61
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию учетной политики
ООО «Радуга»
3.1. Проблемы в учетной политике ООО «Радуга»
В рамках данного раздела работы обоснуем все выявленные на
предыдущем этапе исследования проблемы, а также дестабилизирующие
факторы в отношении учетной политики ООО «Радуга» и системы внутреннего
контроля.
Итак, по результатам анализа организационно-методологических основ
учетной политики, а также проведенной экспертной оценки можно сделать
далее приведенные выводы. На предприятии существует и оформлена должным
образом учетная политика, которая используется последовательно от одного
отчетного периода к другому, которая на сегодня применяется не всеми
структурными подразделениями ООО «Радуга». Так, кафе предприятия как
структурное подразделения применяет на практике учетные мероприятия,
однако не основывается на положениях учетной политики.
При необходимости учетная политика обновляется, для этого в начале
каждого нового отчетного периода в нее вносят необходимые изменения и
утверждают новый вариант.
Учетная политика имеет три основных раздела:
1) организационно-технический раздел;
2) методический в части бухгалтерского учета;
3) методический в части налогового учета.
При этом, не смотря на тот факт, что основные аспекты налогового и
бухгалтерского учета в учетной политике ООО «Радуга» отражены, в ней
отсутствуют такие важные моменты как:
методика организации и осуществления внутреннего контроля за
ведением налогового и бухгалтерского учета;
схемы и графика внутреннего документооборота между
подразделениями и основными ответственными лицами в части перемещения
бухгалтерской и налоговой информации внутри ООО «Радуга» и пр.;
62
формы унифицированных первичных бухгалтерских документов
или разработанные непосредственно ООО «Радуга» бланки с отражением всех
обязательных реквизитов, согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №
402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
График документооборота первичных учетных документов необходим
для того, чтобы весь спектр мероприятий в отношении хозяйственных
операций, требующих отражения в бухгалтерском и налоговом учете компании,
осуществляющихся на основании первичных документов, выполнялся
своевременно и поступал точно в срок в бухгалтерию ООО «Радуга».
Соответственно процесс в части выписки документов и их дальнейшей
передачи между определенными подразделениями организации должен быть
четко организован, иными словами, необходим четко структурированный
процесс, обеспечивающий внутрифирменный порядок выписки и контроля
бумаг. Именно это и обеспечивает график в отношении документооборота.
Следствием отсутствия графика документооборота ООО «Радуга»
является частое нарушение требования своевременности отражения
соответствующих операций в бухгалтерском учете, что в дальнейшем влечет за
собой необходимость корректировок данных предыдущих периодов,
дополнительно усложняя работу бухгалтерии. Такая ситуация нарушает в
целом нормальное течение внутреннего учетного процесса, не давая
возможности своевременного выявления возникающих проблем в части
бухгалтерского и налогового учета.
Обособленной налоговой службы или же конкретного ответственного за
ведением только лишь налогового учета в ООО «Радуга» нет. Налоговым
учетом занимаются постоянные различные работники бухгалтерии, что в свою
очередь снижает уровень ответственности за эту важную категорию учетной
работы.
В ООО «Радуга» учетной политикой и документооборотом пользуется
широкий круг сотрудников. Однако отсутствие четко разработанных форм
первичной документации, отражения в них важных реквизитов, таких как
63
подписи документально подтвержденных ответственных лиц, регистрационных
данных компании, верных наименований передаваемых товаров и услуг, их
количество, налоговые ставки и т.д., может замедлить или исказить
регистрацию факта хозяйственной жизни в бухгалтерской программе.
Следовательно, это может привести к нелегальности операции и штрафу со
стороны проверяющих органов и, соответственно, убыткам компании.
Например, неверно составленная счет-фактура или акт приема-передачи могут
повлечь их ничтожность и отказ налогового органа в принятии суммы этих
документов в составе расходов и вычете суммы налога на добавленную
стоимость.
В качестве документа первичного учета можно использовать
унифицированные формы, определенные законодательством Российской
Федерации, а можно использовать и разработанные самостоятельно бланки.
Собственные формы необходимы, если в предложенных государством
документах недостаточно информации для четкого и всеобъемлющего
оформления факта хозяйственной жизни. Однако стоит учесть, что организация
может только добавить необходимые ей для учета данные, оставив список
обязательных реквизитов неизменным.
Так, согласно ФЗ № 402-ФЗ от 16.12.2011, этими реквизитами являются
вид и дата составления документа; наименование субъекта хозяйствования;
отражение факта хозяйственной жизни с указанием натурального или
стоимостного выражения с единицей измерения; указание лиц, ответственных
за исполнение сделки, либо лиц их заменяющих с указанием должностей,
фамилий и инициалов или других данных, их идентифицирующих, с
обязательной их личной подписью.
Также в компании совершенно отсутствует отдел внутреннего контроля,
не установлен работник, ответственный за выполнение данной функции.
Вследствие чего, контроль производиться от случая к случаю, только
лишь в случае возникновения серьезных проблем в части учета и отчетности.
