Абдижалиев Валихан Телман Угли
Тема: Внедрение информационных технологий в управление докумен-
тооборотом организации
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .......................................................................................................... 2
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ............................ 5
ВНЕДРЕНИЕМ И РАЗВИТИЕМ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
ДОКУМЕНТООБОРОТА ................................................................................... 5
1.1. Основные понятия информационных технологий и ............................ 5
информационных систем ................................................................................ 5
1.2. Виды информационных технологий ..................................................... 17
1.3 Рассмотрение теории и практики внедрения систем электронного
документооборота в деятельности коммерческих организаций ............... 30
ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ
СИСТЕМ И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА .......................... 40
2.1 Сущность, задачи и структура информационных систем .................. 40
2.2 Разновидность автоматизированных систем и обработки документов
.......................................................................................................................... 47
2.3 Соотношение информационных технологий и информационных
систем .............................................................................................................. 53
ГЛАВА 3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ПРИМЕНЕНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ ......... 57
3.1 Применение системы автоматизации делопроизводства и
электронного документооборота «Дело» .................................................... 58
3.2 Применения приложения «Административное делопроизводство»
Docsvision ........................................................................................................ 64
3.3 Автоматизация делопроизводства и внедрении СЭД в
государственных учреждениях ..................................................................... 67
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ................................................................................................. 76
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ....................................... 79
2
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность работы заключается в том, что Информационные си-
стемы и технологии стремительно проникают в современную реальность и
во многом предопределяют пути ее трансформации.
Сегодня электронный документооборот совершил качественный ска-
чок в своем развитии и имеет максимальный приоритет. Это электронные
услуги, электронные государственные и коммерческие торги, аукционы,
электронная отчетность, электронное взаимодействие между компаниями
и сотрудниками внутри компаний и т.д.
Поскольку заниматься электронными документами стало уже насто-
ятельной необходимостью для подавляющего большинства компаний, мы
расскажем кадровикам об электронном документообороте и тех его осо-
бенностях, которые им нужно знать и учесть в своей работе, а также о воз-
можностях оформления кадровых документов в электронном виде и уже
существующей практике внедрения электронного документооборота при
оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками.
Данная тема является дискуссионной, что характерно дискуссии воз-
никают у представителей совершенно разных научных направлений: ин-
форматики, информационного права, документоведения, архивоведения,
лингвистов [21]. Такие дискуссии позволяют вырабатывать основные об-
щие подходы, которые будут унифицированы, то есть появляются общие
термины информационной системы, также это приводит к совершенство-
ванию организационно-правовой базы, по применению информационных
технологий в сфере документационного обеспечения управления. При
этом необходимо признать, с учетом использования технологий, организа-
ция работы в сфере документационного обеспечения управления должна
формироваться с приоритетностью внимания к управленческим процессам,
3
а не с учетом традиционной парадигмы делопроизводства, к которой отно-
ситься учет документов их регистрация и контроль за сроками исполнения
документов.
В данном аспекте необходимо разработать и реализовать единую по-
литику и стандарты по отношению к документальному обороту организа-
ции, что позволит целенаправленно обеспечивать выполнение функции
управления документами на всех стадиях их «жизненного цикла» - от ста-
дии создания до хранения [22]. Это означает, что в современных условиях
в управление документами вовлечены многие сотрудники управленческого
аппарата, которые должны владеть соответствующими компетенциями
[23].
Анализ практического опыта свидетельствует о том, что адекватному
использованию информационных технологий в организациях препятствует
не только несовершенство нормативно-правовой базы федерального и ло-
кального уровней [24] или отсутствие необходимых финансовых средств
для приобретения программных продуктов. Немаловажную роль играет и
психологический фактор.
Объект - информационные технологии.
Предмет - управление документооборотом организации.
Цель работы рекомендации по практическому применению систем
электронного документооборота в коммерческих организациях.
Поставленные задачи, которые необходимо решить для достижения
поставленной цели:
1. Рассмотреть основные понятия информационных технологий
и
2. информационных систем.
3. Обобщить виды информационных технологий .
4
4. Рассмотрение теории и практики внедрения систем электрон-
ного документооборота в деятельности коммерческих органи-
заций.
5. Изучить сущность, задачи основные понятие и структуры
информационных систем.
6. Выявить разновидность автоматизированных систем и обра-
ботки документов.
7. Описать соотношение информационных технологий и ин-
формационных систем.
