15
кассовым ордерам, ресторанные счета, документы об оплате переводчиков для
заграничных партнеров – все это нужно приложить к авансовому отчету.
Представительские расходы, как правило, совершаются не с целью
потратить гораздо меньше, поэтому их экономическую обоснованность
придется отстаивать перед налоговиками с наибольшей степенью вероятности.
Однако уже выпущены целые методички, как признать расходы на такси и даже
услуги вип-залов в аэропортах. Поэтому, скорее всего, вашему бухгалтеру
удастся показать целесообразность именно такого расходования средств.
Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, является
несложным, но именно здесь образуется большое количество ошибок, так как
данные расчеты касаются нескольких разделов как бухгалтерского, так и
налогового учета. Возможные операции по командировкам организации
показаны в таблице 1[11]:
Таблица 1
Операции по командировкам организации
Содержание операций
Дт
Кт
1
2
3
1)Выданы работнику из кассы подотчет денежные средства на
командировочные расходы.
71
50
2) Выданы с расчетного счета подотчет денежные средства.
71
51
3)Расходы по найму жилого помещения, суточные, билеты и т.д.
20
71
4)Начислен НДС на услуги.
19
71
5)Возвращена в кассу неиспользованная подотчетная сумма.
50
71
6) Отражена сумма задолженности работника перед организацией по
невозвращенному остатку подотчетной суммы.
73
94
7) Удержан из зарплаты работника невозвращенный остаток
подотчетной суммы.
70
73
Хозяйственные расходы и расходы на приобретение товаро-
материальных ценностей.
Любое предприятие независимо от организационно-правовой формы и
вида деятельности выдает своим работникам наличные деньги под отчет.
Сотрудника могут понадобиться наличные средства для покупки канцелярских
товаров и других материальных ценностей, для оплаты хозяйственно-
операционных расходов, выполненных работ, оказанных услуг.
Отпуск наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации
16
может производиться[22]:
- под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
- в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств
расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).
К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в
розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей,
материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Первичными оправдательными документами, свидетельствующими о
расходовании подотчетных средств, служат: товарный чек магазина;
накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты
выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы;
акты покупки материальных ценностей у физических лиц. Возможные
операции по приобретению товарно-материальных ценностей через
подотчетное лицо представлены в таблице 2[18].
Таблица 2
Операции по приобретению товарно-материальных ценностей
через подотчетное лицо
Содержание операции
Дт
Кт
1. Выданы работнику из кассы под отчет денежные средства
на приобретение товаро-материальных ценностей.
71
50
2. Оприходовано имущество, приобретенное подотчетным
лицом.
07,08,10,41
71
3. Отражена сумма НДС по приобретенным товарно-
материальным ценностям.
19
71
4. Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные
(общехозяйственные) расходы
25,26
71
5. Затраты подотчетных лиц, связанные с продажей готовой
продукции (товаров), учтены в расходах на продажу.
44
71
6. Произведен налоговый вычет.
68/2
19
7. Возвращена в кассу неиспользованная подотчетная сумма.
50
71
17
Представительские расходы.
Для корректного оформления представительских расходов также
понадобятся авансовые отчеты подотчетных лиц и, конечно, подтверждающие
документы. Чеки, квитанции к расходным кассовым ордерам, ресторанные
счета, документы об оплате переводчиков для заграничных партнеров – все это
прикладывается к авансовому отчету.
Представительские расходы, как правило, совершаются не с целью
потратить гораздо меньше, поэтому их экономическую обоснованность
придется отстаивать перед налоговыми органами с наибольшей степенью
вероятности.
Предприятия самостоятельно устанавливают порядок траты средств на
представительство, их документальное подтверждение.
Операции по представительским расходам представлены в таблице 3[22]:
Таблица 3
Операции по представительским расходам
Содержание операции:
Дт
Кт
1. Выдана работнику из кассы под отчет денежная
сумма на представительские расходы.
50
71
2. Списаны представительские расходы.
20
71
3.Учтен НДС по представительским расходам.
19
71
4. НДС к возмещению.
68/2
19
5. Возвращена в кассу неиспользованная подотчетная
сумма
50
71
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами
достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. В
то же время состав документов, сопровождающих расчеты с подотчетными
лицами, чрезвычайно широк и многообразен, так как расчеты с подотчетными
лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями
по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению
материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо
сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.
Главными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при
проверке расчетов с подотчетными лицами, являются[22]:
18
авансовый отчет;
приказы о направлении сотрудников в командировки;
командировочные удостоверения;
копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
список лиц, которым разрешено получение наличных денег из
кассы;
сметы представительских расходов;
приказы об утверждении смет представительских расходов;
оправдательные первичные документы.
Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные
расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других
организациях и у физических лиц товаров, на приобретение ГСМ (горюче-
смазочные материалы), для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на
иные хозяйственно-операционные цели – в соответствии с приказом
руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет
является следующие: наличие утвержденного руководителем организации
списка подотчетных лиц; расходование денег строго по целевому назначению;
полный расчет по ранее выданным суммам.
Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании
заявления сотрудника организации, утвержденного руководителем. В
заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на
которую требуется конкретная сумма денег [22].
Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым
ордером (форма №КО-2). Передача подотчетных сумм одним лицом другому
запрещается.
Наличные денежные средства под отчет выдаются конкретному
работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему
авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по
подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.
19
Согласно указанию Банка России от 11.03.2016 № 3210-У «О порядке
ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке
ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и
субъектами малого предпринимательства», сотрудники, получившие наличные
деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на
который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить
в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести
окончательный расчет по ним [4].
Корпоративная карта - это именное платежное средство, предназначенное
для оплаты сотрудниками товаров или услуг, а также для получения наличных
денег в банкоматах и банках. С помощью корпоративной карты они могут
получать наличные денежные средства, оплачивать расходы, связанные с
хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и
представительских расходов, на территории Российской Федерации, получать
наличные деньги в иностранной валюте за пределами России, а также
производить оплату командировочных и представительских расходов в
иностранной валюте за пределами нашей страны.
Корпоративная банковская пластиковая карта, так же как и любая другая
банковская карта, открывается на конкретное физическое лицо. Но ее
особенностью является то, что это лицо должно быть сотрудником
организации, заключившим договор на выпуск такой карты. Еще одним
отличием корпоративных карт от прочих является то, что сотрудник получает
полный доступ к одному из счетов юридического лица, то есть распоряжается
средствами организации.
Юридические лица могут открывать на своих сотрудников следующие
виды корпоративных карт:
расчетную карту. Ее держатель может совершать операции в
пределах установленной банком суммы денежных средств. Данные
расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее
банковском счете;
20
кредитную карту. Ее держатель может совершать операции за счет
денежных средств, предоставленных банком в установленном
лимите в соответствии с условиями кредитного договора.
Чтобы оформить корпоративную карту, организации нужно заключить
договор с банком. К нему необходимо приложить следующие документы:
- список сотрудников, которые будут пользоваться картами
(подписывается руководителем и главным бухгалтером). Подписи держателей
карт должны быть заверены печатью юридического лица;
- копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты
(подписываются руководителем и скрепляются печатью юридического лица);
- договоры об использовании банковских карт установленной банком
формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.
Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю,
указанному клиентом - юридическим лицом - в заявлении о выдаче банковской
карты, или представителю клиента, действующему на основании доверенности,
оформленной в соответствии с требованиями законодательства.
Для осуществления учета и контроля над движением корпоративных карт
целесообразно разработать Положение о порядке их использования и регистр, в
котором отражать следующие данные: номера карт, Ф.И.О. держателей, даты
передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет
подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.
Согласно пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ налогоплательщики - организации и
индивидуальные предприниматели - обязаны письменно сообщать в налоговый
орган об открытии или закрытии счетов (в течение 7 дней). Под понятием
"счет" понимается расчетный (текущий) счет и иной счет в банке, который
открывается на основании договора банковского счета, на который зачисляются
и с которого могут расходоваться денежные средства организаций (п. 2 ст. 11
НК РФ).
Нарушение налогоплательщиком установленного срока представления в
налоговый орган информации об открытии или закрытии счета в каком-либо
21
банке влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 118 НК РФ).
Счет, открытый для использования банковских карт, подпадает под
определение, приведенное в п. 2 ст. 11 НК РФ, и о его открытии необходимо
сообщить в инспекцию (Письмо от 30.12.2008 N 03-11-05/318, п. 55 Письма
ФНС России от 12.08.2011 N СА-4-7/13193).
Кроме того, ту же информацию в течение 7 дней необходимо представить
органам контроля за уплатой страховых взносов, то есть ПФР и ФСС (пп. 1 п. 3
ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).
Однако если корпоративная карта выдана в дополнение к уже имеющемуся
счету и никаких новых счетов в банке открывать не пришлось, то
информировать об этом налоговый орган и органы контроля за уплатой
страховых взносов не надо.
Не стоит забывать и об ответственности работника. При разработке
Положения о порядке использования корпоративных карт ее следует
установить в следующих случаях:
- за непредставление документов, подтверждающих целевое использование
денежных средств;
- за несвоевременное сообщение о потере или хищении корпоративной
банковской карты в целях блокировки операций по ней.
Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения
сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в
бухгалтерском учете является выписка банка.
Банк списывает деньги с карточного расчетного счета предприятия по мере
того, как проводятся расчеты по операциям держателей. Независимо от того,
рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат,
списание денег с карточного счета всегда отражается проводкой по дебету
счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 55 "Карточный
счет".
В магазинах, гостиницах и прочих местах расчета сотрудник организации
должен получить документы, подтверждающие расходы, произведенные им по
22
карте. Такими документами считаются счета за проживание в гостинице,
билеты на проезд, квитанции, чеки, накладные и т.д. К ним должны быть
приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и
банкоматов (п. 3.3 Положения N 266-П).
Документы, подтверждающие произведенные по карте расходы, сотрудник
организации представляет в бухгалтерию предприятия вместе с авансовым
отчетом. Если он этого не сделал, а выписка банка свидетельствует о том, что с
карточного счета произведено снятие наличных денег, бухгалтер организации
отражает задолженность работника организации следующим образом:
Дебет 73 Кредит 55
- отражено списание наличных денег со специального карточного счета, не
подтвержденное первичными документами.
При получении авансового отчета осуществленные расходы (связанные с
производственной деятельностью организации) отражаются в общем порядке.
Если же произведенные работником организации расходы не связаны с
производственной деятельностью, то последний обязан их возместить.
Возмещение работником указанных сумм может быть произведено двумя
путями: либо работник организации вносит наличные денежные средства в
кассу организации, либо организация сумму ущерба удерживает из заработной
платы работника. Бухгалтер оформит в этом случае следующие проводки:
Дебет 50 Кредит 73
- внесение работником наличных средств для возмещения расходов;
Дебет 70 Кредит 73
- удержание из заработной платы работника денежной суммы, потраченной
по корпоративной карте в личных целях.
Сроки, на которые даются подотчетные суммы, устанавливаются
руководителем предприятия. Эти сроки могут быть установлены единым
приказом по организации. При этом в приказе может быть установлен как
единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных
подотчетных лиц.
23
Порядок отпуска подотчетных сумм и определения сроков, на которые
они выдаются, необходимо определить в учетной политике предприятия.
1.3 Современные подходы к проблемам учета расчетов
с подотчетными лицами
Зачастую в ходе своей деятельности практически все предприятия
приобретают материальные ценности не только безналичным путём, но и за
наличные денежные средства.
Вследствие этого обычно сотрудникам предприятия выдаются деньги под
отчёт для решения определённых задач предприятия. В подотчет выдаются
деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты
хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный
расчет продукции у других организациях или у физических лиц, для оплаты
выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-
операционные цели.
Тема расчётов с подотчётными лицами хорошо изучена в трудах А.А.
Соловьевой [1], Н.В. Ереминой, Е.Д. Тарасюк [2] и др. Тем не менее, некоторые
вопросы учета расчетов с подотчетными лицами требуют дальнейшего
изучения.
Так, недостаточно полно изучена проблема безналичных расчетов с
подотчётными лицами. В то время, как работник находится в командировке,
безналичный расчёт не является весьма удобным и быстрым, как оплата
наличными, так как многие гостиницы не принимают расчеты в безналичной
форме, оплата дополнительных услуг также может быть невозможна при таком
расчёте.
К тому же проездные билеты в автобусах и маршрутных такси, покупка
необходимых журналов в киосках, карт местности и т. п. зачастую
представляют собой наличную плату.
На многих предприятиях направляться в командировку может любой
работник предприятия, так как нет утвержденного Приказа о составе
24
подотчётных лиц, который утверждает список сотрудников, которые могут
получать наличность под отчёт.
Для любого предприятия это является значительным минусом. Ведь при
проверке, контролирующие органы, в том числе налоговая служба, могут
сделать выводы, что срок выдачи денежных средств на предприятии не
установлен, а, следовательно, расчёты с подотчётными лицами должны
осуществляться в пределах одного рабочего дня.
В настоящее время это практически невозможно, за исключением мелких
расходов на хозяйственные нужды. Так как, в организациях достаточно часто
подотчётные лица направляются в командировку на сроки более одного дня,
данный недостаток может повлечь за собой массу неприятностей для
предприятия.
Поэтому, во избежание данной ситуации, Приказ о составе подотчётных
лиц просто необходим на каждом предприятии. Он должен отражать:
1) сроки выдачи подотчётных сумм;
2) правила предоставления авансовых отчётов;
3) отказ в выдаче наличности под отчёт сотруднику, не отчитавшемуся по
предыдущим авансам;
4) запрет передачи подотчётных сумм другим лицам.
После утверждения Приказа о составе подотчётных лиц, всех
сотрудников, числящихся в нём, необходимо уведомить и ознакомить с
Приказом в обязательном порядке.
Следующим необходимым моментом для любой организации является
создание приказа о размере суточных для данного предприятия. Размер
суточных должен быть установлен в размере не более 700 рублей в сутки при
командировках по РФ, а за границу – 2500 рублей.
«Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного
лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки
ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары».
Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений,