16
Вторым аспектом при планировании является проработка структуры
проекта. Под проработкой понимается анализ элементов, из которых состоит
проект и понимание того, как они взаимосвязаны.
Иными словами, структура проекта – это информационная модель, так
как она отображает отобранную и упорядоченную информацию.
Структура проекта должна отображать непосредственно цели данного
проекта.
3 этап. Анализ и контроль.
Основной целью этапа анализа и контроля является обеспечение
выполнения плана проекта.
Контроль проекта подразумевает сопоставление достигнутых
результатов с намеченными целями.
Поэтапность контроля проекта заключается в отслеживании на
выделенных этапах определённых результатов. В случае выявления отклонений
необходимы меры по их устранению.
Периодичность контроля за осуществлением проекта очень важна, так
как любые отклонения должны быть замечены вовремя и устранены.
Схематически проект выглядит:
Рис.1 Треугольник управления проектом
17
Данная схема поясняет, что управление проектами может быть
представлено в форме треугольника и состоять из 4 основных направлений:
Содержание проекта. В этом пункте обычно рассматривается конечная
цель в виде результата, а также последовательность действий, необходимых для
её достижения.
Качество проекта. Под качеством проекта подразумевается соответствие
полученным результатам проекта поставленной ранее цели.
Качество проекта, как правило характеризуется 4 основными
направлениями:
1) Качество проекта должно быть обусловлено рыночными
потребностями и ожиданиями. Проект с точки зрения его создателей должен
быть полезен, выгоден и соответствовать современным рыночным
потребностям.
2) Качество разработки и планирования проекта. Данный аспект
достигается благодаря тщательной разработке проекта. Для этого разработку
проекта необходимо поручать профессиональной команде.
3) Качество проекта зависит от выполнения работ в соответствии с
плановой документацией. Перед разработкой проекта необходимо тщательно
разработать и проверить документацию, согласно которой будет
разрабатываться данный проект.
4) Качество материальной и технической части проекта на
протяжении всего его жизненного цикла.
Таким образом можно сделать вывод, что качество проекта – это
совокупность качественных характеристик проекта от стадии его создания до
окончания его жизненного цикла. К ним относятся: профессиональная команда
разработчиков, достаточное количество необходимых ресурсов, выполнение
работ в чётко установленные сроки, контроль за осуществлением деятельности
по созданию, разработке, внедрению и реализации проекта.
Бюджет проекта – это финансовый план совокупных затрат,
необходимых на выполнение проекта.
18
Бюджетирование проекта представляет собой процесс планирования
стоимости и затрат проекта: когда, сколько и за что будут выплачиваться
денежные средства.
Бюджет проекта может составляться в различных видах:
1) календарных план-графиков затрат,
2) матрицы распределения расходов,
3) столбчатых диаграмм затрат,
4) столбчатых диаграмм кумулятивных (нарастающим итогом) затрат,
5) линейных диаграмм распределенных во времени кумулятивных
затрат,
6) круговых диаграмм структуры расходов и пр.
2
Форма бюджета проекта может зависеть от 4 основных факторов:
1 фактор. Потребитель документа. Это лицо или группа лиц, для
которых предоставляется информация, указанная в проекте бюджета.
2 фактор. Цель создания документа. Окончательный информативный
вариант, характеризующийся целью, с которой создавался данный документ.
3 фактор. Сложившиеся стандарты. Стандарты оформления финансовых
планов играют важную роль. План затрат на проект должен соотвествовать
сложившимся стандартам
4 фактор. Интересующая информация. Информация, содержащаяся в
плане по финансовым затратам на проект должна быть полезна потребителям и
отвечать следующим требованиям:
полнота
понятность
чёткость
достоверность
Виды бюджетов. Виды бюджетов проектов характеризуются двумя
основными аспектами: стадия проекта и назначение бюджета.
2
Литау, Е.Я. Финансовое управление развивающимися проектами: Учебное пособие / Е.Я. Литау. - СПб.: Лань,
2019. - 120 c.
19
Стадия 1. Концепция проекта. На этой стадии рассматриваются и
анализируются бюджетные ожидания, выявляются потребности в денежных
средствах как своих, так и привлеченных. Назначение бюджета на этой стадии:
предварительное планирование платежей и потребности в финансах.
Стадия 2. Обоснование инвестиций. Выявление предварительного
бюджета. Назначение бюджета: обоснование статей затрат, обоснование и
планирование финансовых ресурсов, аспектов их привлечения и возможности
использования собственных средств.
Стадия 3. Тендеры, переговоры, контракты, поиск наиболее
оптимальных поставщиков. Вид бюджета: уточнённый бюджет. На этом этапе
происходит уточнение бюджета для дальнейшего планирования расчётов с
поставщиками и подрядчиками. Назначение бюджета: составление плана для
расчёта с поставщиками и подрядчиками.
