15
1.2. Жизненный цикл международного проекта и его основные фазы
В международной практике существует три наиболее популярные
методологии управления проектами, которые являются основными системами
обучения и сертификации в этой области. Это подход Института Управления
Проектами (Project Management Іnstіtute), который частично описан и в
стандарте PMBOK (Project Management Baseof Knowledge) и методология
Международной Ассоциации Управления Проектами ІPMA (Іnternatіonal
Competence Baselіne), которая базируется в Швейцарии. Сравнительная
характеристика данных методологий приведена в таблице 2.
Таблица 2
Сравнительная характеристика методологии управления
проектами
16
Подход
Методология
Основные процедуры и процессы
PMI
Управление проектом с
использованием системы
стандартных процессов с
применением системы
искусственного интеллекта для
прогнозирования
результатов
-
определение требований к
проекту;
-
формулировка четких и
достижимых целей;
-
баланс конфликтующих
ограничений проекта;
-
модификация спецификаций,
методов работы над проектом в
соответствии к потребностям и
проблемам
PMBOK
Управление проектами по
четырем основным группам
процессов
-
процессы планирования;
-
процессы реализации;
-
процессы мониторинга и
управления;
-
процессы завершения.
IPMA
управление проектами на
основе компетенций
Три основные компоненты:
- субъекты управления;
16
Никонова И.А. Проектный анализ и проектное финансирование. – М.: Альпина Паблишер, 2014. – С. 78.
Виленский П.Л. Оценка эффективности инвестиционных проектов. Теория и практика / П.Л. Виленский,
В.Н. Лившиц, С.А. Смоляк. - М.: Дело, 2014. - 888 с.
16
специалистов по управлению
проектами – 42 элемента,
которые описывают знания,
опыт, черты и иных
характеристики
-
объекты управления;
-
процессы управления.
Каждый из этих блоков имеет
иерархическую структуру
Если сравнить указанные методологии, можно выделить два
принципиально отличных подхода – «европейский подход» (стандарты ІPMA)
и «американский подход» (стандарты PMІ и PMBOK). В соответствии с
положениями методологии ІPMA, под объектами управления понимаются
сумеют программы, системы, организации и проекты, каким присущие
определенные стадии жизненного цикла. Субъекты управления - это все
привлеченные в проект или программу проектов стороны, которые работают
над ним, или заинтересованы в успешности их результатов. Процессы
управления включают инициирование проекта, его всестороннее
планирование, организацию выполнения и соответствующий контроль, анализ
и коррекцию планов, действий в ходе продвижения проекта и, в конце концов,
закрытия проекта или его определенного этапа. Кроме того, в методологии
ІPMA
17
выделяются функции и уровни управления проектами. Функции
предусматривают управление содержанием, сроками, затратами, качеством,
стоимостью; управление персоналом и коммуникациями; управления
снабжением и контрактами; управления изменениями
18
.
Уровни - стратегический, тактический (оперативный).
Типовой подход к фазам жизненного цикла проектов приведен на
рисунке 2.
17
Павлов А.Н. Управление программами проектов на основе стандарта PMI The Standart for Program
Management. Изложение методологии и рекомендации по применению. – М.: Бином. Лаборатория знаний,
2012. – 304 с.
18
PMI (2013), "Project Management Body of Knowledge", [Online], available at: http://www.pmi.org.
17
Рисунок 2 –Типовой подход к определению фаз жизненного
цикла проекта
19
Характеристика фаз и стадий проекта приведено в приложении А. В
соответствии с американским подходом, жизненный цикл проекта делится на
процессы, и как следствие, инструменты делятся на группы. Для более
детальной структуризации применена модель, приведенная в инструкции
свода знаний PMBOK, в соответствии с которой, все инструменты можно
разделить на 3 группы, в соответствии с соответствующими этапами
20
.
