46
План проекта состоит из нескольких аспектов: календарный план,
финансовый план, поэтапные результаты.
Основным направлением проекта является разработка системы СРМ
«АстраСерт24».
1) Согласно плану необходимо провести совещание.
2) Согласовать основные направления работы непосредственно по
разработке и внедрению системы СРМ.
При проведении совещания собирается группа сотрудников обеих
компаний: компании-заказчика и компании-разработчика.
Для начала обсуждается идея программы и её составляющих.
Основную роль в данном обсуждении принимают участие сотрудники
отделов закупок и продаж.
СРМ-система «АстраСерт24», по мнению менеджера отдела закупок и
отдела продаж должна отвечать следующим направлениям:
1) Качество работы и обработки информации
2) Скорость обработки информации
3) Содержательность
4) Легкодоступность информации
5) Эргономичность (удобство использования)
По мнению менеджеров отделов данные параметры системы СРМ
позволят оптимизировать и ускорить процесс обмена информацией
между системой и менеджерами (непосредственными пользователями), что, в
свою очередь, позволит оптимизировать процессы принятия решений
относительно определённых клиентов и, тем самым, повысить эффективность
работы отделов.
По мнению сотрудников отделов (непосредственных исполнителей и
пользователей), основная информация, которая должна быть в СРМ-системе:
Таблица 8
Пробная версия СРМ-системы
Данные в системе «АстраСерт24»
Описание
Данные о компании-клиенте
Название, профиль деятельности,
специфика работы, контактные
47
данные
Данные о контактном лице
Фамилия, имя, отчество, контактные
данные
Документы о сотрудничестве
Договора о сотрудничестве
Заказанные товары и/или услуги
Перечень товаров и/или услуг,
заказанных в центре сертификации
48
Продолжение таблицы 8
Счета
Выставленные счета компаниям и/или
физическим лицам (заказчикам), в
том числе как оплаченные, так и
дебиторские
Вложения
Возможность сканирования и
вложения важных документов
На основании данной информации руководители отделов согласуют с
руководством IT-компании и разработчиками согласовывают план действий и
макет программы.
На протяжении двух недель программа разрабатывается двумя
разработчиками отдела IT.
Управление двумя разработчиками осуществляется руководителем
разработчиков отдела IT с подробным контролем за соблюдением содержимого
программы и сроков.
Спустя две недели согласно плану проекта собирается совещание, на
котором присутствуют два менеджера из отделов закупок и продаж, также их
руководители, разработчики IT.
Управление командой проекта на этом этапе: разработчики отдела IT
отчитываются о проделанной работе.
Руководитель организации ООО «АстраСерт» принимает решение о
внедрении СРМ-системы (пробная версия) и даёт распоряжение установить
СРМ-системы в отделы закупок и продаж
Менеджеры отделов закупок и продаж приступают к пробной работе с
данной СРМ-системой.
Они, как непосредственные пользователи, анализируют и выявляют
недостатки, не позволяющие повысить эффективность работы с программой.
Происходит это под контролем руководителей отделов.
На основе анализа, который впоследствии будет предоставлен
руководству IT-отдела и разработчикам составляется план по устранению
недостатков программы и последующее внедрение устранения этих
недостатков.
49
Согласно плану реализации проекта, через неделю, команда проекта
предоставляет программу СРМ для её дальнейшего использования. В команду
проекта на этом этапе входят два разработчика IT, менеджеры отделов,
руководители отделов, а также руководитель компании ООО «АстраСерт».
Разработчики СРМ-системы предоставляют отчёт о проделанной работе
и новую версию системы СРМ.
Под руководством начальников отделов менеджеры приступают к
использованию новой СРМ-системы.
Это является завершающей стадией реализации проекта. Происходит
подведение итогов.
Команда проекта по разработке и внедрению СРМ-системы
«АстраСерт24» была сформирована на начальном этапе инициации проекта.
В состав команды входили: руководитель компании ООО «АстраСерт»,
руководители подразделений (закупок и продаж), менеджер по закупкам,
менеджер по продажам, руководитель группы IT, два разработчика IT.
Чтобы проанализировать роль каждого сотрудника, необходимо
составить аналитическую таблицу на каждом этапе проекта.
Анализ проводится исходя из данных, которые характеризуют степень
вовлеченности каждого сотрудника команды проекта в процесс разработки и
реализации проекта по внедрению системы СРМ.
Перед анализом степени вовлеченности каждого сотрудника в работу на
каждом этапе проекта, необходимо составить матрицу ответственности
каждого сотрудника.