Стадия 4. Разработка рабочей документации. Вид бюджета:
окончательный бюджет. Назначение бюджета: директивное ограничение
использования ресурсов для более точного и конкретного расчёта расходов.
Стадия 5. Запуск в работу, реализация проекта, завершение. Вид
бюджета: фактический бюджет. Этот вид бюджета подразумевает информацию
о фактической стоимости данного проекта. Назначение бюджета: управление
стоимостью, учёт и контроль.
Таким образом, в зависимости от стадии жизненного цикла проекта
бюджеты могут быть:
1) Предварительный. То есть оценочный, подразумевающий
предварительный расчёт стоимости проекта.
2) Официально утверждённый.
3) Текущий. Корректируемый в зависимости от различных факторов.
4) Фактический. Окончательный вариант бюджета.
Бюджет проекта необходим для расчёта затрат на проект, анализа
наличия достаточных собственных средств для реализации проекта и
20
сопоставления доходов и расходов для реализации всех мероприятий,
направленных на достижение конечной цели проекта.
Сроки проекта. Немаловажный фактор, который необходимо учитывать
при разработке и дальнейшей реализации проекта – это сроки данного
проекта.
Под сроками проекта подразумевается ограниченный временной
интервал от замысла проекта до конечной его реализации.
Общий срок реализации проекта состоит из суммы потраченного
времени для выполнения работ на каждом этапе для достижения поставленной
цели.
В зависимости от срока реализации обычно выделяют следующие виды
проектов:
1) Краткосрочные. Срок 1-2 года
2) Среднесрочные. Срок 3-5 лет
3) Долгосрочные. Срок 10-15 лет.
Временные интервалы, за которые проводится реализация проектов, как
правило, зависит от следующих факторов:
1) Организационный, территориальный или функциональный объём
планируемого проекта
2) Использование технологии ведения начинания проекта
3) Внедрение типового проектного решения
4) Наличие команды, которая должна профессионально справляться со
своими обязанностями
Также следует отметить, что с этим напрямую связан уровень
ответственности подрядной организации, которая и будет выполнять
конкретные работы.
Важным аспектом является управление сроками проекта. Управление
сроками проекта – это процесс, представляющий собой совокупность
мероприятий по обеспечению завершения проекта в установленные сроки.
Управление сроками проектов состоит из шести основных процессов:
21
Определение состава операций - процесс определения конкретных
плановых операций, которые необходимо выполнить для получения
результатов проекта.
Определение взаимосвязей операций - процесс выявления и
документирования последовательности выполнения плановых операций.
Определение ресурсов операции - процесс определения необходимых
для выполнения каждой плановой операции ресурсов и их количества.
Определение длительности операций - процесс определения
продолжительности выполнения каждой плановой операции.
Разработка расписания - процесс составления расписания проекта с
учетом последовательностей операций, их длительности, требований к
ресурсам и ограничений на сроки выполнения проекта в целом.
Управление расписанием – процесс управления изменениями и
корректировками расписания проекта в зависимости от различных факторов.
Одним из основных инструментов является календарное планирование.
В этом плане указывается несколько параметров: сроки (конкретные даты),
цель выполнения определенных работ, бюджет, фактический результат.
Это необходимо для чёткого контроля, управления и принятия решений
по управлению сроками проекта.
Из этих шести процессов пять следует отнести к группе процессов
планирования, шестой – к группе процессов контроля и мониторинга.
Управление проектами является очень важной задачей на протяжении
всех этапов реализации проектов.
Управление проектами – это комплекс мероприятий по планированию,
реализации и контролю за ходом работ, внесению изменений и мониторингу
качества, сроков и т.д.
Иными словами, управление проектом подразумевает активную работу с
его основными аспектами: качеством, сроком, бюджетом и содержанием.
Управление проектом должно осуществляться на всех этапах: от
разработки и реализации проекта до конечного результата.
22
1.2 Команда проекта: особенности ее формирования
Для выполнения работ, связанных с проектом обычно собирается группа
непосредственных исполнителей. Так называемая команда проекта.
В современных теориях и учебниках по менеджменту, в том числе и по
проектному менеджменту нет одного самого конкретного универсального
определения команды проекта.
Тем не менее определений команды проекта существует несколько.
Одно из самых распространенных из них:
Команда проекта – это совокупность (или группа) лиц, собранная для
непосредственной работе в проекте, для выполнения своих определенных
обязанностей, целью которых является конечный результат проекта и
управляемая руководством проекта (проектным менеджером).
Команда управления проектом – это совокупность (или группа) лиц,
собранная для того, чтобы руководить командой проекта.
Для осуществления всех работ по проекту и реализации проекта в целом
в обязательном порядке необходима слаженная и эффективная команда, а также
участники процесса.
К участникам процесса относятся лица (физические и/или
юридические), вовлеченные в осуществление планируемых работ с целью
реализации проекта. Также в этот список попадают те лица, которые так или
иначе будут задействованы в проекте.
