71
водства, новый регламентирующий документ, поскольку ныне действующие
правила и нормы документирования (Правила внутреннего документооборота и
контроля) перестали отвечать масштабам, специфике деятельности и
потребностям бизнеса;
3. Идентифицировать все документы, циркулирующие на предприятии и
образующиеся в ходе работы компании, сформировать их перечень по
типовому принципу (входящие, исходящие, внутренние);
4. Сформировать схему документооборота ООО «Радуга» (по типовому
принципу (входящие, исходящие, внутренние) и зафиксировать ее в нормативной
документации;
5. Структурировать данные в части унифицированных форм
документов, применяемых на предприятия, и утвердить табель унифици-
рованных форм документов;
6. Идентифицировать и регламентировать ключевые процессы
по документам, зафиксировать процедуры работы с документами в соответ-
ствующих регламентах;
7. Внедрить общекорпоративною систему электронного документо-
оборота.
С 1 июля 2018 года в России введен в действие новый государственный
стандарт в части оформления документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов», что, безусловно, требует создания в ООО «Радуга» инструкции
по делопроизводству, в процессе чего необходимо руководствоваться
следующими основными документами:
Методическими рекомендациями по разработке инструкций
по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее –
МР для ФОИВ);
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»;
72
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению документов».
В качестве основного образца для создания инструкции рекомендуется
использовать ведомственные инструкции, к примеру, Типовую инструкцию по
делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской
Федерации, которую можно применить как основу и по содержанию, и по
способу изложения информации. Однако правильнее всего будет
самостоятельно или с привлечением сторонних специалистов разработать
инструкцию, максимально соответствующую потребностям бизнеса. Алгоритм
работы над инструкцией приведен на рисунке 17.
Рисунок 17 - Алгоритм разработки и утверждения табеля
для ООО «Радуга»
Табель, как и иной классификационный справочник, который
применяется в делопроизводстве, может быть выстроен по структурному либо
функциональному принципу. В таком случае, при первом варианте разделами
табеля будут названия структурных подразделений, во втором –
управленческие функции, а подразделами – задачи, свойственные аппарату
управления.
Принятия
решения о
разработки
табеля УФД
Изучение и
идентификация
документов
Выбор формы
табеля
Определение
струкутры
Табеля
Согласнование
формы и
структуры
Утверждение
табеля
Введение в
действие
73
Внутри разделов предпочтительнее всего документы систематизировать по
степени их важности.
Разработка и внедрение табеля в деятельность предприятия, в конечном
счете, приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а
значит и объемов работ с документами.
Далее необходимо разработать и утвердить график документооборота
непосредственно для бухгалтерии ООО «Радуга» как важного внутреннего
локального нормативного акта, определяющего сроки и порядок представления
в данное подразделение первичных документов с целью их дальнейшей
регистрации и обеспечения своевременности учета.
Наличие указанного документа сразу решить несколько важных задач в
деятельности ООО «Радуга», а именно:
определит не только порядок создания, но и дальнейшего движения
первичной документации;
позволит своевременно получать документы от всех контрагентов;
установит меру ответственности сотрудников ООО «Радуга» за
непредставление или же несвоевременное представление тех или иных
документов в бухгалтерию предприятия.
График документооборота может быть утвержден как отдельным
документом, так и прописан и в рамках учетной политики, где в отдельном
разделе должны быть представлены схема или таблица, которые описывают
стадии движения всех документов в организации, относимых у учетной
деятельности.
Как будет выглядеть график документооборота для учетной политики,
принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и
даже рисунок. Главным является то, чтобы он охватывал четыре основные
стадии для любого документа, а именно:
его создание;
его проверку;
его обработку, а также занесение в базу;
74
его передача в архив.
В конечном итоге необходимо в ООО «Радуга» внедрить общекорпора-
тивную систему электронного документооборота. Проведя мониторинг
современных систем, можем предложить внедрение на предприятии Системы
электронного документооборота «ДЕЛО», которая уже эффективно
используется как небольшими коммерческими компаниями, так и в
распределенных ведомственных и холдинговых структурах, являясь самой
распространенной в России, воспринимаемой фактически в качестве
отраслевого стандарта.
Система электронного документооборота «ДЕЛО» способна обеспечить
электронный документооборот любого предприятия и любой организации,
а также повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами.
Это, в свою очередь, оптимизирует бизнес-процессы организации любого
профиля и масштаба.