50
Таблица 9
Матрица ответственности
Руководитель ООО
«АстраСерт»
Главный бухгалтер
Руководитель отдела
закупок
Руководитель отдела
продаж
Менеджер отдела закупок
Менеджер отдела продаж
Руководитель IT-отдел
Разработчик IT
Разработчик IT
Составление плана
проекта
У, О
О
О
Анализ
бюджетирования
О,
У
Разработка СРМ-
системы
У
С
С
О
И
И
Внедрение
первоначальной версии
У
С
С
У
И
И
Этап доработки
У
У
С
С
О
И
И
Внедрение
окончательной версии
СРМ-системы
У
С
С
С
С
О
И
И
У-утверждает, С-согласовывает, О-организует, И-исполняет
Согласно данной матрице, каждый участник команды проекта
выполняет определённые функциональные обязанности.
Анализ, представленный автором данной работы, характеризует степень
вовлеченности в процесс реализации проекта каждого участника команды
проекта.
Таблица 10
Участие сотрудников на этапе планирования
Должность
Степень вовлеченности
(от 1 до 10)
Руководитель ООО «АстраСерт»
10
Главный бухгалтер
6
Руководитель отдела закупок
8
Руководитель отдела продаж
8
Менеджер отдела закупок
8
Менеджер отдела продаж
8
Руководитель IT-отдел
8
Разработчик IT
5
Разработчик IT
5
51
На этапе планирования проекта основную роль в команде проекта
руководитель компании ООО «АстраСерт». Именно он принимает решение о
разработке и внедрении новой СРМ-системы. Также в процессе принимают
участие руководители отделов и менеджеров.
Сотрудники компании разработчика также принимают активное участие
в переговорах и дальнейшей работе согласно плану проекта.
Таблица 11
Участие сотрудников на этапе анализа бюджетирования
Должность
Степень вовлеченности
(от 1 до 10)
Руководитель ООО «АстраСерт»
8
Главный бухгалтер
10
Руководитель отдела закупок
5
Руководитель отдела продаж
5
Менеджер отдела закупок
3
Менеджер отдела продаж
3
Руководитель IT-отдел
8
Разработчик IT
4
Разработчик IT
4
На основании анализа бюджетирования проекта, следует отметить, что
основную роль играют два ключевых сотрудника: главный бухгалтер и
руководитель. Они принимают решение на основе анализа о возможности
финансирования разработки новой СРМ-системы.
Также активное участие принимает руководитель группы
разработчиков. Он обговаривает цену на разработку СРМ-системы, исходя из
стоимости услуг и цены.
Таблица 12
Участие сотрудников на этапе разработки СРМ-системы
Должность
Степень вовлеченности
(от 1 до 10)
Руководитель ООО «АстраСерт»
7
Главный бухгалтер
6
Руководитель отдела закупок
7
Руководитель отдела продаж
7
Менеджер отдела закупок
8
Менеджер отдела продаж
8
Руководитель IT-отдел
7
Разработчик IT
8
Разработчик IT
8
52
Исходя из анализа данной таблицы, на этапе разработки СРМ-системы
особо важную роль играют IT-разработчики и менеджеры отделов.
Основная задача руководства проектом на данном этапе оптимизировать
взаимодействие между этими двумя категориями сотрудников проекта.
Таблица 13
Участие сотрудников на этапе внедрения СРМ-системы
Должность
Степень вовлеченности
(от 1 до 10)
Руководитель ООО «АстраСерт»
8
Главный бухгалтер
6
Руководитель отдела закупок
6
Руководитель отдела продаж
6
Менеджер отдела закупок
8
Менеджер отдела продаж
8
Руководитель IT-отдел
8
Разработчик IT
8
Разработчик IT
8
На этапе внедрения первоначальной версии системы СРМ,
последующих доработок с поправкой на недостатки, выявленные в течение
периода пробной эксплуатации основное значение в команде проекта придаётся
менеджерам отделов и разработчикам IT.
Находясь под контролем руководителей отделов менеджеры отдела
закупок и отдела продаж предоставляют обратную связь по работе
информационной системы.
На основании обратной связи IT-разработчики принимают решения о
доработке СРМ-системы.
На протяжении всего жизненного цикла проекта управление командой
проекта осуществлялось по разным направлениям.
Стиль руководства, которым пользуются управляющие разных уровней
– демократический.
Суть его заключается в том, что вся основная деятельность подчинена
законам в большей степени исполнителей, чем руководителей.
Вместе с тем, руководители также принимают участие в разработке
проекта, но выполняют более административные функции.
53
Для повышения эффективности работы команды проекта необходимо
соблюдение основного правила: полное взаимопонимание и минимизация
конфликтов внутри проектных групп.
