77
Основное предназначение ФРВ — это выяснение точного бюджета
времени сотрудника, его анализ и оптимизация использования рабочего
времени. Однако кроме этого, ФРВ можно использовать для следующих
целей:
1. Определение структуры рабочего времени. Выявление
наиболее затратных операций и видов работ, определение тех приоритетов,
которые сотрудник ставит в работе (иначе говоря, чем больше времени
сотрудник тратит на тот или иной вид деятельности, тем более значимым
он его считает).
2. Изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего
времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать
за основу и для постановки задач, и для оценки эффективности сотрудника,
и для поиска более оптимальных способов организации труда.
3. Установление норм. Анализ данных по нескольким
сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки
норм труда на предприятии. Причем метод ФРВ применяется у нескольких
сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить
обоснованность норм.
4. Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже
существуют, но ряд сотрудников их регулярно не выполняет, то с помощью
ФРВ можно выявить причины такой ситуации.
5. Выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРВ можно
определить, на каких этапах производственного процесса происходят
потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью
организации производства, нерационально выстроенной технологией или
же недобросовестностью сотрудников.
78
6. Совершенствование процесса организации труда. ФРВ
позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить,
насколько они оптимальны.
7. Оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за
работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие
операции позволяет оценить уровень его профессионализма и мотивации
[67].
Фотография рабочего времени довольно трудоемкий процесс.
Но с помощью внедрения современных методов её можно
значительно облегчить. Например, можно использовать программу
«ОфисМЕТРИКА». Это специализированная программа учета
рабочего времени работников. Она не просто записывает приход
сотрудника на рабочее место и его уход. Она фиксирует время начала
работы в определённой программе, длительность и интенсивность
деятельности в ней, а также в учет идет и время простоя. Всё это
можно увидеть в специальном отчёте о работе за день, причём
информация представляется по каждому сотруднику. Программа
является легальной и не нарушает права работников.
Используя ОфисМЕТРИКУ можно составить фотографию
рабочего времени сотрудника, проанализировать временные затраты
на определённые операции, учитывая интенсивность работы и
перерывы. На основании таких данных можно принять
соответствующие управленческие решения [68].
Для анализа были выбраны двое сотрудников – менеджер
проектов, верстальщик (программист). С помощью программы
«ОфисМЕТРИКА» был записан и проанализирован их рабочий день.
79
Политика конфиденциальности компании не позволяет разместить
подробную информацию по ФРВ данных сотрудников, но общие сводные
данные наглядно представлены в ТАБЛИЦЕ 12.
Таблица 12.
Сводные данные по фотографиям рабочего дня
сотрудников
Менеджер проекта П
Программиста Г
Подразделение
СуперСайт
Дата ФРД
18.12.2019
18.12.2019
Итого время
наблюдения:
7:05
8:44
Итого полезной
работы:
6:07
7:16
Итого обеденное
время:
0:17
0:00 (не уходил на
обед)
Итого потери:
0:58
1:28
Потери времени у сотрудников не являются критичными и в
основном представлены следующей деятельностью: перерывы для выхода
на улицу, на кофе, в уборную. Но и у менеджера проекта П, и у
программиста Г есть схожие неэффективные затраты времени – это ведение
отчетности по проектам вручную, сразу в нескольких, неинтегрированных
системах (crm-система компании, файл учета в Excel, электронная доска в
Trello и физическая маркерная доска в кабинете).
Таким образом, например, проведя разговор с клиентом, например,
при сборе брифа, после этого менеджер проекта должен внести суть
разговора в CRM и прикрепить файл с брифом, потом отметить процесс
ведения работы по проекту в Excel, потом закрыть карточку задачи в Trello.
Такая ситуация вызвана тем, что сотрудники отдела продаж и отделов
сопровождения клиентов работают в CRM, программисты, дизайнеры и
80
seo-специалисты в онлайн-досках, а руководители отделов проверяют
производительность, этапы работ по проектам в Excel. А менеджеры
проектов, как и представители других ролей или должностей находятся на
стыках этих информационных полей и вынуждены заполнять всё и везде.
Очевидно, встает вопрос об автоматизации и интеграции сервисов, в
которых работают сотрудники, либо о переходе к единому и всем
подходящему программному обеспечению.
Таким образом, во второй главе удалось определить ключевые
направления повышения эффективности организации управления
проектами и оптимизации бизнес-процессов: планирование сроков проекта,
а также автоматизация работы сотрудников, регламентированный и
мотивированный контроль качества работ, а также развитие работы с
рисками.