1. Формирование и выравнивание - группа процессов, предназначенная
идентифицировать, классифицировать и оценить проект. Эта группа относится
к этапу инициирования и планирования проекта и включает в себя оценку и
прогнозирования рисков.
2. Мониторинг и контроль - группа процессов, предназначена для
анализа на постоянной основе показателей выполнения проекта путем их
сравнения с плановыми показателями. Данная группа процессов состоит из
следующих процессов
21
19
Ю.И. Попов, О.В. Яковенко. Управление проектами. Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2015. – 208 с.
20
Руководство к своду знаний по управлению проектами. Руководство РМВОК. – М.: Олимп-Бизнес, 2014. –
590 с.
21
Алан Д.Орр. Управление проектами. Руководство по ключевым процессам, моделям и методам.
– М.: Баланс Бизнес Букс, 2006. – 224 с.
25
Павлов А.Н. Управление программами проектов на основе стандарта PMI The Standart for Program
Management. Изложение методологии и рекомендации по применению. – М.: Бином. Лаборатория знаний,
2012. – 304 с.
18
2.1. Процесс «Подтверждение выполнения». Цель процесса
"Подтверждения выполнения" - подтвердить представленную отчетную
информацию по блокам проекту, а также весь проект в целом, для исключения
неоднозначностей в понимании ошибок в измерениях (или для
предотвращения манипулирования данными). Действиями процесса
"Подтверждения выполнения" являются сбор отчетов по выполнению блоков
проекта; получения информации из других систем управления (в случае, когда
она может находиться в других системах управления организации);
подтверждения фактических значений параметров, которые контролируются.
Необходима проверка и подтверждение полученных данных для исключения
неоднозначности трактования фактических значений
22
.
2.2. В ходе процесса «Выявления отклонений» ищутся отклонения
контролируемых показателей выполнения блоков проекта и проекта от планов
и нормативов; определяются отклонения контролируемых показателей
внешней среды от нормальных или допустимых значений; оказываются факты
невыполнения поручений и указаний по проекту.
2.3. Процесс «Оперативное регулирование» осуществляется с целью
гарантирования успеваемость реализации стратегических планов с помощью
эффективного и результативного выполнения отдельных блоков проекта и
проекта в целом. Оперативное регулирование в рамках проекта фокусируется
на формировании необходимых влияний, направленных на: противодействие
или предупреждение отрицательных отклонений от базовых значений;
взаимную согласованность блоков проекта; соблюдения установленных
регламентов, создания условий для эффективного использования ресурсов и
финансовых средств.
2.4. При реализации процесса «Формирование отчетности» обязательно
формируются достоверные, лаконичные и понятные материалы для
регулярного и оперативного информирования руководства проектом ходе
25
Павлов А.Н. Управление программами проектов на основе стандарта PMI The Standart for Program
Management. Изложение методологии и рекомендации по применению. – М.: Бином. Лаборатория знаний,
2012. – 304 с.
19
выполнения и стратегии в целом, порядке использования выделенных
ресурсов.
3. Сопровождение и развитие - группа процессов, предназначенная для
анализа на постоянной основе изменений внешней среды и стратегии
своевременного перенастраивания и адаптации проекта
23
.
Как правило, изменения внешней среды контролируются на регулярной
основе, а по изменениям стратегии предприятия формируются
соответствующие сообщения. Рассмотрение вопросов и проблем и
тиражирование лучших разработок проводится по необходимости
24
. Развитие,
совершенствование и адаптация системы управления проектом выполняется в
том случае, когда существующие элементы системы уже не в состоянии
эффективно и результативно решать поставленные задачи. Указанные цели
достигаются с помощью нижеперечисленных процессов:
Процесс «Рассмотрение вопросов и проблем» - это своевременное
выявление, оперативное рассмотрение и адекватное реагирование на
возникающие вопросы и проблемы, а также формирование предложений
относительно их предотвращения или недопущения в будущем
25
.
