Определяя систему оплаты труда на своём предприятии, руководитель
предприятия должен учитывать профиль своего предприятия (основной вид
деятельности), особенности данного вида деятельности, принятые на рынке
обычаи делового оборота в данном виде деятельности (на данном сегменте
рынка), территориальную принадлежность (расположение) предприятия
(например, это может влиять на условия труда, различные надбавки),
использовать какие-то свои разработки (ноу-хау).
Правильное формирование системы оплаты труда позволит повысить
эффективность работы предприятия, увеличит производительность
сотрудников, их заинтересованность в наилучшем выполнении работ,
активное участие в работе в интересах предприятия, увеличит прибыль.
Неправильное формирование системы оплаты труда понизит
эффективность работы, повлечёт сокращение штата, увольнение ценных
кадров, приток неквалифицированных кадров, ухудшение трудовой
дисциплины и в конечном итоге приведёт к убыткам и закрытию
предприятия.
1.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
РАСЧЕТОВ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА
Основным документом, заключаемым между работодателем и
работником, является трудовой договор. Трудовой договор заключается
только в письменной форме (устная форма не допускается) и содержит в
обязательном порядке ряд основных положений, регулирующих условия
труда сотрудника, описание выполняемых работ (трудовых обязанностей),
ответственность сторон и все возможные виды и формы оплаты труда, а
также иные положения. С точки зрения темы данной работы необходимо
отметить, что именно трудовой договор является основным документом, на
основании которого производятся расчеты по оплате труда между
работодателем и работником.
В течение расчетного периода (месяца) работодатель ведёт табель
учета рабочего времени, который содержит информацию о присутствии
работника на рабочем месте. В зависимости от размера предприятия, его
организационной и функциональной структуры, от используемых
технических средств, табель может вестись самым различным образом. Его
может вести секретарь организации, офис-менеджер, начальники отделов
(каждый по своему отделу), сам руководитель; его можно вести вручную, на
компьютере или с использованием специальной электронной системы учета,
принятой и внедренной на предприятии (при помощи электронных карт
доступа и установленных детекторов). Важно, чтобы этот порядок был
установлен, работники были с ним ознакомлены, и чтобы учет рабочего
времени вёлся объективно и достоверно. Во всех спорных случаях
работодатель и работник могут разрешить свой спор путем переговоров или
(при отсутствии взаимопонимания) в порядке, предусмотренном
законодательством.
На каждом предприятии должно быть штатное расписание, которое
устанавливает перечень должностей на предприятии и установленные
оклады, а также отображает информацию о фактически занятых должностях
и вакансиях. С технической стороны, обычно при ведении бухгалтерского
учета программа производит расчёт заработной платы за период на
основании штатного расписания и табеля учета рабочего времени.
На каждый год предприятие устанавливает график отпусков, который
составляется по согласованию работников и работодателя. При этом в
течение первого года после приёма на работу работник не может уйти в
отпуск ранее, чем через шесть месяцев после приёма на работу (только по
согласованию с работодателем), а на практике чаще всего первый отпуск
работодатель предоставляет только после 11 (одиннадцати) отработанных
месяцев. В последующих годах ежегодно работодатель обязан отправить
работника в оплачиваемый отпуск. Замена отпуска материальным
вознаграждением не допускается, иначе как в случае компенсации за
неиспользованный отпуск при увольнении.
Основным документом по расчету по оплате труда является расчетная
ведомость. Этот документ составляется в бухгалтерии предприятия в конце
каждого месяца и в нём производится итоговый расчет всех начислений и
удержаний по расчётам по оплате труда. Госкомстат РФ разрабатывает
примерные формы (образцы) бухгалтерских документов, в том числе
рекомендуемую форму расчетной ведомости по оплате труда. Однако в
соответствии с действующим законодательством предприятие вправе
разрабатывать свои собственные формы документов, и не обязано
использовать в точности формы, рекомендованные Госкомстатом РФ.
Необходимо только, чтобы все разработанные формы (в случае если
предприятие использует формы собственной разработки) соответствовали
требованиям, предъявляемым к первичным документам законом «О
бухгалтерском учете», а также в соответствующих случаях содержали
предписанные обязательные поля для этих случаев. Так, например, расчетная
ведомость по оплате труда должна содержать информацию по начислениям и
удержаниям по каждому сотруднику отдельно, и должна содержать
информацию по всем видам начислений и удержаний для каждого
сотрудника, а также итоговые значения начислений, удержаний и сумм к
выплате.
При этом каждая сумма в расчетной ведомости должна, вообще говоря,
подтверждаться отдельным расчетом, если таковой является необходимым
(фиксированную сумму оклада в случае отсутствия её изменения) можно
указывать без дополнительного расчёта, так как он в данном случае
отсутствует.
