71
подразделение будет способно проводить своевременное и качественное
исследование по оценки достигнутого результата.
В государственных и муниципальных учреждениях официально кон-
троль и связанные с ним задачи возлагается на начальников различных
уровней, а вот техническая сторона проблемы контроля так и находится в
обязанностях специалистов службы документооборота учреждения.
А обязанности действующего контрольного подразделения государ-
ственных и муниципальных учреждениях неразрывно связаны с деятель-
ностью службы документооборота учреждения. Исходя из этого главной
задачей сотрудников по управлению разработкой процессов документо-
оборота, как правило, является постоянный поиск различных средств и ме-
тодов, которые позволят организовать рабочий процесс так, чтобы можно
было получить оптимальный результат управленческого решения при ми-
нимальных затратах. Последняя фаза работы с различными видами доку-
ментов и возможные способы осуществления контрольных функций, свя-
занных с должностными обязанности служб документооборота учрежде-
ния.
Первый этап работы с документами, которые подлежат контролю
исполнения, есть постановка документов на контроль.
Указанный этап, для документов различных видов или групп, начи-
нается с различных стадий жизненного цикла документа: для документов,
поступающих или входящих извне, помещение документа на контроль
может производиться, как в момент получения документа, так и в момент
принятия управленческого решения, то есть при проставлении на докумен-
те резолюции; для документов, издаваемых внутри учреждения (внутрен-
ние документы, такие, как, приказы, решения и прочее),контроль за испол-
нением осуществляется с момента подписания конкретного документа, а
на служебные и прочие записки применяется правило, относящееся к
внешним документам. Принятие документа на контроль – это процедура,
72
которое совершается в отношении документа на любой фазе жизненного
цикла документа. В ходе исследования этапов принятия на контроль доку-
ментов сформировались два понятия, с помощью которых можно органи-
зовать всю работу с данным видом документов в системе электронного до-
кументооборота. Это «группа документов» и «стадии жизненного цикла
документа». В качестве примера рассмотрим опыт работы с программным
комплексом системы электронного документооборота «Административное
делопроизводство» на платформе Docsvision.
Внедрение СЭД в Администрацию города Иркутска. На момент
старта проекта в администрации работала СЭД, которая уже не соответ-
ствовала предъявляемым требованиям, а часть документов обрабатывалась
на бумаге. В Администрации было принято решение выбрать новую СЭД.
В результате проведенных конкурсных мероприятий победила компания
RKIT с собственным решением «Административное делопроизводство» на
платформе Docsvision.
Внедрение начали с 2012 году в комитете по экономике Админи-
страции Иркутска, пробное внедрение показало, что система «Админи-
стративное делопроизводство» работает и упрощает работу 40 сотрудни-
кам комитета - пошли в развитие и тираж. Следующими пилотными пло-
щадками стали Комитет по бюджетной политике и финансам, аппарат ад-
министрации, комитет ЖКХ.
Сегодня в системе:
1. ежедневно обрабатывается свыше 1000 документов,
2. более 35 000 документов в месяц
3. работают 1200 сотрудников, включая высшее руководство.
Автоматизировано 10 крупных управленческих процессов: учёт и
контроль исполнения входящей корреспонденции; учет исходящей корре-
спонденции от согласования проекта до контроля ответа адресата. В элек-
73
тронном виде ведутся внутренняя служебная переписка, распорядительные
документы Администрации.
Управление совещаниями - от рассылки повестки до контроля ис-
полнения поручений, выданных в ходе совещания, тоже происходят через
СЭД. Отдельно созданы инструменты для поддержки работы высшего ад-
министративного состава администрации г. Иркутска.
В системе сотрудники готовят, согласовывают документацию по му-
ниципальным заказам и контрактам. Отдельно нужно упомянуть управле-
ние судебными и административными делами: в системе ведется регистра-
ция исков, предписаний, планирование работ, учёт судебных документов,
контроль их исполнения.
В 2015 году сделан упор на обращения граждан, организаций и депу-
татов.
Переход на полностью электронный документооборот - это решение
юридического характера. Каждый руководитель начинает свой день с того,
что разбирает входящие документы в системе Docsvision. Руководители
ниже доводят до исполнителей и отчитываются об исполнении поручений.
Процесс виртуализирован и активно работает во всех подразделениях, за-
меняя мини-планерки. 80% работ происходит в мониторе.
При сегодняшней структуре администрации без электронного обме-
на документами никуда. У топ-мененджеров есть планшетные решения на
платформе IOS, которые облегчили им работу. Вопрос их участия во всех
процессах решен с помощью мобильных приложений. Находясь за преде-
лами офиса, они точно также выдают поручения, согласовывают докумен-
ты, дают замечания, отчитываются перед вышестоящим руководством.
