4
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ.................................................................................................................. 5
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНУТРЕННИХ КОММУНИКАЦИЙ
В ОРГАНИЗАЦИИ...................................................................................................... 8
1.1 Сущность внутренних организационных коммуникаций ............................. 8
1.2 Каналы и средства организационных коммуникаций ................................. 18
1.3 Коммуникационные барьеры и пути их преодоления................................. 23
1.4 Информационное обеспечение управления организацией ......................... 33
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННИХ КОММУНИКАЦИЙ ООО
«РИДА» ...................................................................................................................... 39
2.1 Общая характеристика деятельности ООО «Рида» .................................... 39
2.2 Анализ финансово-хозяйственных результатов деятельности
ООО «Рида»............................................................................................................ 43
2.3
Анализ существующей системы внутренних коммуникаций в
ООО «Рида»............................................................................................................ 47
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО И
КОММУНИКАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
ОРГАНИЗАЦИЕЙ ООО «РИДА» ........................................................................... 63
3.1 Предложения по совершенствованию информационного обеспечения
управления ООО «Рида»....................................................................................... 63
3.3 Реализация и оценка стоимости проекта по внедрению системы Directum
на ООО «Рида»....................................................................................................... 80
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 90
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ............................................... 98
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………...101
5
ВВЕДЕНИЕ
Для принятия эффективных управленческих решений в условиях
динамичного развития рыночной экономики любому предприятию требуется
рациональная система информационно обеспечения, объективно отражающая
сложившуюся экономическую ситуацию.
Актуальность выбранной темы заключается в том, что на
сегодняшний день информационно обеспечение довольно часто выступает
залогом успеха и конкурентоспособности фирмы, а порой и средством
выживания в условиях
жесткой конкуренции.
Степень разработанности проблемы для данной работы являются
основные положения и выводы, сформулированные в научных
фундаментальных работах отечественных и зарубежных экономистов такие
как: М.И.Баканов, С.Б.Барнгольц, В.Ф.Палий, И.И.Поклад, П.И.Савичев,
И.И.Каракоз, Е.В.Долгополов, М.Ф.Дьячков, А.Ш.Маргулис
, А.И.Муравьев,
В.И.Самборский, Н.В.Дембинский, Г.М.Таций, Н.Г.Чумаченко, В.И.Стражев,
С.Г.Овсянников, Н.А.Русак, Л.И.Кравченко, Б.И.Майданчик, А.Ф.Аксененко и
многие другие.
Однако в настоящее время проблема организации информации и
процессов управления на предприятиях требует комплексного
подхода к
решению выделенных выше аспектов, что, в свою очередь, определяет
необходимость проведения исследования по отдельным направлениям
маркетинговой деятельности и интеграции научных разработок в единую
систему управления предприятиями.
Объектом исследования является значение и сущность управления
внутренними коммуникациями организации.
Предметом исследования является информационное обеспечение
внутренними коммуникациями организации ООО «Рида».
Основной целью данной
дипломной работы является анализ управления
внутренними коммуникациями ООО «Рида» и выработка мероприятий по их
р
6
совершенствованию.
В соответствии с выше названной целью были поставлены следующие
задачи:
– охарактеризовать сущность внутренних организационных
коммуникаций;
– определить сущность средств организационных коммуникаций;
– проанализировать информационное обеспечение управления;
– рассмотреть общую характеристику деятельности ООО «Рида»;
– провести анализ существующей системы внутренних коммуникаций в
ООО «Рида»;
– выявить пути и методы совершенствование информационного и
коммуникационного обеспечения управления организацией ООО «Рида».
Информативной основой исследования являются законодательные и
Приднестровской Молдавской Республики (ПМР), а так же работы российских
и зарубежных специалистов в области менеджмента организации, материалы
научных конференций, периодической печати и внутренняя документация по
предприятию.
В ходе исследования использовались общенаучные методы
, методы
сравнений, группировок, наблюдение, обследование, комплексной оценки,
аналитические процедуры.
Данная работа состоит из введения, 3-х глав, заключения, списка
используемых источников и приложений.
Во введении обоснована актуальность выбора темы, поставлены цель и
задачи исследования, охарактеризованы методы исследования и источники
информации.
Глава первая раскрывает теоретические аспекты внутренних
коммуникаций в организации.
В главе
второй более подробно рассмотрены показатели
производственно-хозяйственной деятельности предприятия, а также проведен
анализ существующей системы внутренних коммуникаций в ООО «Рида».
р
7
В третьей главе предложены пути совершенствование информационного
и коммуникационного обеспечения управления организацией ООО «Рида».
В заключении сформулированы основные выводы по теоретической и
практической части, а также рекомендации предприятию, вытекающие из
практической части работы.
