14
процессе малое число причин очень важны, а 80% не оказывают существенного
влияния на результат.
Принцип Парето можно применить во всех сферах бизнеса.
Важно, что данное правило является эмпирическим – пропорция может
оказаться иной: не 80/20, а например, 90/10 или 67 /33. Правило указывает
именно на значительное отклонение от пропорции 50/50, а не на конкретную
величину отклонения. Правило Парето заключается в том, что эта идея позволяет
сосредоточиться на тех 20%, которые действительно важны.
По сути ABC- анализ – это ранжирование ассортимента по разным
параметрам. Ранжировать таким образом можно и поставщиков, и складские
запасы, и покупателей, и длительный период продаж – все что имеет достаточное
количество статистических данных. Выделяют три группы – A, B и C, которые
отличаются по своей значимости и по вкладу в оборот или прибыль компании.
Товары А – самые важные товары приносящие первые 50% результата.
Товары В – средние по важности, приносящие еще 30% результата.
Товары С – приносящие остальные 20% результата.
Не менее важным показателем оптимального ассортимента является
оборачиваемость товарных запасов.
Все, что лежит на нашем складе или движется по направлению к нему это
оборотный актив компании. Когда товар на складе есть это, безусловно, хорошо,
но только до тех пор, пока его не становится слишком много. Склад полон
товаров, мы платим с запасов налоги, но продается он слишком медленно - из
этого получается низкая оборачиваемость товара. Когда оборачиваемость очень
высокая, это значит, что товара на складе слишком много – тогда потребитель
рискует не найти нужный товар на складе. Большие запасы забирают у компании
оборотный капитал и не дают развиваться. Малые запасы заставляют компанию
балансировать на грани дефицита. Поэтому каждая компания устанавливает свои
приемлемые нормы оборачиваемости. Для подсчета оборачиваемости товара
необходимо знать три параметра:
15
- Средний товарный запас за период (сколько у нас лежит товара на складе
например за месяц).
- Период.
- Товарооборот за период (продажи за период).
Формула для подсчета оборачиваемости:
Об= средний запас товара х период
Товарооборот за период
Следующий инструмент управления ассортиментом - прогнозирование
спроса.
Прогнозирование спроса важно для работы всей компании – и для отдела
закупок, отдела продаж, и для руководства и для маркетинга. Методы
прогнозирования:
Экспертные методы. Прогноз строится профессионалами сбытового и
маркетинговых служб, на основе личного опыта и знания рыночной ситуации.
Статистические методы. Позволяют анализировать динамику продаж за
ряд лет или месяцев, выявив основные тенденции изменения спроса в
зависимости от сезонности, специальных акций.
Совместное прогнозирование. Сочетание обоих методов: экспертного и
статистического.
Страховой запас. Страховой или гарантийный запас – товары,
предназначенные для бесперебойного снабжения потребления в случае
уменьшения плановых поставок. В отличии от текущих запасов, страховые
запасы являются величиной постоянной и в нормальных условиях
неприкосновенной. Для того чтобы знать сколько вложить в запасы –
необходимо определить общий уровень запасов, которые компания готова нести,
понимая, что запасы будут являться необоротными активами. Расчет страхового
запаса:
Страховой запас=время задержки поставки х дневной спрос.
Излишки и дефицит.
16
Дефицит – превышение спроса над предложением. Дефицит
свидетельствует о несовпадении спроса и предложения и отсутствии
уравновешивающей цены. Когда количество запасов уменьшается и падает ниже
минимального страхового запаса, закупщик может попытаться восполнить
запасы, увеличивая заказ у поставщика.
Причины возникновения дефицита:
1) Несбалансированная цена.
2) Ошибки в планировании закупок и анализе продаж.
3) Изменение текущей ситуации на рынке.
4) Активная рекламная компания.
5) Логистические проблемы.
6) Нехватка товара у поставщика.
7) Социальные и экологические факторы.
Последствия дефицита больше касаются внешней среды предприятия и
особенно опасны для компании, которая находится в стадии роста и развития,
когда завоевание доли рынка является стратегической целью.
