67
Организационный план.
В компании ООО “Веб-Сервис” самым важным пунктом в
организационном плане является постоянный поток заказов.
В-первую очередь необходимо создать самый лучший заказ в истории
компании, а именно сайт для самой компании. Сделать так, чтобы, заходя
на него потенциальные клиенты могли уже оценить по достоинству
качество предоставляемых услуг от “Веб-Сервиса”.
Во-вторых, необходимо организовать грамотные поля захвата и
сделать так, чтобы каждый заходящий клиент мог сразу же узнать основную
необходимую информацию о компании. Так же можно сразу на сайт
компании разместить различные квизовские системы опроса, проходя
которые клиент будет получать скидку на будущий заказ.
В-третьих, нужно сделать штатную структуру, состоящую из
нескольких менеджеров. Желательно, чтобы менеджер совмещал в себе
специализацию и верстальщика сайтов и продающей единицы в компании.
Естественно, в случае двойной специализации заработная плата сотрудника
будет на порядок выше стандартной.
В-четвёртых, необходимо написать все необходимые регламенты для
внутреннего персонала и клиентов, которые будут получать услуги по веб-
сервису. Важно в каждом подобном документе прописать следующие
правила: какие необходимо делать действия сотруднику компании для
привлечения выручки; как правильно, качественно и быстро нужно
организовывать свою работу для нужного результата; как правильно
68
обрабатывать входящие заявки и, в принципе, коммуницировать с
клиентами.
В-пятых, сделать грамотную постобработку клиента на момент уже
получения им услуги. Самое главное — это сделать первоклассный сервис
для клиента после которого ему захочется сотрудничать с нашей компанией
и дальше.
ИСР проекта
В нашем виде деятельности практически все заказы направленны на
создание сайта-онлайн магазина и здесь можно будет наглядно увидеть как
это выглядит.
Рисунок 9. ИСР-пример на основе фаз и жизненного цикла
На примере данной модели можно увидеть типовой пример создания
сайта для клиента. В процессе выполнения данной работы встречаются все
эти пункты и на каждый из них нужно согласовать план действий для
корректной работы и взаимодействия с заказчиком.
69
Ожидаемые результаты, оценка рисков и перспективы развития.
Эту часть стоит начать со сметы проекта, которая будет показана в
ТАБЛИЦЕ 10.
Таблица 10.
Смета проекта ООО “Веб-Сервис”
Тип затраты
Сумма
Аренда помещения
150.000 руб.
Зарплата
персонала
250.000 руб.
Техническое
обеспечение
600.000 руб.
Обустройство
помещения
1.000.000 руб.
Амортизационные
затраты
300.000 руб.
Итого:
2.300.000 руб.
Таким образом, сведение в одну матрицу наглядно отображает ряд
ключевых направлений развития компании и улучшения существующих
процессов:
1. Упрощение бизнес-процессов, сокращение количества
дублирующих функций, уменьшение числа согласований в процессе
принятия управленческих решений;
2. Контроль времени. Оптимизация работы внутри проектов для
снижения числа просрочек;
3. Развитие блока инноваций. Компании в сфере интернет-
продвижения просто необходимо следить за ключевыми тенденциями
рынка, а также активно работать с пожеланиями и запросами клиентов;
4. Работа с лояльностью клиентов. Создание системы удержания
клиента, построенной на гибких способах сотрудничества, удобстве
взаимодействия и, безусловно, выполнении всех обязательств по договору;
70
5. Контроль качества. Изменение KPI сотрудников в сторону
повышения ответственности за качество выполненных работ;
6. Контроль рисков. Разработка карт рисков, антирисковых
мероприятий и их реализация. Сохранение опыта устранения последствий
реализации риска.
Совершенствование компании в этих направлениях не только
позволит решить существующие проблемы, но и даст возможность
развиваться дальше, в сторону повышения уровня зрелости
проектного управления и работы в формате системного подхода, а не
стихийных управленческих решений.