8. Применение системы автоматизации делопроизводства и
электронного документооборота «Дело»
9. Применения приложения «Административное делопроизвод-
ство» на базе Docsvisio
10. Рассмотреть автоматизацию делопроизводства и внедрении
СЭД в государственных учреждениях
Практическая значимость работы заключается в том, что исследова-
ние поможет экономическим субъектам разных форм собственности вы-
брать для себя подходящую программу по документообороту. Также в ра-
боте есть доказательная база об эффективности применения электронного
документооборота даже в небольших компаниях, и целесообразность при-
менения в государственных учреждениях.
Теоретическая значимость работы заключается в сравнении двух си-
стем автоматизации делопроизводства описание их основных характери-
стик.
Информационная база работы –инструкции по внедрению электрон-
ного документооборота, работа в системах «ДЕЛА» и «Административное
делопроизводство» на базе Docsvisio.
5
Теоретической базой работы послужили труды ученых М.Н. Мар-
ченко, А.И. Уемов, Ю.В. Гаврилин, М.А. Ефремова, М.М. Геращенко,
М.Р. Когаловский и др.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ
ВНЕДРЕНИЕМ И РАЗВИТИЕМ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Основные понятия информационных технологий и
информационных систем
Современный мир – это мир технологий и информации. Регулирова-
ние развития информационных технологий в стране регулируются госу-
дарством - приоритетом государственной программы Российской Федера-
ции «Информационное общество (2011 - 2020 годы)», Концепцией регио-
нальной информатизации (утв. распоряжением Правительства РФ от 29
декабря 2014 г. № 2769-р), Стратегией развития информационного обще-
ства в Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской
Федерации 7 февраля 2008 г. № Пр-212[5].
Информационные технологии кардинальным образом меняют повсе-
дневную жизнь миллионов людей. Информационная технология - это
процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки
и передачи данных для получения информации нового качества о состоя-
нии объекта, процесса или явления.
Цель информационной технологии - производство информации для
ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению
какого-либо действия.
Правовой платформой, определяющей общие подходы к определе-
нию и функционированию информационных систем и технологий, являет-
6
ся Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, ин-
формационных технологиях и о защите информации» [2].
Именно данный Закон легализовал ключевые понятия в сфере ин-
формации (информация, информационные технологии, информационная
система, предоставление информации, конфиденциальность информации и
др.), основные принципы, нормативно-правового регулирования отноше-
ний возникающих в сфере информации, а также отношений имеющих ме-
сто в информационных технологиях и защите информации.
В настоящее время защита информации это:
1. Свободный поиск любой информации, право выбора на тот или
иной поиск.
2. Свободное получение и передача информации, а так же со-
здание и распространение информации, но только законным спосо-
бом.
3. Ограничение доступа к информации может быть прописано
только в федеральных законах.
4. Свободная и открытая информационная деятельность государ-
ственных учреждений и органов местного самоуправления. Необ-
ходимо организовать свободный и понятный доступ широким сло-
ям населения к информации касающейся деятельности государ-
ственных и муниципальных служащих. Отметим, что есть случаи, о
закрытой информации, но такие случаи установлены федеральны-
ми законами.
5. Информационная безопасность России и создание информаци-
онных систем. Эксплуатация и защита информационных систем и
содержащейся в них информации.
6. Достоверность информации предоставляемой (размещенной)
на сайтах учреждениях и в других системах, а также актуальность
и своевременность предоставления и размещения этой информации.
7
Закон обозначил структуру информационных систем, государ-
ственные информационные системы, которые подразделяться по уровням
власти. Федеральные информационные системы, далее региональные ин-
формационные системы, муниципальные информационные системы, иные
информационные системы, но при этом данные системы равнозначны
между собой [1].
Закон является основным правовым регулятором для успешного со-
здания информационных систем и их функционирования в сфере публич-
ных финансов, в настоящее время на сайте министерства финансов откры-
тые данные по бюджетам регионов, в целом по России.
Внедрение автоматизации и применения компьютеров в информа-
ционной сфере, применение телекоммуникационных средств связи стали
началом нового этапа в развитии информационных технологий.
В качестве инструментария информационной технологии исполь-
зуются распространенные виды программных продуктов рисунок 1.
Рисунок 1 – Виды программных продуктов
Система (от греческого слова systema, означающего в переводе «це-
лое, составленное из частей, соединение») - сложное многоаспектное поня-
тие, уходящее корнями в философские учения древних греков (Гераклит,
Текстовые процессоры.
Издательские системы.
Электронные таблицы.
