55
минимизировать стоимость пользования системой на оптимальной скорости и
является гарантией доставки отчетных данных на сервер, а, следовательно,
позволяет оперативно контролировать транспортные средства компании.
Компания-поставщик телематических услуг предоставляет компании-
Заказчику отдельный сервер с размещенном на ней базой данных, где хранится
информация, переданная от мобильных терминалов.
В процессе внедрения системы мониторинга в роли Диспетчерского
Центра может выступать любой компьютер с выходом в сеть Интернет. Этот
компьютер синхронизируется с сервером и получает с этого сервера
персонализированную базу данных компании, где находится информация о
контролируемых транспортных средствах (за каждым транспортным средством
контроль осуществляется в индивидуальном порядке). С заданной
периодичностью производится репликация данных (новые данные передаются
от базы данных сервера к базе данных диспетчерской). Эта схема работы
системы слежения не требует от диспетчерского центра постоянного
подключения к сети Интернет, так как выгрузка данных производится
периодически, и не требует наличия высокой скорости подключения.
Диспетчер занимается построением маршрутов на карте, формирует
отчетность о расходе горючего, пробеге, простоях и т.д., с использованием
информации из локальной базы данных, ведет анализ статистических данных,
принимает участие в принятии решений.
Работа Диспетчерского Центра проводится автономно на стороне
Заказчика или на стороне Оператора, оказывающего услуги мониторинга с
использованием защищенного доступа через сеть Интернет.
5. Расписание контрольных событий (ключевые вехи)
Согласно методологии OneMethodology, проект состоит из 5-и основных
стадий (этапов):
1. Подготовка проекта (формирование концепции, формирование
команды проекта)
2. Анализ (поиск поставщиков, выбор поставщиков
56
3. Разработка и тестирование (заключение договора, выбор пакета
услуг, план-график внедрения СМДА, включение расходов в бюджет,
согласование бюджета, разработка новой системы оплаты труда, обучение
сотрудников)
4. Развертывание (оплата по договору, поставка оборудования и
монтаж, установка программного обеспечения, определение дополнительных
обязанностей, ответственности сотрудников)
5. Опытная эксплуатация (Учет движения транспортных средств по
СМДА)
6. Риски высокого уровня
Риски проекта представляют собой совокупность воздействующих на
проект неопределенных событий или условий, положительно или негативно
влияющих на цели проекта
30
.
Процесс управления рисками заключен в следующем алгоритме:
Выявление, определение и оценка факторов, потенциально
способных повлиять на успех проекта – данный процесс ведется в течение всей
продолжительности проекта;
Использование стратегий, ориентированных на минимизацию
(вплоть до полного устранения) неприемлемых рисков;
Обеспечения адекватной реакции в ситуации возникновения
непредвиденных и форс-мажорных обстоятельств
31
.
Основные выявленные риски настоящего проекта и стратегии управления
ими представлены в таблице 10.
Использование любых радионавигационных систем обладает
определенными недостатками, главных из которых является то, что в некоторых
условиях сигнал не доходит до приёмника, или приходит с существенными
искажениями или задержками. Поскольку рабочая частота GPS находится в
30
Балабанов И.Т. Риск-менеджмент: Учебник для вузов / И.Т.Балабанов. — M.: Финансы и статистика, 2012.
31
Турманидзе Т. У. Анализ и оценка эффективности инвестиций: учебник для студентов вузов, обучающихся по
экономическим специальностям / Т. У. Турманидзе. – М.: Юнити-Дана, 2014.
57
дециметровом диапазоне радиоволн, уровень качества приёма спутникового
сигнала может значительно ухудшиться из-за наличия слишком большой
облачности или из-за слишком плотной, густой листвы деревьев. Качественному
приёму сигнала GPS также препятствуют помехи различных наземных
радиоисточников, а также от магнитных бурь.
Таблица 10
Основные риски проекта и стратегии управления рисками
№
Риск
Стратегия управления риском
1.
Проблемы с сигналом
(отсутствие сигнала
или
задержки/искажения)
Постоянный контроль качества уровня сигнала
2.
Реогранизация
внутренней
структуры, связанная
с внедрением новой
системы
Проведение регулярных курсов в сфере управления
проектами, обучение персонала работе в системе
3.
Недостаточно
адекватное
планирование
проекта,
недостаточно четкие
требования к срокам
и результатам
Проведение постоянной подготовки персонала в сфере
управления проектами, управления отношений с
потребителями. Привлечение квалифицированных
консультантов и партнеров извне
5.