Процесс «Накопление и распространение знаний» позволяет обобщить
полученные уроки и обнаружить лучшие практики (техники и методы) на
основании информации по завершенным блокам и полученной информации из
внешних источников, создав условия для использования новых знаний,
которые могут способствовать повышению степени реализации проекта и
стратегии в целом. В рамках процесса собирается вся документация и
информация по завершенным блокам проекта (документы управление и
выполнения, отчетность), собранные материалы анализируются (на предмет
23
Павлов А.Н. Управление программами проектов на основе стандарта PMI The Standart for Program
Management. Изложение методологии и рекомендации по применению. – М.: Бином. Лаборатория знаний,
2012. – 304 с.
24
Ципес Г.Л., Товб А.С. Проекты и управление проектами в современной строительной организации. – М.:
Олимп-Бизнес, 2015. – С.30.
20
юридической достаточности, на предмет полученного опыта) для
архивирования; подготовленные материалы по завершенным блокам
соответствующим образом архивируются (при этом они классифицируются).
Процесс «Выявление и анализ изменений» - это сканирование
внутренних условий и внешней среды для того, чтобы обнаружить и
проанализировать изменения, которые могут значительно повлиять как на сам
проект или его блоки, так и на стратегию компании в целом. В рамках процесса
собирается вся доступная информация о стратегии и стратегических планах
организации, актуальность спланированных к получению целевых
результатов, требования к получаемым результатам, ограничения
относительно проекта, иных внутренних и внешних условий.
На основе обработки собранной информации и ее сравнения с ранее
полученными данными описываются
26
:
- изменения, которые могут отрицательно или положительно влиять на
выполнение стратегических планов, на сам проект, на блоки проекта, на
организацию в целом;
- дополняются и уточняются состав и свойства ограничений проекта,
выполняется описание угроз и возможностей, формулируются прогнозы по
проекту и внешней среде ее реализации.
Выявленные изменения и информация о них передаются в процесс
"Усовершенствования системы управления" для оформления
соответствующих решений. Следует отметить, что в рамках данной группы
процессов происходит оценка, в том числе рисков и других компонентов
проекта с базовыми показателями (полученными в ходе подпроцесса
«Оценивание процесса»).
Процесс «Усовершенствования системы управления» предусматривает
развитие системы управления (собственное системы управление проектом и
системы управления организации в целом) для повышения эффективности и
26
Полковников А.В., Дубовик М.Ф. Управление проектами. Полный курс МВА. – М.: Олимп-Бизнес, 2013. –
С.76.
21
Культурные и
национальные фатокры
Влияние глобализации
Сложность внешней
среды
Управление
изменениями
Обеспечение
гибкости
Всесторонняя
оценка рисков
Особые требования к
этапу планирования
результативности реализации блоков проекта, а также гарантированного
соответствия состава и содержания портфеля принятым стратегическим
планам. В рамках процесса определяются потребности в изменениях,
формируются предложения относительно развития системы управления,
формируются предложения относительно оптимизации операционной
деятельности, уточнения и изменения стратегии.
Раскроем особенности международных проектов
27
.
Особенности управления международными проектами обусловлены
наличием следующих факторов (рисунок 3):
Международные проекты на стадии реализации отличаются особым
усердием контроля, поскольку часто материнская компания может находиться
не на территории страны, на которой реализуется проект. Процессы контроля
распределяются практически равномерно на протяжении всего проекта.
Процессы, с помощью которых осуществляются контроль и ведения проектов
- это процессы групп «Сопровождение и развитие», а также
«Мониторинг и контроль».
Особенности
Требования
Рисунок 3 –Особенности реализации международного проекта
28
Процессы первой группы:
27
Харрингтон Дж., Макнеллис Т. Совершенство управления проектами. – М.: Стандарты и качество, 2014. –
С.45.
28
Составлено автором по результатам анализа: Грашина М.Н., Дункан В.Р. Основы управления проектами. –
М.: Бином. Лаборатория знаний, 2015. – 240 с.
