5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................ 6
Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЁТА И АНАЛИЗА
РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ .................................. 8
1.1 Нормативно – правовое регулирование учета расчетов с подотчетными
лицами ....................................................................................................................... 8
1.2 Организация учета расчетов с подотчетными лицами ............................... 12
1.3 Современные подходы к проблемам учета расчетов с подотчетными
лицами ..................................................................................................................... 23
1.4 Анализ расчетов с подотчетными лицами ................................................. 28
Глава 2. УЧЕТ И АНАЛИЗ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ
ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ ИП КУШКОВ Д.Г................................... 32
2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия ................. 32
2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами ........................................................ 47
2.3 Анализ расчетов с подотчетными лицами .................................................. 61
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С
ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ У ИП КУШКОВ Д.Г. .................... 66
3.1 Мероприятия по оптимизации учета расчетов с подотчётными лицами у
ИП Кушков Д.Г. ..................................................................................................... 66
3.2 Экономическая эффективность предложенных мероприятия .................... 71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ....................................................................................... 73
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ .......................... 75
ПРИЛОЖЕНИЯ ...................................................................................... 79
6
ВВЕДЕНИЕ
Эффективный учет расчетов с подотчетными лицами улучшает контроль
ваших финансов и помогает избежать лишних налогов. Направление
работников в командировку, выдача подотчетных денежных средств для
приобретения имущества, оформление представительских расходов с
использованием подотчетных сумм – любые расчеты с подотчетными лицами
требуют составления авансового отчета и других документов.
Правильный учет расчетов с подотчетными лицами необходим, чтобы
избежать возникновения неоправданной дебиторской задолженности. Расчеты
по подотчетным денежным средствам проверяются в ходе инвентаризации
расчетов. Результаты таких проверок и регулярного контроля используются в
рамках управления дебиторской задолженностью компании.
Подотчетные лица – это, прежде всего, штатные сотрудники компании.
Но тому, кто работает на вас, скажем, по договору подряда, тоже можно выдать
средства под отчет. Выдача подотчетных денежных средств возможна
наличными или перечислением на карточку сотрудника. Перечисление
подотчетных сумм на карточку допустимо с недавнего времени, в том числе,
при оплате командировочных расходов. Если деньги выдаются наличными,
подотчетное лицо пишет заявление на их получение. При зачислении
подотчетных денег на карту заявление работника не требуется. В любом случае,
выдачу денежных средств под отчет оформляют приказом.
Можно также выдать работнику корпоративную карту с некоторой
суммой денег на ней. В такой ситуации расчет с подотчетным лицом
начинается не с того момента, как сотрудник получил карту, а с совершения
первой траты подотчетных денег по этой карточке.
Все представленные выше факты говорят об актуальности темы
выпускной квалификационной работы, так как правильый учет расчетов с
подотчтеными лицами важный для предприятия.
7
Объект исследования выпускной квалификационной работы ИП Кушков
Д.Г.
Предмет исследования выпускной квалификационно работы является
учет и анализ расчетов с подотчетными лицами на предприятии.
Цель выпускной квалификационной работы заключается в изучении
теоретических и практических аспектов бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами.
Для достижения поставленной цели нужно решить ряд задач:
- изучить теоретические и нормативные основы учета и анализа расчетов
с подотчетными лицами;
- привести организационно - экономическую характеристику
деятельности ИП Кушков Д.Г.;
- раскрыть особенности учета и анализа расчетов с подотчетными лицами
у ИП Кушков Д.Г.
- предложить мероприятия по совершенствованию учета расчетов с
подотчетеными лицами.
Методологической базой выпускной квалификационной работы
являются: учебная литература, нормативные документы и положения,
теоретические труды российских ученых, обзоры в специализированных и
периодических изданиях, посвященных данной тематике.
Информационную базу исследования составляют нормативно-правовые
источники РФ, регулирующие порядок проведения учета на предприятиях, а
также отчетность ИП Кушков Д.Г..
