21
цы. Для того чтобы можно было хранить данные разработали базы данных
и системы управления базами данных (СУБД). Так как происходило по-
стоянное увеличение объемов данных, которые необходимо хранить, нача-
ли использовать разные устройства для хранения. В итоге увеличение
объемов данных привело к усложнению методов управления данными. И
появлению распределенной обработки данных, информационных храни-
лищ.
Документооборот означает, что на персональном компьютере ре-
шаются задачи по систематизации, архивации, хранению, поиску и кон-
тролю исполнения документов. Обработка нужна всем типам документов,
которые обращаются в сфере деятельности информационных работников.
Автоматизация обработки документов начиналась с использования тексто-
вых, электронных, графических редакторов, гипертекстовой и мультиме-
дийной технологий, системы управления базами данных. Позднее появи-
лись системы электронного документооборота͵ реализующие все перечис-
ленные функции.
В настоящее время для того что бы автоматизировать функции
коммуникации разработаны сетевые технологии, которые обеспечиваются
сетевой операционной системой. Обмен данных между удаленными поль-
зователями происходит благодаря электронной почте, или специальным
приложениям. Для того что бы организовать коллективную работу от-
дельных групп специалистов и всего экономического субъекта разработа-
ны технологии автоматизации деловых процессов и технологии организа-
ции групповой работы.
По типу обрабатываемых данных различают текстовые, табличные,
графические данные, мультимедийные, геоинформационные, управленче-
ские технологии рисунок 2.
22
Рисунок 2 – Данные по типу обрабатываемых данных
Распределенные информационные технологии. Информационные
технологии напрямую зависят от способа передачи данных, поэтому выде-
ляют сетевые и несетевые информационные технологии. Сетевые инфор-
мационные технологии базируются на сетевой операционной системе. К
сетевым информационным технологиям относят электронную почту, рас-
пределенная обработка данных на одном предприятии между пользовате-
лями, электронные хранилища информации, электронный документообо-
рот, технологии Intranet, Intranet/Internet, видеосовещания, видеоконферен-
ции, и другие поддержки по принятию решений.
Информационные технологии, которые работают по локальной
операционной системе, называются несетевыми. К таким информацион-
ным технологиям относят технологии электронного рабочего стола и в це-
лом на предприятии, например бухгалтерии, при этом электронная почта,
электронные таблицы и графические процессоры в эту группу не входят.
По способу объединения можно выделить интегрированные ин-
формационные технологии и интегрированные информационные системы
рисунок 3.
Текстовые данные
обрабатываются текстовыми
процессорами и
гипертекстовой технологией
Числовые данные –
электронными таблицами,
СУБД.
Графические данные – двух- и
трехмерными графическими
процессорами.
Мультимедийные технологии
и видеоконференция
обрабатывают все типы
данных, включая объекты
реального времени: звук и
видео.
Геоинформационные
технологии – все типы данных,
включая географические и
пространственные данные.
Управленческие технологии -
знания используются в
экспертных системах,
системах поддержки принятия
решений, аналитических
системах, относящихся к
управленческим технологиям
23
Рисунок 3- Характеристика информационных технологий
по способу объединения
Существует еще один вид информационных технологий это объ-
ектно-ориентированные информационные технологии. Объектно-
ориентированный метод информационных технологий в настоящее время
является основным в развитии информатики и самым перспективным при
построении системы информационных технологий в программировании.
Выделяют четыре этапа по созданию объектно-ориентированного про-
граммного продукта: анализ, проектирование, эволюция, модификация.
Итерационный характер объектно-ориентированного программного
продукта дает возможность легко изменять отлаженную и работающую
программу. Область объектно-ориентированного анализа и проектирова-
ния информационных технологий включает в себя достаточно много по-
нятий рисунок 3.
По способу объединения
Интегрированная информационная
технология представляет собой
совокупность отдельных технологий с
развитым информационным
взаимодействием между ними. Обычно
отдельные технологии реализуются
одним приложением, к примеру
электронный офис.