Научная новизна работы состоит в том, что автор, используя
общенаучные методы анализа и признанные методики, провел комплексное
исследование
информационно обеспечения менеджмента организации, выявил
проблемные положения и разработал практические рекомендации по их
устранению.
Практическая значимость работы состоит в том, что выводы и
практические рекомендации могут быть использованы в качестве
методологических основ при разработке мероприятий по повышению
эффективности управления системой внутренних коммуникаций ООО «Рида».
8
ГЛ А ВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНУТРЕННИХ
КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Сущность внутренних организационных коммуникаций
Организация – многоуровневая структура с уровнями руководства и
подчинения. Такая структура эффективно функционирует только при
существовании хорошо налаженной связи между всеми уровнями. Если у
руководителей высшего звена появляется необходимость воздействовать на
поведение своих подчиненных, то ли приказ, распоряжение, указание не только
должны дойти до низшего уровня,
но и распространиться по всем структурным
единицам данного уровня. Вследствие этого рационально проводить анализ
коммуникаций внутри организаций [13, с.58].
Без коммуникаций между работниками или подразделениями не может
обходиться любая компания. Коммуникация (от лат. communicatio) – это
понятие, которое означает «общее» или «разделяемое всеми». В практике
понятие коммуникации можно рассматривать как процесс обмена информацией
и
идеями между несколькими и более людьми, который направлен на
достижение взаимопонимания.
Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого
руководители развивают систему представления информации и передачи
сведений и фактов своим сотрудникам в пределах компании, а также
отдельным индивидуумам и внешним подразделениям за пределами
организации. Без нее невозможно получить всю необходимую информацию
для
принятия важных решений в организации.
Все процессы организационных коммуникаций являются связующим
звеном между руководителем и подчиненными, между менеджерами одного
уровня, между отделами или между предприятием и внешней средой. В своей
повседневной работе руководитель должен использовать информацию,
поступающую из различных доступных источников – вышестоящих
руководителей, подчиненных, руководителей этого же уровня, заказчиков,
р
9
поставщиков и т. д.
Выделяют четыре основные функции коммуникаций в организации (рис.
1) [11, с.79]:
Рисунок 1 - Функции коммуникаций в организации [11, с.79]
С помощью коммуникаций осуществляется контроль поведения членов
группы. В организациях существует иерархия и формальная подчиненность,
которой работники должны придерживаться. Например, если сотрудника
просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании,
коммуникативность выполняет функцию контроля. В то же время она
усиливает мотивацию сотрудников организации, донося до работников
информацию о том,
что должно быть сделано, как улучшить работу, и т. д.
Для большинства людей их работа является первичным источником
социального взаимодействия.
Коммуникативность, которая осуществляется в группе является
механизмом, при помощи которого члены группы выражают свое отношение ко
всему происходящему. Таким образом, коммуникативность помогает
эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать
р
10
социальные потребности.
Основой процесса коммуникации является взаимодействие между
различными элементами управленческой структуры – подразделениями,
должностными лицами, которое осуществляется при помощи соединяющих их
коммуникационных каналов.
Исходя из содержания, такое взаимодействие может быть
информационным, административным или техническим.
При информационном взаимодействии субъекты управленческой
деятельности обмениваются данными, которые необходимы для принятия
решений. Эти данные могут быть
официальными, закрепленными юридически,
или неофициальными, т.е. не обладают правовым статусом, но помогают не
теряться в ситуации [10, с.81].
Административное взаимодействие заключается в том, что высшие
уровни структуры управления передают полномочия, ответственность,
разнообразные распоряжения и инструкции нижестоящим уровням, взамен
получая отчеты от них. Тем самым еще осуществляя при данных действиях
контроль.
По своему назначению административное взаимодействие делится на
координационное и интеграционное.
Техническое взаимодействие между субъектами управленческой
структуры реализуется при их непосредственном участии в практической
деятельности. К примеру, при подготовке и проведении совещаний или
планерок, при обмене опытом, при ведении делопроизводства, при сборе,
фиксации, хранении и выдаче различного рода документов и пр.
По
своему характеру коммуникационное взаимодействие может быть
прямым или косвенным. Основа прямого взаимодействия заключается в
контакте сторон. Косвенное предполагает, что одна из сторон создает условия,
при которых другая сторона, несмотря на отсутствие каких-либо команд,
выполняет требующиеся от нее действия.
По признакам ориентации и направленности действий руководителя
организационные коммуникации делятся на
две большие группы [20, с.68]:
р
11
1. Внешнеорганизационнные коммуникации. Любая организация
находится в определенном внешнем окружении, в какой-то степени зависит от
него и вынуждена адаптироваться к его изменениям. Следовательно, имеют
место постоянные и интенсивные коммуникации организации с внешней
средой. К внешнеорганизационным относятся коммуникации, которые
представляют собой информационное взаимодействие с объектами внешней
среды. Руководитель является лицом организации
в целом, представляет ее во
внешней среде.
