24
Пока груз в пути закупщик должен контролировать его прохождение,
запрашивая информацию от отдела логистики или от поставщика. Если же
происходит задержка груза, закупщик должен узнать об этом первым.
Товар прибыл в комплекте и согласно накладным: если товар прибыл в
соответствии с отгрузочными документами (нет недостачи, боя, брака и т.д.), то
он приходуется. Официальный цикл закупки можно считать завершенным.
Инструмент: накладные, акт приемки, регламент установления претензий
при транспортировке груза.
Этап 8. Взаиморасчеты с поставщиком за полученный товар.
Если товар поставляется в кредит, то после получения товара через
оговоренный срок наступает день оплаты, как было рассказано ранее (этап 5),
Закупщику требуется ведение баланса с поставщиком и подача данных об
оплате в бухгалтерию. На основании баланса и графика поставок составляется
план оплат, который и определяет срок и приоритет погашения кредитов.
Инструмент: баланс, счет поставщика, план или график оплат.
Баланс - это информационная таблица, которую менеджер по закупу
ведет с каждым поставщиком. Это не бухгалтерский баланс, но суть данного
инструмента именно в сверке взаимных с поставщиком денежных обязательств.
Сюда заносятся все данные по суммам заказов, счетов, оплат и т. д.[19].
Очень важна периодическая сверка баланса с самим поставщиком, чтобы
избежать накопления долгов, неоплаченных счетов, не учтенных платежей и как
следствие взаимных претензий.
Каждый этап закупочного процесса - это возможность получения
большей прибыли для компании, и все инструменты, который менеджер по
закупу использует в своей работе, существуют именно для того чтобы помогать
ему принимать правильные решения и контролировать все процессы движения
товара.
Закупочная логистика – управление материальными потоками в процессе
обеспечения предприятия материальными ресурсами.
25
Но в данном контексте хотелось бы выделить само определение закупок
и закупочной деятельности.
Приведенное ниже определение рассматривает закупочную деятельность
с точки зрения ее целей, а именно, как «получение материалов требуемого
качества в требуемом количестве из требуемого источника, доставляемых в
требуемое место и по требуемой цене».
В более широком смысле закупочная деятельность – это процесс,
выполняемый организационной единицей, которая в качестве функций отвечает
за получение материалов требуемого качества в требуемом количестве в
требуемое время и по требуемой цене, и за управление поставщиками, тем самым
внося свой вклад в конкурентное преимущество предприятия и реализацию
корпоративной стратегии.
Закупки – это процесс получения необходимого по качеству и количеству
сырья в нужное время в нужном месте от надежного поставщика с хорошим
сервисом и по выгодной цене.
Хотелось бы отметить, что закупочная деятельность более широкое
понятие, чем закупки.
Любое предприятие, как производственное, так и торговое, имеет службу,
осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья,
полуфабрикатов и товаров народного потребления.
Процесс приобретения материальных ресурсов (товаров) в
государственном секторе и в производственной деятельности обычно называют
снабжением, в розничной торговле и складском хозяйстве - закупками. Часто
этот же процесс определяют как «логистика на входе» или «внутренняя
логистика».
В зарубежной логистической науке и практике также нет единого подхода
к терминологии исследуемой области. В частности, Д. Дж. Бауэрсокс и Д. Дж.
Клосс указывают: «Снабжение включает закупки и организацию внешних
поставок материалов, производственных компонентов и/или готовых продуктов
26
от поставщика на производственные или сборочные предприятия, склады
промышленных и торговых предприятий или в розничные магазины».
Стандартное определение общих целей функции закупок таково, что
предприятие должно получать необходимое по качеству и количеству сырье в
нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно
отвечающего по свои обязательствам, с хорошим сервисом и по выгодной цене.
В соответствии с этим можно выделить следующие функции закупок:
1. Необходимость обеспечения непрерывного потока сырья, поставок
комплектующих и предоставления услуг, необходимых для работы предприятия.
Дефицит сырья и комплектующих может привести к остановке производства и
соответственно к большим накладным расходам − росту эксплуатационных
затрат в связи с постоянными расходами и неспособностью удовлетворять
требования клиентов к срокам доставки продукции.
2. Сведение расходов, связанных с запасами, к минимуму. Одним из путей
обеспечения непрерывного потока материальных ресурсов и готовой продукции
является создание и хранение крупных запасов этих ресурсов и продукции.
Запасы предполагают использование капитала, который нельзя еще куда-либо
инвестировать. Ежегодно стоимость текущего запаса может составлять 20-50 %
общей стоимости активов.
3. Поддержание и повышение качества. Производство продукции или
предоставление услуг должно отвечать принятым требованиям, что ведет к росту
производственных расходов до значительного уровня.
4. Поиск компетентных и надежных поставщиков. Успех функции
закупок зависит от способности находить поставщиков и развивать отношения с
ними, анализировать их возможности, выбирать соответствующего поставщика,
а затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность.
5. Соблюдение принципа «цена-качество» в процессе закупки.
Деятельность по закупке предполагает использование большого объема
оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наименьшей общей
27
стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий
доставки и сервиса.