Например, для начисления отпускных должна быть составлена записка-
расчет, для начисления командировочных должен быть произведен расчет
бухгалтерии, который оформляется бухгалтерской справкой, для начисления
сверхурочных делается отдельный расчет, и так далее. Премия по итогам
расчетного периода (месяца) начисляется на основании письменного приказа
руководителя организации. Для начисления заработной платы отдельного
письменного приказа не требуется, считается, что это входит в обязанности
бухгалтера на основании действующего законодательства.
С точки зрения организации бухгалтерского учёта на предприятии,
каждое событие связано с оформлением двух документов – одного
организационно-распорядительного документа и одного первичного
документа. Организационно-распорядительный документ заставляет событие
произойти (заставляет участвующих лиц произвести данное событие), а
первичный бухгалтерский документ подтверждает факт совершения данного
события. В некоторых случаях, как сказано выше, отдельный
организационно-распорядительный документ не составляется, так как
считается, что им является действующее законодательство или должностная
инструкция бухгалтера, предписывающие бухгалтеру делать некоторые
постоянные (регулярные, регламентные) операции, как в случае
ежемесячного расчета по оплате труда. Однако в каждом случае
организационно-распорядительный документ, так или иначе, существует. В
других случаях документ составляется явно. Например, таким документом
применительно к составлению документов по расчетам по оплате труда
может быть резолюция «Одобряю, бухгалтерии произвести расчет» на
заявлении сотрудника на предоставление планового отпуска или приказ о
начислении ежемесячной премии.
Выплата заработной платы производится путём наличных или
безналичных расчетов.
В случае наличных расчётов бухгалтерия предприятия получает деньги
в кассу предприятия по банковскому чеку с расчетного счета организации.
При этом сначала бухгалтер заполняет банковский чек и корешок от чека, а
руководитель организации подписывает эти документы (в случае одной
банковской подписи у руководителя) или эти документы подписываются
руководителем и главным бухгалтером организации (в случае наличия двух
подписей в банковской карточке образцов подписей). После этого
банковский чек отрезается от корешка и сотрудник предприятия (обычно
бухгалтер, но это может быть любое уполномоченное чеком лицо)
направляется в банк для получения денег. Факт прихода денег в кассу
оформляется приходным кассовым ордером. Далее выплата заработной
платы производится путём выдачи денег из кассы по расходному кассовому
ордеру, к которому прилагается платежная ведомость, в которой
расписывается каждый сотрудник, получивший деньги.
В случае выплаты заработной платы путем безналичных расчетов
выплата производится следующим способом. Для каждого сотрудника, у
которого есть для выплат заработной платы своя личная электронная карта,
не включенная в зарплатный проект организации, выплата заработной платы
производится путём перечисления заработной платы отдельным платежным
поручением на эту банковскую карту (для каждого сотрудника). Для всех
сотрудников, чьи банковские карты выданы банком в рамках зарплатного
проекта организации, выплата заработной платы производится одним
платежным поручением на всех сотрудников, к которому прилагается (по
электронным каналам связи) реестр выплат, в котором указывается
информация о том, какая сумма полагается к зачислению на карту каждого
сотрудника. При этом сложение всех личных сумм к выплате должно давать
итоговую сумму по реестру, которая совпадает в свою очередь с суммой
платежного поручения.
Обычно зарплатный проект используют организации с численностью
персонала более 10-15 сотрудников. Однако способ расчета с каждым
сотрудником фиксируется в его трудовом договоре с предприятием
работодателя, и работник вправе потребовать, чтобы заработная плата
переводилась ему на отдельную личную карту, которая, может быть, у него
уже имеется в наличии, и предприятие не вправе настаивать, чтобы для
сотрудника была выпущена электронная карта в рамках зарплатного проекта.
Аналогичными документами производятся выплаты по различным
основаниям по расчётам по оплате труда – как по основному расчету
(окладу), так и по премиям, командировочным, отпускным и любым другим
выплатам.
Работодатель обязан производить выплаты по расчётам по оплате труда
не менее двух раз в месяц: выплата аванса (обычно в срок от 20 до 25 числа
текущего месяца) и окончательный расчет (обычно в срок от 5 от 10 числа
следующего месяца). При этом на момент ухода сотрудника в отпуск с ним
должен быть произведен полный расчет (по состоянию на текущий момент;
то же касается отпуска по беременности и родам). В случае направления
сотрудника в командировку расчет по командировочным должен быть
произведен не позднее, чем в последний день, предшествующий
командировке. В случае увольнения сотрудника выплата должна быть
произведена не позднее, чем в день увольнения. Выплаты, связанные с
социальным страхованием, производятся в сроки, установленные
законодательством для этих выплат.
В приведённой ниже таблице указаны основные виды расчётов по
оплате труда, а также организационно-распорядительные документы, им
соответствующие и первичные документы, подтверждающие такие расчёты.
