26
4) Через ранее завершённые проекты
Во время поиска сотрудников устанавливаются определённые условия и
требования к потенциальному сотруднику команды проекта.
Как правило, эти требования:
1) Наличие образования
2) Знание специфики деятельности компании (и проекта)
3) Опыт работы в данной сфере, а также опыт работы в команде
проекта
4) Личные качества, позволяющие работать на проекте в команде
Условия:
1) Временной характер работ
2) Сдельное вознаграждение (как правило, по факту окончания работ
и/или на промежуточных этапах)
После того, как команда сформирована и перед ней поставлены цели и
задачи, каждый член команды начинает выполнять свои функциональные
обязанности согласно установленному плану.
1.3 Жизненный цикл команды проекта
Управление командой проекта является очень важной задачей, от
которой зависит намеченный результат.
Управление командой проекта состоит из следующей
последовательности:
1) Формирование проектной команды
2) Развитие проектной команды
3) Управление проектной командой
Формирование проектной командой. В зависимости от поставленных
целей и задач, которые необходимы для их достижения, составляется так
называемый план команды проекта.
Он включает в себя: структура и состав команды.
27
Активная стадия процесса формирования команды преследует четыре
главные цели:
1) Оптимизация набора целей и приоритетов
2) Анализ и распределение методов работы
3) Анализ норм, способов принятия решений и коммуникаций
4) Установление взаимосвязи между участниками проекта
Оба эти понятия подразумевают совокупность качественных и
количественных характеристик членов команды, необходимых для выполнения
определенного рода функциональных обязанностей.
Количественные характеристики членов команды проекта: количество
сотрудников, количество специалистов, профессионалов, а также количество
стажёров и начинающих специалистов, которым необходимо получить опыт
при создании и дальнейшей реализации проекта.
Качественные характеристики членов команды проекта: уровень
профессионализма, функциональные обязанности, способности персонала, его
умение, развитие персонала команды проекта и т.д.
Все показатели команды проекта зависят от объёма проекта.
Для оформления окончательного варианта формирования команды
проекта необходимы три документа: штатное расписание, матрица
ответственности, план управления персоналом.
Штатное расписание или штатно-должностное расписание команды
проекта включает в себя информацию о количестве сотрудников проекта,
перечень фамилий, должностей, информацию о доходах.
Матрица ответственности включает в себя информацию о должностях и
перечень функциональных обязанностей с зоной ответственности каждого
участника команды проекта.
План управления персоналом проекта. В данном плане содержится
информация об основных аспектах управления командой проекта.
Развитие проектной команды. Команда проекта обычно проходит в три
этапа.
28
Этап первый. Набор, знакомство, адаптация.
Это первоначальный этап развития команды проекта. На этом этапе
подбирается команда для работы в проекте. Сотрудников подбирают на
основании их умений, опыта, знаний и навыков. Также возможно привлечение
новых сотрудников-стажёров для участия в проекте с целью получения каких-
либо новых знаний и опыта работы, а также, как вариант, прохождение
преддипломной практики.
На этом этапе эффективность работы команды ещё довольно низка.
Связана это с тем, что команда пока не может работать слаженно и эффективно,
происходит знакомство с функциональными обязанностями, которые могут
быть новыми для членов команды. Также происходит установление климата в
коллективе команды.
Этап второй. Происходит распределение обязанностей и соперничество
за ресурсы, установление партнёрских отношений и попытки создать полное
взаимопонимание в группе.
Этап также является не слишком благоприятным, так как всё ещё
проходит становление отношений в группе. Соответственно, эффективность на
этом этапе также не слишком высокая.
Этап третий. Он характеризуется наибольшей продуктивностью.
Если менеджеру по управлению проектом и/или командой проекта
удалось минимизировать неблагоприятные последствия предыдущих двух
этапов развития команды проекта, то данный этап будет самым благоприятным
и продолжительным.
На этом этапе команда проекта будет работать наиболее слаженно,
эффективно и, соответственно, более эффективно.
Этап четвёртый. Реорганизация в команде.
На этом этапе в команде проекта могут происходить различные
изменения. Эти изменения могут отбросить команду проекта и его состояние на
второй этап.
29
Но эти изменения временные. Они, как правило, быстро проходят и
заканчиваются благополучно как для команды, так и для самого проекта.
Этап пятый. Роспуск команды.
Этот этап происходит уже тогда, когда в команде проекта нет
необходимости.
То есть, когда проект уже завершён или, когда неожиданно проект
может быть прекращён как по объективным, так и по субъективным причинам.
