25
указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько
и за какую цену приобрело подотчетное лицо» [1, с. 54].
В таком случае, при проверке, налоговая служба предъявит ряд вопросов.
Возможно подотчётное лицо приобрело ТМЦ стоимостью меньше 100000 руб-
лей, но срок эксплуатации которых более 12 месяцев. Например, вентилятор,
принтер, и т. п. Если получается такая ситуация, то возникает вопрос признания
таких активов в составе МПЗ, либо в составе основных средств. Выявленную
проблему можно решить, организовав комиссию из уполномоченных
сотрудников.
Комиссия, проделав кропотливую работу, предоставит акт, в котором
укажет, что было приобретено и его стоимость. Данный акт в дальнейшем
будет служить оправдательным документом и будет прикреплён к авансовому
отчёту.
Следующей проблемной ситуацией является то, что, приобретая ТМЦ,
суммы в оправдательных документах превышают установленный
законодательством лимит расчётов с юридическими лицами.
«В соответствии с Указанием ЦБ РФ №3073-У установленный
предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими
лицами установлен в 100000 рублей» [3].
Нарушение данного законодательного акта повлечёт за собой череду
штрафных санкций, как для самой организации, так и для ее руководителя. В
организациях нередки случаи, когда командированному работнику выдаётся
наличность, ранее поступившая от покупателей.
В данной ситуации у большинства организаций нет специального
разрешения банка на использование наличности для своих нужд,
следовательно, это является очередным нарушением расчётов с подотчётными
лицами.
Для того, чтобы выдать подотчётному лицу денежные средства на
покупку ТМЦ или на другие нужды предприятия, следует придерживаться
определенной последовательности выдачи наличности.
26
В первую очередь, предприятием должна быть сдана наличная выручка в
обслуживающий банк, затем снята с расчётного счёта сумма, необходимая для
выдачи под отчёт, и затем оприходована в кассу организации.
Существует еще вариант, при котором предприятие заранее снимает
денежные средства с расчётного счёта в банке на общехозяйственные нужды
предприятия и расходует по мере надобности подотчётных лиц. Тем временем
данная сумма денежных средств хранится в кассе предприятия.
«Правильное ведение и оформление учета расчетов с подотчетными
лицами поможет избежать не только появления негативных моментов и ошибок
при ведении своей хозяйственной деятельности, но и конфликтных ситуаций,
способных возникнуть между руководителем предприятия и его работниками»
[2].
В период нахождения в командировке подотчётные лица информируют
руководителя предприятия или же уполномоченное лицо по телефону. Любая
организация обязана компенсировать расходы за услуги телефонной связи.
Однако зачастую телефонные разговоры подотчётного лица с
руководителем, бухгалтером или иным уполномоченным лицом не
оплачиваются, а, следовательно, ложатся на собственные расходы подотчётного
лица. По нашему мнению, это считается достаточно серьёзным нарушением,
так как работники предприятия довольно-таки часто выезжают в командировку
за границу. Услуги связи в тот момент обходятся значительно дороже, чем на
территории Российской Федерации.
Такие организации оправдывает себя лишь тем, что, покупая экспресс-
карты за наличные деньги, оправдательными документами выступают лишь
карта и чек. «А данные карт не соответствуют понятию первичного учетного
документа, данному в п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», следовательно,
эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли» [5]. Однако,
на наш взгляд, организация сама может составить первичную документацию.
«Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами
понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в
27
соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно
подтверждающими произведенные расходы» [6].
Вследствие этого, экспресс карты могут быть признаны документами,
косвенно подтверждающими производственными расходами. В случае
возникновения судебных разбирательств, чаще всего данные расходы являются
обоснованными. Так или иначе, подотчётному лицу должны быть возмещены
денежные средства за покупку экспресс-карты работодателем.
Для постоянного контроля за законностью расходования подотчётными
лицами выданных сумм на нужды предприятия следует вести вспомогательную
ведомость, в которой «сличают счета, товарные чеки с накладными на
оприходование материальных ценностей с карточками складского учета,
отчетами движения приобретенных ТМЦ» [7].
Часто встречается такая ситуация, когда, планируя отправиться в
командировку, работник заранее приобретает авиабилет, нередко данная
командировка срывается. В этом случае, работнику необходимо возвратить
билет, однако в результате возврата билета в кассе аэропорта, он получает
сумму меньше, чем платил изначально. За счет, каких источников может быть
компенсирована указанная разница.
Естественно руководителю предприятия, в случае отмены командировки
вследствие серьёзных обстоятельств, необходимо возместить данные расходы,
так как они связаны с исполнением трудовых обязанностей.
Однако к расходам подотчётного лица, а именно командировочным
расходам, данные затраты отнести нельзя, так как фактически командировка не
состоялась, но и к другим видам компенсаций также нельзя.
