53
Бумажный документооборот приводит к возникновению путаницы с
инструкциями и распоряжениями, сотрудники недостаточно быстро обучаются
работе с обновлениями информационных систем, что приводит к простоям
производства, снижая общую эффективность управления изменениями.
Таким образом, проблемы применения ИТ АО «РТК» сосредоточены в
области сравнительно невысокого качества услуг Интернет и узкого
ассортимента услуг сотовой связи. Также действующая система управления
изменениями информационной системой организации обеспечивает неполноту
учета информации при принятии управленческих решений за счет ее потерь по
причине бумажного документооборота. Проблема управления изменениями
информационной системой организации состоит в его неавтоматизированности,
что порождает большие трудозатраты на работу с документами, стандартами,
инструкциями, в результате чего они оказываются перегружены и не успевают
выполнять другие обязанности в полном объеме.
Решение выделенных проблем требует внедрения корпоративной
автоматизированной системы документооборота и коммуникаций.
2.3. Предложения по повышению эффективности деятельности компании
на основе внедрения современных информационных технологий в АО
«Русская Телефонная Компания»
Решение выделенных проблем управления изменениями информационной
системой организации требует реализации ряда целей во внутренней и внешней
системах коммуникаций и документооборота предприятия, которые отражены
на рис. 16.
Реализация данных целей требует планирования работ по срокам и
последовательности выполнения. На представленной диаграмме можно
выделить процессы действующей системы управления и коммуникаций в АО
«РТК»:
54
1) назначение даты и времени собраний менеджеров с сотрудниками
дивизионов для решения насущных вопросов повестки дня по освоению и
применению нововведений в информационной системе организации;
2) автоматическая рассылка оповещений и напоминаний сотрудникам
и менеджерам о предстоящем собрании;
3) определение кворума и создание протокола заседания;
4) документарное оформление решений руководства в виде приказов,
распоряжений, информационных писем, рекомендации и проч.;
5) рассылка документов исполнителям и уведомление о решении
руководства иных заинтересованных сторон.
Рис. 16. Дерево целей нововведений [2, c. 279]
Следовательно, внедрение автоматизированной системы управления и
коммуникаций в АО «РТК» значительно снизит рабочую нагрузку на секретарей
и инженеров по качеству, а также повысит эффективность организации работы
менеджеров и исполнения их решений за счет обеспечения сплошного характера
информирования всех участников системы управления изменениями
информационной системой организации.
Гармонизация внутриорганизационной системы коммуникаций и
документооборота для повышения эффективности управления
изменениями информационной системой организации
Оптимизация
внутренних
управленческих
коммуникаций
Формализация
документооборота
за счет его
цифровизации
Устранение потерь
информации
Оптимизация
внешних
коммуникаций
Повешение
скорости доставки
информации
Повышение уровня
информированности
контрагентов при
принятии решений
55
При проектировании мероприятий сначала необходимо определить
варианты решения проблем (таблица 12).
Таблица 12
Варианты решения проблем АО «РТК»
Проблема
Пути решения
Документы об изменениях в
информационной системе
преимущественно на бумажных
носителях
Внедрение системы электронного
документооборота в управление
Необходимость приема и сортировки
документов об изменениях в
информационной системе
Разработка инструкций по организации приема
и сортировки документов об изменениях в
информационной системе
Перегруженность административного
персонала предприятия
Внедрение нормативов по работе с документами
компании
Отсутствие унифицированных форм и
шаблонов для документов
Создание унифицированных форм и шаблонов,
внедрение системы электронного
документооборота
Из таблицы 12 следует, что наиболее рациональным решением
существующих проблем управления изменениями информационной системой
организации будет комплекс нововведений по:
внедрению корпоративной почты;
разработке инструкций по организации приема и сортировки
документов;
порядку работы с документами персонала предприятия;
созданию унифицированных форм и шаблонов;
внедрение системы электронного документооборота.
Проект планируется нами реализовать в конце 2023 года.
Данные нововведения позволят предприятию перестроить всю систему
организации принятия управленческих решений ориентацией на достижение
заданных целевых показателей деятельности АО «РТК».
Подобные экономические эффекты достигаются за счет следующих
факторов:
снижение стоимости документооборота в связи с управлением
изменениями информационной системой организации;
56
сокращение затрат, связанных с простоями производства при
нововведениях;
сокращение сроков исполнения решений и инструкций менеджеров.
Со стороны исполнителей услуг экономические эффекты от оптимизации
системы управления изменениями информационной системой организации
обусловлены следующими ее свойствами:
повышение уровня загрузки специалистов;
снижение количества простоев производств;
равномерное распределение нагрузки управления изменениями
информационной системой организации среди менеджеров и специалистов.
Исполнители в системе оптимизированной системы управления получают
возможность осуществлять более точное и долгосрочное планирование своей
работы благодаря прогнозируемости количества и состава работ, подлежащих
Исполнению.
