Рисунок 2.16 – Рабочая документация
Длительность разработки рабочей документации составляет 68 дней.
Таким образом, был разработан проект автоматизации, приведена его
структура, рассчитана продолжительность этапов, построены сетевые модели.
Для автоматизации системы документооборота выберем самые распро-
страненные продукты российских и зарубежных компаний, и выделим крите-
рии, по которым будем проводить отбор системы для организации.
Критерии оценки:
1. Простота использования и создания электронных документов (Друже-
ственность пользовательского интерфейса).
2. Оперативно сть (возможность быстро создавать нужный документ с нуля).
3. Цена (тыс. руб.).
4. Масштабируемость (возможность расширения: от кафедры к деканату и
далее).
5. Работа с популярными формат ами документов.
6. Работа с различными ОС.
7. Архитектура (клиент-сервер, файл-сервер, тонкий клиент)
В таблице 2.1 представлены 11 компаний специализирующихся на разра-
ботке программных продуктов по обеспечению электронного документооборота
компаний. Также даны характеристики каждой компании, согласно заявленным
критериям.
Таблица 2.2
Критерии оценки систем электронного документооборота
Крите-
рии Про-
дукты
Друже-
ствен-
ность
пользо-
ватель-
ского
интер-
фейса
Архив
Цена
(тыс.
руб.)
Масшта-
бируе-
мость
(воз-
мож-
ность
расши-
рения)
Работа с
попу-
лярными
форма-
тами до-
кумен-
тов
Работа с
различ-
ными ОС
Архитек-
тура
Евфрат
+
7,3
pdf,
doc(x)
Windows
Клиент-
сервер
Логика
СЭД
+
индиви-
дуально
pdf,
doc(x),
xls(x)
Windows/
Linux/Sun
Клиент-
сервер
Гран-док
-
-
6
-
doc, pdf
Windows
Тонкий
клиент
Company
Media
-
6
pdf,
doc(x)
IOS,
Android,
Windows
Mobile,
Web,
Windows/
Linux/
MacOS
Клиент-
сервер
LanDocs
-
7,6
pdf, doc
Windows
Клиент-
сервер
Золушка
-
-
-
doc
Windows
-
Опти-
маWorkfl
ow
+
75
-
doc
Windows,
Web, IOS
Клиент-
сервер
Дело
+
8
doc
Windows,
Web, IOS,
Android
Клиент-
сервер
1С:Доку-
менто-
оборот
+
18
jpg, pdf,
tif,
doc(x),
rtf, html,
txt, odt
Windows,
Web
Все
Document
um
+
5
pdf, doc
Windows
Клиент-
сервер
По таблице сравнения очевидно, что Documentum лучше по цене, но фор-
матов меньше. В то время как 1С: Документооборот может работать с наи-
большим количеством форматов, но по цене на предпоследнем месте.
Учитывая, что о сновная работа канцелярии осуществляется на ПК с ОС
семейства Windows, то упор можно сделать на системы, работающие на базе
Windows.
Из таблицы можно выделить 2 лидирующие системы, которые могут ра-
ботать с наибольшим количеством современных форматов документов и нали-
чием электронного архива: 1С: Документооборот и Логика СЭД. Различия в ос-
новном в цене, а также в архитектурах.
На основе вышеизложенных фактов выберем систему 1С, учитывая рас-
пространенность данной системы, выбор этой платформы делает нам только
плюс.
«1С:Документооборот8» не имеет отраслевой специфики и может эффек-
тивно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих пред-
приятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количе-
ством пользователей или небольшое предприятие.
«1С: Документооборот 8» – преемник программного продукта «1С: Ар-
хив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприя-
тий и учреждений. «1С: Документооборот 8» реализован на технологической
платформе «1С: Предприятие 8.2» и использует принципиально новые возмож -
Domino.D
oc
-
-
4
doc
Windows,
Mac OS X,
GNU/
Linux
Клиент-
сервер
Крите-
рии Про-
дукты
Друже-
ствен-
ность
пользо-
ватель-
ского
интер-
фейса
Архив
Цена
(тыс.
руб.)
Масшта-
бируе-
мость
(воз-
мож-
ность
расши-
рения)
Работа с
попу-
лярными
форма-
тами до-
кумен-
тов
Работа с
различ-
ными ОС
Архитек-
тура
ности платформы в решении задач и нтеграции учета ресурсов и управления до-
кументами, демонст рируя более высокий уровень организации электронного
документооборота.
Независимость от типа СУБД, масштабируемость, возможность управле-
ния содержанием на всем протяжении жизненного цикла документа,
поддержка различных технологий работы с документами – все это поднимает
«1С: Документооборот 8» на новый уровень по сравнению с п редыдущими вер-
сиями.
Используя современные технологии работы с документами, в том
числе правила и методы, сложившиеся в отечественной практике, «1С:
Документооборот 8» поддерживает различные механизмы работы с
документами с учетом разграничений прав доступа к ним. «1С:
Документооборот 8» позволяет:!
