84
после внедрения системы DIRECTUM, воспользуемся моделью «Рабочее
время», где:
N - число сотрудников в организации;
T - доля времени затрачиваемого на «рутинные» операции с
документами;
Z - средняя зарплата в месяц
Итого, потери = N*T*Z
При штате в 34 сотрудников, 10% времени, средняя заработная плата
4562 руб. ПМР.
Потери=100*0,1*300 = 15510 руб. ПМР в месяц, а в год составляют
186129 руб. ПМР.
Исходя
из имеющихся данных, можно рассчитать срок окупаемости
донного проекта 74473 / 186129 *12 = 4,8
Соответственно внедрение системы DIRECTUM предположительно
окупится менее, чем за 5 месяцев.
Очевидно, что для повышения производительности труда необходимо
увеличивать время на творческую часть работы и сокращать рутинную. С этой
задачей позволяет справиться DIRECTUM. Согласно оценкам консалтинговых
компаний, доля рутинных операций, большую часть из которых можно
переложить на автоматизированные системы, может составлять 20-30 %
рабочего времени
Внедрение системы электронного документооборота и управления
бизнес-процессами позволяет повысить исполнительскую дисциплину
сотрудников, благодаря следующим факторам:
– совершенствование методов контроля исполнения поручений по
документам;
– эффективная система уведомлений и напоминаний заранее
предупреждает о приближении сроков исполнения распоряжений;
– при помощи формирования сводных отчетов и журналов легко
составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и
р
85
предприятия в целом;
– деятельность рядового сотрудника в любой момент может быть оценена
как его непосредственным руководителем, так и более высоким начальством.
Для этого достаточно будет задать в системе параметры поиска, например
выполнение документов конкретным исполнителем за определенный период.
Благодаря этим факторам, исполнитель, несомненно, станет более
дисциплинированным, будет более качественно и ответственно подходить к
своим
обязанностям и непроизвольно увеличит производительность своего
труда как минимум на 5-15%.
Итак, при использовании DIRECTUM ООО «Рида» получит:
– экономию времени - на поиск документов тратятся не часы, а секунды;
– ожидания документов не требуется - документы одновременно
доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа;
– процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен
и происходит в онлайновом режиме;
– время на передачу документов между подразделениями не тратится
вообще -карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны
всем имеющим к ним право доступа;
– подготовка стандартных отчетов о движении документов делается
одним нажатием кнопки;
– отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу с
документами - DIRECTUM обеспечивает возможность удаленной работы с
документами.
Прогнозируемые эффекты от внедрения системы DIRECTUM для ООО
«Рида»:
– уменьшаются затраты;
– повышается качество обслуживания заказчиков, а значит и повышается
их лояльность;
– увеличивается скорость реагирования на запрос;
– повышается удовлетворенность клиентов;
р
86
– возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в
режиме реального времени;
– обеспечивается лучшая управляемость - можно планировать и
контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения
внешней среды;
– увеличивается скорость распространения информации по компании. В
крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие
задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока
очень существенны;
– изменение корпоративной культуры - внедрение DIRECTUM приводит к
созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными
подразделениями организации и внутри самих подразделений;
– улучшение морального климата и степени удовлетворенности
сотрудников своим трудом;
– более быстрое и качественное принятие решений;
– обеспечение соответствия существующим правилам и законам;
– повышение привлекательности для инвестиций;
– облегчение внедрения системы управления качеством;
– и многое другое
Экономический эффект от внедрения DIRECTUM очевиден и подводя
итог вышеизложенному, можно предположить, что реализация предложенных
мероприятий позволит ООО «Рида», повысить эффективность своей
деятельности.
В заключении третьей главы сделаем выводы.
В целях совершенствования системы информационного обеспечения
управления ООО «Рида» необходимо внедрение системы DIRECTUM, которая
является системой, электронного документооборота и управления
взаимодействием
, нацеленная на повышение эффективности работы всех
сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.
DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content
р
87
Management) согласно модели, разработанной Ассоциацией по вопросам
управления информацией и изображениями (AIIM), и включает в себя функции:
– ввода и преобразования документов (Capture);
– управления совместной работой (Manage);
– долговременного хранения документов (Store);
– обеспечения их целостности (Preserve);
– доставки информации (Deliver).
Система построена по модульному принципу:
1. Управление электронными документами.
2.Управление деловыми процессами.
3.Управление договорами.
4.Управление совещаниями.
5.Канцелярия.
6. Управление взаимодействием с клиентами.