Существенное
превышение новой
стоимости услуг для
потребителей
текущих значений
стоимости
Последовательное использование моделей оценки
совокупной стоимости использования системы,
постоянное сравнение с существующей рыночной
стоимостью. Наличие четких связей между
инвестициями в проект и результатами для
потребителей и бизнеса
58
6
Износ оборудования
Регулярное проведение плановых проверок
оборудования
К числу факторов, оказывающих влияние на снижение точности,
относятся:
изменения орбит спутников;
наличие на отдельных участках объектов–помех, которые
закрывают необходимые области неба;
возможное влияние атмосферы;
отражение радиоволн.
7. Сводный бюджет
Источником финансирования данной системы является кредит банка,
погашение которого проводится за счет прибыли компании.
Система оплаты труда водителей должна быть скорректирована. Чтобы
повысить производительность труда водителей, необходимо ввести сдельно–
премиальную оплату труда
32
.
8. Перечень заинтересованных сторон и требования к одобрению
Приведенный ниже в таблице 11 список участников и заинтересованных
сторон описывает организацию данного проекта.
Таблица 11
Участники проекта и требования к одобрению
Должность
Роль
В
проек
т
е
Требования
Влияние
Директор по
логистике
Инициатор
Определение генеральных
целей и технических
требований проекта
Очень сильное
Коммерческий
директор
Куратор
Общее руководство
проектом, составление
плана этапов, прямая
ответственность за
достижение результатов
проекта.
Очень сильное
Генеральный
Заказчик
Принятие решения о
Сильное
32
Чекан А.А., Жураховская И.М. Оптимизация бизнес-процессов системы управления персоналом на основе
процессно-ориентированного подхода. — Вестник ВГУИТ, 2017. №1 (71).
59
директор
размерах
финансирования, участие
в утверждении сроков
проекта
Начальник
проектного
отдела
Эксперт
рабочей
группы
Контроль за реализацией
согласованного объема
работ, контроль
выполнения проекта в
рамках бюджета и сроков
Сильное
Финансовый
директор
Куратор
Непревышение бюджета,
контроль оплат,
управление процессом
закупок
Очень сильное
Начальник
финансового
отдела
Исполнитель
Проведение тендеров,
четкое оформление
документации
Сильное
Начальник
отдела кадров
Эксперт
рабочей
группы
Соблюдение условий
труда
Умеренное
Начальник
склада
Исполнитель
Обеспечение
материально-
техническими ресурсами
Умеренное
Начальник
транспортного
цеха
Исполнитель
Обеспечение
эксплуатации,
оперативное решение
возникающих вопросов
Умеренное
9. Назначенный менеджер проекта и уровень его полномочий.
Коммерческий директор Терентьев Михаил Николаевич.
Таблица 12
Деятельность менеджера проекта и уровень его полномочий и
ответственности
Деятельность
Полномочия
Ответственность
Принимает решения
по персоналу
Утверждает предложенные
кандидатуры
персонала проекта
Управляет командой
проекта
Управляет
бюджетом проекта,
отклонениями
стоимости
Утверждает расходы проекта в
рамках сметы. Распоряжается
резервом проекта в объеме не
более 10% от утвержденного
бюджета
Обеспечивает
реализацию проекта в
рамках согласованного
бюджета
Управляет
расписанием
проекта и
отклонениями от
расписания
Планирует сроки работ проекта.
Распоряжается резервом времени
в объеме до 10% от
согласованных промежуточных
сроков
Обеспечивает
реализацию проекта в
пределах заданных
сроков
Принимает участие
в выработке
технических
решений
–
–
60
Принимает участие
в решении спорных
вопросов
Вопросы, решение которых не
входит в полномочия менеджера
проекта, направляются куратору
проекта
10. Полномочия спонсора проекта.
Спонсор проекта — ООО «ТК «Комтехтранс» в лице Генерального
директора Игнатьева И.Г. Полномочия спонсора представлены в таблице 13.
Таблица 13
Полномочия спонсора проекта
Деятельность
Полномочия
Решения по персоналу
-
Управление бюджетом и его
отклонениями
Участие в утверждении расходов проекта в
пределах сметы. Принятие решения о размере
резервного финансирования
Управление расписанием и его
отклонениями
Участие в утверждении сроков и их переносе
при необходимости
Технические решения
–
Эскалация вопросов
Решение спорных вопросов при
необходимости
Базовый план по содержанию проекта.
Цель внедрения системы мониторинга движения автотранспорта (СМДА)
состоит в переходе на новую систему учета движения транспортных средств и
сокращении расходов на топливо.
Для того, чтобы составить базовый план по содержанию проекта,
определим схему проекта.
Каскадная схема проекта включает в себя:
Этап подготовки проекта (формирование концепции, формирование
команды проекта)
Аналитический этап (поиск поставщиков, выбор поставщиков)
Этап разработки и тестирования (заключение договора, выбор
пакета услуг, план-график внедрения СМДА, включение расходов в бюджет,
61
согласование бюджета, разработка новой системы оплаты труда, обучение
сотрудников)
Этап развертывания (оплата по договору, поставка оборудования и
монтаж, установка программного обеспечения, определение дополнительных
обязанностей, ответственности сотрудников)
Этап опытной эксплуатацип (Учет движения транспортных средств
по СМДА).
