34
- изменение поступления материальных ресурсов (количества
заготавливаемых материальных ресурсов;
- изменение нормы расхода материалов (расход материала на
производство единицы продукции);
- изменение остатков материальных ресурсов на складе в виде запасов на
начало и конец года;
- изменение плановых отходов производства вследствие низкого
качества.
Основными резервами увеличения объема выпуска за счет использования
материальных ресурсов в производстве являются: использование совершенной
технологии производства; использование качественных видов материальных
ресурсов; уменьшение потерь материальных ресурсов во время хранения и
перевозки; недопущение непроизводительных затрат (брака); сокращение
отходов производства; повышение уровня квалификации персонала и т. п.
Анализ выполнения плана материально-технического снабжения в
эксплуатационных материалах, предназначенных для эксплуатационно-
технических нужд, по ходу обработки сообщений, и в запасных частях,
необходимых для поддержания орудий труда в исправном и работоспособном
состоянии, является необходимым условием выполнения плана по доходам
организации, снижению себестоимости, росту прибыли и рентабельности.
Важным условием бесперебойной работы организации является полная
обеспеченность потребности в материальных ресурсах источниками покрытия.
Они могут быть внешними и внутренними. К внешним источникам относятся
материальные ресурсы, поступающие от поставщиков в соответствии с
заключенными договорами. Внутренние источники – это сокращение отходов
сырья, использование вторичного сырья, экономия материалов в результате
достижений научно-технического прогресса.
В большинстве видов промышленности наибольший удельный вес
занимают материальные затраты. В отдельных отраслях эти расходы могут
достигать 90% суммы всех оборотных средств предприятия.
35
Материальные затраты имеют наибольший удельный вес в текущих
затратах на производство в большинстве отраслей производственной сферы. От
того, как на предприятии осуществляется процесс материально-технического
снабжения и контроль за соблюдением режима экономии, зависят наиболее
важные показатели работы предприятия – объём производства, его
рентабельность, а также финансовое состояние и ликвидность.
Для анализа использования материальных ресурсов используют
следующие источники: план материально-технического снабжения, заявки,
наряды, договоры с поставщиками, данные отдела материально-технического
снабжения, данные аналитического учета.
При анализе обеспеченности материальными ресурсами определяют
потребность в них, их наличие, производится сравнение, сопоставление.
Так как промышленное предприятие использует разные виды ресурсов и
на разные нужды, потребность в материальных ресурсах определяют по каждому
виду материалов и по направлению их использования. В основу расчета
потребности в материальных ресурсах положены нормативы и нормы расхода
материалов и их запаса. В общем случае потребность определяется как
произведение нормы расхода материала на объем продукции или работы.
Поэтому поиск резервов дальнейшего увеличения эффективности работы
предприятия должен основываться на оценке показателей, характеризующих эти
стороны деятельности предприятия.
Затраты сырья, материала, топлива, энергии и других предметов труда
имеют наибольший удельный вес в текущих затратах на производство в
большинстве отраслей производственной сферы. От того, как на предприятии
осуществляется процесс материально-технического снабжения и контроль
засоблюдением режима экономии в каждом подразделении, на каждом рабочем
месте, зависят наиболее важные показатели работы предприятия – объём
производства, его рентабельность, а также финансовое состояние и ликвидность.
Кроме перечисленных задач, в процессе финансово-экономического
анализа работы предприятия решаются задачи, связанные с поиском резервов
36
снижения затрат предметов труда и увеличением на этой основе объёмов
производства и конечных результатов:
анализ качества расчётов, которые осуществляют соответствующие
функциональные подразделения предприятия, с целью выявления потребности в
материальных ресурсах, включая анализ качества норм расхода сырья,
материалов, энергоносителей на производство продукции;
оценка деятельности служб материально-технического снабжения с
точки зрения бесперебойности обеспечения производства всеми необходимыми
видами материальных ресурсов и экономии финансовых ресурсов на создание
складских запасов;
выявление резервов снижения материальных затрат за счёт внедрения
прогрессивных норм, ресурсосберегающих технологий, уменьшения
непродуктивных затрат, отходов;
подсчёт влияния внедрения режима экономии материальных ресурсов на
количественные и качественные показатели деятельности предприятия.
Поиск вариантов экономии и рационального использования
материальных ресурсов в логистике снабжения промышленных предприятий
составляет основное содержание анализа.
Основные этапы анализа использования материальных ресурсов:
Оценка эффективности использования материальных ресурсов.
Оценка влияния эффективности использования материальных ресурсов
на величину материальных затрат.
Анализ обеспеченности предприятия материальными ресурсами.
Анализ обоснованности норм расхода материальных ресурсов.
Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и
индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую
информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем
перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые.
Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула
товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется,
37
список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению
правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе
Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает
поиск источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и
предоставления необходимых услуг до и после продажи. Среди основных
сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета,
в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с
поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная
классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Анализ и выбор
поставщика, являющиеся вопросами субъективной оценки, ведут к размещению
заказа. Большинство компаний применяют простую форму оценки предложений
при их анализе, но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы
размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-
листом или в ходе переговоров.
Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в
качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу
товара или поставка товара на оснований общего заказа. Важным требованием
любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты
заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанный
товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий; оплаты и
условий.
После того, как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель
может контролировать ход его выполнения и/или ускорят выполнение заказа.
Эти функции возложены на отдел контроля экспедирования. Функция контроля
выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность
поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование
заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои
обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или
ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может
применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений
38
в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.
Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и
готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля
материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка
качества; подтверждение получения заказанного количества материальных
ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.);
регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов
Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно
выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия,
общую сумму к оплате по каждому виду.
После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела
закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые
относятся к заказу и необходимы отделу закупок:
1. Журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по
номерам и отображается статус каждого заказа - выполнен/не выполнен.
2. Реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку.
3. Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида
товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на
закупку).
4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.
Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и
поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет
собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется
сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в
собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и
качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель -
принять и оплатить эту продукцию.
Размещение заказов, удовлетворяющее потребности логистической
системы, непосредственно влияет на эффективность всего процесса логистики,
так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их
39
формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим
цепям.
1.2 Эффективные переговоры как способ оптимизации работы с
поставщиками
Переговоры с поставщиками — неотъемлемая часть работы специалистов
по закупкам; от итога переговоров во многом зависит успех закупочной
деятельности в целом. Вместе с тем исследования, направленные на выявление
эффективных переговорных стратегий в этой сфере, весьма немногочисленны.
Искусство переговоров заключается в том, чтобы заинтересовать другую
сторону и предложить в обмен на материальные выгоды то, что для вас не имеет
особой ценности или не сложно в исполнении. Например, можно сообщить
партнеру, что вы хотите заключить с ним контракт на 5 лет и сделать его
генеральным поставщиком вашего магазина. Подобная формулировка не меняет
смысла сделки для владельца магазина и ничего ему не стоит, но для поставщика
выглядит как благо. Можно применить и другой психологический прием —
упоминать длительные периоды и большие числа. Дело в том, что рядовой
сотрудник мыслит в пределах одного, максимум трех-четырех месяцев, и сумма,
которую может принести компании сотрудничество с вашим магазином за пять
лет, прозвучит гораздо более внушительно, чем сумма за месяц или полгода,
пусть даже цена вопроса останется неизменной.
Еще один секрет успешных переговоров: жесткие условия и
трудновыполнимые требования со стороны контрагента можно ослабить путем
обмена. Например, в ответ на требование полной предоплаты попробуйте все-
таки предложить систему частичной оплаты, но в обмен на это послабление
посулите поставщику фирменную полку в магазине, активное продвижение
продавцами его товара или другое благо, не слишком трудное в исполнении.
Однако помните: какие бы выгодные условия вы ни были готовы предложить
поставщику, ни в коем случае не сообщайте их все сразу. Лучше приберегите их
40
до момента торгов, когда за каждое благо для поставщика можно будет получить
одно выгодное вам условие.
Компаниям, которые пока не могут предложить что-то уникальное в силу
своего недавнего существования, можно посоветовать принцип Тома Сойера,
устроившего целый конкурс из малопривлекательного занятия. Этот «принцип
забора» особенно хорошо работает с менеджерами-мужчинами, у которых
соревновательный дух в крови. В частности, можно сказать контрагенту, что у
вас очень серьезный подход к поставщикам, и в данный момент из большого
числа производителей вы выбираете лишь 5 компаний, с которыми будете
работать в дальнейшем. Прозвучавшая фраза как будто подразумевает, что
избранная пятерка получит особые условия, а значит, контрагент не оставит ее
без внимания.
Обменивая блага на выгодные для себя условия, не упускайте из виду
принципиальные моменты: например, следует настоять на механизме закупок по
заявкам и договориться о том, чтобы на вас не оказывалось давление по срокам.
При особом желании можно получить и другие поблажки. Например, такие:
- Скидка: не стесняйтесь спросить, какую максимальную скидку вы
можете получить, выполняя различные требования поставщика. Вовсе не
обязательно выполнять все перечисленные условия, ведь всегда можно
предложить что-то не менее интересное партнеру и выгодное вам. Размер скидок
может достигать 50%, однако такую скидку обычно получают при больших
объемах или длительных контрактах (от 3 лет).
- Отсрочка платежа: маленькому магазину тяжело работать по договору
поставки, поэтому желательно договориться о заключении договора комиссии, в
котором товар вместе с сопутствующими рисками фактически не принадлежит
продавцу. Если поставщик не согласен работать по договору комиссии (хотя ему
он тоже выгоден с точки зрения бухучета), договоритесь хотя бы о 2-месячной
отсрочке платежа, а в идеале о такой, которая позволила бы оплатить товар с
фактической выручки.
