Структурная модель процессов управления ресурсами представлена на
рис. 1.8.
Закупки ресурсов являются центральным элементом системы управления
ресурсами. Рассмотрим основные понятия.
Закупки – мероприятия, которые направлены на то, чтобы обеспечить
проект ресурсами, т. е. товарами (имуществом), выполнением услуг (работ), пе-
редачей результ атов интеллектуального творчества в связи с конкретным проек-
том. Поставки и закупки взаимосвязаны и, по сути, представляют собой две
стороны процессов материально-техниче ского обеспечения проекта [31, с.54].
Управление материально-техническим обеспечением проекта, закупками
– подсистема управления проектом, состоящая из процессов приобретения про-
дукции, товаров и услуг по проекту от внешних организаций-поставщиков.
Подсистема включает планирование материально-технического обеспечения,
выбор поставщиков, заключение договоров и их ведение, обе спечение поста-
вок, завершение контрактов. Структура подсистемы приведена на рисунке 1.9.
Управление поставками, так же, как и управление закупками, как само-
стоятельная подсистема. Включает такие процессы, как:
−
планирование поставок;
−
организация бухгалтерского учета;
−
доставка, приемка и хранение товара;
−
учет и контроль доставки.
Планирование и организация поставок и закупок представляют собой
первый этап в ресурсном управлении проекта. Организация и планирование
осуществляются на основе данных проектно-сметной документации, вместе с
общим планом проекта и с учетом длительности цикла доставки и закупок гру-
зов. Состоит из таких этапов, как выбор поставщиков, размещение заказов и
контроль за поставками.
;
Рисунок 1.9 – Входы, выходы, инструменты управления закупочной
деятельностью [38]
Поставщики выбираются, по результатам изучения квалификационных
анкет, которые призваны осветить технические, управленческие, финансовые и
производственные возможности; список претендентов, который разрабатывает-
ся на основе изучения анкет, согласуется с руководителем проекта и заказчиком;
поставщики окончательно выбираются в результате торгов.
Размещение заказов – вместе с организацией проекта осуществляется
разработка мероприятий по стандартизации (уменьшению номенклатуры) заку-
пок. Общие заказы оформляют только на базе работ по уменьшению номенкла-
туры закупок; проведение торгов и оценка заявок предшествуют заключению
договоров; последнее осуществляется в результ ате дополнительных согласова-
ний и встреч с победителями торгов по вопросам требований к хранению и пе-
ревозке грузов, а также порядка премирования и платежей.
Контроль за поставками осуществляют на основе специальных графиков.
Происходит организация по каждому из видов поставок (работы, оборудование,
услуги, местные материалы); базируется на общем плане проекта; все измене-
ния нужно вне сти в общий график проекта; основной являются стандартные
формы отчетности.
Процессы закупок – наиболее сложные в управлении ресурсами, и поэто-
му требуется их тщательная проработка. Рассмотрим некоторые основные по-
нятия в логической последовательности (рисунок 1.10).
;
Рисунок 1.10 – Управление закупками проекта [40]
Среда, которая влияет на закупки, - сочетание внешних и внутренних сил,
как отдельно, так и во взаимодействии друг с другом, которое препятствует или
способствует достижению цели закупок. Эти силы либо связаны с проектом,
бизнесом или обусловлены экономическими, политическими, организационны-
ми или технологиче скими обстоятельствами.
Стратегия закупок по проекту – система принципов, методов взаимосвязи
специфики закупок по определенному проекту с окружающей средой проекта.
Взаимосвязь закупок (обеспечения) по проекту со структурой работ по
стадиям и контрактам проекта представляет собой формализованную структуру
связей работ проекта и требуемого ресурсного обеспечения в разрезах контрак-
тов и сроков.
Планирование закупок по контракту является процессом, в результате ко-
торого происходит формирование документации по закупкам, устанавливаю-
щей принципы деятельности по закупкам (обеспечению проекта), детализиру-
ющей процесс закупок по затратам, времени, поставщикам, исполнителям, кон-
трактам, видам ресурсов и стадиям проекта.
Предварительная оценка возможностей закупок представляет собой оцен-
ку опыта, возможностей, производственных показателей (в ретроспективе), ре-
сурсов и текущей загруженности работой потенциальных поставщи ков.
Выбором источников закупок называется процесс, при котором выбирает-
ся организация и/ или индивиды, чьими ресурсами, производственными показа-
телями и надежностью, как предполагается, должно обеспечиваться достиже-
ние целей закупок.
Оценка источников закупок – это процесс общего изучения возможных
поставщиков для того, чтобы отправить им запро с о предложениях либо начать
переговоры с ними с целью заключения договора о сотрудничестве.
