27
информационные потоки, и определить, оптимально ли их движение и
действительно ли все они необходимы;
8. Определить потенциальные узкие места и возможности для
улучшения процесса, которые будут использованы позже для его
оптимизации;
9. Более эффективно внедрить стандарты качества, например,
ИСО 9000, и успешно пройти сертификацию;
10. Использовать модели планирования в качестве руководства для
новых сотрудников;
11. Эффективно произвести автоматизацию планирования в целом
или отдельных их шагов, включая автоматизацию взаимодействия с
внешней средой — клиентами, поставщиками, партнерами;
12. Разобравшись в совокупности планирования компании, понять
и описать деятельность предприятия в целом.
Важной частью построения модели планирования является
исследование аспектов его эффективности. Сюда входят использование
ресурсов, время выполнения работ сотрудниками, возможные задержки и
простои. Необходимо разработать систему показателей, или метрик, для
оценки эффективности процесса. Частично в качестве метрик могут быть
взяты используемые в компании KPI (Key Performance Indicator), однако
могут потребоваться и дополнительные характеризующие
рассматриваемый процесс показатели.
За всю историю проектного управления было создано множество
различных методов управления проектами под практически любые нужды.
Даже если Вы не собираетесь отправлять человека на Луну и не
располагаете аналогичным количеством ресурсов, Вы всё равно найдёте
подходящий для себя инструмент. Главное понять, что самое важное для
Вашего проекта – дедлайны, ресурсы, соблюдение процесса, или сразу
28
несколько факторов – а затем выбрать метод управления проектом,
ориентированный на достижение этого показателя.
Процессы в управлении проектами – это совокупность действий
участников проекта, направленные на эффективное выполнение того или
иного этапа, функции в рамках этого проекта.
Группа процессов управления проектом — это логическое
объединение процессов управления проектом с целью достижения
конкретных целей проекта. Процессы управления проектом сгруппированы
в следующие пять групп процессов управления проектом:
1. Группа процессов инициации. Процессы, выполняемые для
определения нового проекта или новой фазы существующего проекта путем
получения авторизации на начало проекта или фазы;
2. Группа процессов планирования. Процессы, требуемые для
установления содержания работ, уточнения целей и определения
направления действий, требуемых для достижения целей проекта;
3. Группа процессов исполнения. Процессы, выполняемые для
исполнения работ, указанных в плане управления проектом, с целью
соответствия требованиям проекта;
4. Группа процессов мониторинга и контроля. Процессы,
требуемые для отслеживания, анализа, а также регулирования исполнения
проекта; выявления областей, требующих внесения изменений в план; и
инициирования соответствующих изменений;
5. Группа процессов закрытия. Это процессы, выполняемые для
формального завершения или закрытия проекта, фазы или договора.
Причем, важно отметить, что группы процессов не являются фазами
проекта.
Чтобы увидеть, как работают группы процессов управления в рамках
реализации проекта, их можно представить в виде схемы (Рисунок 4)
29
Рисунок 4. Группы процессов управления проектом
И, хоть во многих источниках разделяют понятия процессного и
проектного управления или способа организации работы, бизнес-процессы
в управлении определенно есть и имеют все те же признаки, что и в теории
вопроса. Могут быть лишь определенные особенности, которые будут
представлены в работе.
Под бизнес-процессами в управлении проектами могут
подразумеваться процессы, осуществляемые в рамках реализации проекта,
направленные на достижение цели проекта и принятые членами команды
проекта.
Например, в сфере сайтостроения (или иначе - веб-дизайна) общую
классификацию групп процессов проектного управления можно
представить следующим образом (Таблица 3).
30
Таблица 3.
Группы бизнес-процессов в веб-дизайне.
Этап проекта
Название
группы
процессов
Примеры бизнес-
процессов
Документ на
выходе из этапа
Продажа
Инициации
Первичная оценка,
подготовка договора и
сметы, плана работ,
согласование
документов
Подписанные
договор, смета
Проектирова
ние продукта
Планировани
я
Подготовка брифа,
технического задания,
подготовка
спецификаций,
согласование
Подписанные
бриф, ТЗ,
спецификации
Разработка
дизайна
Исполнения,
контроля
Дизайн-концепция
главной страницы,
дизайн типовой
внутренней страницы,
дизайн экранных форм
(каталог, корзина,
личный кабинет).