Системы управления базами данных.
Электронные календари.
Информационные системы функционального назначения.
8
Демокрит, Аристотель), получившее распространение в XX веке благодаря
успехам кибернетики и других наук о системах и широко используемое в
теоретическом и методологическом арсенале большинства современных
наук, включая компьютерные науки, науки об управлении, юридические
науки.
М.Н. Марченко отмечает, что в общетеоретическом и философском
плане «система» понимается не однозначно: как упорядоченное, организо-
ванное множество элементов, образующих целостность, свойства которой
не сводятся к свойствам составляющих его элементов; как совокупность
элементов (вещей, свойств, признаков, понятий, словом, любых дискрет-
ных образований материального и духовного характера), находящихся в
определенной взаимосвязи, придающей этой совокупности целостный ха-
рактер и др. [25 ] А.И. Уемов приводит 34 различных подхода к определе-
нию понятия системы[28]. Ядром этих подходов является представление о
системе как о совокупности элементов, объединенных в единое целое.
Понятие информационной системы (ИС) пришло из компьютерных
наук, где, при наличии единого представления о его содержании, наблюда-
ется значительное разнообразие в определении. Это разнообразие отраже-
но и в определениях информационных систем, используемых в других
науках, в том числе науках об управлении, правовых науках. Анализ опре-
делений позволяет констатировать наличие двух подходов.
Подход «от общего к частному» заключается в определении ин-
формационной системы исходя из ее целевого назначения, которое авторы
рассматривают как основную комплексную характеристику, специфици-
рующую информационные системы во множестве систем. На основе этой
характеристики анализируется затем структура информационной системы,
ее элементы, при этом под элементами некоторые авторы понимают, ско-
рее, различные грани информационной системы: информационное обеспе-
9
чение, техническое обеспечение, лингвистическое обеспечение и т.д. При-
ведем примеры.
Информационная система - это система, реализующая информаци-
онную модель предметной области, чаще всего - какой-либо области чело-
веческой деятельности. ИС должна обеспечивать: получение (ввод или
сбор), хранение, поиск, передачу и обработку (преобразование) информа-
ции[15].
Информационная система - система обработки информации, рабо-
тающая совместно с организационными ресурсами, такими как люди, тех-
нические средства и финансовые ресурсы, которые обеспечивают и рас-
пределяют информацию.
Информационная система - это автоматизированная система, ре-
зультатом функционирования которой является представление выходной
информации для последующего использования».
Преобладает в литературе другой подход, «от частного к общему»,
при котором авторы определений информационной системы уделяют ос-
новное внимание идентификации ее элементов, а затем рассматривают ин-
тегративные характеристики. При этом подходы к определению элементов,
организующих информационную систему, могут значительно различаться:
Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств,
методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи
информации в интересах достижения поставленной цели[18].
Автоматизированная информационная система (АИС) представляет
собой совокупность информации, экономико-математических методов и
моделей, технических, программных, технологических средств и специа-
листов, предназначенную для обработки информации и принятия управ-
ленческих решений[19].
Информационная система - это совокупность организационных,
технических, программных и информационных средств, объединенных в
10
единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи информа-
ции[20].
Информационная система - технологическая система, представля-
ющая совокупность технических, программных и иных средств, объеди-
ненных структурно и функционально для обеспечения одного или не-
скольких видов информационных процессов и предоставления информа-
ционных услуг[21].
В современном российском информационном законодательстве под
информационной системой понимается совокупность содержащейся в ба-
зах данных информации, обеспечивающих её обработку информационных
технологий и технических средств (п. 3 ст. 2 Федерального закона от
27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации»[1]; далее - Закон об информации).
Второй подход к конструированию определения информационные
системы представляется предпочтительным. При этом из всего множества
элементов, включаемых различными авторами в рассматриваемое понятие,
можно выделить обязательные элементы, формирующие целостную сущ-
ность любой информационной системы, и факультативные элементы, ко-
торые входят в состав элементного ядра некоторых (но не всех) информа-
ционных систем. Вспомогательные элементы информационной системы
важны для ее организации и функционирования, могут быть структурно
связаны с иными элементами, но их исключение из элементного состава не
нарушает целостность и идентичность системы.
В информационной системе может храниться и обрабатываться не
любая информация, а объективизированная в определенной форме (текст,
изображение, код и др.), зафиксированная на материальном носителе в ви-
де, пригодном для обработки с помощью программных средств, т.е. ком-
пьютерная (электронная) информация.