6. Повышение конкурентоспособности. Компания будет
конкурентоспособной, если сможет контролировать все расходы, связанные с
закупками, и временные параметры с тем, чтобы избежать неприбыльной
деятельности, либо деятельности, требующей дополнительного времени и т. д.
Для этого необходима оптимизация размеров затрат, изменения в программе
распределения, внедрение достижений технического прогресса и т. п.
7. Достижение гармоничных отношений, эффективного сотрудничества с
другими функциональными подразделениями компании. Закупочная
деятельность не может быть эффективной без сотрудничества с другими
отделами и сотрудниками компании: отделом технического контроля (ОТК),
производственным отделом, бухгалтерией, отделами маркетинга, дизайна,
инженерной разработки и т. д.
8. Снижение административных расходов. Если деятельность по
закупкам нерациональна, административные расходы отдела закупок будут
слишком высокими. Состав целей закупочной логистики зависит от
специализации компании (промышленная, торговая, сервисная), степени
развития и/или сложности производства, отрасли экономики, в которой
функционирует компания, конкурентоспособности.
Основные вопросы, на которые следует ответить в процессе обеспечения
предприятия предметами труда, традиционны и определяются логистикой
снабжения:
- что закупить;
- сколько закупить;
- у кого закупить;
- на каких условиях закупить.
Кроме того, необходимо выполнить работы:
· заключить договор;
· проконтролировать исполнение договора;
28
· организовать доставку;
· организовать складирование.
К традиционному перечню логистика добавляет свои вопросы:
· как системно увязать деятельность предприятия с поставщиками;
· как системно увязать закупки с производством и сбытом.
Обозначенный круг вопросов закупочной логистики определяет состав
решаемых в данной функциональной области задач и характер выполняемых
работ.
Можно рассмотреть задачи и работы, относящиеся к закупочной
логистике.
1. Определение потребности в материальных ресурсах. В процессе
определения потребности в материальных ресурсах необходимо
идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов.
Затем выполнять расчет потребности в материальных ресурсах. Далее
разрабатываются планы-графики и спецификации на каждую позицию
номенклатуры и/или номенклатурные группы.
2. Исследование рынка закупок. Исследование рынка закупок начинают с
анализа поведения рынка поставщиков. Далее следует предварительная оценка
всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ
рисков, связанных с выходом на конкретный рынок.
3. Выбор поставщиков. Включает поиск информации о поставщиках,
создание банка данных о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку
результатов работы с выбранными поставщиками.
4. Осуществление закупок. Реализация данной функции начинается с
проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением
договорных отношений, т. е. заключением контракта. Осуществление закупок
включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты,
а также организацию транспортировки материальных ресурсов. При этом
составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, возможно,
29
организуются таможенные процедуры. Завершаются закупки организацией
приемного контроля.
5. Контроль поставок. Одной из самых значимых задач контроля поставок
является контроль поставки, т.е. учет количества рекламаций и брака. Контроль
поставок включает в себя также отслеживание сроков поставки (количество
ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа,
сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных
ресурсов.
6. Подготовка бюджета закупок. Существенной частью закупочной
деятельности являются экономические расчеты, так как необходимо точно знать,
во что обходятся те или иные работы и решения. При этом определяют
следующие виды затрат:
· затраты на транспортировку, экспедирование и страхование;
· затраты на грузопереработку;
· затраты по контролю за соблюдением условий договора поставки;
· затраты на приемку и проверку материальных ресурсов;
· затраты на поиск информации о потенциальных поставщиках.
7. Координация и системная взаимосвязь закупок с производством,
сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Это
специфическая задача закупочной логистики, решаемая, как было отмечено
выше, посредством организации системной взаимосвязи закупок с
производством и сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области
планирования, экономики, техники и технологии.
Выявление задач, целей и функций закупочной деятельности позволяет
более точно и правильно организовать и спланировать снабжение на
предприятии.
Организация и планирование процесса снабжения. Определение метода
закупок
Организация процесса снабжения предусматривает:
- создание инфраструктуры процесса;
30
- создание организационной структуры управления снабжением.
Рассмотрим каждую из этих составляющих.
1. Инфраструктура снабжения включает подразделения складского,
транспортного, заготовительного хозяйств. На отдельных предприятиях могут
быть также подразделения по переработке отходов производства и тарного
хозяйства.
2. В основу определения организационной структуры управления
снабжением должны быть положены принципы, которые обеспечивают все
функции управления совокупностью подразделений. Это, прежде всего,
малозвенность в управлении, гибкость, эффективная система связи, принцип
единоначалия и четкое разграничение функций.
Существует 2 основных варианта организации снабжения,
принципиально отличающихся друг от друга возможностями реализации
системного подхода к управлению материальными потоками в процессе
обеспечения предприятия сырьем:
- централизованная;
- децентрализованная.
Как именно организовано снабжение, зависит от типа и размера
организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один
сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где
работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы,
складские работники и. В крупной организации снабжением могут заниматься
сотни людей, координирующих огромные закупки материалов.