На первом этапе утверждается устав и план проекта, создаётся
оперативная группа – команда проекта. На данном этапе в проекте
задействованы все участники, происходит ознакомление с целями, задачами и
путями их решения в рамках проекта. Происходит корректировка системы учета
«на бумаге». Использование учета в таком виде нужно для того, чтобы
проверить, сравнить показатели и провести апробацию системы посредством
GPS.
Обработка данных, содержащихся в путевых листах, должна проводиться
каждый день по окончанию расчетов, а не в конце месяца. Выписывая путевой
лист, диспетчер должен открыть в компьютере файл, в котором содержатся
ранее занесенные данные о заказе к выполнению данным водителем.
При этом диспетчер сможет определить расстояние между пунктами
перевозки груза, скалькулирует нормативное расстояние и отразит его затем в
путевом листе.
После завершения первой части проекта, которая носит больше
организационный характер, следует второй этап, включающий в себя поиск и
выбор поставщиков (проведение тендера).
На третьем этапе происходит завершающая фаза подготовительного
этапа к активной фазе проекта – проходит заключение договора с выбранным
подрядчиком, выбор пакета услуг, составляется план-график внедрения СМДА,
проходит включение расходов в бюджет, согласование бюджета, разработка
новой системы оплаты труда, обучение сотрудников.
62
На этапе развертывания проходит оплата по договору, поставка
оборудования и монтаж, установка программного обеспечения, определение
дополнительных обязанностей, ответственности сотрудников.
Наконец, в рамках завершающего, основного этапа, происходит переход
на учет движения транспортных средств по СМДА. Используя имеющиеся в
базе данных компьютера справочные данные, диспетчер уже при выходе
автотранспорта на линию имеет доступ ко всей информации по намеченной
работе. А по прибытии транспортного средства из рейса диспетчер вносит в
компьютер, в котором уже сформирована оборотная ведомость по каждой
автомашине, информацию путевого листа: показания спидометра, остаток
топлива и т.д.
Информация по каждому путевому листу обрабатывается в течение
минуты в присутствии водителя и выводится на экран компьютера.
Диспетчер сравнивает фактические затраты времени и расход горючего с
оптимально рассчитанными, и таким образом ежедневно получает информацию
обо всех случаях нарушения условий эксплуатации транспортного средства и
невыполнения необходимого объема работ. Внедрение подобного подхода к
учету сможет повысить дисциплину водителей, а также общую эффективность
использования автопарка компании.
Данное разделение на этапы является условным и не может полностью
отразить необходимое количество операций и задействованных финансовых и
информационных ресурсов, использование которых предполагает реализация
проекта. Реализация данного проекта основана на взаимодействии различных
структурных подразделений организации, очень важно распределить работы
таким образом, чтобы они шли "параллельно" и не пересекались.
Основными допущениями проекта являются:
- проект выполняется при условии строгого соблюдения действующего
законодательства и нормативных актов РФ как в процессе реализации проекта,
так и после;
63
- проект предполагает открытый, свободный механизм взаимодействия
всех участников;
- проект выполняется при условии соблюдений всех нормативов и правил
грузоперевозок;
- выполненные работы будут оплачиваться четко в соответствии с
графиком оплат.
Основным ограничением проекта является необходимость реализации
проекта в строгом соответствии с рамками утвержденного бюджета.
Для того, чтобы реализовать равномерный ход проекта, с учетом
первоначальных временных рамок, необходимо построить ИСР (иерархическая
структура работ).
Иерархическая структура работ наглядно показывает все необходимые
для реализации проекта процессы.
Иерархическая структура работ, осуществляемых в процессе
грузоперевозки товаров от зарубежных поставщиков к отечественным
заказчикам, отражена на рисунке 2.
Перед стартом деятельности по проекту необходимо сформировать
команду проекта. Команда проекта будет состоять из 9 человек, в этом случае
даже в случае форс-мажоров, участники смогут подменять друг друга, что не
скажется на времени проекта, поскольку команда состоит только из
заинтересованных людей: генерального директора, коммерческого директора,
директора по логистике, финансового директора, начальника финансового
отдела, начальника отдела кадров, начальника проектного отдела, начальника
склада, начальника транспортного цеха.
64
Рисунок 2 – Иерархическая структура работ при международной
грузоперевозке товаров от зарубежных поставщиков к
отечественным заказчикам
Структура разбиения работ проекта представлена в таблице 14.
Таблица 14
Структура разбиения работ проекта
Обозн.
Наименование
Предшествующая
работа
Продолжител
ьность
выполнения