45
Для обеспечения выполнения проекта работы были разделены на более
управляемые части (фазы), которые создают жизненный цикл проекта.
Жизненный цикл проекта - это период времени от замысла проекта до
его окончания, который может характеризоваться моментом осуществления
первых затрат по проекту (появление проекта) и получением последней выгоды
(ликвидация проекта). Жизненный цикл приведен в таблице 12.
Таблица 12.
Жизненный цикл проекта
Фаза
Действия
Длит-
сть
Концепция
проекта
Проведения содержательного анализа идеи,
маркетинговых исследований. Определение прогнозов
и направлений развития желаемой инновационной
деятельности. Определение проблем. Согласование
целей проекта. Разработка концепции проекта.
Принятие инвестиционного решения и разработка
предварительного плана для проведения тендеров,
заключение контрактов с разработчиками и
исполнителями всех предусмотренных работ.
10
дней
Организация
проекта
Согласование целей проекта. Выбор альтернатив.
Разработка концепции проекта. Принятие
инвестиционного решения и разработка
предварительного плана для проведения тендеров,
заключение контрактов с разработчиками и
исполнителями всех предусмотренных работ. Диалог с
властью и общественными организациями. Разработать
устав и бизнес-план, определить содержание.
10
дней
Планирование
проекта
Разработка плана управления проекта, планирование
содержания, определение содержания, создание
иерархической структуры работ, определение состава
операций, оценки ресурсов операций, разработкой
расписания, стоящее оценивания, разработки бюджета,
идентификация, оценка и планирование реагирования
на риски, планирование качества, человеческих
ресурсов, коммуникаций, закупок, контрактов.
1
месяц
Формирование
команды
Продумать организационную структуру: построение
иерархическую последовательность функций,
построить модели процессов. Разработать
организационную и методическую документацию в
составе организационной структуры проекта; штатного
расписания; положения о структурных подразделениях
и инструкции; требования к персоналу. Поиск и отбор
персонала согласно требованиям штатного расписания;
распределение ответственности и полномочий;
обучение персонала. Создать план управления
персоналом.
4 дня
46
Окончание таблицы 12.
Управление
выполнением
Создание плана детальных действий, разработка
технических требований, закупка ресурсов.
Обеспечение деятельности системы контроля проекта,
информационной системы, контроля информации и
проектного документооборота. Выполнение пакетов
работ, связанных с созданием программной и
аппаратной части; монтаж оборудования.
1
месяц
Завершение
Завершение продукта, благоустройство счетов,
передача ответственности, аудит проекта,
документация результатов, переадресация ресурсов,
роспуск команды, закрытие проекта.
15
дней
Фаза планирования - разработка плана управления проекта,
планирование содержания, определение содержания, создание иерархической
структуры работ.
Фаза реализации – создание плана детальных действий, разработка
технических требований, закупка ресурсов.
Фаза завершения – завершение продукта, благоустройство счетов,
передача ответственности, аудит проекта, документация результатов,
переадресация ресурсов, роспуск команды, закрытие проекта
Жизненный цикл проекта состоит из следующих фаз: концепция
проекта, организация проекта, планирование проекта, формирование команды,
управление исполнением, завершение проекта.
Правильно сформированный календарный план является основным
элементом в управлении проектом. Качество календарно-сетевой модели
определяется следующими факторами:
насколько точно она показывает, как отклонение от плана, которые
возникают в ходе выполнения проекта, влияют на остальные проекты;
насколько четко она дает представление о том, какие управленческие
решения позволят сохранить контроль над проектом в случае выхода
проекта допустимых рамок.
При этом чаще всего на практике из-за отсутствия реальной модели
проекта, календарное планирование и управление сводится к мониторингу
47
текущего состояния проекта. Проектные решения принимаются с опозданием и
только на основе качественных оценок, а не количественного анализа.
Качество разработанной модели и ее соответствие требованиям проекта
напрямую влияют на управляемость проекта и, в конечном счете, на его успех.
В процессе разработки плана-графика руководитель проекта обеспечивает
эффективное взаимодействие и координацию всех элементов проекта,
позволяет:
выявить, объединить, унифицировать и координировать различные
процессы и операции на всех этапах жизненного цикла проекта;
правильно распределить обязанности среди участников проекта и их
структурных подразделений.