Развитие команды проекта необходимо для того, чтобы повышать
эффективность деятельности команды, эффективность проекта и
эффективности компании в целом, для которой этот проект создаётся.
Развитие команды проекта подразумевает развитие самих членов
команды и улучшение процессов их работы.
Цель развития команды
1) Повышение навыков членов команды
2) Укрепление хороших взаимоотношений внутри коллектива
Мероприятия по повышению навыков членов команды могут
проводиться как в теоретическом направлении, так и в практическом.
Теоретическое направление. К нему относится обучение теоретическим
аспектам для работы в проекте. Это обучение в вузе на соответствующей
специальности, чтение книг, лекций, курсы повышения квалификации и т.д.
Практическое направление. Это направление на различные практические
курсы, тренинги, семинары, также стажировки в другие компании на различные
проекты.
Укреплению хороших взаимоотношений в команде проекта
способствует благоприятный психологический климат.
Основным аспектом хороших взаимоотношений является минимизация
или полное отсутствие конфликтов в коллективе проекта.
Конфликт – это столкновение противоположных интересов, взглядов,
мнений и т.д.
30
Конфликты, насколько бы они негативно не отражались на коллективе и
климате в нём, необходимы для развития.
Основная задача руководителя проекта при развитии деятельности
команды минимизировать конфликты, выбрать наиболее оптимальный способ
их разрешения и минимизировать последствия как самого конфликта, так и
негативных последствий выхода из него/них.
Способы разрешения конфликтов:
1) Нахождение компромиссов – поиск «золотой середины»
2) Откладывание решения - перемещение сроков решения конфликта
3) Сглаживание – необходимость каждого заниматься своими
обязанностями
4) Принуждение – необходимость делать, как считает руководитель
5) Сотрудничество – выяснение причин конфликта
Разрешением всех споров и конфликтов в коллективе, как правило,
занимается руководитель проекта.
У понятия «руководитель проекта» существует множество определений.
Руководитель проекта, менеджер проекта, проджект-менеджер,
управляющий проектом – всё это названия должности, которая подразумевает
руководство проектом.
Менеджер проекта – лицо, которое является ответственным за
управление проектом, достижение поставленных целей, сроки, бюджет,
качество.
Управление командой проекта – один из основных аспектов управления
проектом.
Соответственно, менеджер проекта является управляющим командой
проекта.
Управление командой проекта подразумевает постановку конкретных
целей и задач перед ней и контроль за их выполнением.
Управляющий командой проекта выполняет функции в зависимости от
этапа деятельности по разработке и внедрению проекта:
31
На этапе планирования и формирования команды проекта управляющий
ставит конкретные цели и распределяет функциональные обязанности между
сотрудниками проектной команды.
На этапе исполнения проекта управляющий контролирует выполнение
обязанностей команды проекта
На этапе завершения проекта управляющий контролирует подведение
итогов по работе в проекте и принимает решение о роспуске команды проекта.
Управление командой проекта довольно трудоёмкий процесс и
управляющих на эту должность компании обычно подбирают по ряду
параметров, основными из которых являются опыт сотрудника и его репутация.
В данной главе автор работы рассмотрел теоретические аспекты
управления командой проекта.
В данной главе были рассмотрены понятие и сущность, а также виды и
содержание проекта.
Основная суть проекта и любой проектной деятельности –
оптимизировать и найти баланс между четырьмя основными составляющими:
1) Содержание проекта
2) Качество
3) Бюджет
4) Сроки
Другим важным аспектом является управление командой проекта.
Команда проекта – сотрудники организаций (как заказчика, так и
исполнителя), которые непосредственно вовлечены в проект.
Управление командой проекта – постановка определенных целей и задач
в команде и поэтапный контроль над их выполнением.
Жизненный цикл команды проекта – это последовательность этапов
команды проекта – от зарождения идеи (инициации) до стадии завершения
проекта (подведение конечных итогов).
1 этап. Формирование
2 этап. Развитие и «наведение» порядка в команде
32
3 этап. Спад
4 этап. Роспуск
После окончания проекта, команда, как правило, распускается.
В следующей главе автор данной дипломной работы хотел бы
рассказать об управлении командой проекта на примере организации ООО
«АстраСерт».
Глава 2 Формирование и развитие команды
на примере ООО «АстраСерт»
2.1 Характеристика деятельности компании ООО «АстраСерт»
Компания ООО «АстраСерт» была основана в 2017 году и является
центром по сертификации.
Центр сертификации или центр по сертификации (товаров и/или
услуг) – это организация – посредник, которая занимается по заказу заявителя
предоставлением услуг по сертификации.
