15
Основной задачей проектной команды является выполнение
управленческих функций. В процессе формирования принципов работы
данной команды учитывается ряд следующих факторов:
10
1. Специфика сферы деятельности, в которой осуществляется проект,
играет одну из ключевых ролей в создании команды, поскольку проектная
команда организовывается именно с целью реализации этого проекта.
Проектная специфика определяет:
- формальную (иерархическую) структуру команды, утверждаемую
руководством;
- состав выполняемых ролей;
- необходимые умения, знания и навыки, которыми должен располагать
каждый член команды;
- виды, этапы и сроки выполнения проектных работ.
Так, например, в команду по осуществлению проекта в сфере
строительства должны входить строители, проектировщики, работники
отдела снабжения и т.д. В состав же группы научно-исследовательского
проекта необходимо включить экспертов, научных работников, узких
специалистов в областях соответствующих знаний и т.д.
2. Организационно-культурную среду проектной команды
подразделяют на внешнюю и внутреннюю. В состав внешней среды входят
все аспекты окружения проекта. К внутренней среде проекта
(организационной культуре) относятся следующие характеристики:
- общепринятые командные нормы взаимодействия;
- методы и характер делегирования полномочий и власти;
- уровень связанности и сплоченности сотрудников;
- отличительные методы управления и осуществления взаимодействия
между членами команды (коммуникативные, координационные процессы,
вопросы налаживания связей извне, способы разрешения конфликтов и
принятия управленческих решений);
10
Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами -М.: ИНФРА-М, 2014.
16
- организация процесса распределения ролей.
3. Особенности стиля управления и взаимодействия лидера или
начальника проекта с остальными членами команды. Здесь приведем понятие
«тип лидера», определяющее данные характеристики. Под типом лидера
понимают отличительные черты, определяющие совокупность
взаимоотношений лидера со своими подчиненными. Концепция лидерства в
ее современной трактовке выделяет такую ценность руководителя, как
способность развить в подчиненных чувство самоорганизации и
самоконтроля. Рационально поступающий лидер должен быть способен
управлять людьми таким образом, чтобы они могли руководить собой сами.
Человека, обладающего таким качеством, называют сверхлидером.
Проектное управление предполагает создание рациональной структуры,
которая обеспечила бы высокий уровень профессионализма работников, а
также достижение баланса между независимостью команды проекта и
внешним контролем.
11
Лидеру как менеджеру необходимо обладать уверенностью в своих
силах и в своей команде, а также быть достаточно гибким, поскольку для
завоевания доверия ключевую роль в команде играют не занимаемое
положение или статус, а компетентность и профессионализм.
Роль руководителя проекта в организации и управлении работой
команды заключается в содействии прохождения членами команды всех
стадий развития и полном раскрытии их собственного потенциала. Ему
необходимо предвидеть наступление следующего этапа развития проекта и
соответствующим образом направлять команду по заданному пути развития.
Если проект по своем завершении будет иметь положительный
результат, то появившееся чувство удовлетворенности проделанной работой
даст стимул к дальнейшему сотрудничеству членам проектной группы.
Лидер проекта обязан анализировать и предвидеть потенциальные
препятствия на пути формирования и становления команды, т.к. их
11
Балашов А.И. Управление проектами.: учебник и практикум для академического бакалавриата - М.:
Издательство Юрайт, 2015. - с.67.
17
осознание как минимум наполовину помогает решить возникшие проблемы.
Среди источников проблем, которые возникают в ходе развития команды,
выделяют:
- нечеткую постановку целей;
- закрытость и конфронтацию между членами команды;
- неэффективность взаимоотношений с руководством проекта;
- нехватка необходимых ресурсов и финансирования;
- слабое техническое и материальное оснащение.
В обязанности руководителя проекта на этапе планирования входит
четкое формулирование целевых установок, обеспечение согласованности в
работе всех структурных подразделений команды с целью эффективного
применения выделенных под реализацию проекта ресурсов. В данном случае
разумным решением является привлечение сотрудников к коллективному
обсуждению всех проблем и трудностей, препятствующих эффективной
работе, а также учет и анализ разносторонних мнений. Помимо объединения
команды в слаженно действующую группу, в задачу руководителя также
входит налаживание эффективных рабочих отношений с высшим
руководством, предусматривающее их своевременное информирование о
результатах работы проекта, что тем самым будет создавать последнему
благоприятный имидж.
