94
качестве коммуникаций внутри организации. При анализе данных о персонале
получилось, что основная доля – это рабочие от 20 до 40 лет, имеющие средне-
специальное образование, поэтому, можно сказать, что серьезных барьеров в
общении персонала не должно возникать.
Внутренние коммуникации в ООО «Рида» выполняют следующие
функции:
– информируют сотрудников;
– формируют у коллектива чувство общности;
– формируют образ компании;
– сами по себе являются нематериальной мотивацией;
– развивают корпоративную культуру.
Сотрудники ООО «Рида» общаются с помощью:
– техника и технологии: телефон, радио, e-mail;
– бумага: информационный стенд, доска объявлений, брошюра, журнал.
Проведенный анализ управления внутренними коммуникациями
организации ООО «Рида» позволяет выявить ряд проблем в деятельности
исследуемой организации, без решения которых дальнейшее эффективное
развитие организации не является возможным, а так же пути решения данных
проблем.
Во-первых, в текущем режиме для делового общения сотрудники
обычно используют
телефонную связь.
Во-вторых, существующие информационные потоки между отделами не
формализованы, возникают стихийно и не отражают многих потребностей
сотрудников.
В-третьих, несмотря на относительно близкий уровень образованности
персонала организации, в рабочем коллективе нередко возникают те или иные
барьеры в общении, которые влияют на успешность коммуникации и
деятельности фирмы в целом.
Таким образом, для того, чтобы сбалансировать управление
внутренними коммуникациями организации ООО «Рида», руководству
р
95
необходимо учесть все выдвинутые проблемы, а так же использовать весь
спектр возможных решений данной проблемы.
В целях совершенствования системы информационного обеспечения
управления ООО «Рида» необходимо внедрение системы DIRECTUM, которая
является системой, электронного документооборота и управления
взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех
сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.
DIRECTUM соответствует
концепции ECM (Enterprise Content
Management) согласно модели, разработанной Ассоциацией по вопросам
управления информацией и изображениями (AIIM), и включает в себя функции:
– ввода и преобразования документов (Capture);
– управления совместной работой (Manage);
– долговременного хранения документов (Store);
– обеспечения их целостности (Preserve);
– доставки информации (Deliver).
Система построена по модульному принципу:
1. Управление электронными документами.
2.Управление деловыми процессами.
3.Управление договорами.
4.Управление совещаниями.
5.Канцелярия.
6. Управление взаимодействием с клиентами.
Внедрение системы DIRECTUM на ООО «Рида» займет приблизительно
18 недель. Стоимость внедрения системы DIRECTUM на ООО «Рида» составит
74473 руб. ПМР. На основе опыта внедрения системы DIRECTUM можно
говорить о
следующих показателях при использовании современной Системы
Электронного Документооборота СЭД:
– производительность труда персонала увеличивается на 5-15%;
– стоимость архивного хранения электронных документов на 60% ниже в
сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.
р
96
Экономия времени на различные операции:
– 20 % – поиск и ожидание поступления документов;
– 20 % – согласование и утверждение документов;
– 10% – передача документов между подразделениями;
– 10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.
Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное системой
DIRECTUM – более 60%.
Исходя из имеющихся данных при штате в 34 сотрудников, средней
заработной плате 4562 руб. ПМР. и 10 % времени затрачиваемого на
«рутинные» операции с документами, была рассчитана стоимость потери
времени 15510 руб. ПМР в месяц, а в год соответственно 186129 руб.
ПМР.
Следовательно, внедрение системы DIRECTUM принесет
дополнительный доход ООО «Рида» в размере 186129 руб. ПМР в год.
Внедрение системы DIRECTUM предположительно окупится менее, чем
за 5 месяцев.
При использовании DIRECTUM ООО «Рида» получит:
– экономию времени - на поиск документов тратятся не часы, а секунды;
– ожидания документов не требуется - документы одновременно
доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа;
– процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен
и происходит в онлайновом режиме;
– время на передачу документов между подразделениями не тратится
вообще -карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны
всем имеющим к ним право доступа;
– подготовка стандартных отчетов о движении документов делается
одним нажатием кнопки;
– отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу с
документами - DIRECTUM обеспечивает возможность удаленной работы с
документами.
Прогнозируемые эффекты от внедрения системы DIRECTUM для ООО
р
97
«Рида»:
– уменьшаются затраты;
– повышается качество обслуживания заказчиков, а значит и повышается
их лояльность;
– увеличивается скорость реагирования на запрос;
– повышается удовлетворенность клиентов;
– возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в
режиме реального времени;
– обеспечивается лучшая управляемость - можно планировать и
контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения
внешней среды;
– увеличивается скорость распространения информации по компании. В
крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие
задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока
очень существенны;
– изменение корпоративной культуры - внедрение DIRECTUM приводит к
созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными
подразделениями организации и внутри самих подразделений;
– улучшение морального климата и степени удовлетворенности
сотрудников своим трудом;
– более быстрое и качественное принятие решений;
– обеспечение соответствия существующим правилам и законам;
– повышение привлекательности для инвестиций;
– облегчение внедрения системы управления качеством;
– и многое другое.
Экономический эффект от внедрения DIRECTUM очевиден и подводя
итог вышеизложенному, можно предположить, что реализация предложенных
мероприятий позволит ООО «Рида», повысить эффективность своей
деятельности.
98
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Конституция Приднестровской Молдавской Республики. БЭПИ
/Бюллетень экономической и правовой информации: Сб. норм. док. по отрасли
права. – Тирасполь, 2000 г.
2. Трудовой Кодекс Приднестровской Молдавской Республики –
Тирасполь, 2002.
3. Гражданский Кодекс Приднестровской Молдавской Республики. БЭПИ
/Бюллетень экономической и правовой информации: Сб. норм. док. по отрасли
права. – Тирасполь, 2000 г.
4. Адамчук В.
В. и др. Экономика и социология труда / В.В. Адамчук, О.В.
Ромашов, М.Е. Сорокина - М.: ЮНИТИ, 2013. - 249 с.
5. Багиев Г.Л. Маркетинг взаимодействия. Методология и методика
организации коммуникативной политики. – СПб.: Речь, 2015. – 350 c.
6. Борисова Е.А. Эффективные коммуникации в бизнесе. – СПб.: Питер,
2015. –175 c.
7. Бреддик Л. Менеджмент в организации. – М.:
Инфра, 2015. – 56 c.
8. Галенко В.П., Страхова О.А., Файбушевич СИ. Как эффективно
управлять организацией. - М.: Бератор-Пресс, 2013. - 249 с.
9. Гибсон Дж. Л., Иванцевич Д.М., Донелли Д.Х. Организации: поведение,
структура, процессы. – М.: Феникс, 2013. – 199 c.
10. Глазов М.М. Функциональная диагностика и аудит. - СПб.: Изд-во
СПбГУЭФ, 2011. - 368 с.
11. Гнатюк О.Л
. Основы теории коммуникации. – М.: Кнорус, 2012. – 238 c.
12. Грант А. Брать или отдавать. Новый взгляд на психологию отношений
М.: Издательство "Манн, Иванов и Фербер", 2014. – 134 c.
13. Деловые коммуникации: учебник для вузов. / под ред. А.Г. Коноваленко
М.Ю.– М.: Юрайт. 2013.- 379 c.
14. Дятлов В.А. и др. Управление персоналом: Учеб. пособие / В.А. Дятлов,
А.Я. Кибанов, В.Т. Пихало / Под ред. В.А. Кибанова. - М.: Приор, 2013. - 408 с.