Основные преимущества СЭД «ДЕЛО» это:
техническая завершенность информационного решения, полная
функциональность, которая доступна сразу после приобретения и установки;
готовность к работе в Системе межведомственного электронного
документооборота (МЭДО);
легкая и достаточно быстрая установка и настройка (в том числе
силами самого заказчика).
Структура основных функций СЭД «ДЕЛО» приведена на рисунке 18. (в
Приложении 8 к работе приведен графический функционал СЭД «ДЕЛО»).
75
Рисунок 18 - Структура основных функций СЭД «ДЕЛО»
1
Для налаживания нормального налогового учета и повышения его
эффективности в ООО «Радуга» необходимо внедрить новейший программный
продукт «1С: ERP Управление предприятием 2»
2
, который является
комплексным решением, охватывающим все основные контуры управления и
учета, позволяющий организовать целостную информационную систему для
управления разными аспектами деятельности предприятия.
Данный продукт отлично интегрируется с предложенной выше СЭД
«Дело» и имеет мощный функционал, включающий все основные необходимые
разделы для ведения качественного учета на предприятии.
Программный продукт «1С: ERP Управление предприятием 2» позволит
вести учет сразу нескольких юридических лиц, которые входят в структуру
ООО «Радуга», в единой базе, вести параллельно с бухгалтерским налоговый
учет, автоматически формировать отчетность для налоговых органов и многое
иное.
Важным преимуществом ведения бухгалтерского и налогового учета
при помощи данного продукты является строгое соответствие законодательству
1
Внедрение СЭД «Дело» https://www.itweek.ru/gover/article/detail.php?ID=151956
2
1С:ERP Управление предприятием 2 http://v8.1c.ru/erp/
76
РФ. А также весьма оперативное обновление системы при изменении
нормативно-правовой базы налогового и бухгалтерского законодательства.
Кроме того, общий функционал программного продукта позволяет
сформировать мощную базу управленческого учета.
Важным мероприятием для налаживания системы учета в деятельности
ООО «Радуга» является организация системы внутреннего контроля и
обеспечение проведения систематического внутреннего аудита (на
аутсорсинге), поскольку такая система является мощным инструментом
управленческого учета.
Важно понимать, что система внутреннего контроля может выступать
как отдельной управленческой функцией менеджмента ООО «Радуга», а также
может быть интегрирована с системой управленческого учета, что позволит
получать дополнительную информацию, а самой системе внутреннего контроля
использовать новейшие методы контроля.
Для создания такой системы в ООО «Радуга» будет достаточно
выделения ответственного за его реализацию, учитывая масштабы
деятельности компании и формирования политики внутреннего контроля.
Систематический аудит для того, чтобы исключить недостоверность его
проведения заинтересованными в его результате работниками предприятия
можно осуществлять на основании договора аутсорсинга, что обеспечить
справедливость и точность получаемого заключения.
В конечном итоге на основании всех произведенных нововведение в
деятельности ООО «Радуга» необходимо будет доработать и расширить
учетную политику, занеся в нее все основные, принятые предприятием
изменения в части документационного обеспечения учета, информационного
обеспечения документооборота и внедрения программного продукта для учета
и управления.
Внедрение комплексной системы электронного документооборота и
учета выведет ООО «Радуга» на новый уровень развития, повысив качество
управления в целом, дав существенный экономический эффект.
77
Действительно, по существующим данным Forrester Research
(американской компании по исследованию рынка), 38% компаний из списка
Fortune 500 (рейтинга 500 крупнейших мировых компаний) в полной мере
убеждены в том, что именно переход к электронному документообороту
позволил им повысить эффективность своего бизнеса.
Так, согласно иным данным Siemens Business Services:
рабочие группы 30% времени тратят на поиск и дальнейшую
обработку документов на бумажных носителях;
секретарь-референт до 75% своего рабочего времени тратит
на работу с бумажными документами;
у руководителей разных уровней на работу с бумажными
документами уходит от 35% до 45% рабочего времени;
безвозвратно теряются около 6% бумажных документов;
на согласование бумажных документов затрачивается от 60%
до 70% рабочего времени разных сотрудников;
каждый бумажный внутренний документ копируется не менее
20 раз.
1
В итоге 20-30% всего спектра основных поставленных руководством
задач вообще не выполняется.