Календарный план мероприятий проекта «Создание комплексного
центра по продаже и техническому обслуживанию автомобилей» представлен
на рисунке 10.
Для каждого этапа выполнения плана предусмотрены определенные
меры, предпринимаемые, обосновывается их целесообразность и точность
времени введения.
Построение календарного плана основывается на перечне работ,
приведенных в виде таблицы, в приложении В. В данной таблице описаны все
виды работ проекта, указана их длительность, даты начала и окончания, а так
же рассчитан общий временной резерв для обозначения критических операций.
Всего, для выполнения проекта предусмотрены 13 пакетов работ.
Период выполнения с 04.01.21 по 27.03.21 гг.
В соответствии с приведенной выше таблицей был построен
календарный план в виде диаграммы Ганта, изображенный на рисунке 10.
В представленном календарном плане имеют место критические
операции. Для того, чтобы не допустить срыва сроков руководителю следует
ежедневно сверять план со сроками завершения, проводить контроль
соответствия выполненных работ правилам проектной документации.
Например, при подачи заявки на кредит, во избежание отказа на получение
48
кредита, исполнителю задачи необходимо будет подать заявку сразу в
несколько банков. Плюсом будет являться то, что при одобрении кредита
несколькими банками руководитель проекта будет иметь выбор банка с
максимально выгодными условиями. Концентрация внимания на сроках при
выполнении задач поможет поддержать высокий уровень интенсивности на
протяжении всего проекта. При этом сроки не должны быть жесткими, чтобы
не потерять в качестве работы.
На основании календарного плана с учетом использованных ресурсов
для выполнения проекта составлен ресурсный профиль, показанный на рисунке
11. Ресурсный профиль проекта оценивается по характеристикам времени и
затрат на использование ресурсов. На гистограмме можно заметить, что
наибольшее использование ресурсов придется на фазу реализации проекта.
Чтобы поставленные цели были достигнуты нужно организовать четкую
систему контроля за процессом выполнения маркетингового плана.
Для этого необходимо:
1. Следить за сроками выполнения приказов, распоряжений, отдельных
документов.
2. Следить за качеством работы отдельных групп, подразделений.
3. Осуществлять постоянный мониторинг рынка, чтобы вовремя
среагировать на его изменения.
4. Четко соблюдать всех указанных выше договоренностей и выполнять
их вовремя.
5. Оперативно вмешиваться (там где нужно) в процессы управления.
Сетевой график проекта изображен на рисунке 12.
49
Рисунок 10. Календарный план проекта «Создание комплексного
центра по продаже и техническому обслуживанию автомобилей»
50
Рисунок 11. Ресурсный профиль проекта
Рисунок 12. Сетевой график проекта
51
2.3. Управление изменениями при реализации проекта
Для проведения процедуры оценки рисков применена процедура
весовых значений, для которой необходимо определить значимость, с которой
каждый простой риск входит в общий риск бизнес-плана.
При этом суммарное значение по всему перечню рисков должен быть
равен единице, а значение, присваиваемое конкретном простом риска, должно
находиться в диапазоне от 0 до 1,0.
Вероятность наступления риска оценена экспертами по пятибалльной
шкале, где 5 - очень высокая вероятность наступления, 1 - очень низкая
вероятность наступления.
Расчет комплексного показателя риска разработанного проекта
представлен в таблице 13.
Полученный комплексный показатель риска проекта позволяет
констатировать, что разработанный бизнес-проект находится в зоне
вероятности наступления рисков средней силы.
Учитывая тот факт, что риск проекта, как правило, в первую очередь
связан с небольшим числом наиболее вероятных факторов, необходимо
выделить наиболее опасные риски.
В данном проекте это повышение себестоимости услуг; усиление
конкуренции; демпинг со стороны конкурентов; повышение цен на
оборудование и расходные материалы.
В качестве условий предотвращения рисков в бизнес-плане следует
рассматривать: оптимизацию текущих расходов; ориентацию на стратегию
привлечения постоянных клиентов; постоянное изучение ассортимента
предлагаемых услуг у конкурентов.
52
Таблица 13.