64
Такой подход к управлению предприятием в корне не верный, поскольку
внутренний контроль позволяет сегодня избежать большого числа проблем и
предотвратить проявления рисков, а также:
1) обеспечить полноту и достоверность всех видов выпускаемой ООО
«Радуга» отчетности;
2) обеспечить сохранность всех активов ООО «Радуга»;
3) обеспечить эффективное и экономичное использования всех ресурсов
ООО «Радуга».
4) обеспечить своевременность выявления как финансовых, так и
операционных рисков ООО «Радуга».
Кроме того, система внутреннего аудита сегодня крайне необходима,
как самим собственникам субъекта хозяйствования, так и менеджменту
компании ООО «Радуга». Так, основная задача менеджмента — это
максимально эффективное управление бизнесом для достижения всего спектра
целей, поставленных перед предприятием его собственником или
собственниками. Успешность реализации указанного управления в полной мере
зависит от двух основных факторов:
1) наличие у менеджмента достоверной и комплексной информации,
которая необходима ему для принятия правильных и обоснованных
управленческих решений;
2) наличие эффективной системы внутреннего контроля выполнения
всех принимаемых правленческих решений.
Отсутствие в ООО «Радуга» службы внутреннего контроля нарушает
нормы действующего сегодня законодательства. Так, до 2013 г. вопрос о
создании службы внутреннего контроля был исключительно правом самого
субъекта хозяйствования (исключение составляли только лишь кредитные
организации, для которых внутренний контроль — это важная обязанность).
Но уже с 1 января 2013 г. исходя из норм ст. 19 Федерального закона №
402-ФЗ все экономические субъекты, осуществляющие хозяйственную
деятельность должны в обязательством порядке осуществлять контроль всех
65
совершаемых фактов своей хозяйственной жизни, а те, которые подлежат
обязательному аудиту, обязаны организовать и осуществлять внутренний
контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской
(финансовой) отчетности, исключением являются только лишь те случаи, когда
сам руководитель принял на себя обязанность ведения бухгалтерского учета
своего предприятия.
Внутренний контроль может быть реализован на предприятии как самим
хозяйствующим субъектом (к примеру, посредством создания структурного
подразделения - отдела внутреннего контроля (внутреннего аудита или
ревизионного отдела), так и с привлечением сторонней организации
(аутсорсера или консалтера) и заключения с ней договора оказания услуг
контроля и аудита.
Система налогового учета ООО «Радуга» организована только лишь на
основании регистров бухгалтерского учета, что затрудняет систематизацию
данных налогового учета. Финансово-хозяйственные операции отражаются в
бухгалтерском и налоговом учете только лишь на основании первичных
документов.
Ведение бухгалтерского учета автоматизировано частично, ведение
налогового учета не автоматизировано. Алгоритм обработки данных в полной
мере соответствует принятым нормам действующего в Российской Федерации
законодательства. Существование проблем с учетной политикой, кроме сугубо
тех, которые относятся к компетенции данного вопроса на ООО «Радуга»,
отнести можно к проблемам в сфере документационного обеспечения
управления в целом, т.е. документооборота, что говорит о необходимости
реализации в деятельности компании менеджмента качества в отношении
регламентирования всех процессов работы с документацией. Работа с
документами в компании делится на определенные этапы – процессы,
структура которых приведена на рисунке 15.
66
Рисунок 15 - Структура процессов Компании в отношении
работы с документами
Как видно из представленного выше рисунка 15, существуют
стабильно повторяющиеся процессы в отношении разных категорий
документов компании, что позволяет создать общие регламенты для процесс-
сов, в которых будут обозначены все основные процедуры работы с
документами (в Приложении 7 приведен пример регламента процесса).
Регламентация процессов поможет сформировать четкую схему
документооборота ООО «Радуга» (по типовому принципу (входящие,
исходящие, внутренние) и зафиксировать ее в нормативной документации,
кроме того, четко обозначить ответственных по процессам и процедурам,
поскольку содержит четко структурированное описание процесса, отражая
последовательность как движения соответствующего документа, так и
Процессы
работы с
документами
для входящих
документов
прием и первичная обработка
предварительное рассмотрение
делопроизводителем
регистрация
рассмотрение руководством
организации
направление на исполнение
обработка, исполнение,
подготовка ответов
контроль исполнения
для исходящих
документов
разработка, оформление
регистрация
отправка
для внутренних
разработка, оформление
регистрация и обработка
исполнение, подготовка ответов
контроль исполнения
для всех
учет и анализ объемов
документооборота.
архивное хранение
67
последовательность работы с ним. Что в свою очередь помогает зафиксировать,
так сказать, «правила игры», являющиеся одинаковыми для всех.
Сегодня во многие предприятия России внедряется на практике
и развивается Система менеджмента качества (СМК) на основании:
ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Система менеджмента качества.