Поэтому данному подотчётному лицу указанную разницу возмещают за
счёт предприятия. Ту указанную разницу, которая будет выплачена работнику,
включают в совокупный доход работника, облагаемый НДФЛ. Более обширная
интеграция компьютерного учёта в процесс оформления первичных
документов может являться одним из наиболее эффективных путей
совершенствования первичного учета. В связи с этим необходимо полностью
28
автоматизировать учёт расчётов с подотчётными лицами. Это поможет
рядовому бухгалтеру облегчить работу с подотчетными работниками,
устранить возможные ошибки в процессе перенесения данных из первичных
документов в учётные регистры.
Также, повысив уровень автоматизации данных расчётов, уменьшить
количество бумажной документации, что также способствует эффективной
работе бухгалтеров. На наш взгляд, необходимо создать журнал выбывших и
прибывших командированных работников. Он позволит проводить постоянный
и беспрерывный контроль за работниками, направленными в командировку и
прибывшими из командировки. Следующим моментом является создание новой
штатной единицы-бухгалтера по расчётам с дебиторами, в том числе с
подотчётными лицами. Только в такой бухгалтерии работа будет идти
продуктивнее и будет порядок, в которой каждый бухгалтер будет заниматься
непосредственно своими отдельными участками учёта.
Этому также способствует упорядочение первичной документации,
широкое внедрение типовых форм первичных документов, повышение уровня
механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.
Таким образом, среди путей совершенствования расчётов с
подотчётными лицами следует выделить: создание Приказа о составе
подотчётных лиц, внедрение детализированного кассового чека, ведение
журналов регистрации командируемых работников, внедрение новой штатной
единицы-бухгалтера по расчётам с дебиторами, в том числе с подотчётными
лицами, автоматизацию данных расчётов. Лишь, соблюдая все «подотчетные»
нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при
налоговых проверках.
1.4 Анализ расчетов с подотчетными лицами
Методика анализа – это четкая последовательность действий,
представленная в виде инструкции, и применяемая для изучения сущности,
закономерности и тенденций развития какого-либо процесса.
29
В экономическом анализе методика представляет собой совокупность
аналитических способов и правил исследования экономики предприятия,
определенным образом подчиненных достижению цели анализа.
Общую методику понимают как систему исследования, которая
одинаково используется при изучении различных объектов экономического
анализа в различных отраслях национальной экономики.
Частные методики конкретизируют общую относительно к определенным
отраслям экономики, к определенному типу производства или объекту
исследования.
Любая методика анализа представляет собой методологические советы
(инструкции) по исполнению аналитического исследования и содержит
следующие моменты:
- задачи и формулировки целей анализа;
- объекты анализа;
- системы показателей, с помощью которых будет исследоваться каждый
объект анализа;
- советы по последовательности и периодичности проведения
аналитического исследования;
- описание способов исследования изучаемых объектов;
- источники данных, на основании которых производится анализ;
- указания по организации анализа (какие лица, службы будут проводить
отдельные части исследования);
- технические средства, которые целесообразно использовать для
аналитической обработки информации;
- характеристика документов, которыми лучше всего оформлять
результаты анализа;
- потребители результатов анализа.
Рассмотрим указанные этапы применительно к методике анализа
расчетов с подотчетными лицами.
30
Анализ расчетов с подотчетными лицами нацелен на разработку
мероприятий по совершенствованию учета с подотчетными лицами на
предприятии.
Задачи анализа расчетов с подотчетными лицами:
- контроль за соответствием положениям нормативных актов порядка,
размеров и условий выдачи сумм подотчет;
- выявление фактов нарушения порядка выдачи подотчетных сумм,
нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными
лицами;
- разработка мероприятий по устранению недостатков в учете и
отчетности по расчетам с подотчетными лицами.
Объект анализа – данные аналитического учета по счету 71 "Расчеты с
подотчетными лицами", где собирается вся информация о расчетах с
работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-
операционные и командировочные расходы.
Анализ расчетов с подотчетными лицами должен проводиться
ежемесячно.
В процессе анализа учета расчетов с подотчетными лицами используется
метод группировки, сравнения, относительных величин.
При проведении анализа учета расчетов с подотчетными лицами
используются:
- локальные нормативные акты (приказы (распоряжения) о направлении
работника (работников) в командировку (формы № Т-9, № Т-9а);
- командировочные удостоверения (форма № Т-10);
- служебные задания для направления в командировку и отчеты о его
выполнении (форма № Т-10а);
- документы, подтверждающие произведенные расходы (кассовые и
товарные чеки, накладные, счета, акты закупки, проездные билеты, счета
гостиниц и т.д.);
- авансовые отчеты (форма № АО-1);
31
- приказы по предприятию об утверждении списка лиц, которым
разрешено получение наличных денег из кассы;
- обороты по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами";
- аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами";
- бухгалтерский баланс (форма № 1).
