55
проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию
товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию,
которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В
дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый
чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать
без кассового аппарата.
Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратило ровно
столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и
задолженность не образуется.
Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник возвращает
остаток в кассу предприятия.
Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника
выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие
варианты:
1) руководитель предприятия признает, что перерасход оправдан. Тогда
работнику должны возместить разницу;
2) руководитель решит, что работник проявил излишнюю
самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.
Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок,
подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94
«Недостачи и потери от порчи ценностей».
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в
аналитическом учете имеет сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников
не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник израсходовал свои
деньги, а предприятие их пока не вернуло).
Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). Делается это, чтобы
определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер
фиксируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и
разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом
(Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании
56
Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на
ее основании создается баланс.
В таблице 18 показаны бухгалтерские записи по учету расчетов с
подотчётными лицами.
Таблица 18
Бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными
лицами у ИП Кушков Д.Г.
№
п/
п
Содержание операции
Основание
Корреспонде
нция счетов
Сумма,
руб.
дебет
креди
т
1
Выдано под отчет
Огородникову Д.С.
Расходный кассовый
ордер №125 от
11.02.2015г.
71.01
50.01
3 000,00
2
Отражен возврат в кассу
остатка
неиспользованной
подотчетной суммы
Приходный кассовый
ордер №384 от
27.02.2015г.
50.01
71.01
325,83
3
Оприходованы
материалы,
приобретенные через
подотчетное лицо
Авансовый отчет №61 от
27.02.2015г., приложения
к авансовому отчету
(товарная накладная
№17599 от 11.02.2015г.,
чек №53)
10.1
71.01
2 674,17
4
Оприходованы прочие
материалы – замки
дверные, приобретены
через подотчетное лицо
Авансовый отчет № 65 от
28.02.2015 г., приложены
к авансовому отчеты
товарный и кассовый чек
№ 4320 от 28.02.2015 г.
10.06
71.01
690,30
5
Признаны расходы на
оказание услуг,
осуществленные через
подотчётного
Авансовый отчет № 70 от
02.03.2015 г., приложен к
авансовому отчеты чек №
4141 от 02.03.2015 г.
44.01
71.01
17755,05
6
Признаны прочие
расходы по оплате за
ремонт принтера
произведенные
подотчетным
Авансовый отчет № 72 от
02.03.2015 г., приложен к
авансовому отчеты чек №
4905 от 02.03.2015 г.
91.02
71.01
2897,70
Далее рассмотрим бухгалтерские записи по учету командировочных
расходов в таблице 19.
57
Таблица 19
Бухгалтереские записи по учету командировочных расходов
ИП Кушков Д.Г.
№
п/п
Содержание операции
Основание
Корреспонденц
ия счетов
Сумма, руб.
дебет
кредит
1
Из кассы выданы в
подотчет денежные
средства на
командировочные
расходы Батуевой
Екатерине Владимировне
Расходный
кассовый ордер
71.01
50.01
26609,00
2
По авансовому отчету
начислены суточные
Заявление на
командировку,
приказ № 04 от
11.09.2015 г,
командировочное
удостоверение от
11. 09 .2015 г.
26
71
7000,00
3
По авансовому отчету
приняты расходы на
проживание.
Счет -гостиницы
№ 15 от
11.09.2015
26
71
13000,00
4
По авансовому учет
приняты расходы на
проезд
Билет №
4250001563382
от 11.09.2015 г.,
билет №
3626140555593
от 20.09.2015 г.
26
71
6609,00
На этом предприятии работает юрист Ванишвили А.Б., внесенная в
список лиц, обладающих право получать деньги подотчет, согласно приказу
генерального директора предприятия № 1145 от 16 января 2016 г. В основном
юрист Ванишвили А.Б. получает денежные средства подотчет для оплаты
госпошлины. При этом необходимо собирать первичную документацию (чеки,
квитанции, накладные и т.д.), подтверждающие затраченные суммы. В течение
20 дней подотчетное лицо должно сдать первичную документацию, отчитаться
о подотчетной сумме и оформить авансовый отчёт (форма № КО-1).
Оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации.
Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать
предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке). Если
работник нарушит установленный лимит расчетов, организация может быть
оштрафована.
58
Указанием от 07.10.2015 № 3073-У (зарегистрировано в Минюсте России
23.04.2016 № 32079) Центробанк определил перечень расходов, которые можно
оплатить за счет поступившей в кассу наличной денежной выручки и установил
лимит расчетов наличными деньгами в иностранной валюте.
Поступившие в кассу компании наличные деньги за проданные товары,
выполненные работы и (или) оказанные услуги можно расходовать, в
частности:
на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и
выплаты социального характера;
выдачу наличных денежных средств работникам под отчет.
Лимит расчетов наличными в рублях остается прежний — 100 000 руб. в
рамках одного договора. Если расчеты проводятся в иностранной валюте,
лимит расчетов в рамках одного договора — сумма в валюте, эквивалентная
100 000 руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения
наличных расчетов. Однако выплата зарплаты, а также выдача денег под отчет
лимитом не ограничивается. То есть работникам можно выплачивать
наличными суммы, превышающие лимит в 100 000 руб.