Требования»;
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Информация и документации. Система
управления документами», которая кардинальным образом отличается от
традиционных систем управления;
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Информация и документации. Система
управления документами»;
ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «Система стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация
и документация. Системы управления документами. Требования».
Стандарты менеджмента качества закрепляют мировой опыт «лучших
практик» управления предприятием и документами, предназначены, прежде
всего, для топ-менеджмента (руководителей организации). Применение
на практике указанных стандартов позволяет регламентировать ответственность
руководства и службы делопроизводства не только за документы, весь
документальный и архивный фонды предприятия, но и за системное
проектирование процессов документирования с целью выстраивания целостной
системы управляемых процессов в отношении документационного закрепления
всего спектра информационных потоков предприятия.
Отличием указанных стандартов является именно ориентация на
процессный подход в управлении деятельностью предприятия и организации
документооборота в нем, основанных на соответствующих принципах
(рисунок 16).
68
Рисунок 16 - Принципы менеджмента качества ISO 9001-2015
Все указанные стандарты в той или иной степени определяют
необходимость упорядочения работы с документами различных видов, в том
числе учетных и отчетных. Система менеджмента качества поможет
регламентировать процедуры документирования и обеспечить учетный процесс
на ООО «Радуга» всем необходимым объемом информации своевременно и в
четко установленные сроки.
Далее обозначим основные пути совершенствования учетной политики
ООО «Радуга».
3.2. Пути совершенствования учетной политики ООО «Радуга»
На основании выделенных проблем учетной политики и обеспечения
учетного процесса считаем возможным предложить далее приведенные
рекомендации для ООО «Радуга»:
Система менедмжента
качества
Ориентация на
потребителя
Лидерсво
Вовлеченность
персонала
Принятие решений на
основании фактов
Менеджмент
взаимоотношений
Процессный подход в
управлении
69
1. Принять к исполнению на предприятии стандарты менеджмента
качества в отношении управления документарным фондом компании, которые
позволят существенно упорядочить все внутренние процессы и повысить
качество информационного обеспечения управления в целом и учетной
политики в частности.
2. Существенно повысить эффективность внутренней системы
документационного обеспечения управления, составить схему и график
документооборота ООО «Радуга», исходя из специфики деятельности
анализируемой компании, его организационной структуры, а также размеров,
объема отчетных и учетных операций, выполняемых в отчетный период
операций. Такой график документооборота должен включать в обязательном
порядке сроки передачи в централизованную бухгалтерию всего спектра
необходимых для учета первичных документов, договоров, заключенных с
контрагентами, авансовых отчетов, а также определить порядок подписания
директором приказов и прочих распорядительных документов, а также
устанавливать сроки их исполнения.
3. Внедрить комплексную информационную систему управления
документооборотом предприятия, которая позволит упорядочить работу с
документами и обеспечить четкость их передачи и своевременность
исполнения.
4. Сформировать отдельно регистры налогового учета и автоматизи-
ровать как налоговый, так и управленческий учет в целом.
5. Доработать и расширить учетную политику. Составить или
утвердить унифицированные формы первичных учетных бухгалтерских
документов.
6. Необходимо организовать систему внутреннего контроля и
обеспечить проведения внутреннего аудита (на аутсорсинге).
В основе любого, бухгалтерского, налогового и управленческого отчета
лежат оформленные должным образом первичные учетные документы,
отражающие факт хозяйственной деятельности. Государственные органы
70
Российской Федерации представляют к использованию унифицированные
формы первичных учетных документов, однако с 01.01.2013 они не
навязываются к использованию, субъекты хозяйствования могут самостоя-
тельно разрабатывать необходимые им бланки с указанием обязательных
реквизитов.
Вместе с тем, Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. не отменяет
обязательной формы документов по операциям с денежными средствами. Так,
кафе «Вечернее» является обособленным подразделением и обязано вести
самостоятельную кассовую книгу независимо от наличия у него расчетного
счета.
Ввиду того, что ООО «Радуга» осуществляет свою работу не только в
отношении торговли, но и в отношении логистики и исследования
конъюнктуры рынка, не относящиеся к основному виду деятельности,
компании необходимо разработать формы документов в отношении передачи
прав на исследования, калькуляции и списания косвенных расходов,
калькуляции себестоимости выполненных работ и услуг .
Следовательно, руководству ООО «Радуга» необходимо разработать и
утвердить первичные учетные документы по операциям, реализовывающимся в
ходе всей деятельности компании и внести изменения в учетную политику с
начала нового отчетного года. (В Приложении 9 к работе указан примерный
список первичных учетных документов для реализации в своей деятельности
компанией ООО «Радуга».)
В отношении налаживания документооборота ООО «Радуга» с
развитием системы менеджмента качества необходимо реализовать следующие
основные шаги:
1. Принять стандарты менеджмента качества на предприятии и
регламентировать процессы работы с документами (в Приложении 7 к работе
приведен пример Регламента «Согласование документа»);
2. Разработать, утвердить и принять к исполнению в компании
в качестве общепринятого стандарта Инструкцию по ведению делопроиз-