Порядок проведения анализа включает в себя следующие этапы:
анализируется динамика кредиторской задолженности предприятия
с подотчетными лицами на основе данных бухгалтерского баланса;
анализируется доля задолженности подотчетных лиц в общей
сумме кредиторской задолженности предприятия и ее динамика на основе
данных бухгалтерского анализа;
изучается состав подотчетных лиц на основании данных
аналитического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами";
изучаются направления расходования средств по счету 71 "Расчеты
с подотчетными лицами" на основе данных аналитического учета;
изучаются первичные и отчетные документы, подтверждающие
правильность отражения операций на счете 71 "Расчеты с подотчетными
лицами";
выявляются недостатки организации учета расчетов с
подотчетными лицами;
разрабатываются мероприятия по устранению недостатков и
совершенствованию учета расходов с подотчетными лицами.
Анализ расчетов с подотчетными лицами проводится бухгалтерской,
аудиторской службой, финансовым или планово-экономическим отделом.
Результаты анализа используются бухгалтерской службой предприятия,
руководством предприятия.
32
Глава 2. УЧЕТ И АНАЛИЗ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ
ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ ИП КУШКОВ Д.Г
2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия
Объектом написания выпускной квалификационной работы выступило
ИП Кушков Д.Г. Данное предприятие расположено по адресу: Кировская
область, Слободской район. Организационно правовая форма –
индивидуальный предприниматель.
Основным видом деятельности является оказание услуг междугородних
грузоперевозок груза.
Команда ИП Кушкова Д.Г. состоит из квалифицированных специалистов,
знающих свое дело на 100%.
К важнейшим преимуществам работы ИП Кушкова Д.Г. можно отнести
своевременное и качественное выполнение работ, укомплектованность
высококвалифицированным персоналом, оперативность в работе и
ответственность за взятые на себя обязательства.
Хотелось бы отметить стремление компании к постоянному развитию и
совершенствованию, готовность находить оптимальные решения самых
сложных проблем.
Отличительной чертой компании является ее гибкость, мобильность в
решении технических задач, инициатива и оперативность. ИП Кушков Д.Г.
зарекомендовал себя как надежного и квалифицированного партнера в области
грузоперевозок. Высококвалифицированный персонал управленцев,
инженерно-технических работников и рабочих, высокая оснащенность
механизмами и инструментом, хорошая база материально-технического
снабжения, наличие допусков на перевозку грузов, управление
автотранспортными средствами делают фирму ИП Кушков Д.Г. серьезной
организацией, способной осуществлять грузоперевозки.
33
ИП Кушков Д.Г. - это самостоятельный хозяйствующий субъект, который
учреждается в порядке, установленном Гражданским кодексом Российской
Федерации, Федеральным законом "Об индивидуальных предпринимателях", а
также иными нормативно-правовыми актами, с целью осуществления
хозяйственной деятельности для извлечения прибыли. Данное предприятие
осуществляет услуги по перевозке груза.
Рассмотрим структуру управления предприятием на рисунке 1.
Анализ структуры управления по количеству:
- Линейных звеньев – 3 единицы
- Функциональных звеньев (отделы) – 13 единиц
- Уровней управления – 2 уровня
- Видов связей горизонтальных – 11
- Видов связей вертикальных – 16
Вид структуры управления:
Тип - линейно-штабная
Степень сосредоточения управленческих функций - централизованная.
Рисунок 1- Структура управления ИП Кушков Д.Г.
Генеральный
директор
Главный
бухгалтер
Зам. генерального
директора по финансовым
вопросам
Зам генерального
директора по логистике
Начальник
отдела кадров
менеджеры
Начальник
направления
внутригородских
перевозок
Начальник
направления
междугородних
перевозок
Бухгалтера
Начальник
отдела
снабжения
Начальник
юридического
отдела
34
В структуру управления ИП Кушков Д.Г. входят все нужные
подразделения, отвечающие за процесс оказания услуг и нормальное
функционирование предприятия. Количество уровней управления (4 уровня
управления – от генерального директора до рабочего) соответствует лучшей
структуре управления.
Генеральный директор ИП осуществляет руководство производственно-
хозяйственной и финансово-экономической деятельностью Общества в
границах полномочий, предоставленных ему нормативно-правовыми актами
РФ, внутренними нормативными документами Общества, трудовым договором
и Должностной инструкцией, неся всю полноту ответственности за последствия
принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества
ИП, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.
Производственные подразделения, предназначенные для обслуживания
своей продукцией и услугами основных цехов и участков, именуются
вспомогательными. К ним причисляются подразделения по ремонту
оборудования, технологической оснастки и др.
Подразделения, обеспечивающие нормальное функционирование всех
основных и вспомогательных цехов и участков, именуются обслуживающими.
К ним можно причислить складское хозяйство, внутрифирменный транспорт.
Состав и взаимосвязь основных и вспомогательных цехов, а также
обслуживающих хозяйств производственного назначения именуют
производственной структурой фирмы (предприятия). Она является составной
частью общей структуры фирмы. Такая структура зависит от вида и объёма
выпускаемой продукции, форм специфики и характера межфирменной
кооперации, форм организации труда на фирме и других факторов.
Основные экономические показатели характеризуют финансовую и
ресурсную деятельность предприятия.
В целом в 2016 году по финансовой деятельности у ИП Кушков Д.Г.
наблюдается чистая прибыль в размере 1862 тыс. руб.