2.4 Управлением командным взаимодействием по жизненному циклу
Основные рекомендации по управлению командой проекта,
предложенные автором заключаются в том, что команда проекта объединяется
для создания конкретного проекта в компании ООО «АстраСерт» и она должна
сосредоточить свои силы и компетенции для успешного завершения
конкретного проекта, то есть разработка и внедрение СРМ-системы
«АстраСерт24».
Вместе с тем, следует отметить, что сфера сертификации продолжает
активно развиваться. И для того, чтобы компания ООО «АстраСерт»
продолжала успешную деятельность, компании необходимо также развиваться
и повышать эффективность своей деятельности.
В связи с этим, руководством было принято решение о создании IT-
отдела в компании, основной целью которого будет совершенствование, работа
и обслуживание основным параметров внедрённой СРМ-системы, которая
называется «АстраСерт24».
Данный отдел будет находиться на аутсорсинге. Работа в данном отделе
не будет требовать присутствия на рабочем месте сотрудников в офисе
компании ООО «АстраСерт».
Выполнение функциональных обязанностей сотрудников данного
отдела будет проводиться удалённо.
Как для компании ООО «АстраСерт», так и для самих сотрудников
отдела эта схема работы имеет ряд преимуществ:
1) Минимизация расходов.
Так как IT-отдел будет находится удалённо, то в компании ООО
«АстраСерт» сократятся расходы на содержание рабочих мест, оплату налогов
и других отчислений (так как сотрудники официально не будут работать в
54
штате), будет установлена сдельная оплата (за конкретное выполнение задач), а
не постоянный ежемесячный оклад
2) Конкретное исполнение определённых обязанностей. Сотрудники
отдела, занимающиеся обслуживанием СРМ-системы могут работать удалённо,
выполняя конкретные задачи в точно установленные сроки.
Это позволяет привлекать их к работе только в случае необходимости.
3) Возможность получения информации от сотрудников в любое
доступное время. Это преимущество характеризуется возможностью
постоянной связи с сотрудниками отдела для быстрого обмена информацией, и
как следствие более быстрого принятия решений и устранения проблем.
Преимущество для сотрудников IT-отдела
1) Ненормированный рабочий день
2) Возможность совмещать проектную работу в компании ОО
«АстраСерт» с основным местом работы
3) Получение дополнительного опыта при разработки СРМ-систем,
адаптированных под деятельность компаний, работающих в сфере
сертификации.
Сфера сертификации обладает определённой спецификой и поэтому
деятельность IT-отдела в компании должна быть направлена на работу с
программным обеспечением, непосредственно адаптированным под
деятельность компании – центра сертификации.
Данным отделом будет руководить менеджер по управлению IT-
проектами.
Его подчинёнными будут программисты и разработчики компьютерного
программного обеспечения непосредственно для компании ООО «АстраСерт».
Согласно данному направлению стратегии развития бизнеса компании
ООО «АстраСерт», все рекомендации, предложенные автором данной работы
по управлению командой проекта актуальны не только во время внедрения и
реализации проекта, но и в дальнейшей работе команды в отделе IT.
55
Соответственно, все рекомендации, предложенные автором, можно
распределить в следующей последовательности по этапам:
1) Поиск компании-разработчика и сотрудников
2) Согласование потребностей и плана работ
3) Заключение договора и «запуск» работ
4) Выполнение работ и контроль за результатом
1 этап. Поиск компании-разработчика и сотрудников IT, которые
непосредственно разработают и внедрят СРМ-систему.
Согласно рекомендациям автора работы поиск необходимо
осуществлять по следующим критериям:
1) Надёжность и репутация компании. В этот параметр входит скорость
и качество выполняемых работ, а также качество обслуживания клиентов.
2) Специализация на разработках СРМ-систем, в том числе и для
компаний, работающих в сфере сертификации. В этот параметр входит опыт
работы компании в разработке СРМ-систем для компаний различных сфер
деятельности, в том числе и в сфере сертификации.
3) Стоимость работ. Стоимость выполняемых работ по разработке и
внедрению СРМ-систем является важным критерием отбора IT-компаний.
Стоимость работ должна быть конкурентоспособной и соответствовать
бюджету, выделенному руководством компании-заказчика на данный проект.
4) Сроки выполненных работ. Существует множество различных IT-
компаний, которые готовы выполнить заказ по разработке и внедрению СРМ-
системы для любой организации, в том числе и для центра сертификации. Но
каждая из этих организаций готова выполнить работу за различные сроки.
Основная задача руководства компании-заказчика и лиц, принимающих
решения – выбрать компанию, которая готова разработать и внедрить СРМ-
систему за наиболее короткие сроки.
Рекомендации автора работы по управлению командой проекта. На этом
этапе необходимо принять решение о выборе компании – исполнителя на
основании мнения руководства компании ООО «АстраСерт».