Информация поступает в единую базу данных по защищенным каналам
связи. При этом в системе можно работать без интернета. Когда связь по-
является, данные автоматически синхронизируются.
74
Одним из основных направлений деятельности Администрации го-
рода Иркутска, является «Работа с обращениями граждан».
Администрация работает не только с гражданами, но и по запросам
депутатов и юридических лиц. Обращения совершенно разного характера,
начиная от ремонта придворовых территорий, заканчивая вопросами фи-
нансирования переселения из ветхого жилья. Вопросы могут одновремен-
но поступать по одной и той же проблеме от жителя округа и от депутата.
В рамках существующей системы такие запросы автоматически объеди-
няются. Все движение документов происходит в СЭД, что значительно
экономит время специалистов администрации в решении проблем заявите-
лей и подготовке ответов.
Работа с архивным фондом - в 2016 году был начат проект: компа-
ния RKIT Group разработала «Электронный архив» для документов посто-
янного хранения Архивного фонда Администрации Иркутска. Система
введена в эксплуатацию, идет загрузка документов в архив. Настраивают-
ся механизмы потокового сканирования. В решении заложены нетриви-
альные механизмы распознавания документов, благодаря которым система
сама узнает отсканированные документы, каталогизирует и типизирует их.
Сотрудники архива только проверяют корректность заполнения данных.
Система позволяет быстро находить архивные данные среди 300 тысяч до-
кументов постоянного хранения.
Электронный «Архивный фонд» позволит сотрудникам архива
быстро предоставлять информацию, копии архивных документов по за-
просам заявителей. Сотрудники архива смогут формировать справки, вы-
писки, отчеты без ручного ввода, просто выбрав нужные документы и
нужные формы: система все заполнит сама. А значит, выше скорость обра-
ботки запросов, исключена вероятность ошибки. От такого нововведения
выигрывают все: и граждане, и юридические лица, и органы государствен-
ной власти.
75
Основная цель — перевод всех процессов администрации в
СЭД. Другая приоритетная задача: использование электронной подписи,
входящей в стандартный функционал платформы Docsvision. В феврале
2017 года удостоверяющий центр Администрации получил аккредитацию
Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
Появилась возможность без дополнительных бюджетных трат обеспечить
сотрудников электронно-цифровой подписью. Это позволит включить
СЭД в процессы взаимодействия с правительственными структурами, ис-
пользовать преимущества системы при межведомственном документообо-
роте и построении региональных связей.
Муниципальный орган — некоммерческая организация, поэтому
здесь нельзя использовать подход как в крупной компании: точно посчи-
тать экономический эффект. Выгода не монетизируется, не считая сборов
различных налогов. Государственной организации следует учитывать как
раз социальный эффект.
Надо признать, что «Административное делопроизводство» на базе
Docsvision в администрации — это базовый инструмент. Если сейчас
нажать кнопку и выключить систему — это значительно затруднит взаи-
модействие структурных подразделений, окажет влияние на эффектив-
ность работы сотрудников.
Вся деятельность администрации основывается на процессах, кото-
рые проходят через СЭД: это предоставление муниципальных услуг и ра-
бота с обращениями граждан. Эффективность выполнения этих процессов
напрямую влияет на качество поддержки населения и качество оказания
услуг.
76
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В настоящее время в условиях внедрения информационных техно-
логий, деятельность органов управления направлена на решение задачи по
оптимизации процессов документационного обеспечения.
Задачи массового внедрения электронного документооборота во
всех сферах экономики и управления - между государственными органами,
между компаниями и государственными органами, между самими компа-
ниями и внутри них выдвинуты в качестве приоритетных, в частности, в
нормативно-правовых документах.
Процесс организации работы с документами, включая их создание,
регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, назы-
вают делопроизводством.
Документооборот это процесс регистрации движения документов в
компании от момента их получения (создания) до момента отправки или
исполнения и передачи в архив. Виды систем документооборота - класси-
фицируются системы электронного документооборота по используемой
технологии и архитектуре, по степени интеграции. Самыми популярными
являются: система автоматизации делопроизводства «ДЕЛО» и система
«Административное делопроизводство», построенное на базе платформы
управления документами и бизнес-процессами Docsvision.
Система автоматизации делопроизводства «ДЕЛО» – комплексное
решение, которая обеспечивает автоматизацию всего процесса делопроиз-
водства. Система «ДЕЛО» позволяет организациям вести электронный
документооборот. Данная система подходит как для небольших компаний
так и для больших имеющих подразделения. Данная система впервые вы-
пущена в 1996 г. «ДЕЛО -96».