Излишки. Причины возникновения.
Когда существует избыток продукта, продавцы не могут продать все, что
они надеялись продать по данной цене. В результате их товарные запасы
увеличиваются и вскоре превышают тот уровень, который был запланирован на
случай нормальных изменений спроса.
Причины возникновения излишков:
- Ошибки в прогнозах продаж
- Изменение спроса потребителей
-Товарный каннибализм (введение более дешевого товара, вытесняющего
более дорогого)
- Законодательные акты
- Несбалансированная цена
- Избыточная закупка
- Некомплектность товара
17
- Резервирование
- Дублирование наименований
- Брак, бой и порча части комплектов
Практика показывает, что полностью избавиться от неликвидов
(привести их процент к нулю) невозможно. Для того, что бы минимизировать
процент неликвидного товара, необходимо определить, что именно является
неликвидом для вашей компании, что признается браком, а что просто излишком
и требует стимуляции продаж.
Излишний запас может быть:
- оборачиваемым, но слишком большим;
- по причине падения спроса;
- «мертвым», т. е. совсем не продаваться.
Неликвиды. К неликвидам относятся:
- Чей установленный коэффициент оборачиваемости превышен более -
чем в два раза;
- Снятые с производства поставщиком;
- Снятые с регулярных поставок по решению категорийного менеджер;
- Некомплектный товар, доукомплектация которого не возможна.
Способы реализации излишков и неликвидов.
Необходимо понимать, что если товар не продается, то он не
способствует возникновению прибыли, ради которой бизнес и существует. Цель
сокращения запасов – избавиться от ненужных запасов по наиболее выгодной
цене или с минимальными затратами. Это можно сделать по разному.
1) Распродажа со скидкой;
2) Стимулирование продающего персонала;
3) Продажа конкурентам по льготным ценам;
4) Акции по стимулированию спроса на данный товар;
5) Создание исскуственого дефицита;
6) Возврат поставщику или производителю;
7) Создание «комплектов»;
18
8) Продажа товаров собственному персоналу или использование на
нужды компании;
9) Осуществление благотворительных акций или пожертвований;
10) Крайняя мера – выбросить ненужную продукцию.
Способов избавиться от товарных излишков достаточно. И делать это
надо потому, что избыточный товарный запас требует значительных ресурсов
компании: хранение на складе, замороженные средства, инвентаризации, учет и
анализ. Наибольшую опасность избыток товара представляет для компании, если
она находится в стадии внедрения на рынок или на стадии выживания – когда
более всего нужны ресурсы и средства.
Методов анализа результатов управления ассортиментом много, но не
один из них не даст прямых рекомендаций - «что делать». Используя тот или
иной метод, мы получаем рекомендуемые цифры, соотношения и прогнозы. Но
выводы закупщику придется делать самостоятельно. Все математические
методы прогнозов и расчетов справедливы в первую очередь для товаров со
стабильным спросом, так как одна из основных переменных – это спрос. Спрос
как известно зависит от покупателей, а на покупателей влияет многие факторы
перечисленные ранее.
Выбор и оценка поставщика.
И так потребность в товаре определена, пришел черед найти подходящего
под потребности компании поставщика. Для начала необходимо собрать воедино
все информацию о потенциальных поставщиках и производителях товара.
Источники сбора информации:
- выставки и конференции;
- специализированные каталоги и справочники;
- клубы закупщиков, объединения профессионалов;
- другие источники (информация от отдела продаж, исследования отдела
маркетинга, исследования конкурентов и т. д.
Статус поставщика.
19
Является ли поставщик производителем, дилером или дистрибьютером –
от этого будет зависеть стратегия дальнейших взаимоотношений и глубина
требований к поставщику.
Поставщик – производитель производит продукцию самостоятельно и
поставляет ее в различные каналы сбыта: собственные магазины, другие
розничные сети и оптовые посредники. При этом практически никогда (за
редким исключением) крупный производитель не поставляет свой товар
напрямую на открытые стихийные рынки: контроль за работой таких рынков
практически не возможен, а для производителя контролировать сбыт – одно из
самых главных условий работы.