Выявленные особенности организации и проведения работы управления
изменениями информационной системой организации порождаются большими
затратами времени на осуществление процессов информационного обмена и
документирования:
1) сложность отслеживания исполнения поручений менеджеров, что
негативно влияет на практическое воплощение изменений в информационной
системе;
2) длительность процессов управления информационным обменам по
обработке изменений в информационной системе;
3) несистематичность планирования собраний и планерок по вопросам
нововведений в информационной системе предприятия и обучения ее
использованию.
Решение выявленных проблем направлений возможно за счет внедрения
технологии Битрикс24, которая повысит эффективность управления
изменениями информационной системой организации за счет:
1) возможности контроля за Исполнением задач в режиме реального
57
времени – для менеджеров и секретарей;
2) единого информационного пространства – для всех сотрудников;
3) наличия мгновенного цифрового документооборота, в т.ч.
документов об изменения в информационной системе предприятия.
Функционал системы Битрикс24 включает:
1) базовую компоненту облачной системы Битрикс24, в которую
входят следующие чат-боты:
− задачи и проекты;
− календарь;
− чат и звонки;
− единая область хранения документов.
2) дополнительный модуль – «Собрание», включающий возможности
проведения:
− голосования относительно даты предстоящего собрания;
− сбор проектов вопросов с резолюцией;
− автоматическая генерация протоколов и приказов.
Преимущества данного функционала системы Битрикс24 для системы
управления изменениями информационной системой организации
многочисленны:
богатый базовый функционал, включающий возможности перевода
всех процессов информационного обмена – от сообщений до хранилища;
расширение функционала за счет подключаемых приложений и
модулей;
высокая степень защищенности данных – 256-Bit SSL шифрование
на серверах и каналах связи;
гарантия качества за счет российского происхождения продукта –
сервера и служба поддержки находятся в РФ.
Внедрение данной системы не требует больших ресурсов. Основные этапы
проекта включают:
предпроектные исследования (анализ возможностей установки
58
системы на имеющихся мощностях предприятия);
анализ и подготовка – определение основных пользователей
системы;
внедрение решения – установка программного обеспечения;
поддержка системы – гарантийная наладка и обновления службой
поддержки при использовании системы в рабочем режиме.
Ожидаемые результаты от внедрения системы Битрикс24, согласно
результатам проведенных исследований, включают:
сокращение времени на подготовку документов об изменениях в
информационной системе предприятия, прозрачный контроль Исполнения
поставленных задач, коммуникация сотрудников в единой системе;
отслеживание процесса работы над задачами менеджерами и
секретарями;
мгновенное доведение полного объема информации для всех
сотрудников позволит инструктировать их о порядке работы в обновленной
информационной системе быстрее и избегать простоев.
Структура работ проекта оптимизации управления изменениями
информационной системой организации, определенная сообразно дереву целей
и их продолжительность отражены в табл. 13.
Таблица 13
Структура работ проекта АО «РТК»
№
Работа
Продолжительность, дн.
1
Составление и издание приказа директора предприятия
5
2
Подготовка документов на приобретение системы
электронный коммуникаций
3
3
Приобретение Битрикс24
30
4
Установка Битрикс24
1
5
Заказ нового электронного оборудования
15
6
Поиск оператора системы электронных коммуникаций
30
7
Найм оператора системы электронных коммуникаций
20
8
Разработка методических материалов
30
9
Распространение методических материалов
7
10
Инструктаж сотрудников
5
11
Эксплуатация системы в рабочем режиме
бессрочно
59
Таким образом, в данной таблице работы по проекту нововведений в сфере
ИТ спроектированы сообразно последовательности их выполнения.
Диаграмма Гантта отражена в табл. 14.
Таблица 14
Диаграмма Гантта проекта АО «РТК» нововведений в сфере ИТ
№
Работа
Неделя
1
2
3
4
5
6
7
8
1
Составление и издание приказа директора предприятия
2
Подготовка документов на приобретение системы
электронный коммуникаций
3
Приобретение и установка Битрикс24
4
Заказ нового электронного оборудования
5
Поиск оператора системы электронных коммуникаций
6
Найм оператора системы электронных коммуникаций
7
Разработка методических материалов
8
Распространение методических материалов
9
Инструктаж сотрудников
10
Эксплуатация системы в рабочем режиме
Таким образом, срок реализации проекта составит 8 недель.
Параллельное выполнение большинства работ позволит минимизировать
общую продолжительности их осуществления.
Сетевой график работ проекта составлен на основе таблицы (рис. 17).
Рис. 17. Структура управления проектом АО «РТК» нововведений
Матрица ответственности отражена в табл. 15.
Распределение зон ответственности между участниками:
Генеральный директор: инициация и контроль реализации проекта.
Технический директор: установка и контроль работы системы.
Коммерческий директор: подбор компьютеров.
Генеральный директор
Технический
директор
Финансовый
директор
Начальник
сервисного
управления
Коммерческий
директор
60
Финансовый директор: расчет и взимание оплаты, ведение бухгалтерского
учета, составление налоговой отчетности.
Начальник сервисного управления: работа в системе.