Более того, часть из этих направлений развития напрямую коррелирует со
стратегическими задачами направления электронной коммерции в
медиахолдинге в целом, что отражено в приложении Г. Это подтверждает
системность и величину масштаба недочетов управления проектами (и
компанией в целом) и говорит о важности их устранения.
Сетевое планирование проекта
Сетевое планирование в компании “Веб-Сервис” будет делаиться на
несколько пунктов.
1) Разработать ТЗ и утвердить его;
2) Наметить для выигрыша несколько тендеров и постараться их выиграть;
2.1) Провести маркетинговые исследования;
3) Начать производить первые розничные заказы;
3.1) Разработать план обучения будущего персонала;
4) Разработка программы продвижения;
71
5) Монтаж оборудования;
6) Обучение персонала;
7) Продвижение продукта;
8,9,10) Запуск в эксплуатацию;
11) Эксплуатационный период.
Все пересиленные пункты указаны в ТАБЛИЦЕ 11.
Таблица 11.
Сетевое планирование и управление.
Этап
времени
1
Этап
времени 2
Этап
времени
3
Этап
времени
4
Этап
времени
5
Этап
времени
6
2.1)
Провести
маркетинго
вые
исследован
ия
4)
Разработк
а
программ
ы
продвиже
ния
7)
Продвижен
ие
продукта
9,10)
Запуск в
эксплуат
ацию
1)
Разработ
ка и
утвержде
ние ТЗ
2)
Наметить
для
выигрыша
несколько
тендеров и
постаратьс
я их
выиграть
3) Начать
производи
ть первые
розничны
е заказы
5) Монтаж
оборудова
ния
8) Запуск
в
эксплуат
ацию
11)
Эксплуат
ационны
й период
3.1)
Разработа
ть план
обучения
будущего
персонала
6)
Обучение
персонала
10)
Запуск в
эксплуат
ацию
Прод
олж.
4 месяца
3 месяца
4 месяца
6 месяцев
4 месяца
1 год
72
Ресурсный профиль проекта
В каждом проекте должен быть представлен ресурсный профиль по
потребляемым расходным материалам на момент реализации проекта и в
его дальнейшей деятельности. Можно увидеть примерные подсчёты в
Таблицах 12 и 13.
Таблица 12.
Ресурсный профиль по трудовым затратам (1)
Числа январь 2021 -го года.
0
1
0
2
0
3
0
4
0
5
0
6
0
7
0
8
0
9
1
0
1
1
1
2
1
3
1
4
1
5
1
6
1
7
1
8
1
9
2
0
2
1
2
2
23
24
А
Т
1
В
Т
2
С
Т
3
D
Т
1
E
Т
3
G
Т
2
H
Т
2
I
K
Т
4
L
Т4
Т - трудовые ресурсы в видео количества персонала на реализацию задачи
73
Таблица 13.
Ресурсный профиль по трудовым затратам (2)
0
1
.
2
1
0
2
.
2
1
0
3
.
2
1
0
4
.
2
1
0
5
.
2
1
0
6
.
2
1
0
7
.
2
1
0
8
.
2
1
0
9
.
2
1
1
0
.
2
1
1
1
.
2
1
1
2
.
2
1
0
1
.
2
2
0
2
.
2
2
0
3
.
2
2
0
4
.
2
2
0
5
.
2
2
0
6
.
2
2
0
7
.
2
2
0
8
.
2
2
0
9
.
2
2
1
0
.
2
2
11
.2
2
12.
22
В шкалах буду показаны трудовые ресурсы, которые будут затрачиваться из
месяца в месяц
2.3. Алгоритм управления материальными и нематериальными
ресурсами в проектной среде
Серьезными упущениями в управлении бизнес-процессами в
проектах компании являются:
1. Номинальный контроль качества. На схеме и в бизнес-процессе,
расписанном выше представлены точки проверки и приема работ, но т.к.,
качество проверки и объем пропущенных ошибок (багов) никак не
учитываются в мотивации менеджера проекта, интернет-маркетолога и
самих исполнителей задач, то случаи, когда ошибка доходит до
презентации клиенту и обнаруживается им, часто имеют место быть.
