СОДЕРЖАНИЕ
Введение 2 .......................................................................................................................
Глава 1. Теоретические аспекты управления проектом 5 ...........................................
1.1 Проект: понятие и структура 5 ................................................................................
1.2 Управление ре сурсами проекта 12 .........................................................................
1.3 Планирование материальных потоков в проекте 26 .............................................
Глава 2. Анализ внутренней среды проекта оптимизации структуры управлени-
яв рамках компании «ЕВРАЗ КГОК»» 29 .....................................................................
2.1 Характеристика компании «ЕВРАЗ КГОК» 29 ......................................................
2.2 Характеристика системы управления документооборотом в рамках исследу-
емого предприятия 32 ....................................................................................................
2.3 Разработка и организация управления внутренней средой проекта оптими-
зации структуры управления документооборота в ОАО «ЕВРАЗ КГОК» 40 ...........
Глава 3. Специфика внедрения проекта оптимизации структуры управления до-
кументооборота компании «ЕВРАЗ КГОК» 55 ............................................................
3.1 Оценка эффективности проекта 55 .........................................................................
3.2 Риски в управлении ресурсами проекта 61 ...........................................................
Заключение 68 ................................................................................................................
Список использованной литературы 70 .......................................................................
Приложения 72...............................................................................................................
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время к ведению бизнеса начали активно применять проект-
ный подход. Что же такое про ект? Это работа по достижению поставленной
цели за определенное время. То есть не может быть двух одинаковых проектов,
например, двух абсолютно одинаковых рекламных кампаний или двух совер-
шенно одинаковых ресторанов. Кроме того, работа над проектом всегда ограни-
чена по времени и ресурсам, особенно денежным.
Рассмотрим, что дает бизнесу проектный подход.
Во-первых, при применении проектного подхода, можно более или менее
точно предсказать результаты работ, так как при разработке проекта ставится
четкая цель и составляется календарный план, разбитый на этапы. На любой
стадии, когда возникнет необходимость, план можно редактировать. Сразу вы-
являются риски, которые могут поставить под угрозу успех проекта, и заранее
принимаются меры по их предотвращению.
Во-вторых, деятельность компании становится легко контролируемой,
прозрачной и управляемой. Это связано с тем, что о проекте все известно: в ка-
кой стадии он сейчас находится, каковы результаты, сколько ресурсов уже по-
трачено, и сколько ресурсов еще потребуется п ри сохранении имеющейся ди-
намики.
И, в-третьих, повышается эффективность работы участников проекта, так
как каждый напрямую заинтере сован в его успехе.
Исходя из вышесказанного, следует признать, что выбранная тема вы-
пускной квалификационной работы носит актуальный характер.
Объектом исследования является управление внутренней средой проекта
автоматизации системы документооборота компании «ЕВРАЗ КГОК».
Предмет исследования – внутренняя среда проекта оптимизации системы
документооборота компании «ЕВРАЗ КГОК».
Цель работы – разработать проект оптимизации структуры управления
на примере «ЕВРАЗ КГОК».
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач:
−
рассмотреть теоретические основы управления проектами;
−
дать характеристику проекта;
−
разработать структуру проекта;
−
привести специфику управления внутренней средой проекта;
−
провести планирование времени и бюджета проекта;
−
рассчитать экономическую эффективность проекта.
Множество отечественных и зарубежных трудов посвященных данной
тематике опубликовано в современной научной литературе. Среди которых:
В.В.Володин, И.Т. Балабанов, В.Г. Медынский, В. Либерзон, Ю.Н. Лапыгин, К.
Хелдман, М. Троцкий, Г.И. Просветов, И. Стэнли, Р. Ньютон, М.В. Романова,
В.В. Ильин, Я.И. Попов, О.В. Яковенко, В.Н. Фунтов, М. Ньюэль, И.И.М азур,
В.Д. Шапиро, Т.М. Каппелз, Д. Дипроуз и другие
Информационную базу работы составили данные первичной отчетности
исследуемого предприятия. Также в работе использовались данные российских
периодических изданий, информационные Интернет-порталы и статистические
материалы.