Таблица 1
№
Вид расчетов по
оплате труда
Организационно-
распорядительный
документ
Первичный документ
1
Расчет по оплате
труда за месяц
(основной расчет)
Должностная
инструкция
бухгалтера
Расчетная ведомость
2
Расчет отпускных
Заявление о
предоставлении
отпуска, подписанное
руководителем
организации
Справка-расчет
3
Расчет премии
Приказ руководителя
Расчетная ведомость
4
Расчет по временной
нетрудоспособности
Должностная
инструкция
бухгалтера
Больничный лист
(расчетная часть),
бухгалтерская справка
5
Расчет сверхурочных
Должностная
инструкция
бухгалтера
Бухгалтерская справка
6
Расчет по работе в
выходные и
праздничные дни
Должностная
инструкция
бухгалтера
Бухгалтерская справка
7
Расчет при
увольнении
Приказ об увольнении
Бухгалтерская справка
8
Расчет отпуска по
Больничный лист,
Бухгалтерская справка
беременности и родам
заявление сотрудника,
подписанное
руководителем
организации
9
Единовременное
пособие по постановке
на учёт в ранние сроки
беременности
Должностная
инструкция
бухгалтера
Бухгалтерская справка
10
Единовременное
пособие по рождению
ребенка
Должностная
инструкция
бухгалтера
Бухгалтерская справка
11
Расчет ежемесячного
отпуска по уходу за
ребенком
Должностная
инструкция
бухгалтера
Бухгалтерская
справка, расчетная
ведомость
12
Расчет по договорам
гражданского-
правового характера
(договор подряда)
Договор гражданско-
правового характера
(подряда)
Акт об оказании
услуг, расчетная
ведомость
13
Расчет
командировочных
Приказ о направлении
сотрудника в
командировку
Бухгалтерская
справка-расчет
Источник : составлено автором по материалам компании «ЕРКЦ
ЩЕЛКОВО» .
Мы рассмотрели порядок документального оформления расчетов с
персоналом по оплате труда , который используется в практической
деятельности компании «ЕРКЦ ЩЕЛКОВО» .
1.3. СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ
С ПЕРСОНАЛОМ ПО ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ
Основными бухгалтерскими счетами, используемыми для
синтетического учета расчетов с персоналом по заработной плате являются
следующие счета плана счетов, утвержденного Минфином РФ:
Счет 70 (расчеты с персоналом по оплате труда)
Счет 68.01 (расчеты по налогу на доходы физических лиц)
Счет 69 (расчеты с внебюджетными фондами, по этому счету
открываются субсчета, обычно на практике применяются следующие
субсчета – 69.01 расчеты по средствам ФСС, 69.11 расчеты по
страховым взносам от несчастных случаев на производстве, 69.02
расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование, 69.03
расчеты по взносам на средства ФОМС)
Счет 26 (общехозяйственные расходы)
Счет 25 (общепроизводственные расходы)
Счет 44 (накладные расходы)
Счет 20 (затраты в незавершенном производстве)
При начислении заработной платы бухгалтер делает проводку из
кредита счета 70 в дебет одного из следующих счетов: 20, 25, 26, 44 в
зависимости от того, какая заработная плата начисляется, для каких
сотрудников, а также какой вид деятельности осуществляет организация.
Если организация ведёт оптовую или розничную торговлю, то в общем
случае начисление заработной платы производится в дебет 44 счета, то есть
делается проводка Дт44-Кт70. Однако организация может выбрать и иную
корреспонденцию счетов, принцип, которым при этом следует
руководствоваться, будет приведён ниже.
Если организация ведёт какую-либо производственную деятельность
(включая производство услуг), то для административного персонала
(офисные сотрудники) начисление заработной платы производится в дебет 26
счета, то есть делается проводка Дт26-Кт70.
В дебет 25 счета (проводкой Дт25-Кт70) при этом начисляется
заработная плата тех сотрудников, которые осуществляют так называемую
«общепроизводственную» деятельность, но при этом не являются
административным персоналом. Например, это может быть маркетинговый
отдел, который занимается продвижением продукции предприятия на рынке
или это может быть (для строительных организаций) заработная плата
прорабов или инженеров (ГИП), которые курируют несколько
производственных объектов, то есть их заработная плата не относится к
какому-либо конкретному объекту, но связана именно с производственной
деятельностью, а не с административной деятельностью.
В дебет 20 счета (проводкой Дт20-Кт70) начисляется заработная плата
тех сотрудников, которые заняты непосредственно в процессе производства
на объектах или участвуют как-либо иначе именно непосредственно в
производственном процессе конкретного характера. Например, если мы
говорим о строительной организации, то в дебет 20 счета начисляется
заработная плата рабочих на каждом конкретном объекте, который ведёт
организация. Если мы говорим о каком-то крупном производстве мебели, где
есть разные технологические направления, то на 20 счет начисляется
заработная плата работников на производстве (по каждому направлению), а
заработная плата директора по производству, инженера и других
аналогичных сотрудников может начисляться в дебет 25 счета