Международный
проект
22
- гарантируют, что проект в целом будет выполняться в соответствии с
установленными на уровне организации критериев и показателей (например,
ІRR, ROІ, NPV)
29
, которые могут контролироваться как по всему проекту, так
и по отдельных его блоках;
- гарантируют, что управление проектом будет вестись на регулярной
основе с использованием установленных регламентов при поддержке
соответствующей инфраструктуры
- устанавливают принципы, критерии и показатели оценивания,
выбора, ранжирования и балансирования блоков проекта.
Процессы этой группы наиболее активные в следующих ситуациях
30
:
- выявления и оценивания изменений стратегии и внешней среды
проекта;
- рассмотрение и решения возникающих вопросов и проблем;
- тиражирования наработок и лучших методов (инструментов);
- целенаправленное развитие системы управления проектами.
Также на этапе ведения проекта используются инструменты управления
проектами в рамках процессов группы «Мониторинг и контроль», которые
осуществляют такие функции:
- гарантируют, что составные блоки проекта остаются согласованными
со стратегией и внешней средой, а также надлежащим образом выполняются;
- гарантируют, что ожидаемые результаты будут достигнуты и
принесут ожидаемые эффекты;
- гарантируют максимизацию эффективности и результативности
выполнения блоков проекта при достижении установленных критериев и
показателей их выполнения;
- устанавливают оперативные регулирующие действия на блоки
проекта и на проект в целом.
29
Хиггинс Роберт С., Раймерс Маргарита Финансовый менеджмент. Управление капиталом и
инвестициями. – М.: Вильямс, 2013. – 464 с.
30
Харрингтон Дж., Макнеллис Т. Совершенство управления проектами. – М.: Стандарты и качество, 2014. –
С.57.
23
Процессы наиболее активные: при подтверждении использования
отдельных этапов и блоков в целом; при формировании оперативных
регулирующих влияний в случае выявления отклонений от выполнения
блоков проекта; при формировании отчетности (регулярной и запрашиваемой)
по выполнению проекта и реализации стратегии.
Обычно контроль отклонений и формирования отчетности проводится
на регулярной основе, отчеты по проекту передаются на высший уровень
руководства. Выявленные отклонения анализируются и по ним формируется
соответствующие оперативные регулирующие действия. Если оказываются
значительные отклонения в выполнении или важные изменения внешних
условий - формируются указания на проведение балансирования времен и
ресурсов проекта.
1.3. Управление проектом по фазам, стадиям и этапам жизненного цикла
Любая задумка проекта самая по себе ничего не стоит, пока она не будет
воплощена у жизни. А чтобы этого достичь, нужно знать, что и когда делать в
управлении проектом на разных фазах его жизненного цикла.
Доказано, что существуют некоторые общие закономерности, которые
определяют принципиальную схему чередования фаз реализации проекта и их
содержания (рисунок 4)
31
.
31
Гонтарева И.В., Нижегородцев Р.М., Новиков Д.А.. Управление проектами. – М.: Либроком, 2013. – 384 с.
24
Рисунок 3 –Особенности реализации международного проекта
32
Первая фаза инициализации состоит из трех этапов:
- разработка концепции проекта;
технико-экономическое обоснование;
- бизнес-планирование;
- подготовка выводов по результатам оценивания.
Название каждого из этапов фактически указывает на основной
документ, который будет получен в результате его осуществления.
Кроме этих документов, на этапе подготовки вывода по результатам
оценивания также разрабатывают устав и логическую матрицу проекта.
Следует помнить, что данные документы служит основой для принятия
соответствующих стратегических решений, которые фиксируют в
соответствующих протоколах совещаний.
Успешное завершение предыдущей фазы позволяет перейти к
реализации этапа планирования разработки проекта.
32
Составлено автором по результатам анализа: Грашина М.Н., Дункан В.Р. Основы управления проектами. –
М.: Бином. Лаборатория знаний, 2015. – 240 с.