уплату и
возмещение НДС в разрезе отдельных покупателей, чтобы своевременно
выявлять случаи сокрытия сумм НДС, неуплаченных предприятию.
К субсчету 90/4 «Акцизы» следует открыть подсчета,
разграничивающие уплату данного налога по видам продукции, реализуемой
фабрикой.
Открыть к счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
дополнительные субсчета для учета просроченной дебиторской
задолженности - счет 62/1 – «Дебиторская задолженность, платежи которой
ожидаются в течение 12 месяцев» и счет 62/2 «Дебиторская задолженность,
платежи которой ожидаются после 12 месяцев». Такое разграничение поможет
выявить случаи просроченной задолженности покупателей и возможности ее
погашения за реализованную им продукцию.
Совершенствование приведенных выше элементов бухгалтерского
учета реализации продукции ООО "Дагинтерн возможно только при
автоматизации учета. В качестве путей совершенствования автоматизировать
складской учет.
Требуется создание локальной сети, которая соединила бы складской
учет с автоматизированным учетом в бухгалтерии.
Это позволит кладовщику на компьютере оформлять карточки
складского учета, производить записи по движению продукции. Все это
позволит кладовщику не составлять ежемесячные бумажные отчеты, а по сети
будет видно движение продукции на складе.
64
Это способ получения оперативной информации о продукции, ее
номенклатуре, сорту, качеству, движению.
А при внедрении автоматизации склада, покупатель сможет, минуя
бухгалтерию, с готовой накладной или счет - фактурой приехать на склад
предприятия, узнать с помощью компьютера нужную ему информацию и в
любое время отгрузить продукцию. Это очень важное направление
автоматизации учета продаж на фабрике.
Совершенствование и автоматизация бухгалтерского учета реализации
продукции ООО "Дагинтерн" играет очень важную роль для дальнейшего
функционирования фабрики и повышения оперативности учетных данных о
реализации готовой продукции в современных условиях.
3.2 Рекомендации по организации учета выпуска, отгрузки и
реализации готовой продукции
Изучив порядок организации выпуска готовой продукции на фабрике,
можно сделать ряд выводов.
Передача выпущенной продукции из производственных цехов на склад
готовой продукции происходит на основании требований-накладных.
Бригадир составляет оперативный отчет на основании дневника сбора готовой
продукции, который сдает заместителю директора по коммерции. В
бухгалтерию первичная документация сдается лишь по окончании месяца.
Бухгалтер по учету готовой продукции не может произвести сверку данных
дневника выпуска готовой продукции и оперативного отчета бригадира
оперативно. Данная ситуация может привести к хищениям.
Рекомендуется организовать сдачу отчетов валового сбора продукции и
дневников выпуска продукции в бухгалтерию, которые можно будет
проверить, сопоставив с отчетами кладовщиков, по мере поступления готовой
продукции на склад. Это мера позволит предотвратить совершение
злоумышленных действий со стороны работников предприятия.