Структура ВКР. Работа состоит из трех глав. В первой главе работы рас-
сматриваются теоретические аспекты управления проектами, в частности, сущ-
ность проекта и управления проектами, жизненный цикл проекта, основы
управления ресурсами проекта.
Вторая глава – аналитическая, в ней дана характеристика компании и
обоснована необходимость проекта. Дана характеристика проекта. Разработаны
этапы внедрения проекта. Рассмотрена специфика управления внутренней сре-
дой проекта.
В третьей главе рассчитаны затраты проекта, возможные доходы, рассчи-
тана экономическая эффективность проекта. Проведен анализ рисков проекта.
Научная значимость темы состоит в том, что вопросы управления проек-
тами с учетом технико-экономических особенностей организаций остаются
проблемными вопросами теории и практики проектного менеджмента.
Практическая значимость темы состоит в возможности на основе ана-
лиза деятельности предприятия ОАО «ЕВРАЗ КГОК», как основы для разработ-
ки проекта, разработать и обосновать проектные предложения и сформулиро-
вать выводы по теме исследования.!
Глава 1. Теоретические аспекты управления проектом
1.1 Проект: понятие и структура
Проектная деятельность сопровождает развитие человеческой цивилиза-
ции на протяжении всей её истории. Фактически история человечества может
быть рассмотрена через призму проектов, которые были реализованы в ту или
иную эпоху.
Термин проект происходит от латинского «Projectus» что в переводе на
русский означает «заброшенный вперёд». На сегодняшний день существует
множество определений данного термина, которые не противоречат, а скорее
дополняют другу друга. Один из с амых признанных на сегодняшний день стан-
дартов п о управлению проектами PMBOK, разработанный американским ин-
ститутом PMI (ProjectManagementInstitute) определяет проект, как временное
предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или ре-
зультата [1]. В международном стандарте по управлению проектами ISO
21500:2012 установлено, что проект включает уникальный набор процессов, со-
стоящих из координированных и контролируемых операций с датой начала и
завершения, которые предпринимаются для достижения цели. В российском
ГОСТ Р 54869-2011 проект понимается как комплекс взаимосвязанных меро-
приятий, направленных на создание уникального продукта или услуги в усло-
виях ресурсных и временных ограничений [3].
С точки зрения системного подхода проект рассматривается как проце-
дура перехода из нача льн ого состояния в конечное – итог при участии ряда
ограничений и механизмов (рисунок 1.1).
Z
Рисунок 1.1 – Проект как процесс перехода системы из исходного
состояния в конечное
В «Своде знаний об управлении проектами» проект рассмотрен как не-
которая задача с установленными исходными данными и определенными ре-
зультатами (целями), определяющими способ ее решения. Проект состоит из
замысла (проблемы), средств его осуществления (решения проблемы) и получа-
емых в ходе реализации результатов (рисунок 1.2).
Z
Рисунок 1.2 – Основные компоненты проекта [1]
Проект – это совокупность взаимосвязанных мероприятий, направленный
на разработку уникального продукта или услуги в условиях временных и ре-
сурсных ограничений.
Исходя из указанных определений можно сформулировать основные при-
знаки проекта, такие как:
−
Направленно сть на достижение конкретных целей;
−
Ограниченность по времени с определёнными началом и концом;
−
В определённой степени неповторимость и уникальность;
−
Однократность, не повторяющийся характер деятельности.
«Временное» означает, что любой проект имеет начало и обязательно н а-
ступает конец, когда выполнены поставленные задачи, либо становит ся понят-
но, что эти задачи не могут быть решены. «Уникальных» означает, что разраба-
тываемые услуги или продукты значительно отличаются от других похожих
услуг и продуктов.
Уникальность продуктов или услуг проекта требует необходимость в по-
следовательном уточнении их параметров по мере разработки проекта.
В качестве примера проекта может быть приведено строительство, откры-
тие любого предприятия, проведение рекламной кампании, выполнение ре-
монтных работ, внедрение программного обеспечения в организации, съемки
фильма и многое другое, что соответствует приведенным параметрам.
