74
Формирование поручений путем отправки задач позволяет значительно
повысить контроль исполнительской дисциплины сотрудников и максимально
полно использовать возможности автоматизации [45]:
– фиксация переписки по исполнению поручений;
– отправка на доработку;
– гибкая настройка маршрутизации и т.д.
Работа с документами в электронном виде экономит время
исполнителей и предотвращает случайную потерю оригиналов.
4. Управление совещаниями и заседаниями
Модуль «Управление совещаниями и заседаниями» нацелен на
повышение эффективности внутрикорпоративной коммуникации, ускорение
обмена информацией и принятия решений. С использованием модуля время,
отведенное для совместной работы, расходуется
максимально результативно.
В модуле поддерживается полный жизненный цикл совещания
(подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения
решений), при этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, может
настраиваться индивидуально под процессы организации (рис. 11).
Рисунок 11 - Модуль «Управление совещаниями и заседаниями»
[www.directum.ru]
р
75
4.1 Подготовка к совещанию
Подготовка к совещанию начинается с определения его параметров
(дата, время, место, участники, продолжительность, повестка). Всем
участникам рассылаются необходимые документы для их предварительного
согласования и утверждения совещания [45].
4.2 Проведение совещания
На этапе проведения совещания сотрудник, выполняющий роль
секретаря, фиксирует принятые решения в протоколе совещания. Протокол
автоматически рассылается участникам
на согласование, а затем утверждается
с помощью ЭП, что позволяет ускорить доведение принятых решений до
сотрудников. Протокол совещания создается автоматически на основе единого
шаблона. А форма шаблона настраивается в соответствии с принятыми в
организации стандартами. Принятые на совещании решения отправляются
ответственным с помощью механизма задач системы (рис. 12).
Рисунок 12 - Протокол совещания создается автоматически на
основе единого шаблона [www.directum.ru]
р
76
4.3 Контроль исполнения решений
Решения, вынесенные по итогам совещания, рассылаются
ответственным участникам заданиями.
Механизмы системы призваны исключить случаи, когда принятые
решения забываются, игнорируются либо не исполняются после утверждения
протокола. Сотрудник, назначенный контролировать исполнение решений,
всегда может проследить ход исполнения и при необходимости принять
соответствующие меры.
Отследить выполнение работ по итогам совещания
ответственный
сотрудник может на специальной вкладке задачи.
5. Управление договорами
Модуль «Управление договорами» предназначен для автоматизации
всех этапов работы с договорными документами: подготовка проекта,
согласование, подписание, регистрация, контроль возврата от контрагента.
Модуль обеспечивает централизованное хранение информации по договорам и
оперативный поиск необходимых данных (рис. 13) [45].
Рисунок 13 - Модуль «Управление договорами» [www.directum.ru]
р
77
5.1 Подготовка проекта договора
Первым этапом работы с договорным документом является разработка
проекта документа. Ответственный сотрудник создает исходящий договор в
системе либо заносит входящий документ в DIRECTUM [45].
5.2 Согласование договора
На этапе согласования ответственный сотрудник отправляет проект
договора по типовому маршруту, который позволяет задать строго
определенную последовательность согласования для каждой категории
договорных документов
. Использование электронной подписи согласующими
гарантирует авторство подписи на электронном документе и его неизменность.
Весь процесс согласования отражается в отчете «Лист согласования»,
который содержит итоговые подписи и замечания визирующих. Использование
технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID позволяет в процессе
согласования оперативно найти по штрихкоду электронный договор и сверить
его с бумажным оригиналом. На документы
в PDF-формате можно вставить
штамп и указать необходимые координаты, логотип (см. приложение 6).
5.3 Контроль исполнения договора
Регистрация сопутствующих договорных документов в справочнике
«Договоры» дает возможность анализировать существенные изменения,
влияющие на условия и сроки действия договора (см. приложение 7).
Для удобства работы карточки договоров можно сгруппировать по
подразделениям или юридическим лицам, с которыми
заключен договор
Все документы, относящиеся к договору, автоматически связываются с
его карточкой. Для сотрудников, ответственных за договор, можно настроить
напоминания о наступлении контрольных дат, этапов и сроков договора.
Ведение этапов по договорам предоставляет дополнительные
возможности контроля и анализа благодаря использованию настроенных в
системе отчетов. Когда срок действия договора подойдет к
концу,
ответственный получит напоминание по электронной почте.
6. Интеграция с системами обмена
р
78
Обмен юридически значимыми электронными документами между
организациями – актуальная бизнес-задача, решение которой открывает новые
возможности для перехода на безбумажные технологии.
Интеграция систем межкорпоративного документооборота с ECM-
системой делает такой обмен бесшовным, снимая еще один барьер на пути
эффективного взаимодействия.
Модуль «Интеграция с системами обмена» (DIRECTUM Interchange
System Integration или DISI) обеспечивает инфраструктуру для взаимодействия
систем обмена
(например, Synerdocs, Диадок) с ECM-системой, которая
выступает хранилищем юридически значимых документов.
В результате – все операции по обмену документами осуществляются
через привычный для пользователей интерфейс DIRECTUM.
Модуль позволяет решать задачи [45]:
– приема документов и сохранения их в DIRECTUM;
– регистрации, согласования и отправки документов из DIRECTUM в
другие организации через системы обмена.
Предусмотрено несколько вариантов отправки документов, каждому из
которых соответствует специально настроенный сценарий:
– комплект документов одному адресату;
– один комплект нескольким адресатам;
– массовая отправка разных комплектов документов разным адресатам;
– комплект документов, связанный с исходящей РКК, нескольким
адресатам из списка рассылки.
Быстрота обработки входящих документов
Входящие документы отправляются ответственным сотрудникам в
задании по типовому маршруту. Из карточки задания ответственный может
перенаправить весь комплект другому сотруднику, зарегистрировать входящие
документы либо самостоятельно рассмотреть их.
После согласования и подписания всеми уполномоченными лицами
комплект документов
отправляется контрагенту.
р
79
Архитектура DIRECTUM обладает важными преимуществами:
– Открытость. Платформа IS-Builder поддерживает технологии Microsoft
COM и .NET и содержит готовые инструменты интеграции с корпоративными
приложениями, в том числе набор функций для обработки XML-документов.
– Расширяемость. Объектная модель и инструмент разработки IS-Builder
позволяют создавать собственные объекты для решения специфичных задач.
Ядром системы является СОМ-сервер, а значит, управляющие функции
системы можно использовать в любых сторонних приложениях.
– Масштабируемость. Территориально распределенная работа на основе
механизма репликации минимизирует требования к пропускной способности
каналов связи и вторичным серверам. Выделение SQL-серверных и файловых
хранилищ документов позволяет гибко управлять распределением нагрузки на
серверы.
– Надежность. Поддержка транзакционной модели гарантирует
целостность данных на протяжении всех стадий их жизненного цикла.
Управляемые SQL- и файловые хранилища позволяют организовать надежное
хранение документов.
– Безопасность. Для каждого объекта системы ведется история работы, а
также настраиваются права доступа.
Конфиденциальные документы и задачи могут быть зашифрованы
любым Microsoft CryptoAPI-совместимым криптопровайдером. Обеспечивается
высокая защита от несанкционированного доступа к хранилищам документов
всех типов.
Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset)
ориентирован на решение типовых задач интеграции с наиболее
востребованными классами систем, а также с
системами обмена электронными
документами.
Их использование значительно облегчает процессы [45]:
– синхронизации справочников и двухсторонней передачи данных;
– сохранения документов и отчетов интегрируемой системы в
р
80
DIRECTUM;
– согласования в DIRECTUM учетных объектов интегрируемой системы;
– просмотра документов DIRECTUM, связанных с объектом в
интегрируемой системе.
Уже сейчас разработаны коннекторы к наиболее распространенным
системам – 1С, Microsoft Dynamics AX, SAP, работающие в т.ч. посредством
веб-сервисов.
Интеграция с порталами
Портальные компоненты DIRECTUM для SharePoint обеспечивают
работу с объектами DIRECTUM через веб-нтерфейс портала. Различные
условия синхронизации позволяют отслеживать изменения и получать данные с
узлов SharePoint, а также
публиковать в библиотеках и списках портала
документы DIRECTUM, в том числе с сохранением связей между ними.
DIRECTUM - система электронного документооборота класса ЕСМ
(Enterprise Content Management). Системой поддерживается полный жизненный
цикл управления документами и бизнес-процессами, при этом традиционные
принципы делопроизводства органично вписываются в новый электронный
документооборот организации.
