Производственный отдел отвечает за управление производственной дея-
тельностью предприятия. Численность отдела - 34 человек.
Отдел документооборота отвечает за организацию работы предприятия с
официальными документами. Численность отдела - 20 человек.
Главный бухгалтер имеет в подчинении отдел бухгалтерского учета. Ос-
новной функцией отдела являются ведение бухгалтерского и налогового учета
финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Численность отдела - 35
человек.
В таблице 2.1 рассмотрены 5 ключевых показателей экономической эф-
фективности предприятия за 2016 и 2017 годы.
Таблица 2.1
Ключевые экономические показатели деятельности предприятия
В таблице видно, что динамика всех показателей за 2016 - 2017г. положи-
тельная. Объем выручки выро с на 3 млрд. 114 млн. долларов и сост авил 10
млрд. 827 млн. долларов. Выделяется динамика показателей прибыли от основ-
ной деятельности и акционерного капитала. Рост обоих более чем в 3 раза и ра-
вен 1 млрд. 986 млн. долларов и 2 млрд. 26 млн. долларов. Особенно выросла
чистая прибыль компании с отрицательного значения до положительного и со-
№
Вид показателя
Объем за
2017г., млн.
долл. США в
год
Объем за
2016г., млн.
долл. США в
год
1
Выручка
10827
7713
2
Прибыль от основной деятельно-
сти
1986
463
3
Активы
10380
9204
4
Чистая прибыль
759
(188)
5
Акционерный капитал
2026
677
ставила 759 млн. долларов. Активы компании выросли на 1 млрд. 176 млн. дол-
ларов.
Таким образом, даны историче ская справка и назначение компании, рас-
смотрена организационная структура компании и показаны основные показате-
ли эффективности предприятия.
2.2 Характеристика системы управления документооборотом в рамках ис-
следуемого предприятия
Необходимость оптимизации структуры управления обусловлена тем, что
отдел документооборота предприятия ведет документацию всех подразделений.
В итоге многие процессы дублируются. Рассмотрим подробнее процессы веде-
ния документооборота.
Обработка документов характеризуется процессами приема и первичной
обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов, предва-
рительное рассмотрение документов, занесение данных в реестр документов,
исполнение документов и их обработке, обработкой внутренних документов.
Ниже представлена функциональная модель системы документооборота
предприятия. Для представления модели используется методология IDEF0. Ме-
тодология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм -
единичных описаний фрагментов системы. Сначала проводится описание си-
стемы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диа-
грамма), после чего проводится функциональная декомпозиция - система раз-
бивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграм-
мы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так
далее до достижения нужной степени подробности.
Ниже на рисунках 2.2 и 2.3 показана контекстная и функциональная диа-
грамма процесса учета и регистрации документов, требующих исполнения и
ответа.
Рисунок 2.2 – Контекстная диаграмма IDEF0 для предприятия
Контекстная диаграмма IDEF0 - диаграмма, расположенная на вершине
древовидной структуры диаграмм, представляющая собой само е общее описа-
ние системы и ее взаимодействие с внешней средой (как правило, здесь описы-
вается основное назначение моделируемого объекта). На рисунке 2.2 показан
общий механизм обработки документов предприятия, который включает: ос-
новной регулирующий документ о ведении документооборота предприятия
«Евраз КГОК», виды поступающих документов, источник регист рации доку-
мента. Далее документ получает статус исполненного и не исполненного, с по-
следующей записью его в реестр документов.
;
Рисунок 2.3 – Функциональная диаграмма обработки документов
На рисунке 2.3 показаны этапы исполнения документооборота предприя-
тия. Проведем декомпозицию функциональной диаграммы, описав последова-
тельность исполнения документа.
Используются следующие этапы:
−
Прием и первичная обработка документов
−
Предварительное рассмотрение документов
−
Обработка входящей документации
−
Обработка исходящей корреспонденции
−
Процесс занесения документа в реестр
−
Процесс исполнения документов
−
Процесс обработки исполненных документов
Используются следующие активные объекты (механизмы):
−
ответственный за делопроизводство (получатель);
−
руководитель;
−
исполнители.
Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального
исследования документов, формировании вывода о необходимости его реги-
страции или отсутствии такого вывода, а также регистрации документа, которая
заключается в занесении сведений документа в книгу учета и проставлении
штампа на самом документе (рисунок 2.4).
Z
Рисунок 2.4 – Декомпозиция функции «Прием и первичная обра-
ботка поступивших документов»
Предварительное рассмотрение документов заключается в распределении
поступивших документов, передаче их руководителю, который, рассматривая
документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за их
исполнение. При этом резолюции доводятся до исполнителей (Рисунок 2.5)
Z
Рисунок 2.5 – Декомпозиция функции «Предварительное рассмот-
рение документов»
Обработка входящей документации состоит в занесении данных о доку-
менте в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче получате-
лю, если его имя указано на документе. В противном случае документы пере-
даются руководителю (рисунок 2.6).
;
Рисунок 2.6 – Декомпозиция функции «Обработка входящей кор-
респонденции»
Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении дан-
ных о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее от-
правке (рисунок 2.7).
;
Рисунок 2.7 – Обработка исходящей корреспонденции
Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации документа
в реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте – отметке о по-
лучении документа для его выполнения и дальнейшем его выполнении, а обра-
ботка исполненных документов заключается в их учете (Рисунок. 2.8).
;
Рисунок 2.8 – Декомпозиция функции «Занесение данных в ре-
естр»
Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований резо-
люции и докладе (отчете) об исполнении документа (рисунок 2.9).
Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке пра-
вильности отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем вне-
сения отметки (рисунок 2.10).
Z
Рисунок 2.9 – Исполнение документов
Z
Рисунок 2.10 – Обработка исполненных документов
К внутренним документам отно сятся приказы и распоряжения. Прохож-
дение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организу-
ется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на
этапе исполнения (использования) — входящих документов.
На основе проведенного выше анализа предметной области и информаци-
онных потребностей пользователя, можно выделить следующие автоматизиру-
емые функции:
−
ведение «Реестра документов, требующих исполнения и ответа»;
−
ведение журналов входящей и исходящей корреспонденции;
−
создание конт рольно-регистрационных карточек, с указанием необходи-
мых атрибутов и краткого содержания документа;
−
формирование отчета «Просроченные документы»;
−
поиск документа по его реквизитам;
−
вывод на печать «Учетно-контрольного реестра документов, требующих
исполнения и ответа» и отчетов;
−
вывод на печать журналов входящей и исходящей корреспонденции.
При автоматизации данных функций не было бы необходимости в специ-
альном подразделении. Сотрудники могли бы сами вести документооборот сво-
его отдела, так как большинство функций может выполнять система электрон-
ного документооборота.
2.3 Разработка и организация управления внутренней средой проекта оп-
тимизации структуры управления документооборота в ОАО «ЕВРАЗ
КГОК»!
На сам проект и, особенно, на процесс его успешной реализации суще-
ственное влияние оказывает внутреннее окружение проекта. Стиль руководства
определяет психологиче ский климат и атмосферу в команде проекта, влияет на
ее творческую активность и работоспособность. Специфическая организация
определяет взаимоотношения между основными участниками, распределение
прав, ответственности и обязанностей и влияет на успех осуществления проек-
та. Участники ре ализуют различные интересы в процессе осуществления про-
екта, формируют свои требования в соответствии с целями и мотивацией и ока-
зывают влияние на проект в соответствии со своими интересами, компетенцией
и степенью «вовлеченности» в проект. Методы и средства коммуникаци и опре-
деляют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между