2. Внутриорганизационные коммуникации представляют собой
взаимодействие с персоналом и коммуникации между сотрудниками.
Взаимодействие с персоналом является направлением коммуникационной
политики организации, обращенным к своим сотрудникам (как постоянным,
так и внештатным), членам их семей, к потенциальным сотрудникам, а также к
тем, кто раньше работал на предприятии, –
пенсионерам. Главной задачей
взаимодействия с персоналом является обеспечение стойкой мотивации
сотрудников к оптимальному выполнению их работы. Мероприятия,
проводимые в рамках взаимодействия с работниками, содействуют созданию на
предприятии благоприятной атмосферы, «очеловечиванию» производства.
В условиях, возрастающих в обществе отчуждения, индивидуализации и
недостаточной самоидентичности населения создание доброжелательного и
дружелюбного микроклимата в организации, а также
формирование доброй
товарищеской обстановки, выполняют не только важную задачу оптимизации
процессов производства, но и несут в себе общественно значимые и важные
социальную и нравственную функции.
Около столетия назад начали появляться крупные компании, имеющие
сложные бюрократические структуры, тысячи работников, находящихся в
разных городах, а иногда и странах. Появилась необходимость организовать,
мотивировать
и направить на выполнение задач большое количество персонала,
с которым невозможно поддерживать постоянный личный контакт. Именно в
этот период и возникла настоятельная потребность в организованных
р
12
внутренних коммуникациях как инструменте для объединения разрозненных
усилий тысяч сотрудников, направленных на то, чтобы придумать, создать,
произвести и продать товар или услугу компании [30, с.57].
Коммуникативный поток внутри организации (в соответствии с
пространственным расположением каналов) перемещается в вертикальном и
горизонтальном направлении.
Вертикальное направление подразделяются на ряд подтипов. Такое
подразделение основано одновременно на
нескольких критериях и включает в
себя два основных вида коммуникаций:
1. Нисходящее направление (от руководителя к подчиненным)
Коммуникативный поток, который перемещается от более высокого
уровня к более низкому, называется нисходящим. Это наиболее частый вид
организационных коммуникаций. Коммуникации между руководителем и его
подчиненными связаны с выяснением задач, приоритетов и ожидаемых
результатов; с
обеспечением причастности к решению задач отдела; с
обсуждением проблем эффективности в работе; с достижением признания и
вознаграждения в целях мотивации сотрудников; с совершенствованием и
развитием их способностей; со сбором информации о грозящей или уже
реально существующей проблеме; с оповещением подчиненного об ожидаемом
изменении; а также с получением сведений об усовершенствованиях,
идеях и
предложениях. При этом, чем больше уровней проходит информация, тем выше
вероятность того, что она будет искажена.
2. Восходящее направление (от подчинённых к руководителю)
Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого
уровня к более высокому. Она используется для обратной связи работников с
руководством с целью информирования о результатах своей
работы и текущих
проблемах организации, служит средством доведения до сведения
руководителей мнения подчинённых. Обмен информацией по восходящей
схеме, как правило, происходит в форме отчетов, предложений и
объяснительных записок.
р
р
13
Потребность в коммуникациях восходящего направления возрастает в
данных ситуациях [19, с.69]:
– размеры организации увеличиваются
– усложнение услуг и продукции организации
– возрастает географическая разбросанность подразделений и филиалов
организации.
Кроме обмена информацией между руководителем и подчиненным
также имеет место обмен информацией между руководителем и его рабочей
группой. Коммуникации руководителя с рабочей группой позволяют повысить
эффективность действий группы, так как задействованы все работники и
каждый может поразмышлять о новых задачах и приоритетах, о
взаимодействии
с друг другом, о грядущих изменениях и их возможных
последствиях, о недавних проблемах и достижениях, предложениях
рационализаторского характера.
Горизонтальные коммуникации (между различными подразделениями).
Любая организация нуждается в горизонтальных коммуникациях,
помимо коммуникаций в вертикальном направлении. Предприятие состоит из
большого количества подразделений, то обмен информацией между ними
необходим для координации выполняемых действий
и задач. Горизонтальная
коммуникацией называется общение, которое происходит между сотрудниками
рабочей группы, между руководителями или исполнительным персоналом.
Этот процесс необходим, поскольку позволяет сэкономить время и
обеспечить координированность действий, а также между рабочими
формируются отношения взаимного сотрудничества. Выделяют несколько
типов горизонтальных связей: первые- простые, ясные, недорогие, а вторые-
сложные и требующие затрат
и усилий по их формированию.
Распространенные формы горизонтальных связей – это использование
прямых контактов между руководителями по решению возникающих проблем;
установление взаимосвязи между двумя подразделениями, которые имеют
прочные контакты по направлениям их деятельности и др.
р