−
работать с системой через веб-браузер;
−
упорядочить работу сотрудников с документами;
−
исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при
одновременной работе;
−
сократить время поиска нужной информации и суммарное время кол-
лективной обработки документов;
−
повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.)
за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочи-
вания работы пользователей.
Итак, проанализировав все продукты, для обеспечения работы по автома-
тизации документооборота компании «ЕВРАЗ КГОК» была выбрана си-
стема «1С: Документооборот», поскольку наиболее соответствует задан-
ным критериям.
Глава 3. Специфика внедрения проекта оптимизации структуры
управления документооборота компании «ЕВРАЗ КГОК»
3.1 Оценка эффективности проекта
Расчет экономической эффективности проводится на предварительном
этапе, то есть до начала работ по внедрению и эксплуатации СЭД.
Следовательно, вид расчёта – это расчёт потенциального эффекта от внедрения
данной СЭД в организации.
Источники экономии и финансирования: проект внедрения СЭД реализу-
ется за счет собственных средств компании.
Экономия обеспечив ается за счет оптимизации бизнес-про цессов,
исключения бумажного документооборота.
Для определения коммерческой оценки эффективности проекта
необходимо проанализировать следующую информацию:
−
доходы от реализации проекта;
−
текущие затраты;
−
инвестиционные затраты;
−
чистый денежный поток проекта;
−
дисконтированный срок окупаемости;
−
чистый дисконтированный доход (NPV).
Доходы от реализации проекта по внедрению СЭД 1С:Документооборот
будут получены за счет реализации следующих дополнительных возможностей
программы.
1) Повышение эффективности работы с клиентами
За счет ведения электронной базы данных потенциальных клиентов,
компания увеличит число будущих клиентов (в месяц у компании было 5
потенциальных клиентов, терялись –3).
После внедрения СЭД ситуация изменилась: теперь фиксация
информации обо всех потенциальных клиентах, полной истории
взаимодействия с ними не дает «забыть» ни про одного из них и позволяет
любому из менеджеров мгновенно реагировать на запросы. Все это позволяет
каждом у потенциальному кл иенту чувствовать себя «VIP-персоной». В
результате, удовлетворенные взаимодействием с компанией потенциальные
клиенты распространяют положительное мнение о ней и те самым привлекают
все большее количество партнеров.
Таким образом, после внедрения программного продукта 1С:
Документооборот ситуация по потенциальным клиентам в компании
следующая: комп ания не теряет ни одного потенциального клиента (5
контрагентов), к тому же к ним прибави лись еще 5 благодаря более
внимательному отношению со стороны компании к своим будущим клиентам.
Средний доход в месяц от одного клиента составляет 30000 рублей.
Рентабельность деятельности компании – 20%.
Итого, (5+5)*30.000*0,2 = 60.000 руб/мес.
2) Снижение материальных затрат
Согласно статистике сокращение затрат на бумагу и расходные материалы
по итогам внедрения в среднем компактное предприятие в рамках одного офиса
снижает материа льные затраты на 5%, крупные предприятия с несколькими
площадками – на 20%. То есть при работе в рамках одного офиса рабочие места
сотрудников расположены компактно, и им не нужно создавать большого коли-
чества бумажных копий документов, т.к. проще передать документ в другой от-
дел лично. Совсем другое дело – завод, в котором документы могут перевозить-
ся из цеха в цех на спецтранспорте по определенному графику (например, не
более 2 раз в день). Естественно возникает необходимость копирования доку-
ментов, и естественное желание сотрудников «припасти» копию документа у
себя, «на всякий случай, не бегать же потом за ним по заводу».
Однако есть и исключения. Например, если автоматизируемый процесс
затрагивает согласование и пересылку финансовых документов с удаленными
офисами и партнерами, территориально разбросанными по стране, то эффект
может быть более ощутимым и даже стать одной из главных целей внедрения
СЭД.
Вместе с эти м достичь заданного уровня экономии получится лишь в том
случае, если сотрудники принимают культуру работы с электронными докумен-
тами. К примеру, не стремятся распечатать по старой привычке только что по-
лученный на согласование электронный документ. Рассчитаем экономию на ма-
териальных затратах, если в среднем за месяц до внедрения СЭД они равнялись
15.000 руб.:
Итого, 15.000-15.000*0,2 = 13.000 руб/мес.
3) Экономия на процессах
В данном случае экономия в основном связанна с автоматизацией базовых
потребностей организаций (исходящие и входящие документы, организацион-
но-распорядительный документооборот, контроль исполнения поручений). По-
этому сокращение стоимости таких операций, как создание и передача доку-
ментов, колеблется от 8-15% для компактно расположенной в рамках одного
офиса компании, до 50% для крупного предприятия с несколькими площадка-
ми. В среднем прибыль за месяц равна 350.000 руб.
Итого, 350.000*0,5*0,2 = 35.000 руб/мес.
4) Экономия на функциях
Под функцией в данном случае понимается определенная операция, не
привязанная к конкретному процессу: например, поиск или обеспечение досту-
па к документам.