Разработка макета,
презентация заказчику,
формирование листа
замечаний, реализация
замечаний, утверждение
макета
Акт сдачи-
приемки работ
по этапу дизайна
Верстка
Исполнения,
контроля
Дизайн-концепция
главной страницы,
открытие тестовой
площадки, верстка
главной страницы,
типовой внутренней
страницы и экранных
форм. Демонстрация
заказчику,
формирование листа
замечаний, реализация
замечаний, утверждение
Акт сдачи-
приемки работ
по этапу верстки
31
верстки, создание
прототипа и шаблонов
Программиро
вание
Исполнения,
контроля
Программирование
стандартного
функционала,
дополнительных
модулей. Внутреннее
тестирование,
тестирование модели
заказчиком, тестовая
интеграция, первичное
наполнение,
исправление
выявленных
несоответствий с ТЗ.
Демонстрация
заказчику,
Формирование
заказчиком bag-list (лист
ошибок), внесение
правок, утверждение
программной части
Акт сдачи-
приемки работ
по программной
части
Закрытие
проекта
Контроля,
закрытия
Обучение заказчика
работе с CMS (системой
управления содержимым
– раздел
администрирования
сайта, понятный для
клиента). Перенос сайта
на рабочий сервер,
передача заказчика в
службу технической
поддержки
Согласованный и
подписанные
Бриф, ТЗ,
Спецификация
В рамках представленной работы процессы, входящие в данные
группы, будут рассмотрены как бизнес-процессы в управлении проектами.
Проектно-ориентированный подход позволяет компаниям
достигнуть установленных целей в заданный срок и с оптимальными
затратами. Профессиональное управление проектами позволит компании:
32
1. Эффективно управлять трудозатратами и ресурсами;
2. Наиболее точно планировать результаты;
3. Осуществлять контроль хода проектов;
4. Более четко определять полномочия и ответственность
руководителей и подразделений, участвующих в реализации проектов;
5. Принимать качественные решения на основе оперативной
информации;
6. Мотивировать персонал на достижение значимых результатов;
7. Снижать последствия возникающих отклонений и управлять
рисками [52].
Одной из особенностей бизнес-процессов в проектах веб-дизайна
является важность их регламентации и унификации (по мере возможности,
а также необходимости), а также организация удобного электронного
документооборота.
В компании может быть реализовано большое количество проектов,
но уровень зрелости проектного управления начнет расти тогда, когда
ключевые процессы проекта будут внесены в общий регламент, будут
разработаны стандарты и шаблоны документации, позволяющие на
некоторых этапах сократить время на прохождение тех или иных фаз
проекта. Особенно это актуально для компаний с проектами типа «Седина»
(типовой процесс и уникальный продукт) и «Процедура».
Представленная типология проектов опирается на сочетание двух
критериев: уровень уникальности процесса и степень уникальности
продукта.
Таким образом мы получаем четыре типа проектов:
Проекты с типовыми процессами реализации и типовым
продуктом – «Процедура»;
33
Проекты с типовым процессом, но новым, уникальным для
компании продуктом – «Седина»;
Проекты с нестандартным, уникальным для компании
процессом, направленные на получение типового продукта – также
«Седина»;
Проекты, использующие уникальные процессы для создания
уникального продукта – «Мозги».
Редко в компаниях встречается только один тип проектов, чаще всего
это сочетание 2-3 типов.
Таким образом, бизнес-процессы, которые выстраиваются в сфере
управления веб-проектами, должны быть эффективными,
оптимизированными, регламентированными и в то же время, должна быть
возможность их оперативной перестройки под нетиповой процесс и
продукт (проекты типа «Мозги»). Необходима организация эффективного
документооборота, как внутри компании, так и с заказчиком. А также,
важно создать органы, регламентирующие и контролирующие проектное
управление.