Инвестиционный проект можно рассматривать как инвестиционную ак-
цию, предусматривающую вложение нужного объема ресурсов, в том числе ин-
теллектуальных, финансовых, материальных, человеческих, для того, чтобы по-
лучить нужный результат и достичь поставленных целей в заранее поставлен-
ные сроки. Финансовым результатом инве стицион ного проекта можно считать в
первую очередь прибыль/доход, материально-вещественный результат – рекон-
струированные или новые основные фонды (объекты) или использование и по-
купку нематериальных активов или финансовых инструментов с дальнейшим
получением прибыли.
В случае, если результат осуществления проекта представляет собой не-
который материальный объект (здание, сооружение, производственный ком-
плекс), определение проекта может быть конкретизировано следующим обра-
зом: «Проект – целенаправленное, заранее запланированное и проработанное
создание или модернизация физических объектов, технологических процессов,
организационной и технической документации для них, материальных, финан-
совых, трудовых и других ресурсов, а также управленческих решений и меро-
приятий по их осуществлению».
Итак, на сегодняшний день, мы под проектами понимаем то, что делает
лучше наш мир: промышленный объект или строительство жилого дома, про-
грамму научно-исследовательских работ, открытие новой компании, рекон-
струкция предприятия, разработка и создание новой технологии и техники – это
все является проектом.
Действия, которые выполняются для достижения цели проекта, обычно
выходят за рамки обычных процессов предприятия. Поэтому нужен другой
подход к организации всего проекта. Наиболее отличи тельный элемент в э том -
необходимость управлять командой, состав которой может измениться по ходу
реализации проекта. Со став команды может измениться по следующим причи-
нам [6, с.56]:
−
в какой-то взятый момент времени могут понадобиться специальные зна-
ния и навыки;
−
есть возможность выполнить отдельные задания у разных сотрудников из
разных подразделений, а иногда и из других организаций.
Управление проектами состоит в том, чтобы осуществить и довести про-
ект до логического завершения с использованием организации и управления
временем, ресурсами, людьми и издержками. Как уже было рассмотрено, каж-
дый проект включает имеет несколько отличительных черт, которые делают его
особенным. Из-за своей уникальности проект является достаточно рискован-
ным мероприятием.
Управление проектами осуществляет согласно четкой логике, соединяю-
щей разные сферы знаний и процессы управления проектами.
В первую очередь, про ект обязательно имеет одну или несколько целей.
Под целями далее будем понимать не только конечные результаты проекта, но и
выбранные методы достижения этих результатов (к примеру, используемые в
проекте технологии, система управления проектом).
В руководстве к своду знаний по управлению проектами PMBOK про-
цессы управления проектом консолидированы в пять групп, которые представ-
ляют собой этапы, реализуемые последовательно или параллельно, и необходи-
мы для реализации любого проекта. В указанные пять групп процессов входят
[1]:
1) Инициация проекта;
2) Планирование проекта;
3) Организация исполнения проекта;
4) Контроль исполнения проекта;
5) Закрытие проекта.
Кроме указанных групп процессов управления проектом выделяют сле-
дующие основные функциональные группы управленческих задач, которые
также иногда называют областями знаний управления проекта (рисунок 1.3):
−
Управление содержанием проекта;
−
Управление сроками проекта;
−
Управление стоимостью проекта;
−
Управление качеством проекта;
−
Управление рисками проекта;
−
Управление персоналом проекта;
−
Управление коммуникациями в проекте;
−
Управление поставками и контрактами в проекте;
−
Управление интеграцией в проекте;
−
Управление заинтересованными сторонами проекта.
Z
Рисунок 1.3 – Области управления проектами [2]
Группы процессов чаще всего не являются дискретными или однократ-
ными событиями. Как правило, это действия, которые осуществляются с разной
степенью интенсивности в течение жизненного цикла проекта и при этом могут
накладываться друг на друга. Взаимодействие групп процессов, а также уро-
вень их наложения друг на друга на различных этапах проекта представлен на
рисунке 1.4.