Проверка (оценка) поставщиков для закупок по проекту – процесс осу-
ществления квалификационных проверок соответствия определенных по став-
щиков целям проекта на стадии переговоров на контрактной фазе проекта [33,
с.154].
На этапе закупок (обе спечения проекта) рассматривается техническая
компетентность поставщиков, т.е. оценивается соответствие поставщиков и их
продукции (услуг, материалов) техническим требованиям проекта.
Переговоры по поставкам (закупкам) – представляет собой такой этап
проекта, на котором осуществляется оценка поставщиков, обсуждение условий
поставок, проектов контрактов по поставкам. Представляет собой часть систе-
мы поддержки процессов закупок.
Рассмотрение стоимости закупок – заказчиком рассматривается подход к
стоимости, ее разумности и реалистичности, выполнение прогноза влияния
экономических факторов на расходы и риски в отношении стоимости проекта.
Оценкой выполнения закупок по проекту считается система слежения,
оценок процессов закупок (обеспечения) по стадиям проекта для того, чтобы
вести статистику и базу информации с целью применить в будущих проектах.
В качестве основной составляющей управления проектами планирование
ресурсов состоит из следующих компонентов [32, с.102]:
−
разработка и сбалансированный анализ ресурсов и комплексов работ, ко-
торые направлены на достижение проектных целей;
−
разработка системы распределения ресурсов и назначение ответственных
исполнителей;
−
контроль за ходом выполнения работ –плановые параметры работ сравни-
ваются с фактическими и вырабатываются корректирующие воздействия.
Ресурсы выступают в качестве обеспечивающих компонентов проектных
работ, включающих исполнителей, оборудование, материалы, энергию и т. д.
Соответственно с каждой работой может быть связана функция потребности в
ресурсах и рассчитана методами календарного планирования потребность в ре-
сурсах по проекту в целом и с помощью выравнивания может быть обеспечено
соответствие потребностей возможностям или наличию обеспечения ресурса-
ми.
Имеются следующие основные методы планирования ресурсов проекта:
−
ресурсное планирование при ограничениях по времени;
−
планирование при ограниченных ресурсах.
При первом подходе –планировании ресурсов при ограничении по време-
ни – предполагается фиксированная дата окончания проекта и назначаются на
проект дополнительные ресурсы на периоды перегрузок.
При втором подходе – планировании при ограниченных ресурсах – пред-
полагается, что количество доступных ресурсов, которое задано первоначально,
не может меняться и представляет собой основное ограничение проекта.
В результате планирования ресурсов менеджер проекта получает возмож-
ность перейти к следующей фазе управления ресурсами – к организации заку-
пок и поставок ресурсов.
1.3 Планирование материальных потоков в проекте
К основным функциям управления материальными потоками относят ся
планирование, организация и др.
Организация материальных потоков в производстве показана на рис. 1.11.
;
Рисунок 1.11 – Классификации материальных потоков
Функции управления материальными потоками раскрывают сущность
управления как явления [25, с.68].
Первая функция управления материальными потоками — планирование и
прогнозирование. В общем случае планирование предполагает разработку про-
граммы действий по выполнению поставленных целей и обеспечение ее реали-
зации. Прогнозирование предшествует разработке планов и позволяет опреде-
лить основные цели, а затем путем составления программы действий и бюдже-
тов определяет пути достижения пост авленных целей.
Планирование, как основная функция управления, должно предусматри-
вать решение двухуровневых задач: стратегическое и текущее планирование
материальных потоков.
Следующей функцией является координация действий в производстве и
сбыте продукции, а т акже в непрерывном материальном обеспечении производ-
ства. На крупных предприятиях с многономенклатурным производством в
условиях необходимой диверсификации без соответствующей административ-
ной координации работ не может обеспечиваться слаженная работа отдельных
подразделений и непрерывный процесс производства продукции.
Контроль и регулирование материальных потоков: перемещение материа-
лов и готовой продукции, а также наличие необходимых запасов.
Производственная логистика включает в себя весь комплекс работ по
планированию, контролю и регулированию материальных и информационных
потоков от источника сырья до места потребления готовой продукции. Однако
если и меются в виду и информационные потоки, то нужно отметить важность и
необходимость информации от места потребления готовой продукции к ее про-
изводителю (условия эксплуатации и поведение продукции применительно к
этим условиям).
В зависимости от факторов образования отмеченные потоки разделяются
на потоки сырья, полуфабрикатов, комплектующих, заготовок, сборочных еди-
ниц готовой продукции.
Процесс товародвижения образуется из множества элементарных потоков,
составляющих логистические цепи. Главными звеньями цепи являются: по-
ставщики материалов, сырья и полуфабрикатов; склады для хранения скупае-
мых материалов, сырья и полуфабрикатов, производственные склады и склады
готовой продукции; транспорт; производственные подразделения и службы ма-
териально-технического снабжения и сбыта; потребители готовой продукции.