Расчет комплексного показателя риска по проекту «Создание
комплексного центра по продаже и техническому обслуживанию
автомобилей»
№
Фактор
Коэффициент
риска
Вероятность
наступления,
баллы
1
Повышение себестоимости услуг
0,22
5
2
Циклическое повторение кризисных
явлений в экономике
0,17
4
3
Усиление конкуренции
0,13
5
4
Изменение типа рынка
0,12
1
5
Снижение емкости рынка в данном
сегменте
0,06
1
6
Демпинг со стороны конкурентов
0,06
5
7
Повышение цен на оборудование и
расходные материалы
0,05
5
8
Изменение системы
налогообложения
0,05
4
9
Изменение законодательной базы
0,04
4
10
Высокий уровень лояльности
поставщиков к имеющимся на рынке
конкурентам
0,03
2
11
Прием на работу недостаточно
квалифицированных кадров
0,03
3
12
Недостаточный уровень
квалификации управленческого
персонала
0,02
2
13
Снижение спроса среди
покупателей
0,01
1
14
Фактическое превышение
планируемых расходов
0,01
5
15
Комплексный показатель риска
проекта
0,01
3,77
Таким образом, предварительная оценка рисков позволяет не только
быть готовым к изменениям маркетингового окружения предприятия в худшую
сторону, но и разработать комплекс мероприятий, позволяющих
минимизировать влияние негативных факторов.
Планирование качества - это процесс определения требований и
стандартов качества для проекта, а также документирования того, каким
образом он будет демонстрировать соответствие установленным требованиям и
53
стандартам. Планирование качества должно выполняться одновременно с
другими процессами планирования проекта.
Так, на входе процесса планирования качества рассматриваются базовый
содержательный план (содержит описание проекта, его основных результатов и
критерии оценки), план выполнения стоимости мероприятий по разработке
проекта (документирует время, используемое для оценки выполнения
стоимости), реестр заинтересованных сторон проекта и рисков (определяет
заинтересованные стороны, которые имеют конкретные интересы по
отношению к качеству или влияют на нее), базовый расписание необходимые
меры (документирует приемлемые метрики выполнения сроков), факторы
среды проекта (нормативные акты правительства, правила, стандарты
деятельности, условия работы, влияющие на качество проекта), другие активы
процессов организации (базы данных, накопленные знания специфики
деятельности, политика в области качества, устанавливает стратегию
предприятия, каналы распространения информации).
В проекте имеется ряд критический операций. Поскольку связанные с
ними изменения влияют на продолжительность всего проекта необходимо
понимать, каким образом возможно избежать данные изменения. Управление
изменениями критических операций рассмотрены в таблице 14.
Таблица 14.
Управление изменениями критических операций проекта
Критическая задача
Изменения
Управление
изменениями
Получение кредита
Неодобрение кредита,
неподходящие условия
банка
Подача заявки сразу в
несколько банков
Подписание договора
аренды
Неподходящие условия
Заранее согласовать
условия договора об
объекте аренд, поиск
максимально
подходящих объектов и
условий заключения
сделки.
54
Окончание таблицы 14.
Критическая задача
Изменения
Управление
изменениями
Косметический ремонт
помещения
Недостаток трудовых,
материальных ресурсов
Дополнительный наем
персонала, выделение
дополнительных
финансовых средств
Получение разрешений
Предоставление не
полного пакета
документов,
неодобрение разрешения
со стороны проверяющих
органов.
Предварительная
подготовка необходимых
документов
Проведение тендера
Сбой в работе сайта,
недостаточно
приглашенных для
участия
Тщательный выбор
платформы для
проведения,
определение перечня
необходимой техники,
приглашение
максимального
количества участников
Заключение договора по
тендеру
Несогласованность
условий поставки
Продумать выгодные
условия сотрудничества
для поставщика.
Таким образом, команда проекта имеет возможность заранее понимать
изменения и концентрироваться непосредственно на тех операциях, которые
особенно важны для реализации проекта.
Подводя итоги, автором исследования были разработаны и предложены
следующие рекомендации:
1. Провести анализ технической реализации проекта с привлечение
узких специалистов для правильного выбора и подбора оборудования наиболее
подходящего с точки зрения целей проекта. Спроектировать материально-
техническое обеспечение проекта и подробно описать случаи принятия
альтернативных решений.
2. В случае отсутствия статистических данных по продолжительности
операций и невозможности применить экономико-математические методы,
рекомендуется использовать для расчета экспертную оценку. Так же экспертизе