О потраченных суммах, выданных под отчет, работник должен
отчитаться, сдав в бухгалтерию авансовый отчет. Унифицированный бланк
авансового отчета не учитывает особенностей расчетов корпоративной картой.
ИП Кушков Д.Г. может выдавать деньги под отчет не только наличными,
но и на зарплатную карту сотрудника с расчетного счета. Это подтверждает
письмо Минфина России от 25.08.2016 № 03-11-11/42288.
Чтобы инспекторы не смогли переквалифицировать перечисленные
подотчетные средства в выплаты, облагаемые НДФЛ, должны соблюдаться два
условия.
Условие 1: правильно заполнить платежку. В платежном поручении в
реквизите "Назначение платежа" бухгалтеру нужно указать, что средства,
перечисленные на зарплатную карту работника, являются подотчетными:
"выдача под отчет".
59
Условие 2: установить порядок выдачи подотчетных сумм на зарплатные
карты. Для перечисления денежных средств под отчет с расчетного счета
компании на зарплатную карту сотрудника необходимо:
— в учетной политике компании установить порядок выдачи
подотчетных сумм. Если у компании есть положение о командировках и в нем
расписан порядок выдачи подотчетных сумм, в учетной политике можно дать
ссылку на это положение;
— в договоре с банком предусмотреть возможность исполнения банком
платежных поручений на перечисление денежных средств, которые не
являются зарплатой;
— подготовить приказ руководителя компании с перечнем сотрудников,
на зарплатные карты которых компания будет перечислять подотчетные
средства;
— получить письменное согласие сотрудников на расчеты по
подотчетным суммам с использованием их зарплатных карт.
Компания вправе самостоятельно разработать форму авансового отчета
для случаев перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты
сотрудников.
Преимущества перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты.
Во-первых, снижаются расходы компании — комиссия банка за
перечисление денежных средств, как правило, ниже, чем за снятие наличных.
Во-вторых, компании не нужно снимать наличные для последующей
выдачи их сотруднику из кассы.
В-третьих, можно перечислять денежные средства сотруднику, который
находится в другом городе.
Списание израсходованных подотчетных сумм отражают по кредиту
счета 71 на основании авансового отчета работника:
Дебет 20 (26,10) Кредит 71 - совершены расходы за счет денег, выданных
ранее под отчет.
60
Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной
суммы, делают проводку:
Дебет 50 Кредит 71 - возвращены неиспользованные денежные средства.
Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок,
делают проводку по дебету счета 70.
Дебет 70 Кредит 71 - невозвращенная подотчетная сумма удержана из
зарплаты работника.
Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" у ИП
Кушков Д.Г. ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Регистрами синтетического учета, где совершается отражение операций с
подотчетными суммами, являются главная книга, отчет о движении денежных
средств по форме № 4 и строка бухгалтерского баланса «прочая дебиторская
задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев»,
оборотно - сальдовая ведомость по счету 71 и другие регистры учета по счету
71.
Согласно Приказу Минфина № 94 н от 31 октября 2000 года,
утвердившему План счетов бухгалтерского учета и Инструкцию по его
применению, аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в ИП
Кушков Д.Г. ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
На отпущенные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными
лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На
потраченные подотчетными лицами суммы счет 71 “Расчеты с подотчетными
лицами” кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются
затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от
характера произведенных расходов.
В бухгалтерской (финансовой) отчетности информация о расчетах с
подотчетными лицами раскрывается через дебиторскую и кредиторскую
задолженность.
В бухгалтерской отчетности информация о состоянии дебиторской и
кредиторской задолженности раскрывается достаточно подробно. Например, в
61
бухгалтерском балансе показана дебиторская задолженность, которая
детализируется и отражается по статьям: покупатели и заказчики, авансы
выданные, векселя к получению, задолженность дочерних и зависимых
обществ и др. Кроме того, в этой же форме отчетности показываются долги
дебиторов, возврат которых ожидается в пределах 12 месяцев и свыше этого
срока.
Так же подробно показывается в бухгалтерском балансе и кредиторская
задолженность по статьям: поставщики и подрядчики, задолженность перед
персоналом организации, задолженность перед бюджетом, авансы полученные
и др.
Кроме того, эти показатели подробно раскрываются в пояснениях к
бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах. В пояснениях
конкретизируются показатели баланса, и задолженности показываются с
подразделением на краткосрочные, долгосрочные и по отдельным
составляющим. В расшифровке к отчету о финансовых результатах
показывается списание дебиторских и кредиторских задолженностей, по
которым истек срок исковой давности.
2.3 Анализ расчетов с подотчетными лицами
Анализ расчетов с подотчетными лицами нацелен на разработку
мероприятий по совершенствованию учета с подотчетными лицами на
предприятии.
Объект анализа – данные аналитического учета по счету 71 "Расчеты с
подотчетными лицами", где собирается вся информация о расчетах с
работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-
операционные и командировочные расходы.
62
Рисунок 3 – Динамика изменения дебиторской и кредиторской
задолженности ИП Кушкова Д.Г.за 2014-2016гг., тыс.руб.
В результате анализа динамики изменения дебиторской задолженности
видно, что на 01.01.2016 года дебиторская задолженность составляла 4332 тыс.
руб., в том числе "Покупатели и заказчики" – 3552тыс. руб. или 82% в
структуре общей задолженности.
По состоянию на 01.01.2017 года дебиторская задолженность составила
4207 тыс. руб., в том числе "Покупатели и заказчики" 3450 тыс. руб. или 82% в
структуре общей задолженности. Снижение дебиторской задолженности по
сравнению с 2014 годом составило 233 тыс. руб.
Кредиторская задолженность по состоянию на 01.01.2017 года, по
сравнению с аналогичным периодом прошлого года, увеличилась на 1314 тыс.
руб. или на 31,14% и составила 5573 тыс. руб. Основным критерием роста
кредиторской задолженности стало увеличение задолженности по статье
"Задолженность по налогам и сборам" на 773 тыс. руб.
Рассмотрим методику анализа расчетов с подотчетными лицами на
примере (Таблица 20).
63
Таблица 20
Анализ кредиторской задолженности с подотчетными лицами
Наименование
показателя
2014
г.
(тыс.
руб)
2015
г.
(тыс.
руб.)
2016
г.
(тыс.
руб.)
Относительные
показатели (тыс.
руб.)
Абсолютные
показатели,
%
Кредиторская
задолженность
всего
4219
7033
5533
1 314
131,14
Кредиторская
задолженность с
подотчетными
лицами
84,38
105,5
127,26
43
150,82
Удельный вес, %
2
1,5
2,3
-
-
Кредиторская задолженность в 2013 году составила 4219 тыс. руб., в 2016
г. показатель увеличился на 1314 тыс. руб. (прирост 31,14 %) и составила
5533тыс. руб., увеличение в динамике является отрицательным явлением для
предприятия.
Кредиторская задолженность с подотчетными лицами в 2015 г. составила
105,5 тыс.руб., в 2016 г. – 127,76 тыс. руб.
На долю кредиторской задолженности с подотчетными лицами в 2014
году приходится 2%, 2015 году – 1,5 % всей кредиторской задолженности, 2016
году – 2,3%.
В таблице 21 показан анализ дебиторской задолженности с подотчётными
лицами
Таблица 21
Анализ дебиторской задолженности с подотчетными лицами
Наименование
показателя
2014
г.
(тыс.
руб)
2015 г.
(тыс.
руб.)
2016г.
(тыс.
руб.)
Относительные
показатели
(тыс. руб.)
Абсолютные
показатели,
%
Дебиторская
задолженность
всего
4440
4 332
4 207
-233
94,75
Дебиторская
задолженность с
подотчетными
лицами
172,27
148,588
130,42
-42
75,70
Удельный вес, %
3,88
3,43
3,1
-
-
64
Дебиторская задолженность в 2017 году составила 4207 тыс. руб., что на
233 тыс. руб. меньше по отношению к 2014 г.
Дебиторская задолженность с подотчетными лицами в 2016г. составила
130,42 тыс. руб. или 3,1% всей дебиторской задолженности. На долю
дебиторской задолженности с подотчетными лицами в 2014 году приходится
3,88 % всей дебиторской задолженности, 2015 году – 3,43 %.
Рассмотрим оборачиваемость дебиторской и кредиторской
задолженности с подотчетными лицами (Таблица 22).
d = Выручка / Кредиторская (дебиторская) задолженность, (1)
где d – скорость оборота, измеряется в оборотах
Таблица 22
Оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности
с подотчетными лицами
Наименование показателя
2014 г.
2015г.
2016
г.
Кредиторская задолженность с подотчетными лицами
(тыс. руб.)
84,38
105,495
127,26
Дебиторская задолженность с подотчетными лицами
(тыс. руб.)
172,272
148,588
130,42
Выручка от реализации (тыс. руб.)
23608
25595
29600
Оборачиваемость кредиторской задолженности с
подотчетными лицами, обороты
279,78
242,62
232,60
Оборачиваемость дебиторской задолженности с
подотчетными лицами, обороты
137,04
172,26
226,96
Из таблицы видно, что оборачиваемость кредиторской задолженности с
подотчетными лицами на 2016 год снизилась на 47 оборотов и составила в 2016
году 232,6 оборота, что является отрицательной тенденцией.
Оборачиваемость дебиторской задолженности с подотчетными лицами за
последние 3 года ускоряется, так на 2016 год ускорилась на 90 оборотов по
отношению к 2014 году и составила 227 оборота, что является положительной
тенденцией.
Ускорение дебиторской и кредиторской задолженности свидетельствует о
скорости превращения их в денежные средства и скорости расчета долгов.