3.3 Реализация и оценка стоимости проекта по
внедрению системы
Directum на ООО «Рида»
Внедрение системы Directum на ООО «Рида» будет происходить в
соответствии с прогнозами внедрения (табл. 13) и (рис. 14) [45].
Таблица 13
План работ по внедрению системы DIRECTUM на ООО «Рида»
[www.directum.ru]
№ Наименование деятельности Сроки работ
1 Организация проекта 2 недели
Организация внедрения у исполнителя
Организация внедрения у заказчика
Поставка программного обеспечения
р
81
Таблица 13 (окончание)
2 Обучение рабочей группы 4 недели
Обучение ведущих пользователей
Обучение администраторов
Семинар для руководителей
3 Проектирование системы 9 недель
Исследование
Разработка модели «как есть»
Оптимизация процессов (модель «как будет»)
Разработка проектных решений
Согласование проектных решений
4 Настройка и адаптация системы 5 недель
Настройка, адаптация и документирование
Тестовая эксплуатация
5 Развертывание системы 2 недели
Установка системы на рабочие места
Обучение рядовых пользователей
6 Опытно-промышленная эксплуатация 5 недель
Работа всех пользователей
Оценка результатов проекта
7 Промышленная эксплуатация и постоянные
улучшения
Итого 18 недель
Внедрение системы DIRECTUM на ООО «Рида» займет приблизительно
18 недель.
Рисунок 14 - Образец плана внедрения DIRECTUM
[www.directum.ru]
р
82
Рассчитаем стоимость проекта внедрения системы DIRECTUM на ООО
«Рида» (табл. 14)
Таблица 14
Расчет стоимости проекта внедрения системы DIRECTUM
[www.directum.ru]
№
Программы, услуги, работы
Кол-
во
Цена
Сумма
1 Базовая серверная лицензия DIRECTUM 1 4439 4439
2 Базовая клиентская лицензия DIRECTUM 1 1794 1794
3 Пакет 20 базовых клиентских лицензий
DIRECTUM
1 34086
34086
4 Реинжиниринг бизнес-процессов 1 14663
14663
5 Интеграция с существующими данными (1С, Excel
и пр.)
1 2200 2200
6 Тестирование и отладка, настройка системы 1 3500 3500
7 Обучение и поддержка DIRECTUM 1 6500 6500
8 Мобильное приложение для руководителей Solo
DIRECTUM
1 7291 7291
ИТОГО
74473
Таким образом, стоимость внедрения системы DIRECTUM на ООО
«Рида» составит 74473 руб. ПМР.
На основе опыта внедрения системы DIRECTUM можно говорить о
следующих показателях при использовании современной Системы
Электронного Документооборота СЭД:
– производительность труда персонала увеличивается на 5-15%;
– стоимость архивного хранения электронных документов на 60% ниже в
сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.
Экономия времени на различные операции:
– 20 % – поиск и ожидание поступления документов;
– 20 % – согласование и утверждение документов;
– 10% – передача документов между подразделениями;
– 10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.
Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное системой
DIRECTUM – более 60% (табл. 15).
р
р
83
Таблица 15
Сравнение деятельности организации до внедрения системы и
после [www.directum.ru]
Операция Время для
бумажного
документа
Время для
электронного
документа
Доставка входящего документа
сотруднику
5 часов 3 минуты
Доставка входящего документа
конечному исполнителю
15 часов 4 часа
Доставка служебной записки от
исполнителя до конечного
исполнителя
16 часов 5 часов
Ознакомление с документами 20 часов 1,5 часа
Выпуск организационно-
распорядительных документов
27 часов 6 часов
Согласование исходящего
документа
17 часов 8 часов
Принято также считать, что при внедрении DIRECTUM приобретаются
тактические и стратегические выгоды.
Тактические выгоды для ООО «Рида» [45]:
– сокращение расходов при внедрении DIRECTUM связаны с
освобождением физического места для хранения документов, с уменьшением
затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде, со снижением
расходов на персонал и оборудование и др.
Стратегические выгоды для ООО «Рида»:
– коллективная работа над документами;
– значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным
атрибутам); повышение безопасности информации;
– повышение сохранности документов и удобства их хранения;
– улучшение контроля за исполнением документов;
– сокращение процесса согласования от нескольких недель до одного-двух
дней; повышение скорости выполнения работ, увеличение объема
выполняемых работ, снижение ошибок при работе (особенно с документами,
имеющими юридические обязательства).
Для расчета повышения производительности труда на ООО «Рида»