17
времени, в то время как проекты являются временным, единичным
предприятием. Это означает, что проект обладает новизной и
неповторимостью и имеет строго определенное во времени начало и
окончание. Каждый проект несет в себе целенаправленные изменения той
системы, в которой осуществляется его деятельность. Различные методы
подхода к проектной деятельности показаны в ТАБЛИЦЕ 2.
Таблица 2.
Методы организации проектов.
Метод
Сущность метода
Стадия жизненного
цикла БП
Финансовый
менеджмент
главной задачей выступает
финансовое обеспечение
проекта, формирование
бюджета, интегрирование
бюджета проекта в систему
бюджетов предприятия (при
реализации проекта в рамках
действующего предприятия);
Определение процесса
Управление
человеческими
ресурсами
привлечение персонала,
оформление персонала,
обучение персонала, выплата
заработной платы персоналу
Развитие процесса
Операционный
менеджмент
выбор приоритетной
последователности операций
в проекте в уже
существующих предприятиях
или же на перспективу
операций в новых
предприятиях
Развитие процесса
Логистика
выявление самых
оптимальных трансферных
операций в любой сфере,
выбор поставщиков,
складирования, система
расчётов с поставщиками;
Оптимизация процесса
Инновационный
менеджмент
определение
инновационности проекта,
выявление рисков на стадии
организации проекта
Новаторство процесса
18
Управление
качеством
разработка мероприятий по
увеличению качества в
проекте, интеграция проекта
в систему качества
организации для постоянного
использования
Улучшение
существующих норм
Маркетинг
исследование рынка и
каналов распределения
информации о проекте.
Мониторинг рынка
Понятие проекта имеет самые важные определяющие его параметры,
а именно: 1) Ограниченность по временным срокам, 2) Ограничение по
используемым ресурсам, 3) Должная степень инновационности.
В случае если должная степень инновации не достигается, то
деятельность нельзя считать проектом, а она принимает свойства
операционного менеджмента. Но стоит отметить, что в случае если, в ходе
цикличных операций производится индивидуальный продукт, то такие
операции можно тоже считать проектными, так как их продукты считаются
уникальными в своём роде.
Понятие "проект" объединяет разнообразные виды деятельности,
характеризуемые рядом признаков, наиболее общими из которых являются
следующие:
- направленность на достижение конкретных целей, определенных
результатов;
- координированное выполнение многочисленных, взаимосвязанных
действий;
- ограниченная протяженность во времени, с определенным началом и
концом.
19
Рисунок 2. Проект как процесс перехода системы из
исходного состояния в конечное.
Существует ряд определений термина "проект", каждое из которых имеет
право на существование, в зависимости от конкретной задачи, стоящей
перед специалистом.
Вот некоторые из них.
В самом общем виде проект (англ. project) — это "что-либо, что
задумывается или планируется, например, большое предприятие"
(толковый словарь Webster).
С точки зрения системного подхода, проект может рассматриваться как
20
процесс перехода из исходного состояния в конечное - результат при
участии ряда ограничений и механизмов (Рисунок 3)
Выбор метода должен напрямую зависеть от условий и факторов,
которые влияют на функционирование процесса.
Рассмотренные аспекты планирования позволят более полно и
содержательно изучить и раскрыть сущность моделирования
планирования, а также то, какими особенностями характеризуются
планирования в управлении проектами компании.
Так же данные составляющие помогают понять теоретические
составляющие проекта. Это одна из важнейших описательных
характеристик для будущего бизнес-плана, который будет представлен в
Главе 2.
1.2. Жизненный цикл проекта
Проекты как системная деятельность обладают рядом структурных
выражений. Это и структура участников реализации, и организационная
структура, и информационная. Финансовая структура проекта является
отдельной темой для осмысления. В настоящей статье мы рассмотрим
вопрос о временной структуре проекта. Жизненный цикл проекта как
последовательность этапов, протяженных во времени, выражает генезис
реализации от замысла до закрытия проектной задачи.
Понятие цикла жизнедеятельности широко распространено в
современности. Любое органическое явление, будь то продукт, компания,
рынок или планета, подчиняется закономерностям жизненного цикла (ЖЦ).