Поставщики материалов – это физические и юридические лица, постав-
ляющие сырье, материа лы, топливо и др. на предприятие. Склады выполняют
роль «буферной емкости». В организации материальных потоков транспорт
выполняет функцию установления непосредственных связей между элементами
логистической цепи.
Подразделения логистики призваны не только определять потребность
производства в необходимых материалах и осуществлять сбыт готовой продук-
ции, но и быть способными сглаживать возможные колебания спроса и предло-
жения на товары, сырье, услуги.
Главной задачей логистики в отношении потребителей является техниче-
ское обслуживание выпускаемой продукции и оказание эффективной помощи в
организации ее использования.
Таким образом, организация материальных потоков обеспечивает форми-
рование процесса товародвижения путем установления отношений между зве-
ньями логистической цепи, обусловленных продвижением материалов от ис-
точника сырья до потребителя готовой продукции
Сущность организации материальных потоков состоит в объединении от-
дельных звеньев и стадий товародви жения, в установлении необходимых связей
между ними и обеспечении взаимодействия с целью минимизаци и затрат по
выполнению заказов при условии их своевременного и качественного исполне-
ния.
Подводя итоги по первой главе, можно сделать следующие выводы.
Управление проектами состоит в осуществлении и доведении проекта до логи-
ческого завершения посредством организации и управления временем, людьми,
ресурсами и издержками.
Можно выделить следующие основные фазы проекта: разработка концеп-
ции проекта, планирование (разработка), реализация и завершение.
Ни один проект не может быть выполнен без использования ресурсов:
трудовых, финансовых, материальных и т.д.
Глава 2. Анализ внутренней среды проекта оптимизации струк-
туры управленияв рамках компании «ЕВРАЗ КГОК»»
2.1 Характеристика компании «ЕВРАЗ КГОК»
ЕВРАЗ КГОК входит в пятерку крупнейших в России горнорудных пред-
приятий. Комбинат расположен в 140 км от ЕВРАЗ НТМК, в Свердловской об-
ласти. ЕВРАЗ КГОК разрабатывает Гусевогорское месторождение титаномагне-
титовых железных руд, содержащих примеси ванадия. Содержание ванадия
позволяет выплавлять высокопрочные легированные сорта стали.
Гора Качканар является единственным источником ванадиевой руды в
России. Геологическая разведка рудного месторождения началась в первой по-
ловине 30-х годов прошлого века. В 1956 г. советское правительство решило
построить на Качканаре горно-обогатительный комбинат для поставки ванадие-
вой руды Нижнетагильскому металлургическому комбинату, а со временем и
всем металлургическим заводам Урала. Со временем КГОК превратился в одно
из ведущих горно-обогатительных предприятий СССР и Европы.
Производственная мощность комбината составляет порядка 55 млн.же-
лезной руды в год. Основным потребителем продукции ЕВРАЗ КГОКа является
ЕВРАЗ НТМК.
В настоящее время ЕВРАЗ КГОК добывает руду из трех карьеров с даль-
нейшей ее переработкой в цехах дробления, обогащения, агломерации и окуско-
вания. Конечный продукт (агломерат и окатыши) загружается в железнодорож-
ные вагоны и отправляется потребителям, в том числе за рубеж.
Организационная структура включает в себя следующие подразделения
(рисунок 2.1):
−
бухгалтерию;
−
производственный отдел;
−
отдел маркетинга;
−
отдел делопроизводства и документооборота;
−
отдел кадров;
−
отдел логистики;
−
ИТ-отдел.
Руководит деятельностью предприятия генеральный директор, которому
подчиняются начальники отделов, а также главный бухгалтер.
Рисунок 2.1 – Организационная структура управления
Также, как видно на рисунке 2.1, в подчинении генерального директора
находятся: отдел маркетинга, отдел кадров, отдел логистики, ИТ-отдел, произ-
водственный отдел и отдел документооборота. Каждый отдел выполняет опре-
деленную функцию.
Отдел маркетинга отвечает за анализ рынка и разработку планов по уве-
личению привлекательности компании на рынке. Численность отдела - 105 че-
ловек.
Отдел кадров занимается управлением персоналом. Работа отдела заклю-
чается в подборе персонала, подготовке штатного расписания компании, выдача
справок и копий документов и т.д. Численность отдела - 25 человек.
Отдел логистики отвечает за создание и обеспечение системы по управ-
лению материальными потоками предприятия. Численность отдела - 15 чело-
век.
ИТ-отдел отвечает за функционирование и техническое обслуживание
компьютеров, вычислительной техники, серверного оборудования. Численность
отдела - 20 человек.