Это позволяет нам определить ряд мероприятий, устраняющих или
нивелирующих значение влияния ряда внутренних и внешних негативных
факторов, снижающих эффективность работы компании.
Меры, направленные на совершенствование бизнес-процессов в
управлении проектами и в целом проектного управления компании,
представлены в следующей главе.
Выводы по главе 2
Любой бизнес на момент организации требует, выверенного не одним
днём, бизнес-плана. Так мы можем увидеть, что бизнес-процессы у
компании ООО “Веб-Сервис” налажены не одним рабочим днём. Не стоит
удивляться если на первых парах придётся немного изменить
первоначальную задумку проекта. Самое главное, чтобы его основной
81
посыл, который хочет донести организатор компании, оставался
неизменным. Существующая схема проекта является обобщенной,
предусматривающей минимальную вариативность возможных событий.
Для типовых проектов есть возможность увеличить количество
предусмотренных действий, не уходя в регламентацию каждого шага.
Представленный бизнес-план компании можно легко адаптировать
для других типов проектов, а также для проектов компаний смежных
направлений бизнеса: веб-дизайн, интернет-маркетинг, управленческое
консультирование в сфере веб-дизайна. Можно подкорректировать список
параметров, их вариантов, оценки важности влияния параметров и,
соответственно, коэффициенты для формулы. Принцип останется прежним.
Следующим этапом является совершенствование планирования и
контроля качества проектов. В рамках детализации бизнес-процессов в
управлении проектами планирование этапов проверки будет и должно быть
проведено, но не менее важно определить критерии оценки тех или иных
работ до представления клиенту.
Заключение
82
Сфера сайтостроения или веб-дизайна активно развивается.
Регулярно создается огромное количество новых ресурсов в сети Интернет,
а уже существующие стараются развиваться и пополняться качественным
контентом в соответствии с требованиями ведущих поисковых систем и
целевых клиентов. Вместе с этим получают свое развитие и подходы к
выстраиванию бизнес-процессов внутри компаний, занимающихся веб-
дизайном, и снаружи: с заказчиками, фрилансерами, партнерами и
конкурентами.
Работа в таких компаниях выстроена в формате проектного
управления, но методология не всегда бывает соблюдена и все
необходимые этапы, процессы и группы процессов могут быть выстроены
неэффективно. Причиной такого явления может быть и общий низкий
уровень проектного управления в регионе и отрасли, а также ее специфика
– нахождение на стыке классической теории и гибких технологий
проектного управления.
На самом деле, это может стать уникальной возможностью
позаимствовать наиболее эффективные для компании элементы и в одном
направлении, и в другом. Важен системный и обдуманный подход, анализ
и использование опыта аналогичных компаний (бенчмаркинг).
В настоящей выпускной квалификационной работе были
рассмотрены теоретические основы темы «Моделирование бизнес-
процессов управления проектами и программами организации».
В первой главе работы были освещены понятия «бизнес-процессы»,
«управление проектами». Была рассмотрена классификация методов
совершенствования бизнес-процессов. Были определены основные
особенности организации бизнес-процессов в проектном управлении, в
частности в проектах веб-дизайна. Были рассмотрены теоретические
83
основы понятий «моделирование бизнес-процессов», приведена
классификация и особенности ключевых нотация моделирования бизнес-
процессов.
Во второй главе был проведен анализ компании ООО «ВебСервис»,
были собраны данные о деятельности компании, организационно-
экономической структуре и особенностях ведения бизнеса. Была
охарактеризована система управления проектами компании, ее
особенности и ключевые бизнес-процессы, которые в нее заложены. При
анализе были сформулированы и описаны основные зоны роста в сфере
управления проектами. Определены 3 ключевых области, требующих
внимания и работы: управление временем, управление качеством и
управление рисками. А также обнаружена потребность в автоматизации
процессов ведения проектов, интеграции разрозненных информационных и
учетных систем компании.
Представленные разработки адаптируют теорию, общие принципы и
рекомендации классических и гибких технологий управления проектами к
специфике компаний сферы веб-дизайна, что позволяет оперативно
внедрить их с минимальными корректировками в случае возникновения
аналогичных проблемных ситуаций системного характера.
По итогу исследования определились перспективы дальнейшего
развития компании, которое в обязательном порядке должно
сопровождаться просчитанными и обдуманными изменениями и
преобразованиями.