Так, экономия на поиске документов – от 3 до 24% – зависит от стиля ра-
боты с документами и от организации их хранения. Конкретный эффект может
определяться, например, тем, как часто необходимо обращаться сотрудникам к
отработанным или архивным документам. На крупных предприятиях существу-
ет практика создания дополнительных копий документов, которые избавляют
сотрудника от необходимо сти обращаться в архив и тем самым позволяют эко-
номить время на функциях.
Итого, 350.000*0,24*0,2 = 16.800 руб/мес.
5) Снижение рисков
Данный эффект относится к так называемым «стратегическим показате-
лям». Их расчет является наиболее сложным и неоднозначным, т.к. часто при -
нимаются завышенные значения показателей. Но даже сам факт их выделения
позволяет оценить уровень проблем. Например, снижение риска по договорным
процессам. Например, недопущение наступления риска просрочки согласова-
ния и заключения договоров. Снижение риска составило порядка 60%.
Итого, 350.000*0,6 *0,2 = 42.000 руб/мес.
В таблице 3.1 представлены все доходы проекта.
Таблица 3.1
Доходы проекта внедрения СЭД на предприятии
Текущие затраты проекта содержат следующие элементы.
1. Затраты на содержание и обслуживание системы
Система будет обслуживаться собственными силами предприятия. Осу-
ществлять техническую поддержку СЭД и оказывать помощь пользователям в
случае возникновения каких-либо проблем будет существующий штатный со-
трудник предприятия, которому повысят заработную плату за решение допол-
нительных задач на 1500 рублей. Так же каждому работнику, занятому в про-
цессе документооборота будет повышена заработная плата на 1500 руб. Тако-
вых работников насчитывается 35 человек.
Следовательно, затраты будут включать прибавку заработной платы со-
трудников организации плюс страховые взносы (30%) от величины этой над-
бавки.
Итого, затраты на содержание и обслуживание: 36*1500+30%=70.200 руб.
в месяц.
2) Затраты на техническое обслуживание СЭД
№
Статья доходов проекта
В месяц, руб.
В год, руб.
1
Повышение эффективности работы с клиен-
тами
60000
720000
2
Снижение материальных затрат
13000
156000
3
Экономия на процессах
35000
420000
4
Экономия на функциях
16800
201600
5
Снижение рисков
42000
504000
Итого доходов проекта
166800
2001600
Техническое обслуживание системы 1С: Документооборот будет осу-
ществляться с привлечением услуг ее разработчика, который предоставляет
возможность обновления версий с новыми функциональными возможностями
(ежегодно).
Стоимость обновленной версии и технической поддержки сроком на 1 год
равна 20% от стоимости программного обеспечения.
Итого, 18000*0,2=3.600 руб. в год.
Общая величина текущих затрат приведена в таблице 3.2.
Таблица 3.2
Текущие затраты проекта по внедрению на предприятие СЭД 1С:
Документооборот
Поскольку в данном случае компанией приобретается готовый («коробоч-
ный») продукт, то инвестиционные затраты будут включать следующие основ-
ные блоки:
1. Стоимость приобретения прог раммного продукта
Общая стоимость программного продукта составляет 18000 руб.
2. Стоимость внедрения программного продукта
Стоимость услуг по внедрению определяется в зависимости от потребно-
сти заказчика и может быть как равна нулю (приобретение коробочного реше-
ния), так и достигать значительных сумм при автоматизации нетиповых задач.
Следовательно, в данном случае стоимость внедрения равна 0.
Общая величина инвестиционных затрат проекта соответственно равна
18000 руб.
Оценка экономической эффективности проекта
№
Статья затрат
Сумма, руб. в
месяц
Сумма, руб. в
год
1
Затраты на содержание и обслуживание
70200
842400
2
Затраты на техническое обслуживание
300
3600
Всего
70500
846000
Для оценки эффективности проекта внедрения СЭД 1С: Документооборот
необходимо определить текущую стоимость ожидаемых денежных потоков с
помощью методов дисконтирования.
Коэффициент дисконтирования определяется по формуле:
α = 1/ (1 + r)t,
где r – ставка дисконтирования,
t – номер шага расчета, t= (0, T), Т – горизонт расчета.
Так как проект реализуется полностью за счет собственных средств пред-
приятия, в качестве ст авки дисконтирования возможно использовать коэффици-
ент годовой рентабельности активов компании, равный 20%. Расчеты приведе-
ны в отчете о движении денежных средств.
Расчет показывает реализуемость и эффективность проекта внедрения си-
стемы 1С: Документооборот, поскольку он имеет положительное значение чи-
стого дисконтированного дохода, равного 779610 рублей. Также согласно таб-
лице 3.4 видно, что проект окупается в среднем за 3 месяца.
Таблица 3.4
Технико-экономические показатели проекта по внедрению СЭД 1С:
Документооборот
На рис. 3.1 показана динамика изменения денежного потока проекта за
период его реализации.
Наименование показателя
Единица измерения
Значение
Срок окупаемости
месяц
3
Чистый дисконтированный доход (NPV)
руб.
779610