В представленной работе будет рассматриваться компания,
осуществляющая услуги веб-дизайна, т.е., работающая в сфере IT-
технологий, интернет-продвижения. Большинство компаний этого
сегмента работают не в рамках классической теории управления проектами,
а в рамках подходов семейства Agile.
Agile в переводе с английского означает «живой, подвижный», но
чаще употребляется в значении «гибкий». Данное понятие в сфере
разработки программного обеспечения возникло в начале 2000-х годов, в
США, в это же время в штате Юта появился «Манифест гибкой разработки
программного обеспечения». С того времени «Agile» - это набор подходов
34
по «гибкой» разработке проектов. Сегодня большое количество команд со
всего мира применяют в своей деятельности agile-принципы:
1. Наш наивысший приоритет — это удовлетворение заказчика
при помощи частых и непрерывных поставок ценного для него
программного обеспечения.
2. Мы принимаем изменения в требованиях даже на поздних
этапах реализации проекта. Agile-процессы позволяют использовать
изменения для повышения конкурентоспособности продукта.
3. Мы стремимся поставлять полностью рабочее программное
обеспечение каждые несколько недель, в крайнем случае — каждые
несколько месяцев. Чем чаще, тем лучше.
4. Наиболее эффективный и действенный способ передачи
информации — это встреча членов команды разработки ПО.
5. Представители бизнеса и команда разработки должны работать
над проектом вместе.
6. Проекты строятся вокруг мотивированных людей. Создайте для
них подходящую окружающую среду, снабдите всем необходимым и
доверьте сделать свою работу.
7. Рабочее программное обеспечение — это главная мера
прогресса проекта.
8. Гибкие процессы способствуют непрерывному развитию.
Спонсоры, разработчики и пользователи должны иметь возможность
поддерживать постоянный темп работы в течение неопределенного срока.
9. Постоянное внимание к техническому совершенству и
качественной архитектуре способствует гибкости.
10. Простота — это искусство не делать лишней работы.
11. Лучшая архитектура, требования и дизайн создаются в
самоорганизующихся командах.
35
12. Команда постоянно ищет способы стать более эффективной
путем настройки и коррекции своих действий.
Работа в небольших командах — это основа построения Agile-
управления. Здесь нет одного руководителя и множества подчиненных, есть
команда, которая выполняет маленькую часть огромной задачи, при этом в
команде могут находиться специалисты совершенно разных направлений,
и процесс работы состоит из постоянного мозгового штурма.
В идеальном формате организации процессов компании, работающие
по Agile, хотят видеть вовлеченность всех работников в процесс
производства продукта и предоставляют со своей стороны все условия для
заинтересованности сотрудников своей работой: обеспечивают
психологическую безопасность, ставят ясные цели и задачи, обосновывают
важность работы и значимость каждого члена команды.
Работа в такой гибкой методологии происходит по мини-циклам.
Когда команда получает задачу, ее сразу пытаются разбить на небольшие
блоки, выполнять поэтапно, не оставлять незавершенной работы на каждом
этапе, четко укладываться в установленные сроки. Наглядно логика работы
в Agile представлена на РИСУНКЕ 5.
36
Рисунок 5. Графическое отображение принципов подхода
Agile.
Методология Agile говорит нам о том, к чему должна стремиться
команда и бизнес в процессе работы, но не говорит, как. Именно поэтому в
рамках этого течения или, как некоторые его называют, философии
появились и получили развитие многие популярные на сегодняшний день
технологии и методологии проектного управления. Самыми популярными
из них являются Scrum и Kanban.
Scrum (Скрам) – это это фреймворк (набор базовых элементов и
правил), который помогает решать изменяющиеся в процессе работы
задачи, чтобы продуктивно и творчески поставлять клиентам продукты с
максимально возможной ценностью.
Данная технология позволяет при минимальном затрачивании
ресурсов получать необходимый эффект. Скрам позволяет правильно
формировать ресурсы и максимально использовать потенциал команды.