Дистрибьютор – фирма, осуществляющая сбыт на основе оптовых
закупок у фирм-производителей, действующая от имени производителя.
Это относительно крупная фирма, располагающая собственными складами и
устанавливающая длительные контрактные отношения с производителями.
Степень влияния на продаваемую продукцию велика, но не касается решений о
начале и прекращении выпуска. Фирма может иметь права дистрибьюции от
одного или нескольких производителей, а также быть дистрибьютором по одним
товарам, но иметь дилерские права на др.
Дилер – юридическое или физическое лицо, осуществляющее торговое
посредничество за свой счет и от своего имени. Может иметь в своем
ассортименте товары получаемые и от производителя, и от дистрибьютора.
Степень влияния дилера на товар несущественна – меняться могут только цена и
размер партии, а также ассортимент закупаемой продукции, но не каких
манипуляций с товаром, упаковкой и маркетинговыми мероприятиями дилер
производить не может. Он покупает товар и перепродает его.
Крупные или мелкие поставщики. С кем предпочтительней работать?
Преимущества мелких поставщиков: более внимательное отношение к
потребностям конечного потребителя – они более заинтересованы в сбыте своей
продукции так как больше зависят от покупателей.
20
Минусы: они, как правило, менее финансово устойчивы, в случае
кризисной ситуации могут не поддержать своего партнера. Их складские и
производственные мощности не позволяют иметь избыточных запасов
продукции. Глубина скидок не велика.
Преимущества крупных поставщиков: потенциальные возможности
дополнительного объема поставок. С ними легче решить чрезвычайные
ситуации, они могут поддержать в случае кризиса, могут предоставить
покупателю специальное оборудование, знания, сервис, маркетинговые
программы. Чем крупнее компания, тем технологичнее в ней все процессы. Есть
возможность большей глубины скидок и предоставление более выгодных
финансовых условий.
Минусы: менее нуждаются в покупателях, часто бывают глухи к
просьбам потребителя, так как обладают правом диктовать. Практически все
процессы подчиненны понятию «рентабельность».
Выбирая поставщика, на этапе предварительного знакомства с ним мы
можем понять его статус и оценивать величину его присутствия на рынке. На
этом же этапе важно определиться с требованиями предъявляемыми к
поставщику – ведь один раз выбрав поставщика, его достаточно сложно потом
заменить.
Существует достаточно много тактических приемов. Некоторые приемы
спорны, некоторые действительно эффективны. Задача закупщика выбрать те,
которые максимально отвечают условиям работы с конкретным поставщиком и
позволяет достичь целей, сохранив при этом рабочие отношения с поставщиком.
Основные тактические приемы: скидки, бонусы, уменьшение
себестоимости товара, действия нацеленные на управление поставщиком,
особые условия договора.
Приемы в отношения поставщиков сугубо индивидуальны и могут быть
использованы закупщиком только после тщательного взвешивания рыночной
ситуации и позиции каждого «игрока».
Можно выделить несколько функций отдела закупок в компании:
21
1) Приобретение нужного товара по наименьшей закупочной цене;
2) Поддержание высокой оборачиваемости запасов;
3) Обеспечение доставки товара вовремя;
4) Обеспечение качественного товара и гарантий по товару от
поставщиков;
5) Взаимодействие с надежными поставщиками;
6) Сотрудничество и взаимодействие с другими подразделениями
компании;
7) Поддержка информационной базы по товару;
Процесс закупки состоит из цикличных, повторяющихся этапов. Именно
это свойство процесса закупки позволяет закупщику заранее предусмотреть все
проблемные ситуации и на каждом этапе провести ряд действий, которые
помогут предотвратить возможные ошибки.
Каждый этап закупочного процесса – это возможность получения
большей прибыли для компании. Это и выбор наилучшего поставщика,
получение наилучших цен, правильное количество товара, оптимальный способ
транспортировки, минимизация потерь от бракованного товара – в общем, где,
компания может снизить затраты на закупаемый товар и за счет этого добиться
большей прибыли. Итак, основные этапы закупочной деятельностью:
Этап 1. Нужный товар. Определение потребности в товаре.