Эти постулаты свидетельствуют нам о протяженных во времени «зачатии»,
«рождении», «развитии», «угасании» и «смерти». Вполне философско-
21
логическая последовательность, повернуть вспять которую никто не в
силах.
Мы вместе с вами неоднократно проясняли, что и задача как средство
управления подчиняется тем же закономерностям. Иными словами, она
имеет начало и конец. Эта характеристика есть и у циклической задачи –
бизнес-процесса, и у уникальной задачи – проекта. Жизненный цикл
проекта (ЖЦП) состоит из полного набора последовательных фаз. Фазы или
этапы обретают число и названия, которые определяются, исходя из
методологии выполнения работ, потребностей контроля со стороны
компании или пула субъектов хозяйственной деятельности, занятых в
проекте.
Жизненный цикл проекта достаточно часто применяется для того,
чтобы своевременно принимать взвешенные управленческие решения:
идем дальше или нет. Для этого проект делится на этапы. На выходе с
каждого этапа имеются точки принятия решений – вехи. Для них
применяется даже специальное понятие – gate (ворота, шлюз). Назначаются
руководители высшего звена, которые отвечают за перевод с одной фазы на
другую. Они дают авторизацию разрешения перехода на каждую
следующую фазу.
Как мы помним из прошлой части главы Жизненный цикл
планирования включает в себя следующие стадии:
1. Определение процесса.
2. Развитие планирования.
3. Стабильное функционирование процесса.
4. Снижение эффективности процесса.
22
Данные стадии жизненного цикла проекта предваряет процедура его
запуска, а окончательной точкой является событие закрытия. Такое
содержание ЖЦП применимо к большинству проектов. В отдельных
областях жизненные циклы обладают отраслевой спецификой. Например, у
фармацевтов свои основные этапы ЖЦ, у строителей – свои особенности, у
IT-компаний этапы также уникальны.
1) На этапе определения процесса в жизненном цикле проекта часто
влияет актуальность выбираемой ниши. Часто проекты стоит выбирает по
их инновационности и актуальности на сегодняшний день. При таком
выборе не редко возникает дилемма по типу: пойти в не занятую нишу, но
начинать не с продажи своего конкретного товара, а с увеличения
узнаваемости продукта у клиента или же выбрать уже заполненную нишу,
но пытаться выбить лидирующие позиции исходя из конкурентных качеств
продукта. Выбор неоднозначный и тут всё зависит от надёжности бизнес-
плана, который был сделан до этапа определения процесса.
2) Развитие процесса происходит чаще всего не по плану развития
проекта. То есть часто изначально создаются различные предположения по
тому, как будет развиваться проект и факторы, на которые не могут
повлияет предприниматели ведут себя закономерно неожиданно. Это в
конечном итоге приводит к неоднозначным результатам: кто-то теряет
полностью контроль над дальнейшей деятельностью проекта и вынужден
его прекратить (в некоторых случаях даже признав себя банкротом), а кто-
то получает сверхприбыль и продолжает свою деятельность уже в
лидирующих позициях на рынке.
3) На момент третьего этапа в жизненном цикле проекта происходит
условное “становление на рельсы”. Проект обрастает дополнительными
источниками продаж, причём важно отметить, что как от основной
реализации по продажам продукта, так и от вспомогательных услуг, что в
23
момент организации проекта и не выступали, как прибыльные. На этом
этапе важно контролировать каждый показатель проекта и стараться
оптимизировать каждое действие в компании, потому что от этого зависит
на сколько выгодно будет делаться любой процесс, приводящий
организацию к прибыли. Когда этот этап заканчивается, то наступает
последний, но стоит отметить, что третий этап чаще всего является самым
продолжительным. Его можно сравнить с катанием на серфинговой доске,
так как в этих двух примерах нужно соблюдать баланс между качеством и
ценой на свои товары или услуги, чтобы в конечном итоге покорять новые
волны графика или быть поглощёнными жестокой рыночной системы.