Если организация подходит к процессу закупок с позиции
децентрализации, то служащие отделов будут самостоятельно осуществлять
закупки, каждый для своего отдела .
Преимущества такого подхода:
1. пользователь лучше знает потребность отдела, чем кто-либо другой;
2. возможность более быстрого удовлетворения потребности в
материальных ресурсах.
31
Недостатки децентрализованных закупок:
1. решая оперативные вопросы, служащие могут не заметить тенденции
изменений планирования организации в целом;
2. недостаточный профессионализм служащих и проблемы определения
возможностей снабжения;
3. ни одно подразделение не может быть достаточно большим для того,
чтобы проводить функциональный анализ в таких областях, как работа с
таможней, транспортные услуги, складирование, управление запасом, анализ
закупок и т.п.
Производственные запасы формируются в организациях-потребителях.
Товарные запасы находятся у организаций-изготовителей на складах готовой
продукции, а также в каналах сферы обращения. Запасы в каналах сферы
обращения разбиваются на запасы и пути и запасы на предприятиях торговли.
Запасы в пути (или транспортные запасы) находятся на момент учета в процессе
транспортировки от поставщиков к потребителям.
Каждая отдельная организация в логистической цепочке поставщиков и
потребителей является, с одной стороны, организацией-поставщиком, а с другой
— организацией-изготовителем. Следовательно, производственные и товарные
запасы всегда имеются на предприятии.
Классификация по исполняемой функции запасов позволяет расчленить
производственные и товарные запасы на несколько групп (см. рис. 1.1). В то же
время производственные и товарные запасы в целом имеют свои специфические
функции.
Производственные запасы предназначены для производственного
потребления. Они должны обеспечивать бесперебойность производственного
процесса. Производственные запасы учитываются в натуральных, условно-
натуральных и стоимостных измерителях. К ним относятся предметы труда,
поступившие к потребителю различного уровня, но еще не использованные и не
подвергнутые переработке.
32
Товарные запасы необходимы для бесперебойного обеспечения
потребителей материальными ресурсами.
Производственные и товарные запасы подразделяются на текущие,
подготовительные, страховые, сезонные и переходящие.
Текущие запасы обеспечивают непрерывность снабжения
производственного процесса между двумя поставками, а также организаций
торговли и потребителей. Текущие запасы составляют основную часть
производственных и товарных запасов. Их величина постоянно меняется.
Подготовительные запасы (или запасы буферные) выделяются из
производственных запасов при необходимости дополнительной их подготовки
перед использованием в производстве (сушка леса, например).
Подготовительные запасы товарных средств производства формируются в
случае необходимости подготовить материальные ресурсы к отпуску
потребителям.
Гарантийные запасы (или запасы страховые) предназначены для
непрерывного снабжения потребителя в случае непредвиденных обстоятельств:
отклонения в периодичности и в величине партий поставок от запланированных,
изменения интенсивности потребления, задержки поставок в пути. В отличие от
текущих запасов размер гарантийных запасов — величина постоянная. При
нормальных условиях работы эти запасы неприкосновенны.
Сезонные запасы образуются при сезонном характере производства
продуктов, их потребления или транспортировки. Сезонные запасы должны
обеспечить нормальную работу организации во время сезонного перерыва в
производстве, потреблении или в транспортировке продукции.
Переходящие запасы — это остатки материальных ресурсов на конец
отчетного периода. Они предназначаются для обеспечения непрерывности
производства и потребления в отчетном и следующем за отчетным периоде до
очередной поставки.
Классификация по времени позволяет выделить различные
количественные уровни запасов.
33
Максимальный желательный запас определяет уровень запаса,
экономически целесообразный в данной системе управления запасами. Этот
уровень может превышаться. В различных системах управления максимальный
желательный запас используется как ориентир при расчете объема заказа.
Пороговый уровень запаса используется для определения момента
времени выдачи очередного заказа.
Текущий запас соответствует уровню запаса в любой момент учета. Он
может совпасть с максимальным желательным уровнем, пороговым уровнем или
гарантийным запасом.
Гарантийный запас (или запас страховой) аналогичен гарантийному
запасу в классификации по исполняемой запасом функции и предназначен для
непрерывного снабжения потребителя в случае непредвиденных обстоятельств.
Можно также выделить неликвидные запасы — так называют длительно
неиспользуемые производственные и товарные запасы. Они образуются
вследствие ухудшения качества товаров во время хранения, а также морального
износа. Это единственный вид запаса, который не соответствует определенным
выше критериям.
Основные задачи анализа эффективности использования материальных
ресурсов [12].
Анализ использования материалов в производстве является важнейшим
направлением в логистической системе, так как в ходе данного анализа можно
определить количественное влияние различных факторов использования
материалов на изменение объема выпуска.
Анализируя влияние, оказываемое на выпуск продукции, прежде всего
необходимо выявить, какие виды материалов лимитируют выход данного вида
продукции, как выполнен план поступления этих ресурсов в отчетном периоде и
как соблюдались нормы их расхода на производство, имели ли место
сверхплановые отходы производства.
На изменение объема выпуска оказывают влияние факторы,
характеризующие использование материальных ресурсов в производстве: