58
Третье направление автоматизации бухгалтерского учёта — разработка
программного продукта на заказ с помощью сторонней фирмы или собственно-
го подразделения, информационно – технологической службы. Это требует, как
правило, длительного времени и больших затрат и оправданно только для
крупных предприятий, при условии, что имеющиеся на рынке программы не
отвечают запросам и требованиям заказчика. Если разрабатывается автомати-
зированная система управления, главный бухгалтер должен следить, чтобы бы-
ли учтены и потребности бухгалтерии. Конечно, роль бухгалтера будет различ-
на при выборе того или иного направления автоматизации.
В первом случае бухгалтер, как правило, должен в совершенстве знать и
уметь использовать офисные программы (небольшие предприятия не могут
держать для этого отдельного работника). При последнем варианте бухгалтеру
гарантировано пристальное внимание со стороны команды разработчиков.
При использовании тиражной бухгалтерской программы помощь бух-
галтеру при её внедрении, как правило, минимальна, и часто возникает ситуа-
ция, когда он не знает, что делать с приобретённой программой.
Стадии и этапы создания автоматизированной системы изложены в
ГОСТ 34601–90 “Автоматизированные системы. Стадии создания”. Основные
этапы здесь следующие:
предпроектное обследование и написание тактико-технического за-
дания;
проектирование;
ввод в действие;
сопровождение автоматизированной системы.
На стадии предпроектного обследования должна быть осуществлена по-
становка задачи, которая заключается в формировании исходных посылок, тре-
буемых результатов решения задачи и описании её математического содержа-
ния. Так как комплексная автоматизация бухгалтерского учёта является слож-
ной задачей и состоит из множества подзадач, должен быть рассмотрен ком-
плекс информационно связанных друг с другом компонентов.
59
Нужно обратить внимание на периодичность и время решения задач, ор-
ганизацию сбора первичных данных и передачи их в обработку. Постановка за-
дачи должна сопровождаться описанием документов, массивов данных, ис-
пользуемых в задаче и получаемых в результате решения.
Информация, используемая при решении задач, разделяется на постоян-
ную, которая должна храниться в системе и использоваться многократно, и пе-
ременную. В постановке задачи обязательно должен принимать активное уча-
стие главный бухгалтер, привлекая при этом практически всех работников сво-
его отдела.
Постановка задачи очень облегчается, если на предприятии имеются та-
кие документы, как учётная политика и рабочий план счетов, должностные ин-
струкции на каждого работника, график документооборота, утверждены поря-
док и сроки выполнения учётных работ. Без таких документов постановку зада-
чи нужно начинать с изучения организационной и функциональной структуры
бухгалтерии, распределения обязанностей, формализации системы ведения до-
кументооборота, изучения информационных связей и маршрутов движения ин-
формации.
Перед автоматизацией учёта необходимо привести его в порядок, со-
вершенствовать. Нужно проанализировать все формы первичных документов,
используемых в бухгалтерском учёте, оценить их соответствие формам, утвер-
ждённым ОКУД, и возможность замены неунифицированных форм унифици-
рованными, проанализировать реквизиты и показатели документов.
Бухгалтеру нужно учитывать, что ввод информации в ЭВМ должен
осуществляться один раз. Все сводные, промежуточные, результатные данные
должны быть получены автоматически на основе введённых первичных дан-
ных. Информация заносится в единую базу данных. Массивы постоянной,
справочной информации должны быть упорядочены, классифицированы.
По результатам предпроектного обследования составляется техническое
задание. Ответственность за предпроектное обследование ложится на главного
бухгалтера (далее просто бухгалтера).
60
При автоматизации бухгалтерии с помощью тиражной бухгалтерской
программы постановка задачи и техническое задание часто не выполняются,
равно как и не составляется проект, что отрицательно влияет на эффективность
создаваемой автоматизированной системы бухгалтерского учёта. Техническое
задание необходимо, если для настройки и внедрения бухгалтерской програм-
мы привлекаются сторонние сотрудники или организации.
Они должны принимать участие в составлении технического задания и
подписывать этот документ. Результат их работы оценивается по тому, как вы-
полнено техническое задание, и в случае разногласий оно является основным
документом для судебного разбирательства.
Постановка задачи необходима в любом случае. Если бухгалтерская
программа уже выбрана, то при постановке задачи можно учитывать её струк-
туру и особенности, чтобы требуемая настройка оказалась минимальной. Бух-
галтер должен неплохо ориентироваться в этой программе.
Работы по постановке задачи и предпроектному обследованию при ав-
томатизации бухгалтерского учёта большинство источников описывает некон-
кретно. Перечислим ниже, какие работы, на наш взгляд, необходимо выполнить
бухгалтеру.
1. Разработать рабочий план счетов. Особое внимание при этом необхо-
димо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому счёту, субсчёту
может быть необходимо вести несколько видов аналитического учёта (боль-
шинство бухгалтерских программ позволяют это). Аналитический учёт наибо-
лее трудоёмок, его данные используются не только учётными работниками, но
и всеми управленцами.
2. Нужно составить локальные классификаторы массивов постоянной
(справочной) информации (подразделений, сотрудников, товарно-
материальных ценностей и т. д.). Выбор постоянной информации из справоч-
ника облегчает заполнение документов. Многие классификаторы (справочники)
используются для ведения аналитического учёта, т. е. показатели в них пред-
ставляют собой аналитические счета.
61
Показатели нужно упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, ко-
торые должны облегчить поиск, группировку информации. Системы классифи-
кации и кодирования информации рассмотрены в специальной литературе. Эта
работа особенно необходима для тех массивов, количество показателей в кото-
рых исчисляется сотнями и тысячами (материалы). Без правильной классифи-
кации и кодирования с массивами неудобно работать, что может привести к
ошибкам (повторный ввод и нарушение аналитического учёта). Сделать это
нужно до ввода классификаторов в ЭВМ, изменение группировки и кодов в
дальнейшем будет затруднительным.
3. Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому
участку учёта, по каждому автоматизированному рабочему месту: формы пер-
вичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и
сроки их заполнения.
По возможности предусмотреть использование унифицированных форм,
так как они разработаны с учётом автоматизированной обработки и многие из
них уже содержатся в бухгалтерских программах. Формы документов, которые
в программе отсутствуют, придётся формировать и вводить дополнительно
(большинство бухгалтерских программ это допускают). Желательно, чтобы
ввод первичных документов в ЭВМ происходил одновременно с их составле-
нием или получением, затем их можно распечатать.
В компьютер необходимо вводить все реквизиты документов. Должен
производиться однократный ввод информации, а если документы связаны ин-
формационно, то это должно быть отмечено бухгалтером.
4. Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод
в компьютер следует автоматизировать, хотя стоит предусмотреть возможность
вручную ввести, если понадобится, любую корреспонденцию. Но будет удоб-
нее и правильнее, если большая часть бухгалтерских корреспонденций будет
составляться автоматически на основе соответствующих первичных докумен-
тов, что и предусматривают многие бухгалтерские программы. Необходимо
рассмотреть, как будет происходить ввод всех корреспонденций.
62
5. Выходные документы (регистры и отчётные формы) формируются ав-
томатически на основе введённой в ЭВМ информации. Бухгалтерские про-
граммы предлагают достаточно широкий набор выходных форм, при необхо-
димости позволяют их изменить, ввести новые. Требуемые для небольшого
предприятия классификаторы, документы, отчёты, как правило, уже имеются в
хорошо отработанных бухгалтерских программах, и их настройка окажется ми-
нимальной. Но для наиболее эффективной автоматизации бухгалтерского учёта
все перечисленные работы всё равно следует провести, так как в дальнейшем
изменить что-либо может оказаться сложной задачей.
Особенно важно продумать систему счетов. Если объём бухгалтерских
работ невелик, а предприятие не имеет достаточно финансовых ресурсов, то
можно предусмотреть выполнение части работ вручную (ввод корреспонден-
ций вручную, а не по документам, распределение накладных расходов, закры-
тие счетов и др.). Для наибольшей эффективности внедряемой автоматизиро-
ванной системы бухгалтерского учёта следует автоматизировать работу по всем
его участкам. Главную книгу и оборотно - сальдовую ведомость нужно форми-
ровать автоматически.
Рис. 1 Схема автоматизированной систем «1С Бухгалтерия 8»
63
Заполнять баланс, приложения к нему, другие отчёты многие бухгалте-
ры нередко предпочитают вручную, даже если программа умеет это делать са-
ма. На этапе ввода автоматизированной системы в действие необходимо ука-
зать в программе реквизиты предприятия, некоторые параметры учётной поли-
тики, откорректировать план счетов, который, как правило, уже предлагается,
заполнить классификаторы и ввести вступительный баланс (удобнее на 1-е чис-
ло года или квартала). Ввод остатков по счетам нужно производить одной да-
той, по всем аналитическим счетам, тогда сальдо по синтетическим счетам бу-
дет получено автоматически.
Выбор направления автоматизации бухгалтерской службы предприятия
включает в себя предварительный выбор программных средств. Первое направ-
ление — использование офисных программ, например, из пакета Microsoft
Office, что применимо на небольших предприятиях. Эти программы доступны и
недороги, но требуют значительной подготовительной работы — ввода форм
документов, разработки системы таблиц и баз данных и т.д. Наиболее популяр-
но второе направление автоматизации бухгалтерского учёта — с помощью спе-
циализированной прикладной бухгалтерской программы.
Третье направление автоматизации бухгалтерского учёта — разработка
программного продукта на заказ с помощью сторонней фирмы или собственно-
го подразделения, информационно – технологической службы.
Разработанная таким образом учётная политика даст возможность ООО
«КСИЛ - БАЛТЕКС» гораздо эффективно вести бухгалтерский и налоговый
учёт.
64
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключение выпускной квалификационной работы нужно отметить
что, цель поставленная перед нами выполнена, т. е. разработаны рекомендации
по совершенствованию учётной политики и налоговой политики малого пред-
приятия. В соответствие с первой задачей изучены теоретические основы фор-
мирования учётной политики организации. Из этого следует, что термин «учет-
ная политика предприятия» вошел в употребление в конце 80-х гг. в качестве
вольного перевода на русский язык английского словосочетания «accounting
policies», употребляемого в стандартах, издаваемых Комитетом по междуна-
родным стандартам бухгалтерского учета. Учётная политика - это совокупность
способов ведения бухгалтерского учёта — первичного наблюдения, стоимост-
ного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяй-
ственной деятельности. Формируют учетную политику все организации неза-
висимо от форм собственности. В настоящий момент учетная политика разра-
батывается в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учетная
политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденным приказом Минфина Рос-
сии от 6 октября 2008 г. № 106н. (ред. от 08.11.2010). В соответствии с Положе-
нием по бухгалтерскому учету учетная политика организации формируется
главным бухгалтером организации и утверждается приказом руководителя.
С точки зрения налогового планирования особенно важны следующие
элементы учетной политики: установление границы между основными сред-
ствами и средствами труда в обороте, переоценка объектов основных средств,
способы начисления амортизации. В приказе об учетной политике должны со-
держаться краткие, четкие и конкретные решения по вышеперечисленным во-
просам. Форма приказа выбирается организацией самостоятельно. Приказ об
учетной политике организации состоит, как правило, из трех основных разде-
лов: организация бухгалтерского учета; техника ведения бухгалтерского учета;
методика учета основных объектов.
65
В связи со второй поставленной задачей изучена учётная и налоговая
политика ООО «КСИЛ -БАЛТЕКС». На основании установленной учётной по-
литики организация ведёт бухгалтерский баланс, отчёт «О финансовых резуль-
татах». Анализ динамики бухгалтерского баланса ООО «КСИЛ-БАЛТЕКС» по-
казывает на произошедшие значительные изменения в динамике разделов пас-
сива. В 2016 году по сравнению с 2014 годом увеличились капиталы и резервы
ООО «КСИЛ-БАЛТЕКС» на 132 %. За 2015 – 2016 годы этот показатель увели-
чился на 117 %. Так же произошёл значительный рост долгосрочных обяза-
тельств завода, за исследуемый период он возрос в 29 раза. В 2015 году прирост
краткосрочных обязательств составил в 3 раза больше, чем в предыдущей пе-
риод. К 2016 году они возросли на 182 %.
Анализ структуры актива бухгалтерского баланса ООО «КСИЛ-
БАЛТЕКС» показал, что в 2014 году 67 % актива баланса состояло из внеобо-
ротных активов и 37 % из оборотных активов. К 2015 году ситуация измени-
лась и удельный вес внеоборотных активов в имуществе завода возрос до 77 %
и оборотные активы составили всего 23 %. По данным таблицы 8 можно уви-
деть, что за 2014 – 2016 годы ликвидность имущества завода была низкой из за
меньшего объёма оборотных средств. В 2016 году произошла оптимизация
структуры имущества завода и объём внеоборотных активов почти сравнился с
объёмом оборотных активов, и составил соответственно 51% к 49 %.
Изучение структуре пассива баланса за период 2014 – 2016 годы показа-
ло, на значительные изменения её изменения. Это подтверждает постепенное
снижение доли капиталов и резервов компании. В 2014 году они составляли 89
% всего пассива, в 2015 году они снизились до 85 %, и к 2016 году стало 64 %.
Так же, резко возросли долгосрочные обязательства завода, за 2014 – 2016 годы
их доля в объёме пассива поднялась от 1,3 % до 20 % и наблюдается рост крат-
косрочных обязательств за исследуемый период от 9,6 % до 16 %.
При помощи расчётов коэффициентов платежеспособности проведён
анализ финансовой устойчивости изучаемой нами компании. З 2015 – 2016 го-
ды коэффициент платежеспособности возрос на 1,7.
66
Степень платежеспособности по текущим обязательствам остался без
изменений. Коэффициент задолженности по кредитам банков и займам возрос
на 0,39. Итоги анализа финансовых отчётов показали, что компания в целом
платежеспособна.
Так же в процессе работы нами было изучено организация учёта основ-
ных средств в ООО «КСИЛ – БАЛТЕКС». Мы убедились, что в компании при-
меняется линейный способ начисления амортизации основных средств, что на
наш взгляд является экономически не выгодным, так как приводит к увеличе-
нию налогов на имущества.
В связи с этим в разработали рекомендации по совершенствованию в
ООО «КСИЛ – БАЛТЕКС» учетной – и налоговой политики.
В частности, нами рекомендовано применение ускоренного списания
объектов основных средств в финансовом учете помогает:
1) получить дополнительные инвестиционные ресурсы в виде ускорен-
ного притока средств в амортизационный фонд;
2) сэкономить на налоге на имущество организаций.
Применение ускоренной амортизации в налоговом учете дает возмож-
ность получить бесплатную отсрочку от государства по уплате налога на при-
быль организаций. В процессе анализа мы убедились в том, что бухгалтерский
учёт очень трудоёмкий процесс. Контроль всех хозяйственных операций,
надлежащее хранение и использование первичных учётных данных требует от
бухгалтера большого внимания и времени. Поэтому для совершенствования
учётной политики в ООО «КСИЛ-БАЛТЕКС» нами предложено внедрить ав-
томатизацию бухгалтерского учёта.
Выбор направления автоматизации бухгалтерской службы предприятия
включает в себя предварительный выбор программных средств. Первое направ-
ление — использование офисных программ, например, из пакета Microsoft
Office, что применимо на небольших предприятиях. Эти программы доступны и
недороги, но требуют значительной подготовительной работы — ввода форм
документов, разработки системы таблиц и баз данных и т.д.
67
Наиболее популярно второе направление автоматизации бухгалтерского
учёта с помощью специализированной прикладной бухгалтерской программы.
Третье направление автоматизации бухгалтерского учёта — разработка
программного продукта на заказ с помощью сторонней фирмы или собственно-
го подразделения, информационно – технологической службы.
Выбрав один из этих вариантов бухгалтер должен:
1. Разработать рабочий план счетов.
2. Нужно составить локальные классификаторы массивов постоянной
(справочной) информации (подразделений, сотрудников, товарно-
материальных ценностей и т. д.).
3. Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому
участку учёта, по каждому автоматизированному рабочему месту
4. Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод
в компьютер следует автоматизировать, хотя стоит предусмотреть возможность
вручную ввести, если понадобится, любую корреспонденцию.
5. Выходные документы (регистры и отчётные формы) формируются ав-
томатически на основе введённой в ЭВМ информации.
Разработанная таким образом учётная политика даст возможность ООО
«КСИЛ-БАЛТЕКС» гораздо эффективно вести бухгалтерский и налоговый
учёт.