Мы начинаем поставку товара, потому что нашим покупателям этот товар
нужен, а не, потому что нам его выгодно предложили, поэтому любая поставка
должна начинаться с определения потребности. Потребность может быть
первичная и повторная.
Первичная потребность-этот товар в настоящий момент отсутствует в
ассортиментной матрице, Но поступает заявка от отдела маркетинга или отдела
продаж или принято решение на уровне руководства о развитии нового
направления – для закупщика это является сигналом к поиску требуемого товара.
Инструмент: запрос о вводе нового товара в ассортимент.
22
Запрос на товар должен быть оформлен в письменном виде с указанием
основных характеристик (ценовой диапазон, количество, требования к упаковке
динамика продаж в месяц).
Повторная потребность - товар уже введен в ассортиментную матрицу,
присутствует там и требует лишь пополнить уже существующий (или
закончившийся) товарный запас.
Инструмент: отчет об остатках товара.
Этап 2. Нужная цена. Выбор поставщиков или контакт с уже
существующим поставщиком.
От правильно выбранного поставщика зависит в конечном итоге не
только цена, но и стабильность поставок, обеспечение гарантий поставки в
соответствии с заказом, сервисное обслуживание продвижение товара.
Инструменты: исследование рынка потенциальных поставщиков,
проведение тендеров, переговоры. У уже существующих поставщиков: база
данных на товар, предоставленные поставщиком каталоги товара.
Этап 3. Нужное количество и качество.
Потребность в товаре существует-поставщик определен–имеются все
данные по товару – определяемся с количеством.
Инструмент: ABС-анализ, отчет по оборачиваемости, прогноз продаж,
оптимальный размер заказа.
От правильного количества товара будет зависеть и то, на сколько
компания обеспечена товаром, и то, эффективно ли расходуются оборотные
средства компании.
АВС – анализ - это ранжирование ассортимента по разным параметрам
(обороту и прибыли).
А - самые важные товары приносящие первые 50% оборота и прибыли.
В- приносящие еще 30% оборота и прибыли.
С- приносящие остальные 20% оборота и прибыли.
Оборачиваемость – число оборотов в разах или днях среднего товарного
остатка за некий отчетный период.
23
Отчет по продажам и остаткам – данные по количеству проданного и
оставшегося на складе товара.
Определение оптимального размера заказа- рассчитывается по формуле
«средний дневной спрос х подготовительный период на поставку + страховой
запас».
Этап 4. Получение подтверждения от поставщика на поставку товара.
Поставщик подтверждает заказ к поставке, высылая подтверждение.
Задача закупщика на этом этапе – сверить подтвержденное и заказанное
количество и номенклатуру товара.
Инструмент: подтверждение или счет поставщика, сертификаты
(обязательное требование – только письменная форма).
Счет – фактура – документ строго установленного формата, который
выписывается продавцом на имя покупателя после того, как покупатель принял
товар. Счет – фактура состоит из перечня поставленных товаров или услуг, их
цен, номера отгрузочного документа, суммы счета, иных реквизитов.
Этап 5. Выполнение обязательств по оплате заказа.
В зависимости от достигнутых договоренностей поставка может идти в
кредит или по предоплате.
Данные о сумме заносятся закупщиком в баланс, и на основании баланса
затем формируется план оплат для бухгалтерии.
Этап 6. Контроль за оформлением и выпуском товара со склада
поставщика.
Товар заказан, подтвержден, упакован и готов к выходу.
Отгрузка - один из самых ответственных моментов в цепочке поставки. В
случае нормальной отгрузки закупщик получает копии товарно-транспортных
накладных и на их основании вносит предварительные данные в
информационную систему об ожидаемой поставки.
Инструмент: товарно-транспортные накладные (ТТН), другие
отгрузочные документы, сертификаты.
Этап 7. Контроль выполнения условий поставки. Поступление товара.