Важно помнить, что рабочее время сотрудников, особенно
занимающихся бухгалтерским, налоговым и управленческим учетом – это
важнейший ресурс любого предприятия, а любой ресурс – это деньги,
правильное использование которого является основным залогом эффективного
управления.
1
Проценко А.А., Данилова С.В. Анализ эффективности использования 1С:
документооборот на предприятиях // НАУЧНЫЙ ФОРУМ: ТЕХНИЧЕСКИЕ И
ФИЗИКОМАТЕМАТИЧЕСКИЕ НАУКИ Сборник статей по материалам IX
международной научно-практической конференции № 8 (9) – М., Изд. «МЦНО», 2017 – с.
16-17
78
Это, в первую очередь, способствует качественной постановке
и регулированию учета и обеспечению эффективного управления, а значит
обеспечению повышения эффективности учетного процесса компании.
Таким образом, реализация предложенных направлений поможет
сформировать обновленную и регламентированную систему комплексного
учета: бухгалтерского, налогового и управленческого в рамках учетной
политики, что обеспечит объективное и четкое ведение учетной деятельности в
полном объеме и с высоким уровнем достоверности отражения всех фактов
хозяйственной жизни ООО «Радуга», даст мощную информационную базу для
использования всеми заинтересованными пользователя.
Выводы по главе 3
Выполнение проектной части работы позволило сделать следующие
основные выводы.
Существующие на данном этапе существования ООО «Радуга»
проблемы в части учетной политики и ее реализации на практике деятельности
компании включают в себя:
недостаточное полное содержание учетной политики, в которой нет
утвержденной схемы и графика документооборота, что в целом нарушает
нормальное течение внутреннего учетного процесса;
отсутствует важное приложение к учетной политике – формы
первичных учетных документов ООО «Радуга». Это в свою очередь, нарушает
требование ПБУ 1/2008;
отдельной службы налогового учета (или сотрудника
ответственного за его ведения нет), налоговый учет ведется на основании
первичных бухгалтерских документов;
неразвита система внутреннего контроля, что нарушает нормы ст. 19
Закона № 402-ФЗ;
автоматизировано только лишь ведение бухгалтерского учёта,
налоговый и управленческий учет не автоматизированы;
79
проблема в целом в системе документационного обеспечения
управления ООО «Радуга» и пр.
С целью преодоление в рамках проектной главы работы предложены:
для повышения эффективности внутренней системы
документационного обеспечения управления необходимо доработать учетную
политику, составить схему и график документооборота, а также
автоматизировать работу со всей документаций компании;
развить систему менеджмента качества, которая позволит
существенно упорядочить все внутренние процессы и повысить качество
информационного обеспечения управления в целом и учетной политики в
частности.
создать систему внутреннего контроля;
внедрить комплексную информационную систему учета;
утвердить формы первичной учетной документации.
80
Заключение
В настоящее время роль учетной политики возрастает, т.к. сложившаяся
экономическая ситуация в России (общий спад производства, кризис
неплатежей, неплатежеспособность предприятий-должников) непосредственно
оказывает влияние на финансовое состояние предприятий. В зависимости от
выбранной учетной политики складывается экономическая деятельность
предприятия на современном уровне, что имеет научно-практическую
значимость.
Для достижения эффективности деятельности современных субъектов
хозяйствования любое направление деятельности и, в том числе, учетная работа
должна подчиняться строго определенным правилам и регламентам. Именно от
того, насколько точно и четко будет прописана учетная политика
предприятия, в полной мере зависит его дальнейшее процветание и слаженная
работа всего персонала.
Итогом работы над теоретической частью исследования стали
следующие основные выводы. Учетная политика современного предприятия
представляет собой систему принимаемых субъектом хозяйствования форм,
методов, а также способов ведения разнонаправленного учета: бухгалтерского,
финансового и управленческого, а также составления соответствующей
указанным категориям отчётности, которая способна удовлетворить
потребности разного рода заинтересованных категорий пользователей (как
внешних и внутренних стейкхолдеров), сформулированная в специальном
внутреннем локальном нормативном акте, в соответствии с принятыми
принципами ее формирования, которые нацелены на решение конкретных
учетных задач предприятия.
Сущность учетной политики в обеспечении четкости фиксации и
целостности учета всего спектра фактов хозяйственной и прочей деятель ности,
для формирования актуальной информационной базы, для использования в
управлении, анализе деятельности предприятия и разработки, на основании
фиксированной информации, целенаправленных управленческих решений.