8
Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЁТА И АНАЛИЗА
РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1 Нормативно – правовое регулирование учета расчетов с
подотчетными лицами
Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
производится в соответствии с нормативными документами. Одни из них
обязательны к использованию, другие носят рекомендательный характер.
В силу того, что расчеты с подотчетными лицами задевают несколько
разделов как бухгалтерского, так и налогового учета список законодательных
актов достаточно велик.
Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-
ФЗ. Целями Федерального закона служат установление неделимых требований
к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, а
также организацию правового механизма регулирования бухгалтерского учета
[1].
Указание Банка России от 11.03.2016 № 3210-У «О порядке ведения
кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения
кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами
малого предпринимательства». Устанавливает порядок ведения кассовых
операций с банкнотами и монетой Банка России (далее - наличные деньги) на
территории Российской Федерации юридическими лицами (за исключением
Центрального банка Российской Федерации, кредитных организаций (далее -
банк), а также упрощенный ряд ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)" от
31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 04.10.2016) [2], содержит порядок уплаты налогов
в РФ.
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от
05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 04.10.2016) [2]. Необходимость налогового учета
9
командировочных расходов появляется в случае, если формирование налоговой
базы предполагает включение в нее сумм выплат, произведенных
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(ред. от 28.06.2016) [3] устанавливает государственные гарантии трудовых прав
и свобод граждан, благоприятные условия труда, защиту прав и интересов
работников и работодателей. Глава 24 ТК РФ содержит гарантии при
направлении работников в служебные командировки, другие служебные
поездки.
Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика
организации" (ПБУ 1/2008), (утверждено приказом Минфина России от
06.10.2008 № 106н, с изменениями от 11.03.2009 № 22н, от 25.10.2010 № 132н,
от 08.11.2010 № 144н, от 27.04.2014 № 55н, от 18.12.2014 № 164н). Указанное
Положение определяет правила формирования (выбора или разработки) и
раскрытия учетной политики юридических лиц.
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от
29.07.2015) «Об особенностях направления работников в служебные
командировки». Положение определяет особенности порядка направления
работников в служебные командировки (далее - командировки) как на
территории Российской Федерации, так и на территории иностранных
государств. Согласно Положению об особенностях направления работников в
служебные командировки, работнику при направлении его в командировку
выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого
помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места
постоянного жительства (суточные).
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной
деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. №
94н).
Формы первичных учетных документов по учету расчетов с
подотчетными лицами:
приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае,
10
когда работник отдает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
расходный кассовый ордер (форма КО-2) – выписывается при
выдаче денежных средств под отчет;
командировочное удостоверение (форма №Т-10) – определяет
фактическое время пребывания работника в командировке, но в настоящее
время оно отменено и является не обязательным;
авансовый отчет с приложением подтверждающих документов
(счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).
Авансовый отчет – это первичный документ, который предназначен для
подтверждения расходов, произведенных подотчетным лицом.
Процедура заполнения авансового отчета включает несколько
последовательных шагов:
Заполнение бланка работником
1. Составление авансового отчета начинается самим работником –
подотчетным лицом, которое получало денежные средства. На лицевой стороне
подотчетное лицо записывает в соответствующих полях название организации,
структурное подразделение (при наличии), свои ФИО, должность (если выдача
осуществляется штатному работнику организации), табельный номер,
назначение аванса (на командировочные расходы, на хозяйственные расходы).
2. После заполнения лицевой стороны подотчетное лицо приступает к
обратной стороне документа. В табличной части записываются реквизиты
оправдательных документов, подтверждающих расходы (графы 2 и 3), вид
расхода (графа 4) и суммы по этим документам (графа 5 или 6).
Заполнение бланка бухгалтером
3. Далее авансовый отчет сдается подотчетным лицом сотруднику
бухгалтерии вместе с оправдательными документами. Для оформления
процедуры передачи предназначена отрывная часть – расписка, расположенная
внизу лицевой стороны. Когда бухгалтер получает отчет от подотчетного лица,
он выдает ему эту расписку.
11
4. Работник бухгалтерии проверяет правильность составления авансового
отчета, наличие всех подтверждающих документов и целесообразность
расходования денежных средств. Если все правильно, бухгалтер заполняет
графы 7, 8 и 9 оборотной стороны листа, вносит данные в таблицу
Бухгалтерская запись на лицевой стороне.
5. Бухгалтер определяет и заносит данные о величине остатка или
перерасхода по авансу при их наличии, делает запись о проверке отчета и
указывает сумму к утверждению, подписывает документ у главного бухгалтера.
6. Затем делается окончательный расчет с подотчетным лицом: ему
выдается перерасход или же он вносит остаток неизрасходованных сумм.
Данные о приходном кассовом ордере, которым сделан окончательный расчет,
указываются в нижней части лицевой стороны.
7. В верхней части лицевой стороны бланка руководитель ставит свою
подпись и указывает сумму, которая утверждается авансовым отчетом.
Сроки проверки авансового отчета бухгалтером, сроки подписания
главным бухгалтером и руководителем утверждаются в Положении о выдаче
денежных средств в подотчет, которое регулирует расчеты по подотчетным
суммам с работником, и графике документооборота.
Четвертый уровень.
Учетная
факторов
политика
деятельности
организации. Утверждается
стороны
приказом руководителя
клиентов
организации, разрабатывается
стороны
главным бухгалтером, или
объектов
иным лицом, на
фондов
которое
службы
возложено
развития
ведение
изменения
бухгалтерского
является
учета
основных
организации. В ней
источников
прописывается
стороны
порядок признания
жизни
доходов и расходов от реализуемых работ
(услуг); сроки
человека
проведения
жизни
инвентаризации
связи
дебиторской
операций
и кредиторской
операций
задолженности, порядок списания
жизни
неистребованных задолженностей
источников
и т.д.
2 Устав предприятия.
В случаях осуществления
жизни
компанией
источников
внешнеторговых операций
функции
список
нормативных актов расширяется. Так, следует принимать во
управления
внимание
изменения
наличие
изменения
межправительственных соглашений, таких как соглашение
изменения
о принципах
взимания
жизни
косвенных налогов при
граждан
экспорте и импорте товаров (работ, услуг), а
12
также
уровня
постановлений
функции
правительства
организации
о порядке импорта
основных
(экспорта) отдельных
видов товаров и основанных на
фондов
них положений.
ния
Таким образом, порядок осуществления
жизни
расчетов с подотчётными лицами
состояния
представлен множеством различных нормативно-правовых актов.
1.2 Организация учета расчетов с подотчетными лицами
Подотчетные лица – это, прежде всего, штатные сотрудники компании.
Но тому, кто работает по договору подряда, тоже можно выдать средства под
отчет. Выдача подотчетных денежных средств возможна наличными или
перечислением на карточку сотрудника. Перечисление подотчетных сумм на
карточку допустимо с недавнего времени, в том числе, при оплате
командировочных расходов. Если деньги выдаются наличными, подотчетное
лицо пишет заявление на их получение. При зачислении подотчетных денег на
карту заявление работника не требуется. В любом случае, выдачу денежных
средств под отчет оформляют приказом.
Можно также выдать работнику корпоративную карту с некоторой
суммой денег на ней. В такой ситуации расчет с подотчетным лицом
начинается не с того момента, как сотрудник получил карту, а с совершения
первой траты подотчетных денег по этой карточке.
Расчеты с подотчетными лицами возникают, в основном:
при выдаче подотчетных средств на покупку имущества;
при направлении в командировку работников;
при совершении сотрудникам представительских расходов.
Основной инструмент контроля расходования подотчетных сумм –
авансовый отчет подотчетного лица. К нему прилагаются подтверждающие
(оправдательные) документы. Документы для авансового отчета подтверждают
произведенные расходы – факт их совершения и суммы. В роли
оправдательных документов обычно выступают чеки (товарные и кассовые),
билеты, квитанции, в некоторых случаях – служебные записки.