Описанные в ВКР направления приложения сил и работ (время,
качество и риски) должны стать одними из ключевых для решения как
текущих проблем бизнеса, так и его перспектив, будущего компании.
Пренебрежение данными проблемами могут привести к дальнейшему
84
снижению эффективности функционирования компании, а из-за
существующего уровня конкуренции даже к его закрытию по причине
нерентабельности.
Итоги представленного исследования будут использованы для
обоснованного представления перспектив развития компании руководству,
что позволит согласовать будущие изменения в бизнес-процессах и пойти
по курсу повышения уровня зрелости проектного управления.
В дальнейшем в компании предстоит проработка и реализация
проекта по совершенствованию бизнес-процессов, а также переход к работе
в более автоматизированных системах.
85
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ
1. Балашов А.И. Управление проектами.: учебник и практикум для
академическо-го бакалавриата - М.: Издательство Юрайт, 2015.- 383 с.
2. Володин В.В., Хабаров В.И. Управление проектом: теория,
методология, прак-тика (Монография) – М.: Университет «Синергия», 2017
г.
3. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами
-М.: ИНФРА-М. 2014.
4.Экономика предприятия. Учебник для академического бакалавриата //
под редакцией С.П. Кирильчук [Текст] М.: ЮРАЙТ, 2018. 418 с.
5. Андерсон Д. Канбан. Альтернативный путь в Agile [Текст] // издание
М., «Манн, Иванов и Фербер», 2017. 350 с.
6. Андросов Н. Интернет-маркетинг на 100 % / Н. Андросов, И.
Волошин, В. Долгов [и др.]; под ред. С. Сухова. [Текст] // СПб.:
Питер, 2018.
7. Болова И.С., Морозова В.Д. Этапы внедрения системы риск-
менеджмента на предприятии в современных условиях [Текст] //
Современные проблемы науки и образования. – 2014. № 3.
8. Григорьев Д. И. Моделирование бизнес-процессов предприятия.
[Текст] М.: ИРЦ, 2016. С. 214.
9. Дмитриев А.П. Анализ методов проектирования реинжиниринга
бизнес-процессов [Текст] // Вестник ВУиТ. 2009. №13. – С. 3-8.
10. Ивлев В. А., Попов Т. В. Реорганизация деятельности предприятия от
структурной к процессной организации [Текст] // М.:
Научтехлитиздат, 2019. 355 с.
11. Казанцев Р.В. Основные операционные бизнес-процессы
предприятия. [Текст] // «Планово-экономический отдел» № 2, 2017.
86
12. Квартани Т., Палистрант Дж. Визуальное моделирование с помощью
IBM Rational Software Architect и UML. [Текст] Пер. с англ. М.:
КУДИЦ-ПРЕСС. 2017. 192 с.
13. Конорева К.А. Особенности взаимодействия с заказчиком при
реализации проекта в сфере веб-дизайна [Текст] // Экономика и
социум ежегодник. – Волгоград: НИЦ «Абсолют», 2019. №1. – 44 с.
14. Краковецкая И.В., Николаенко В.С. Активация творческого
потенциала персонала с помощью эвристических методов при
разработке сайта [Текст] // Креативная экономика. 2018. № 10 (82). С.
37-43.
15. Майк Кон. Scrum: гибкая разработка ПО = Succeeding with Agile:
Software Development Using Scrum (Addison-Wesley Signature
Series) [Текст] // М.: «Вильямс», 2017. 576 с.
16. Майстер Д. Управление фирмой, оказывающей профессиональные
услуги [Текст] / Пер. с англ., 2-е изд., М., «Альпина Бизнес Букс»,
2015 г., с. 26-27, 45.
17. Матвеев А. А., Новиков Д. А., Цветков А. В. Модели и методы
управления портфелями проектов. [Текст] // М.: ПМСОФТ, 2015. 206
с.
18. Руководство к своду знаний по управлению проектом (Руководство
PMBOK) Шестое издание [Текст] // Newtown Square, PA: Project
Management Institute, 2017.
19. Ульяновский A.B. Маркетинговые коммуникации. 28 инструментов
миллениума. [Текст] // М.: Эксмо, 2018. 356 с.
20. Фенина А.В. Особенности и инструменты Интернет-коммуникаций
[Текст] // Маркетинговые коммуникации. 2017. № 5. С. 292-303.
21. Хаммер М. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в
бизнесе. [Текст] // М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. 287 с.