Таблица 15
Матрица ответственности по проекту АО «РТК» нововведений в сфере ИТ
Генеральный
директор
Технический
директор
Коммерческий
директор
Финансовый
директор
Начальник
сервисного
управления
Инициация и контроль реализации проекта
+
Установка и контроль работы системы
+
Подбор компьютеров
+
Расчет и взимание оплаты, ведение бухгалтерского
учета, составление налоговой отчетности
+
Работа в системе
+
Капитальные затраты по проекту отражены в табл. 16.
Таблица 16
Капитальные затраты по проекту АО «РТК» нововведений в сфере ИТ, тыс.
руб.
Статья затрат
Цена, руб.
Количество
Стоимость, руб.
Битрикс24
250000
1
250000
Стол письменный
3750
4
15000
Стул офисный
2500
12
30000
Лэп-топ
29990
4
119960
Манипулятор мышь
320
4
1280
Сетевые фильтры
600
2
1200
Всего
417440
Величина капитальных затрат составляет 417 440 руб.
Все приобретаемое имущество сразу списывается на себестоимость услуг
и не подлежит амортизации, т.к. его цена не превышает 40 тыс. руб. за шт.
Назначение трудовых и материальных ресурсов работам проекта отражено
в табл. 17. Совокупная величина затрат по всем работам проекта составит, таким
образом, по всем статьям расходов 1339718 руб. за первый год или
61
100%*1339718 / 164293000 = 0,82 % от чистой прибыли.
Таблица 17
Организационные затраты по работам проекта АО «РТК» нововведений в сфере
ИТ за первый год
№
Название работы
Трудовые
ресурсы
Материальные
ресурсы, руб.
Постоянные
1
Найм оператора системы электронных
коммуникаций (оплата труда в год со всеми
отчислениями)
Начальник
сервисного
управления
812448
2
Распространение методических материалов
(разово) среди пользователей системы (сотрудники
компании)
Специалист
по кадрам
0
3
Эксплуатация системы в рабочем режиме (за год)
на основе бесплатных обновлений
Начальник
сервисного
управления
0
Переменные
4
Составление и издание приказа директора
предприятия (разово)
Генеральный
директор
60
5
Подготовка документов на приобретение системы
электронный коммуникаций (разово)
Технический
директор
500
6
Установка Битрикс24 (разово)
Технический
директор
285000
7
Заказ нового электронного оборудования (разово)
Технический
директор
127000
8
Разработка методических материалов (разово)
Специалист
по кадрам
20000
Всего
1245008
В процентном отношении от прибыли компании по отношению к
анализируемому периоду эти затраты будут составлять: 100%*1339718 /
179512300 = 0,75 %. В настоящее время, в 2023 году, рост услуг компании вырос
на 5,3%. За счет присоединенных территорий увеличился рост абонентов
компании на 4,1%.
С учетом капитальных затрат, общая сумма затрат по проекту за год
составит:
Общая сумма затрат по проекту = капитальные + организационные =
417440 + 1245008 = 2490016 руб.
Для определения эффективности нововведений в процессе управления
изменениями информационной системой организации рассчитаем ожидаемый
62
экономический эффект от их внедрения:
1) прирост продаж на 3,5% = 86508338 * 3,5% = 3027792 руб. за год;
2) сокращение трат на транспорт при переездах между зданиями и
использовании рабочего времени – 42500 руб. в мес. = 510000 руб. за год;
3) экономия на услугах курьера – 7800 руб. в мес. = 93600 руб. за год;
4) экономия на оплате проезда сотрудникам – 12400 руб. в мес. =
148800 руб. за год;
5) экономия на выплате неустоек и штрафов за нарушение условий
договоров при утрате информации по ним – 1560 руб. в мес. = 18720 руб. за год;
Совокупный экономический эффект за год составит:
3027792 + 510000 + 93600 + 148800 + 18720 = 3798912 руб.
Рассчитаем экономическую эффективность проекта за год, при его
реализации в конце 2023 года:
Эффективность = экономический эффект / прирост затрат 3798912 / 2490016 =
1,53 раза
Точка безубыточности = экономический эффект / экономический эффект –
постоянные затраты) = (3798912 / (3798912 – 812448) = 45,94%
Запас финансовой прочности = 100% - 45,94% = 54,06%
Помимо прямой экономической эффективности, проект принесет и
социальную эффективность – возможность осуществления дистанционного
управления изменениями информационной системой организации в условиях
самоизоляции и пандемии – проведение собраний сотрудников, самоуправления,
вынесение и эффективная реализация управленческих решений.
Таким образом, АО «РТК» – дочерняя компания МТС, которая управляет
монобрендовой розничной сетью МТС. Миссией АО «Русская Телефонная
Компания» является удовлетворение потребностей населения в качественном
обслуживании со стороны фирмы. Финансовое положение компании за
последние годы ухудшилось вследствие снижения деловой активности. Падение
спроса на услуги на российском рынке обусловлено пандемией коронавируса,
общим снижением уровня доходов в стране и напряженной внешнеполитической