Интегрированная информационная
система представляет собой слияние
(конвергенцию, объединение)
интегрированных технологий с
развитым информационным
взаимодействием между ними в единую
систему. При этом происходит
усложнение и интеграция выполняемых
функций, трудно вычленить
первоначальные технологии. Примером
интегрированной информационной
системы является информационное
хранилище.
24
Рисунок 3 - Понятия входящие в область объектно-
ориентированного программного продукта
При этом отметим, что классификация информационных техноло-
гий зависит от выбранных критериев. То есть классификаций очень много,
но с учетом того, что существует прямая зависимость классификации от
выбранных критериев, то одна и та же информационная технология может
быть отнесена к разным видам и совершенно разные группировки.
В основном сейчас классификация информационных технологий,
группируется по следующим признакам:
1. По способу реализации в автоматизированных информацион-
ных системах (АИС), это традиционные и современные ин-
формационные технологии.
2. По степени охвата задач управления электронную обработку
информации, автоматизированные функции управления, под-
держку по принятию эффективного решений, электронный
рабочий стол (офис), экспертную поддержку специалистов.
3. По классу реализуемых технологических операций.
4. По типу пользовательского интерфейса.
5. По вариантам использования сети.
6. По обслуживаемой предметной области и др.
Понятия входящие в область объектно-ориентированного
программного продукта
Программирование,
программное обеспечение,
модель, модификация, объект,
событие, состояние,
поведение, индивидуальность,
связь, информационная
модель, модель состояний,
таблица переходов в
состояния, модель процессов,
модель взаимодействия
объектов, диаграмма объекта.
Объектно-ориентированное
программирование, объектно-
ориентированный анализ,
объектно-ориентированная
декомпозиция, объектно-
ориентированное
проектирование, эволюция
объектно-ориентированного
продукта.
Язык программирования,
семантика языка
программирования, синтаксис
языка программирования,
операторы языка
программирования, структуры
данных.
Основные конструкции, а
также процедуры и функции,
сортировка и поиск, модули,
инкапсуляция, наследование,
полиморфизм, сообщение,
динамическая организация
памяти, структура,
функционирование, модель
(программная) виртуальной
машины, нотация,
математические объекты,
интерфейсные объекты.
25
По способу реализации информационные технологии можно раз-
делить на традиционные и современные информационные технологии.
Традиционные информационные технологии существуют уже давно и
применяются при условии централизованной обработки информации, то
есть до того пока не произошло массовое внедрение компьютеров. Тради-
ционные информационные технологии были направлены на основную
цель, снижение трудоемкости работников, увеличению производительно-
сти (формирование стандартной отчетности др.).
Современные информационные технологии тесно связывают ин-
формационное обеспечение процесса управления в экономическом субъек-
те в режиме реального времени.
По степени охвата поставленных и решаемых задач управления
информационные технологии можно подразделить на: электронную обра-
ботку информации, автоматизированные функции управления, поддержку
по принятию эффективного решений, электронный рабочий стол (офис),
экспертную поддержку специалистов.
Электронная обработка данных выполняется автоматизировано без
расчетов и проверки методологии и без проверки организации процессов
управления, но только для решения локальных математических и эконо-
мических задач.
При автоматизации управленческой деятельности компьютер необ-
ходим, для комплексного решения функциональных задач, а также он поз-
воляет формировать регулярную отчетность и работать в информационно-
справочном режиме для того чтобы подготовить управленческое решение.
К этой же группе можно отнести информационные технологии по под-
держки принятия решений, которые применяют прикладные программы
для проведения анализа и прогнозирования показателей, составления биз-
нес-планов, планирования деятельности, продажи, эффективность кредит-
ной политики и тд.
26
К этой группе также относят и массово применяемые информаци-
онные технологии, которые получили название электронного офиса и экс-
пертной поддержки принятия решений. Эти два варианта информацион-
ных технологий направлены на реализацию и внедрение автоматизиро-
ванной работы специалистов и руководителей. Создание для специалистов
условий позволяющих выполнять профессиональные функции, качествен-
но и современно за счет того что применяются автоматизированные набо-
ры управленческих процедур, которые реализуются в условиях конкретно-
го рабочего места и экономического субъекта в целом.