Как правило, все участники проекта делятся на три группы (в
зависимости от степени вовлеченности):
Основная команда (основные участники) – специалисты и/или
организации, которые непосредственно задействованы в реализации проекта,
активно контактирующие друг с другом.
Расширенная команда (помощники) – специалисты и/или организации,
которые помогают основной команде и в работе напрямую не задействованы.
23
Заинтересованные лица – люди и/или организации, оказывающие
влияние на членов команд (как основной, так и расширенной), а также на
процесс реализации проекта.
От участников проекта, всех их компетенций и качества работы (то есть
выполнения своих функциональных обязанностей) зависит реализация и
последующая деятельность (или существование) данного проекта.
Согласно классической схеме участников проекта следует выделить
следующие:
1) Заказчик. Организация и/или частное лицо (как правило,
индивидуальный предприниматель). Он ставит цель, определяет главные
требования к результатам проекта, контролирует сроки, содержание, качество и
стоимость работ. Также заключает контракты с исполнителем/исполнителями.
2) Инициатор проекта. Это лицо, сотрудник компании, выявляющий
потребность в проекте и вносящий предложение о его инициации.
3) Куратор проекта. Сотрудник компании, который курирует проект
от лица этой самой компании, а также обеспечивает постановку, поддержку и
контроль выполнения задач.
4) Инвестор. Физическое или юридическое лицо, вкладывающее
денежные средства в проект.
5) Контрактор. Лицо, взаимодействующее с заказчиком и отвечающее
за выполнение работ по контракту.
6) Субконтрактор. Лицо, взаимодействующее с контрактором или
вышестоящим субконтрактором и ответственное за выполнение работ в
соответствии с контрактом
7) Поставщики – субконтракторы. Лица, поставляющие транспорт,
оборудование, материалы и т.д.
8) Органы власти. Органы общего или местного самоуправления,
которые отвечают за выдвижение и поддержку экологических, социальных и
других норм и требований, связанных с работами по проекту
24
9) Конечные потребители – лица и/или организации, которые
приобретают или используют результаты проекта и формирующие спрос.
Формирование команды проекта является важным фактором, влияющим
на её дальнейшую деятельность и конечный результат.
Существует несколько вариантов формирования команды проекта.
1 вариант. Команда внутри самой организации. Этот вариант
формирования команды подразумевает наличие сотрудников организации,
которые обладают достаточным опытом и знаниями для выполнения
функциональных обязанностей, необходимых для реализации проекта.
2 вариант. Команда извне. Этот вариант формирования подразумевает
привлечение сотрудников сторонней организации для непосредственного
участия и дальнейшей реализации проекта.
Этот вариант подходит тем организациям, которые в силу
ограниченности ресурсов внутри компании (помимо финансовых), а также
опыта и знаний сотрудников или отсутствия профильного направления,
вынуждены обращаться в сторонние организации, которые специализируются
на специфике планируемого проекта.
3 вариант. Вариант «смешанной» команды. Этот вариант один из самых
распространённых при формировании команды проекта.
Суть подобного варианта заключается в том, что для работы в проекте
привлекаются как сотрудники сторонних компаний, так и сотрудники самой
компании-заказчика.
Вне зависимости от того, что за проект, каковы его цели, масштабы,
бюджеты и другие особенности, формирование команды проекта происходит
согласно следующей последовательности:
1) Формирование окончательной цели проекта
2) Постановка задач, выполнение каждой из которой в определённой
последовательности ведёт к достижению цели, то есть конечного результата
25
3) Понимание функциональных обязанностей, выполнение которых
необходимо для решения поставленных задач, как руководителя команды
проекта, так и каждого члена проекта
4) Понимание особенностей человеческих ресурсов, необходимых для
участия в данном проекте, а также их количество
5) Формирование самой команды
Формированию команды проекта, как правило, активно уделяют
внимание как руководители различных уровней, так и инвесторы проекта.
Это обычно связано со всеми основными аспектами понятия «проект»:
содержанием, сроками, бюджетом и качеством.
При формировании команды проекта следует выделять два основных
принципа:
1) Подрядчик (компания-исполнитель) и заказчик (компания, которая
заказывает проект или элементы его реализации) совместно формируют
группы, которыми управляют ими назначенные менеджеры.
2) Для реализации проекта создаётся только одна группа и
управляется она одним менеджером.
Руководство компаний (как заказчика, так и исполнителя) подбирают
сотрудников для команды проекта.
Для начала они исследуют собственные ресурсы компании – персонал.
Затем сопоставляют их возможности, опыт и знания с запланированными
действиями.
Если для работы в проекте человеческих ресурсов нет или их
недостаточно, то привлекаются сторонние организации и/или сотрудники
извне.
Поиск сотрудников для работы в определённом проекте осуществляется
различными способами:
1) Через кадровые агентства
2) Через сайты-поисковики
3) Различные Интернет-ресурсы