2. Сроки работ не регламентированы. На каждый проект при
первичном анализе закладывается один, два или три месяца. На практике
такое планирование сроков является абсолютно хаотичным,
необоснованным никакими признаками поступающего в работу проекта. А
также, отсутствие конкретных сроков, когда, например, дизайнер должен
разработать и отправить на проверку макет, уменьшает
74
дисциплинированность, умение организовать рабочий день. Работы
откладываются до крайних сроков, а потом заканчивается в спешке,
приводя к проблемам из пункта 1.
3. Учет рисков – минимален. В компании не только не ведется
реестр рисков, но и не планируются (и, соответственно, не проводятся)
антирисковые мероприятия, что также из проекта в проект приводит к
аналогичным проблемам из пункта 1, 2, и другим затруднениям.
Причем важно обратить внимание на то, что один из
важнейших этапов управления проектами- планирование – является
одним из самых неопределенных, неподконтрольных менеджеру
проектов. Здесь и лежит большой потенциал роста компании.
Бизнес-процессы, которые в данной компании относятся к группе
планирования, можно представить в виде таблицы, относительно
функциональных областей управления проектами.
Таблица 11.
Процессы из группы планирования компании ООО
«ВебСервис»
Область знаний
Процессы из группы
планирования
Наличие в компании
и уровень
регламентации
Управление
содержанием
1. Планирование
управления
содержанием
2. Сбор требований
3. Определение
содержания
4. Создание ИСР
Планирование
содержания работ, сбор
информации и
требований от
заказчика,
формирования пула
работ по проекту,
создание структурной
декомпозиции работ –
реализованы,
регламентированы.
75
Управление сроками
1. Планирование
управления
расписанием
2. Определение
операций
3. Определение
последовательности
операций
4. Оценка
длительности
операций
5. Разработка
расписания
Определение задач и их
исполнителей,
определение
последовательности -
реализованы,
регламентированы.
Оценка
длительности
операций, разработка
расписания –
реализованы в
минимальном формате.
Не регламентированы.
Управление стоимостью
1. Планирование
управления
стоимостью
2. Оценка стоимости
3. Определение
бюджета
Планирование и
предварительная
оценка стоимости
работ, составление
сметы и бюджета
проекта – реализованы,
регламентированы.
Управление качеством
Планирование
управления качеством
Реализовано, не
регламентировано.
Управление ресурсами
1. Планирование
управления ресурсами
2. Оценка ресурсов
операций
Ресурсы на проект –
трудовые.
Планирование и оценка
ресурсов по отдельным
задачам проекта –
реализованы,
регламентированы.
Управление рисками
1. Планирование
управления рисками
2. Идентификация
рисков
3. Качественный
анализ рисков
4. Количественный
анализ рисков
Все процессы – не
реализованы, не
регламентированы.
76
Планирование
реагирования на
риски
Управление
коммуникациями
Планирование
управления
коммуникациями
Коммуникации внутри
команды проекта –
регламентированы.
Коммуникации с
заказчиком –
регламентированы.
Коммуникации с
фрилансерами –
регламентированы.
Данные таблицы указывают на то, что часть бизнес-процессов группы
планирования в компании реализуется и имеет достаточный уровень
регламентации. Видны и некоторые пробелы в управлении проектами,
например, отсутствие регламентации по некоторым процессам в
управлении сроками и качеством, а также полное отсутствие работы в
целом с такой функциональной областью, как управление рисками.
На данном этапе, важно понять все причины срывов сроков, помимо
слабого планирования работ. Является ли это следствием неправильного
расчета нагрузки на сотрудников, простоями или усложнённостью бизнес-
процессов при передаче информации, задач между членами команды или
же имеет место быть нецелевое использование рабочего времени. Одним из
самых простых, но эффективных методов анализа времязатрат сотрудника
является фотография рабочего времени.
Фотография рабочего времени (ФРВ) — это вид наблюдения, при
котором измеряют все без исключения затраты времени исполнителя за
определенный период работы. В результате получают точный срез: чем
именно и в течение какого времени занимался конкретный сотрудник.