12
Существуют три основных элемента для повышения эффективности
труда менеджера проекта. Эффективные менеджеры проекта должны:
1) Контролировать расход собственного рабочего времени. Данное
умение лежит в основе производительной и эффективной работы.
2) Иметь нацеленность не на процесс выполнения работы, а на его
итоговый результат.
3) Выстраивать свою работу, используя как собственные сильные
стороны и качества, так и сотрудников проекта, а также извлекать
12
Литке Х-Д. Управление проектами Х-Д. Литке и И. Кунов: пер. с нем. М.Э. Реш. М Изд-во Омега-Л, 2010.
– с.94.
18
максимальную выгоду из положительных результатов, полученных в
конкретной ситуации.
В ходе своей деятельности лидер должен приобрести навыки
приоритетного распределения работ по времени, а также концентрации
внимания на таких областях работы команды, которые могут принести
наибольшие положительные результаты.
В обязанности руководителя проекта входит:
13
1. Организация эффективного и быстрого запуска работ по проекту.
2. Организация, руководство и контроль за ходом проектных работ.
3. Внешнее взаимодействие с сотрудниками команды с целью
своевременной и эффективной реализации проекта.
4. Наблюдение за изменениями в проекте, регулирование отклонений
от намеченного плана работ.
5. Осуществление коммуникаций с проектной командой для принятия
решений в процессе выполнения поставленных задач, мониторинг и
разрешение проблемных ситуаций по ходу командных взаимодействий и
работ.
К обязанностям инженера проекта относится контроль за технической
составляющей проекта, стадиями его проектирования и строгим
соответствием объемов затрат ресурсов, средств и времени запланированным
значениям.
При крупных масштабах проекта инженер формально выступает в роли
заместителя лидера проекта по большинству технических вопросов, за
руководителем же остается лишь общая координация и управление
проектной командой. Инженер проекта осуществляет координацию и
контроль:
- составления календарного плана выполнения работ и расхода
проектных ресурсов;
- проведения закупок и поставок ресурсов проекта (общего вида);
13
Дульзон А.А. Управление проектами: учебное пособие. Ч. 1 / А. А. Дульзон. - 3-е изд., перераб. и доп. -
Томск: ТПУ, 2010. - Интернет-ресурс. – с.217.
19
- порядка выполнения проектных работ;
- завершения проектной деятельности.
Роль администратора проекта состоит в общем управлении
деятельностью проектной команды, организации и контроле работы офиса
проекта, обеспечение сотрудников команды требуемыми расходными
материалами, оргтехникой и оборудованием.
В зоне ответственности администратора контрактов находятся вопросы
заключения, исполнения и завершения контрактов с членами команды, а
также со вспомогательным персоналом – проектными консультантами,
поставщиками материалов и услуг, проектировщиками, экспертами в
определенных областях и другими специалистами, привлеченными исходя из
специфики проекта.
На менеджере по закупкам лежит ответственность за выбор
поставщиков ресурсов, услуг и работ для проекта, управление закупками и
поставками материалов как в общем, так и для отдельных типов работ и
стадий проекта, оценку и контроль рисков в проекте, имеющих отношение к
материальному снабжению и качеству ресурсов. В его обязанности также
входит контроль за соблюдением графиков поставок и оперативным
внесением поправок при их нарушении.
Вне зависимости от специфики проекта менеджер по персоналу решает
следующие вопросы:
14
- поиск и найм кадровых ресурсов, подходящих для достижения целей
проекта;
- обучение, переподготовка и повышение квалификации сотрудников;
- оценивание доли участия каждого конкретного работника в рамках
поставленных перед проектной командой целей;
- разработка системы поощрений и взысканий сотрудников.
14
Дульзон А.А. Управление проектами: учебное пособие. Ч. 1 / А. А. Дульзон. - 3-е изд., перераб. и доп. -
Томск: ТПУ, 2010. - Интернет-ресурс. – с.231.
20
В компетенцию менеджера по качеству входит ведение вопросов,
связанных с качеством выполняемых работ, оказываемых услуг и
задействованных в проекте ресурсов.