Компания ООО «АстраСерт» является субъектом малого
предпринимательства.
Рынок сертификации, на котором работает ООО «АстраСерт»,
характеризуется наличием следующих участников:
Испытательные
лаборатории
Органы
по сертификации
Клиенты
Центр по сертификации
33
Рис.2 Схема Участники рынка сертификации
Орган по сертификации – это организация, которая действует на
основании аттестата аккредитации и вправе выдавать разрешительные
документы (сертификаты и декларации) на продукцию и/или услуги.
Испытательная лаборатория – это организация, которая на основании
аккредитации проводит испытания продукции в лабораторных условиях.
Посредники на рынке сертификации – организации, которые закупают
услуги по сертификации у органов и испытательных лабораторий для
последующей продаже конечным клиентам. Так как услуга нематериальна и по
факту перепродать её нельзя, то суть перепродажи заключается в том, что
клиент обращается в центр сертификации и заказывает разрешительную
документацию в зависимости от предмета испытания. Это может быть либо
декларация соответствия, либо сертификат соответствия.
Центр по сертификации обращается сначала в испытательную
лабораторию для проведения соответствующих испытаний. После этого в
испытательную лабораторию отправляется продукция клиента для
последующих испытаний.
После проведения испытаний на соответствие продукции стандартам
качества лабораторией выдаётся документ – протокол испытаний.
На основании протокола испытаний выдаётся разрешительный документ
– как правило, либо сертификат, либо декларация соответствия. Этот документ
в дальнейшем передаётся клиенту.
Клиенты центра по сертификации - те физические и/или юридические
лица, которым необходима разрешительная документация для дальнейшего
использования и реализации продукции.
Клиенты ООО «АстраСерт» делятся по двум основным направлениям:
клиенты, производящие продукцию (обычно для её дальнейшей перепродажи)
34
и клиенты, закупающие продукцию за границей с целью её дальнейшей
реализации на территории РФ.
Схематически это выглядит следующим образом:
Рис. 3 Схема Клиенты компании ООО «АстраСерт»
Помимо этого, клиентами центра по сертификации могут быть другие
центры по сертификации, у которых нет возможности закупить услуги (в
последствии, документы) по сертификации у органов и/или испытательных
лабораторий по различным причинам, например, отсутствие соответствующего
договора между центром сертификации и органом и/или испытательной
лабораторией и др.
Миссия компании ООО «АстраСерт» - повысить качество оказываемых
услуг по сертификации и оптимизировать работу с различными клиентами,
максимально удовлетворяя их потребности в услугах и документах.
Компания ООО «АстраСерт» оказывает довольно большой перечень
различных услуг по сертификации:
Таблица 1
Перечень услуг компании ООО «АстраСерт»
Услуга
Документ (разрешительный)
Проведение испытаний
различной продукции
Протокол испытаний
Выдача разрешительной
документации
Сертификат соответствия/декларация
соответствия
Сертификация услуг
Сертификат соответствия
Обучение и курсы повышения
квалификации
Диплом или удостоверение
Клиенты центра по сертификации
ООО «АстраСерт»
Производители продукции
Оптовики
Прочие клиенты
35
Помощь в государственной
регистрации продукции
Свидетельство
государственной регистрации (СГР)
Помощь в оказании услуг
пожарной сертификации
Сертификат противопожарной безопасности
Разработка технических
условий (ТУ)
Документ – технические условия
Сертификация товаров, не
подлежащих обязательной
сертификации
Отказное письмо
Лицензирование
Лицензии
Проведение специальной
оценки условий труда (СОУТ)
Документ (отчёт о проведении)
Все данные услуги ООО «АстраСерт» оказывает различным клиентам
компании.
Компания ООО «АстраСерт» работает на рынке сертификации с 2017
года, но уже зарекомендовала себя как надёжный партнёр, имеющий
положительную репутацию.
В компании работает 12 человек.
Рис.4 Организационная структура компании ООО «АстраСерт»
Таблица 2
Функциональные обязанности сотрудников компании
ООО «АстраСерт»
Должность
Функциональные обязанности
Генеральный директор
Осуществляет полное управление компанией
Главный бухгалтер
Ведёт бухгалтерский учёт
Взаимодействует с проверяющими органами
Контролирует поступление денежных средств за
оказанные услуги
Выплачивает заработную плату
и премии
Генеральный
директор
Менеджеры отдела
закупок (4 человека)
Менеджеры отдела
продаж (4 человека)
Руководитель
отдела закупок
Руководитель
отдела продаж
Главный
бухгалтер