По классу реализуемых технологических операций информацион-
ные технологии подразделяют: на работу, проводимую с текстовым про-
цессором и табличным процессором, работу с графическими объектами
(графиками, диаграммами), системы управления разными базами данных, а
также на гипертекстовые и мультимедийные системы.
По типу пользовательского интерфейса группируют информацион-
ные технологии по возможностям доступа пользователей к информацион-
ным ресурсам. Например, пакетная информационная технология не дает
возможности пользователю менять и влиять на обработку информации, так
как информация обрабатывается в автоматическом режиме, без участия
пользователя. В отличие от пакетной диалоговая информационная техно-
логия, даёт пользователю неограниченные возможности взаимодейство-
вать с данными, которые хранятся в системе, в реальном времени, при
этом пользователь может получить всю информацию, способную решить
функциональные задачи и принять решения.
Интерфейс сетевой информационной технологии дает доступ поль-
зователю к базе данных распределенных территориально благодаря, тому,
что развиты средства связи.
Сейчас можно наблюдать тенденцию к различным объединениям
различных типов информационных технологий в целостный компьютерно-
27
технологический комплекс, то есть в интегрированный комплекс. Важное
место, в котором отводиться средствам коммуникации, которые обеспечи-
вают большие технологические возможности по автоматизации управлен-
ческой деятельности, при этом являются базой различных сетевых вари-
антов информационных технологий: локальных, распределенных и гло-
бальных информационно-вычислительных сетей.
По обслуживаемым предметным областям информационных техно-
логий подразделяются по-разному: бухгалтерский учет, банковский учет,
бюджетный учет, налоговый учет, страховая деятельность и др.
Чаще всего информационные технологии, применяют в управлен-
ческой системе экономического субъекта:
Чаще всего автоматизирую бухгалтерский учет, так как бухгалтер-
ский учет это непрерывная регистрация всех фактов хозяйственной жизни,
заполнение первичных документов и регистров, формирование отчетности,
на базе данных проводят анализ, поэтому область применения информа-
ционных технологий, в бухгалтерском учете самая реализуемая и пользу-
ющаяся популярностью задача. Так как, ошибка бухгалтерии часто связа-
на с потерей денежных средств, упущением оплаты по договорам, штра-
фами и многим другим выгода от использования возможностей автомати-
зации бухгалтерии не преувеличена. При этом разработать систему авто-
матизации бухгалтерского учета не является сложной задачей с техниче-
ской стороны.
Управление денежными потоками экономического субъекта, подра-
зумевает внедрение информационных технологий в управление денежны-
ми потоками, при этом, автоматизируют и оперативное планирование и
прогнозное, это обусловлено важностью данного участка управления и не
желательностью ошибок.
Управление кредитной политикой экономического субъекта вклю-
чает в себя, расчеты с покупателями и заказчиками, поставщиками и под-
28
рядчиками. А в частности расчеты и формирование и погашение дебитор-
ской задолженности и кредиторской. Если система расчетов с поставщи-
ками и покупателями, работает не эффективно, можно получить снижение
платежеспособности и финансовой устойчивости предприятия.
Управление складом, закупками, сбытом, анализ ассортимента,
также автоматизируют, проводят анализа движения товара на складе, ана-
лиз готовой продукции.
Управление производственным процессом экономического субъек-
та, является трудоемкой задачей, в отличие от внедрения автоматизиро-
ванного бухгалтерского учета. Так как основными механизмами, в данном
участке выступают планирование и оптимальное управление производ-
ственным процессом, недопущения сбоя производства, следование четко-
му выполнению поставленных задач. Автоматизированное решение по
производственному процессу позволяет грамотно планировать, при этом,
учитывать все затраты, материальные, трудовые, проводить техническую
подготовку производства, эффективно осуществлять управление процес-
сом выпуска готовой продукции соблюдая производственную программу
и технологию.