Помощь в осуществлении взаимодействий между членами проектной
группы в ходе ее работы является основной задачей менеджера по
коммуникациям. Кроме этого, он также занимается обеспечением и
поддержкой функционирования программных, информационных систем,
телекоммуникационного и компьютерного оборудования, виртуального
проектного офиса.
Финансовый менеджер занимает одну из ключевых ролей в команде
проекта. К его обязанностям относится руководство финансовым
обеспечением проекта, денежными потоками, ведение бухгалтерского учета
и отчетности, определение проектного бюджета, оценка стоимости
выполненных работ и приобретенных ресурсов, управление стоимостными
показателями проекта.
Если проект имеет особо крупные масштабы, то в таких случаях в штат
вводится менеджер-координатор. Эта должность необходима, когда
создается большая проектная команда, которая впоследствии делится на ряд
функциональных групп, чья работа должна координироваться и
контролироваться отдельным членом группы. В случае с небольшим
проектом аналогичные функции выполняет менеджер проекта.
С учетом специфики проекта возникают различные обязанности,
требующие создания обособленной управленческой структуры по
определенной сфере деятельности, во главе которой будет стоять отдельный
менеджер. Так, к примеру, если рассматривать строительство такого
трудоемкого объекта, как протяженный магистральный трубопровод со
множеством сложных наземных сооружений, то в данном случае для его
создания необходимо выделить региональных менеджеров, руководителей
работ по прокладке наземных и линейных трубопроводных линий,
менеджеров по специфическим типам работ и др.
21
Команда может формироваться четырьмя различными методами:
15
- целеполагающим (основанным на целях);
- межличностным;
- ролевым;
- проблемно – ориентированным.
Целеполагающий метод (основанный на целях) дает членам команды
возможность иметь больше информации при выборе и реализации проекта.
Межличностный метод предполагает улучшение межличностных
связей в команде и базируется на том, что межличностная компетентность
позволяет увеличить эффективность деятельности команды. Его целью
является увеличение уровня доверия в группе, поощрение взаимовыручки и
поддержки, а также расширение коммуникаций в рамках проектной команды.
Для ролевого подхода характерно проведение обсуждений и дискуссий
между членами команды по поводу распределения ролей. Здесь
предполагается, что в рамках конкретного проекта происходит перекрытие
ролей некоторых его участников. В таком случае, можно изменить
командное поведение за счет смены ролей между сотрудниками, а также
пересмотра индивидуального восприятия ими данных ролей.
Суть проблемно-ориентированного подхода (посредством решения
проблем) состоит в проведении ряда запланированных встреч со
специалистами в рамках команды, которые имеют общие цели и
организационные отношения. Такой подход предполагает постепенное
решение проблем проекта и, впоследствии, достижение главной задачи
команды.
Основная цель создания проектной команды состоит в
самостоятельном управлении и способности преодолеть свои проблемы. Это
означает, что ее достижение может занять достаточно длительное время.
Зачастую на пути команды встает само руководство, препятствуя ее
эффективной работе. В процессе совместной деятельности обозначаются
15
Ильина О.Н. Методология управления проектами: становление, современное состояние и развитие. – М.:
Вузовский учебник: ИНФРА-М, 2016 – с.125-132.
22
наиболее актуальные проблемы в команде, и благодаря этому, группа
приходит к состоянию равновесия, устанавливающему на порядок более
высокий уровень общекомандного климата и личной заинтересованности
каждого участника.
Главными целями, возникающими на стадии формирования команды,
являются:
- смена группы приоритетов или целей;
- анализ и перераспределение существующих способов работы;
- анализ текущих коммуникаций; способов и норм принятия решений;
- определение характера взаимосвязей между сотрудниками группы.
При правильной постановке целей формирование команды оказывает
положительный эффект на последующую деятельность группы следующим
образом:
- повышается уровень управления командой и качество принятия
решений;
- организационная культура команды становится более открытой;
- сотрудники начинают отстаивать собственную позицию более
последовательно; все члены команды начинают сотрудничать и
кооперироваться друг с другом.
Современный менеджмент стремится организовать работу по принципу
команды. Причем, командный стиль управления противопоставляется
жесткой авторитарной бюрократической системе. Обусловлено такое
стремление несколькими факторами:
16
1. Высокая скорость изменения внешней среды, требующая
мобильности от организаций.