13
Эти бумаги могут изучать налоговые инспекторы, чтобы установить,
правильно ли вы признали расходы при расчете налога на прибыль. Налоговики
посчитают правомерным возмещение работнику затрат в рамках расчетов с
подотчетными лицами и уменьшение на эту сумму налоговой базы по налогу на
прибыль, если расходы документально подтверждены и экономически
оправданны.
Если сотрудник получил больше денег, чем потратил, излишки он сдает в
кассу. Невозвращенные подотчетные средства, по которым нет авансового
отчета, расцениваются как недостача. Их смело можно удержать из зарплаты
неаккуратного подотчетного лица. Если работник потратил больше, чем
получил под отчет, но обосновал перерасход и подтвердил его документами,
компания выплачивает ему компенсацию. Деньги можно перечислить на карту
сотрудника или выдать из кассы с оформлением расчетного кассового ордера.
Если сотрудник раньше уже получал подотчетные суммы, новая выдача
ему денежных средств под отчет возможна только после того, как он
представит авансовый отчет по предыдущим затратам. Передавать подотчетные
деньги от одного работника другому нельзя – один сдает авансовый отчет и
излишки средств, другой получает суммы из кассы (или на карту) заново.
Расчеты по подотчетным суммам на приобретение имущества. Для
правильного оформления расчетов с подотчетными лицами в части средств,
выданных на покупку имущества, лучше заранее составить список возможных
подотчетных лиц и список руководителей, по распоряжению которых
возможны траты подотчетных денег. Эти списки должны быть у бухгалтера,
чтобы избежать неоправданной выдачи денег под отчет. Кроме того, они
проверяются при инвентаризации расчетов вместе с авансовыми отчетами.
Конечно, если разрешение потратить подотчетные средства даете только вы,
никакой список тут не понадобится.
При выдаче сотруднику денег под отчет для приобретения ТМЦ, что в
этой операции он представляет не лично себя, а компанию. То есть, покупка
расценивается как расчет наличными между двумя юрлицами. На такие
14
расчеты есть законодательно установленное ограничение – сумма не может
превышать 100 тыс. руб. Этот лимит не имеет значения, только если ваш
сотрудник покупает что-то на крупную сумму у физического лица.
Отчитаться по полученным деньгам сотруднику нужно в течение трех
дней после окончания срока, на который выданы средства под отчет. Если
бухгалтер не принял к учету приобретенные сотрудником ТМЦ, подотчетная
сумма записывается в доход подотчетного лица. То есть, получается, что
сотрудник как бы не потратил эти деньги на приобретение имущества, а просто
присвоил их.
Подотчетные средства при направлении в командировку сотрудника. При
командировке работодатель возмещает сотруднику расходы на проезд и
проживание. Также вы выплачиваете командированному суточные (при
однодневной командировке они так не называются, но суть остается прежней –
это деньги, компенсирующие расходы работника «в чужих краях»). Если
работник в командировке совершает другие расходы, которые вы
санкционируете, их компенсация тоже войдет в состав подотчетных сумм. По
всем этим затратам командированный отчитывается и представляет
подтверждающие документы для авансового отчета в течение трех дней по
возвращению.
При документальном оформлении командировки работников, помимо
авансового отчета и подтверждающих документов, обосновывающих расход
подотчетных сумм, формируется приказ на командировку.
Он подтверждает сам факт командирования сотрудника.
Командировочное удостоверение не так давно отменили, поэтому его больше
оформлять не нужно. Сроки командировки подтверждаются приказом,
билетами и документами о проживании (счетами из гостиницы), в которых
указаны даты.
Оформление представительских расходов. Для корректного оформления
представительских расходов также понадобятся авансовые отчеты подотчетных
лиц и, конечно, подтверждающие документы. Чеки, квитанции к расходным