Сложность автоматизации производственного процесса зависит от
масштабов производства, чем крупнее производство, соответственно оно
имеет много различных процессов, которые принимают прямое участие в
формировании прибыли, а значит, использование информационных систем
на таком предприятии целесообразно и необходимо.
Управление маркетингом основано на сборе и проведении анализа
данных о компаниях занимающимся тем же бизнесом, то есть компаниях
конкурентов. Управление маркетингом обрабатывает данные о выпускае-
мой продукции и ценовой политики, а также проводи анализ и моделирует
параметры внешнего окружения, для того чтобы определить оптимальный
уровень цен, это необходимо для осуществления прогноза предполагаемой
29
прибыли и планирования расходов на рекламные кампании. Отметим, что
большинство решение таких задач, часто формализованы и представляю
информационную систему, которая позволяет существенно повысить эф-
фективность и совершенствовать управление маркетингом.
Таким образом, отметим, что документооборот это очень серьез-
ный и важным процесс в деятельности любого экономического субъекта и
вне зависимости от форм собственности. Поэтому отлаженная и хорошо
работающая система учетного документооборота, должна показывать
фактическую картину дел, происходящую в экономическом субъекте.
Текущую производственную деятельность компании, которая дает
управлению возможность и инструменты воздействовать на нее. По этому,
автоматизация документооборота повышает эффективность управления.
Оперативное управление экономическим субъектом, информацион-
ная технология, которая решает задачи по эффективному оперативному
управлению, основывается на базе данных. В базе данных, фиксируется
вся необходимая, и вся возможная информация о экономическом субъекте.
Информационная система оперативного управления экономического субъ-
екта включает очень много программных решений по автоматизации раз-
личных бизнес-процессов, которые имеют место на конкретном экономи-
ческом субъекте.
Предоставление информации об экономическом субъекте. Актив-
ное развитие сети Интернет привело к тому, что создаются и функциони-
руют корпоративные сервера по предоставлению разной информации об
экономическом субъекте. Практически все экономические субъекты име-
ют свой web-сервер. Для государственных и муниципальных учреждений
создание интернет сайты учреждения закреплены законодательно. То есть,
в обязательном порядке. Многие предприятия обязаны публиковать свою
годовую отчетность в сети интернет. Также, применение web-технологий
используется для развития электронной коммерции и обслуживания поку-
30
пателей через Интернет, такой вид торговли достаточно популярен в
настоящее время, и вытесняет с рынка традиционные магазины.
1.3 Рассмотрение теории и практики внедрения систем электронного
документооборота в деятельности коммерческих организаций
Многие компании рано или поздно приходят к пониманию необхо-
димости перехода на электронный документооборот для повышения эф-
фективности документационного обеспечения управленческой деятельно-
сти. Новейшее программное обеспечение позволяет организациям не толь-
ко оптимизировать документооборот, отражать все документы в единой
информационной базе, но и проводить контроль и анализ бизнес-процессов
управления документацией.
На сегодня самый массовый сегмент бумажного документооборота -
это кадровые документы. Тем не менее пока возможность оформления и
прекращения трудовых отношений путем обмена электронными докумен-
тами предусмотрена только для дистанционных работников (ст.ст. 312.1,
312.2, 312.5 ТК РФ). Представляется необоснованным разрешение осу-
ществлять взаимодействие в электронном виде исключительно дистанци-
онным работникам, ограничив в таком праве иных работников и работода-
телей.
Для подписания электронного трудового договора о дистанционной
работе стороны должны использовать исключительно усиленную квали-
фицированную электронную подпись. Для подтверждения ознакомления с
приказом о приеме на работу, правилами внутреннего трудового распоряд-
ка, иными документами в электронном виде сотрудник также должен ис-
пользовать только усиленную квалифицированную электронную подпись.
При этом документы, касающиеся трудовых отношений с дистанционным
работником (приказ о приеме на работу, правила внутреннего трудового