2. Необходимость в творчестве и креативности для того, чтобы
занять лидирующее положение.
3. Мода на командное управление.
16
Володин В.В., Хабаров В.И. Управление проектом: теория, методология, практика (Монография) – М.:
Университет «Синергия», 2017 г. — с.28.
23
Современные руководители начинают понимать, что совместно решать
проблемы значительно проще, чем в одиночестве, что творческие идеи легче
рождаются в группе, что при грамотно выстроенной командной работе не
нужен жесткий контроль и не нужно принимать решения самостоятельно за
каждого сотрудника.
17
Однако команда не создается сама собой. Процесс формирования
управленческой команды – сложный, длительный, требующий определенных
усилий со стороны руководителя компании, самих членов команды и иногда
помощи внешних специалистов.
18
Термин «команда» – не юридический и даже не управленческий, а
скорее идеологический. Это означает также, что нет четкого однозначного
определения, что такое управленческая команда.
19
С одной стороны, управленческая команда – это трудовой коллектив.
Сначала разберемся с этим понятием, чтобы выяснить, что общего между
просто трудовым коллективом и командой, и чем они отличаются.
20
Трудовой коллектив – по российскому законодательству все граждане,
участвующие своим трудом в деятельности предприятия на основе трудового
договора.
21
Важнейшей характеристикой трудового коллектива является единство
целей его деятельности, которые вытекают из общественных потребностей и
интересов. Поэтому трудовой коллектив – это не только социальная
категория, но одновременно и средство достижения целей.
22
Трудовой коллектив – это не простая совокупность людей, а сложное
структурное образование со многими внешними и внутренними связями,
оформленными и неоформленными отношениями, которые определяют
идеологию (совокупность идей и взглядов, отражающих особенности
17
Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами: учебное пособие для студентов - М.:
издательство «Омега-Л», 2014.- с.12.
18
Спивак В. Управление персоналом для менеджеров: учебное пособие. – ЭКСМО, 2015. – с.93.
19
Веснин В. Р. Основы менеджмента. – " Издательство"" Проспект""", 2013. – с.56.
20
Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами: учебное пособие для студентов - М.:
издательство «Омега-Л», 2014.- с.23.
21
Веснин В. Р. Основы менеджмента. – " Издательство"" Проспект""", 2013. – с.81-83.
22
Turner J. R. The handbook of project-based management. – New York, NY : McGraw-hill, 2014. – p. 67.
24
общественных отношений) и психологию (общественное мнение,
социальные чувства, коллективные привычки, традиции, настроения и т.п.).
23
Коллектив – в широком смысле – социальная организация,
характеризующаяся совместной социально значимой деятельностью.
24
Коллектив – в узком смысле – группа совместно работающих лиц, в
которой люди взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждый
оказывает влияние на других, и одновременно находится под его влиянием.
Отличительными особенностями коллектива являются:
1. Совместная деятельность.
2. Наличие общих интересов и целей, задач и ценностей.
3. Единая организация для всех членов коллектива и общая
структура управления.
4. Относительная устойчивость и длительность функционирования.
Проанализировав полученную информацию, и сравнив ее с
пониманием команды, можно сделать вывод, что модный термин
менеджмента «команда» идентичен пониманию «коллектив». Только термин
«коллектив» употребляют часто в формальном значении, не вдумываясь в его
истинный смысл.
Можно добавить дополнения, и мы получим, что команда – это
автономный и самоуправляемый коллектив профессионалов, которые могут
быстро, оперативно, качественно и эффективно решать поставленные перед
ними задачи.
25
Командой называют небольшое количество человек (чаще всего 5–7,
реже до 15–20), которые разделяют цели, ценности и общие подходы к
реализации совместной деятельности, имеют взаимодополняющие навыки;
принимают на себя ответственность за конечные результаты, способны
изменять функционально-ролевую соотнесенность (исполнять любые
23
Спивак В. Управление персоналом для менеджеров: учебное пособие. – ЭКСМО, 2015. – с.102-104.
24
Веснин В. Р. Основы менеджмента. – " Издательство"" Проспект""", 2013. – с.74.
25
Turner J. R. The handbook of project-based management. – New York, NY : McGraw-hill, 2014. – p. 69.