4) Как и любая деятельность, имеющая цикличную
последовательность, управление проектами тоже на последней стадии
угасает в плане показателей у организованного изначально проекта. Эта
стадия неизбежна и может наступить неожиданно, но нужно быть готовой
к её наступлению, чтобы в самый сложный момент каждый главный
участник проекта мог его покинуть с прибылью, а не долгами. Это
происходит, когда баланс на третьем этапе нарушается и нарушается он по
многим причинам: товары стал не актуальными на рынке и не был
произведён мониторинг с целью модернизации выпускаемой продукции,
сервис компании на плохом уровне, что влечёт за собой уменьшение
лояльности клиентов и в дальнейшем количества клиентов, расходы на
расходные материалы для производства товара превышают рентабельность
от самого товара. Эти и многие другие причины часто преследуют
предпринимателей на последнем этапе организации проекта.
Чаще всего жизненный цикл проекта представляется в виде графика
так Рисунок 3.
24
Рисунок 3. Жизненный цикл проекта
Моделью жизненного цикла проекта называется его
формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное)
описание, отражающее реально существующую или предполагаемую
деятельность предприятия.
Модель, как правило, содержит следующие сведения о бизнес-
процессе:
набор составляющих процесс шагов — бизнес-функций;
порядок выполнения бизнес-функций;
механизмы контроля и управления в рамках бизнес-процесса;
исполнителей каждой бизнес-функции;
входящие и исходящие данные (документы, информация);
ресурсы, необходимые для выполнения каждой бизнес-функции;
документацию/условия, регламентирующие выполнение каждой
бизнес-функции;
параметры, характеризующие выполнение бизнес-функций и
процесса в целом.
25
1.3. Управления проектом на фазе реализации
Управление проектом — это приложение знаний, навыков,
инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения
требований, предъявляемых к проекту. Управление проектом
осуществляется посредством надлежащего применения и интеграции
процессов управления проектом, установленных для данного проекта.
Управление проектом дает организациям возможность исполнять
проекты результативно и эффективно
На момент реализации проекта есть множество ограничений. Важно
понимать, что каждое ограничение накладывает инновационные методы
решения, которые будут тепло восприняты клиентами, которые могут этим
пользоваться. К примеру, раньше никто и не подозревал, что путешествие
по своему городу может быть на столько удобным в различных
каршеринговых службах и сначала к этому относились с недоверием и
опаской, но сейчас же эта услуга вовсю используется клиентами и можно
увидеть, как много компаний появилось с данным видом услуги на
сегодняшний день. Так же можно привести в пример различные виды
доставки как еды, так и общих предметов, что позволяет облегчить жизнь
многих людей по всему миру.
Помимо реализации проекта инновационным методом можно
заходить на, уже заполненный компаниями, рынок, но при этом иметь
чёткое понимание того, как будет происходить захват этого самого рынка в
несколько шагов. Такой подход к будущей реализации своей деятельности
обычно тепло воспринимается персоналом компании, и такая компания
проживает долгую жизнь на рынке. При этом необходимо определить, что
является результатом выполнения процесса, кем и какие действия
выполняются, каков их порядок, каково движение документов в ходе
выполнения процесса, а также насколько процесс надежен (вероятность
26
неудачного выполнения) и как он может быть расширен или
модифицирован в будущем.
Управление проектами на момент реализации компании может быть
направлено на решение большого числа различных задач:
1. Точно определить результат планирования и оценить его
значение для бизнеса;
2. Определить набор действий, составляющих планирования.
Ясное определение набора задач и действий, которые необходимо
выполнить, чрезвычайно важно для детального понимания процесса;
3. Определить порядок выполнения действий. Действия в рамках
одного планирования могут выполняться как последовательно, так и
параллельно. Очевидно, что параллельное исполнение, если оно допустимо,
позволяет сократить общее время выполнения процесса и, следовательно,
повысить его эффективность;
4. Произвести разделение зон ответственности: определить, а
затем отслеживать, какой сотрудник или подразделение компании несет
ответственность за выполнение того или иного действия или процесса в
целом;
5. Определить ресурсы, потребляемые планирования. Точно зная,
кто какие ресурсы использует, для каких операций, можно повысить
эффективность использования ресурсов посредством планирования и
оптимизации;
6. Понять суть взаимодействий между участвующими в процессе
сотрудниками и подразделениями компании и оценить, а затем повысить
эффективность коммуникации между ними;
7. Увидеть движение документов в ходе процесса. Планирования
производят и потребляют различные документы (в бумажной или
электронной форме). Важно разобраться, откуда и куда идут документы или