Внедрение системы DIRECTUM на ООО «Рида» займет приблизительно
18 недель.
Стоимость внедрения системы DIRECTUM на ООО «Рида» составит
74473 руб. ПМР.
На основе опыта внедрения системы DIRECTUM можно говорить о
следующих показателях при использовании современной Системы
Электронного Документооборота СЭД:
– производительность труда персонала увеличивается на 5-15%;
– стоимость архивного хранения электронных документов на 60% ниже в
сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.
Экономия времени на различные операции:
– 20 % – поиск и ожидание поступления документов;
– 20 % – согласование и утверждение документов;
– 10% – передача документов между подразделениями;
– 10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.
Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное системой
р
88
DIRECTUM – более 60%.
Исходя из имеющихся данных при штате в 34 сотрудников, средней
заработной плате 4562 руб. ПМР. и 10 % времени затрачиваемого на
«рутинные» операции с документами, была рассчитана стоимость потери
времени 15510 руб. ПМР в месяц, а в год соответственно 186129 руб. ПМР.
Следовательно, внедрение системы DIRECTUM принесет
дополнительный доход ООО «Рида» в размере 186129 руб. ПМР в
год.
Внедрение системы DIRECTUM предположительно окупится менее, чем
за 5 месяцев.
При использовании DIRECTUM ООО «Рида» получит:
– экономию времени - на поиск документов тратятся не часы, а секунды;
– ожидания документов не требуется - документы одновременно
доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа;
– процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен
и происходит в онлайновом режиме;
– время на передачу документов между подразделениями не тратится
вообще -карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны
всем имеющим к ним право доступа;
– подготовка стандартных отчетов о движении документов делается
одним нажатием кнопки;
– отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу с
документами - DIRECTUM обеспечивает возможность удаленной работы с
документами.
Прогнозируемые эффекты от внедрения системы DIRECTUM для ООО
«Рида»:
– уменьшаются затраты;
– повышается качество обслуживания заказчиков, а значит и повышается
их лояльность;
– увеличивается скорость реагирования на запрос;
– повышается удовлетворенность клиентов;
р
89
– возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в
режиме реального времени;
– обеспечивается лучшая управляемость - можно планировать и
контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения
внешней среды;
– увеличивается скорость распространения информации по компании. В
крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие
задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока
очень существенны;
– изменение корпоративной культуры - внедрение DIRECTUM приводит к
созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными
подразделениями организации и внутри самих подразделений;
– улучшение морального климата и степени удовлетворенности
сотрудников своим трудом;
– более быстрое и качественное принятие решений;
– обеспечение соответствия существующим правилам и законам;
– повышение привлекательности для инвестиций;
– облегчение внедрения системы управления качеством;
– и многое другое.
Экономический эффект от внедрения DIRECTUM очевиден и подводя
итог вышеизложенному, можно предположить, что реализация предложенных
мероприятий позволит ООО «Рида», повысить эффективность своей
деятельности.
р
90
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключении проведенного исследования подведем итоги.
Под управлением понимается целенаправленное воздействие субъекта
на объект с целью перевода его в качественно новое состояние.
Любой процесс управления связан с информационным обменом,
который заключается в циклическом осуществлении следующих процедур:
– сбор информации о текущем состоянии управляемого объекта;
– анализ полученной информации и сравнение текущего состояния с
желаемым:
– выработка управляющего воздействия с целью перевода управляемого
объекта в желаемое состояние;
– передача управляющею воздействия объекту.
Правильный выбор инструментов коммуникации позволяет
максимально эффективно донести сообщение руководства компании до
сотрудников и нередко экономит значительные средства.
Под влиянием факторов барьеров коммуникация замедляется,
происходит искажение передаваемой информации, снижается результативность
общения между сотрудниками, разрывается обратная связь отправителя и
получателя. В результате получается безуспешная коммуникация и происходит
безрезультатная
трата коммуникационных ресурсов.
Для этого чтобы система внутренних коммуникаций работала
максимально эффективно, ее необходимо постоянно развивать и адаптировать к
потребностям организации и ее людей. Она требует постоянной
профессиональной поддержки, обновления содержания коммуникацией,
подбора наиболее эффективных для данного этапа развития организации и
конкретной ситуации коммуникационных инструментов. По мере того как
организации
все больше и больше осознают информационные и
коммуникационные потребности своих работников, методы и инструменты
общения становятся разнообразнее.
р
91
Информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность.
Информация это основное условие конкурентной способности организации.
Служба информационного обеспечения предприятия решает множеств
задач, но важнейшими являются:
– ранжирование поступающей в фирму информации;
– экстренное оповещение менеджеров;
– сбор текущей информации состоянии фирмы, ее подразделений и
ресурсов;
– оценка тенденций и состояния фирмы, ее подразделений и ресурсов;
– контроль ресурсов через заданные лимиты и темпами потребления;
– анализ структуры запасов материальных ценностей и финансов;
– контроль движения заказов по структурным подразделениям фирмы;
– поддержание справочной системы руководителей;
– ведение электронного архива;
– поддержание экспертных систем для принятия решений
руководителями;
– подготовка отчетных и плановых документов;
– поддержание системы контроля исполнения распоряжений;
– обработка информации по стандартным алгоритмам;
– поддержание электронной почты.
Информационное обеспечение управленческой деятельности - это
осуществление действии по предоставлению своевременной, достоверной и
полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной
периодичностью.
Задачи информационного обеспечения процесса управления
заключаются в следующем:
– удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
– определение и отбор источников информации;
– правильная интерпретация и систематизация полученных данных:
– проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
р
92
– исключение дублирования информации:
– представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
– многократное использование полученной информации;
– постоянное обновление данных.
Исследуемое предприятие ООО «Рида». Основной вид деятельности
СООО «Рида» - производство специальной профессиональной обуви,
заготовок и комплектующим к ним для электронной промышленности,
медицины, пищевой промышленности и др., а также прогулочной и домашней
обуви из давальческих материалов.
Фирма ООО «Рида» специализируется на производстве рабочей или так
называемой специальной обуви.
Предприятие
ООО «Рида» производит около тысячи пар обуви в год.
Ассортимент включает в себя около 70 моделей обуви [44]:
– сандалии;
– сабо;
– полуботинки;
– ботинки;
– сапоги;
– текстильные гамаши;
– и др.
Предприятие работает на давальческом сырье. Материалы, фурнитура и
компоненты приходят от поставщиков из различных стран: Германии, Италии,
Бразилии, Чехии, Индии, Польши.
ООО «Рида» в основном работает под заказ. Заказы формируют на
фирме ABEBA Spezialschuhausstatter GmbH (Германия), а затем направляют на
«Риду». Готовая обувь отправляется на фирму ABEBA, откуда она
поставляется различным заказчикам.
Продукция продается более чем в 1500
специализированных торговых фирмах, таких как «Отто», «Неккерман»,
«Квелее», «Дайхман» и многих других.
Проанализировав финансовые результаты деятельности ООО «Рида»
р
93
можно сделать вывод, что у предприятия в 2015 году наблюдается увеличение
выручки от реализации на 5592 тыс.руб.или на 23,4% по сравнению с 2014
годом, однако уже к 2016 году наблюдается резкое ее снижение на 2958
тыс.руб. или 10,0%.
Себестоимость в 2015 г. увеличилась на 6190 тыс.руб. или 39,6 % по
сравнению с прошлым годом, в 2016 году по сравнению
с 2015 годом
себестоимость снизилась на 119 тыс.руб. или 0,5%, что можно оценить
положительно.
Чистая прибыль в 2014 году равна 2420 тыс.руб., в 2015 – 1581 тыс. руб.
и убыток в 2016 году составил 1876 тыс.руб. Абсолютное изменение
показывает об ухудшении работы предприятия на 34,7% и 218,7% в 2015 и 2016
годах соответственно.
Оценка существующей системы внутренних коммуникаций в ООО
«Рида
» невозможно без адекватной информации, характеризующей различные
аспекты состояния персонала организации.
В 2016 году произошло увеличение среднесписочной численности на 4
человека или на 11,8% по сравнению с 2015 годом.
В 2016 году среднее профессиональное образование имело 8 человек
или 23,5%, начальное профессиональное и среднее общее образование -4
человека или 11,8%, основное общее образование - 5 человек или 14,7%,
неполное среднее образование - 1 человек или 2,9%.
Таким образом, все вышесказанное позволяет говорить о том, что и
количественно, и качественно персонал предприятия «Рида» вполне
сбалансирован, поскольку активность и динамизм молодых работников
дополняется опытом и зрелостью людей более старшего возраста.
К тому же образовательный уровень работников в целом соответствует
занимаемым ими должностям, содержанию выполняемых функциональных
обязанностей. Очевидно, что данный
состав персонала, требует
дифференцированного подхода к стимулированию их деятельности.
Данные исследования также дают возможность сделать выводы о
р