41
- Порядок возврата товарных остатков или обмена: получив согласие
поставщика на заключение договора комиссии, следует обеспечить себе право
возвращать товарные остатки. Но если поставщик не захочет выполнять это
условие, можно условиться об обмене товарных остатков на другую продукцию.
Подобный механизм можно учесть и в договоре поставки, однако в таком случае
отдельным пунктом следует прописать момент перехода права собственности от
поставщика к покупателю, например, после оплаты товара, что особенно
выгодно, если получена отсрочка до начала торгового сезона.
Рекламные материалы: это необязательное, но приятное дополнение к
любой сделке, которое неплохо бы получить бесплатно хотя бы в форме
видеороликов или постеров. Однако в идеальном случае всегда можно
стремиться к тому, чтобы поставщики обеспечили магазин фирменными
ложками, банкетками или иными полезными вещами. Если поставщик не
согласен безвозмездно помогать вам продвигать свою продукцию, можно
попробовать «обменять» рекламные материалы на промо-акции или другие
блага, или хотя бы условиться о существенной скидке.
Переговоры с поставщиками. Основные этапы.
Переговоры – самый действенный и используемый инструмент
управления поставщиками. У закупщика не другого более эффективного способа
добиться своей цели, как сесть за стол переговоров. Когда к нам приходит
торговый представитель и презентует свой товар – это не переговоры. Это лишь
попытка продажи нам товара.
Переговоры – это процесс, в котором стороны решают, что каждая из них
отдаст и получит в ходе взаимного обмена информацией и выгодами.
Переговоры могут строиться по различному сценарию – все будет зависеть от
выбранной стратегии. Стратегия определяется силой позиции каждой из сторон
и желанием или не желанием развивать партнерские отношения. Партнерские
отношения могут быть достигнуты только в одном случае – если стороны
двигаются на встречу друг другу, совместно ищут решения и говорят о взаимных
интересах.
42
Этапы переговоров.
1 этап. Подготовка. Определить область общих интересов. Главное
определить цель, которую нужно достичь в ходе переговоров. Спрогнозировать
наиболее вероятную реакцию другой стороны. Спланировать регламент
переговоров, состав участников, место и время переговоров. Подготовка для
переговоров:
- тема и цель;
- переговорщики (личность переговорщика складывается из внешних
составляющих и полномочий которыми он обладает).
- баланс сил (на чьей стороне сила-преимущества)
- тактика и стратегия (исходя из целей и баланса, определить тактикуи
стратегию)
- информация (что открыть? что утаить?)
- альтернативы и решения
- кто участвует в переговорах
- время и место переговоров.
Этап. Контакт. Обсуждение. Начинаются сами переговоры – идет контакт
между участниками. Момент контакта очень краткий, но емкий. Что нужно
помнить при начале переговоров: время, визитки, представление, деловая
дистанция, размещение за столом переговоров, имидж переговорщика, сигналы
(вербальные и невербальные- жесты, позы).
Этап. Поиск решений. Согласование позиций.
После того как стороны высказали свои позиции и прояснили цели друг
друга наступает стадия торга. Это выглядит как поиск совместного решения, но
по сути своей это и есть торг т.е. поиск решений устраивающих обе стороны. На
этой стадии, стороны обмениваются взаимными уступками.
Очень важно,чтобы все требования были обоснованы, поддержаны
какими либо фактами. На этой стадии переговоров чаще, чем на других этапах,
встречаются всевозможные уловки и манипуляции – стороны уже сели за стол
переговоров, выяснили, кто есть кто, прояснили интересы друг друга, и самое
43
время добиваться своего.
Манипуляция – попытка получить преимущество недобросовестным
путем с использованием чувств другого человека.
Наиболее часто встречаемые манипуляции:
-ограничение времени для принятия решений;
- пакетирование в нагрузку;
- затягивание;
- выдвижение требований в последнюю минуту;
- «Добрый» и «злой» полицейский;
- подкуп, взятка, шантаж (это вид грубой манипуляции);
- неформальные отношения;
- мнимое отсутствие полномочий;
- завышение требований.
Уход от манипуляции:
1.Конструктивный
2.Деструктивный.
Этап. Завершение переговоров.
После того как стороны придут к какому-либо соглашению, наступает
этап подведения итогов. Здесь важно зафиксировать то, о чем уже договорились.
Пока договоренность полностью не осознана обеими сторонами, вопрос нельзя
считать окончательно урегулированным.
Подписание договора или контракта.
Контракт или договор. Оформленный юридически правильно,
гарантирует его исполнение. Взыскать претензии по неисполнению договора
можно только в том случае, и если он законодательно признан юридически
правильно оформленным. Неправильно оформленный договор признается
юридически неправомочным, а сделка – недействительной.
Есть варианты развития событий – хуже или лучше, но универсального
метода, который позволил бы победить на переговорах, - нет. Каждый раз – это
сочетание личностей, обстоятельств, удачи. Только подготовка, внимательное
Д
и
л
е
р
с
т
в
а
к
в
а
р
т
а
л
Р
а
з
н
и
ц
а
т
а
к
ж
е
п
о