В системе «ДЕЛО» есть разные грифы доступа к документам. К-
примеру, есть гриф персональные данные. Документы, помеченный этим
77
грифом, невозможно найти через поиск в системе. Такой документ можно
открыть, только если он пришел в кабинет. Бывает, что документ был уда-
лен из кабинета, как более не нужный, и вновь понадобился. Пользовате-
лям приходится звонить и просить направить им этот документ заново.
Таким образом, система «ДЕЛО» значительно упрощает админи-
стрирование: не нужно на каждый компьютер пользователя ставить про-
грамму. Техническая поддержка осуществляется всегда (в рабочее время)
на связи по почте и телефону.
Система «Административное делопроизводство», построенное на
базе платформы управления документами и бизнес-процессами Docsvision,
автоматизирует процессы административного управления организацией и
обеспечивает оперативную обработку всех документов, сопровождающих
эту деятельность. Обладая многолетним опытом в области автоматизации
административного делопроизводства с 1996 г., помогает наладить работу
с официальными документами в соответствии с требованиями законода-
тельства, используя лучшие практики мировые организации канцелярского
делопроизводства.
В настоящее время система «ДЕЛО» работающая на рынке с 1996 г.
и «Административное делопроизводство» на базе Docsvision с 1996 г. яв-
ляются лидерами в данной отрасли. Данные программы во многом имеют
схожие возможности. Но эти системы подходят для СЭД в государствен-
ных и муниципальных учреждениях.
Главной целью государственного и муниципального управленческо-
го решения выступает достижение конкретного результата, и без установ-
ления данной цели действия с управленческой документацией, утрачива-
ют свое предназначение, а цель замещается самим процессом (регистра-
ция, доведение до адресата, контроль исполнения). В данном случае,
функция контроля сводятся всего лишь к регистрации факта, который име-
ет всего два решения либо управленческое решение исполнено, либо не
78
исполнено.
Вся деятельность государственных и муниципальных учреждений
основывается на процессах, которые проходят через СЭД: это предостав-
ление государственных и муниципальных услуг и работа с обращениями
граждан. Эффективность выполнения этих процессов напрямую влияет на
качество поддержки населения и качество оказания услуг.
79
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении
доступа к информации о деятельности государственных органов и
органов местного самоуправления»
2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»
3. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подпи-
си»
4. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной
гражданской службе Российской Федерации»
5. Стратегия развития отрасли информационных технологий в Россий-
ской Федерации на 2014-2020 годы и на перспективу до 2025 го-
да(утв. распоряжением Правительства РФ от 1 ноября 2013 г.
№ 2036-р)
6. Государственная программа РФ «Информационное общество (2011-
2020 годы)», утвержденной постановлением Правительства РФ от
15.04.2014 № 313.
7. Стратегия инновационного развития РФ на период до 2020 года,
утвержденной распоряжением Правительства РФ от 08.12.2011
№ 2227-р;
8. Стратегия развития информационного общества в РФ, утвержденной
Президентом РФ 07.02.2008 № Пр-212;
9. План мероприятий («дорожной карте») по развитию электронного
взаимодействия на финансовом рынке, утвержденном Правитель-
ством РФ 18.05.2015 № 2984п-П10;
10. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 (ред. от
26.12.2016) «Об утверждении Положения о системе межведомствен-
ного электронного документооборота»;
80
11. Абдулаев М.И. Теория государства и права: учебник для высших
учебных заведений. - М.: Финансовый контроль, 2004. - 410 с.
12. Абрамова А.И. Кодификация российского законодательства: совре-
менность и перспективы развития // Журнал российского права.
2016. N 12. С. 27-38.
13. Авакьян С.А. Основные тенденции современного развития консти-
туционного права // Конституционное и муниципальное право. 2017.
N 4. С. 3-7.
14. Автоматизированные информационные технологии в экономике:
учебник / под ред. проф. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ, 2003. - 399
с.
15. Агафонова Н.Н., Белов В.Е., Солдатова В.И. Комментарий к Закону
Российской Федерации "О защите прав потребителей" (постатей-
ный). - М.: Проспект, 2017. - 240 с.
16. Агеев А.С. Проблемы реализации права на доступ к информации,
нашедшие отражение в практике Конституционного Суда РФ // Кон-
ституционное и муниципальное право. 2016. N 2. С. 34-37.
17. Аксенов Ю.В. Ввод в эксплуатацию крупных информационных си-
стем // Вестник ГУУ. 2013. N 8. С.138-140.
18. Актуальные проблемы информационного права: учебник / под ред.
И.Л. Бачило, М.А. Лапиной. - М.: ЮСТИЦИЯ, 2016. - 534 с.
19. Горев А.И. Совместимость информационных систем - новое направ-
ление правового регулирования // Эволюция государственных и пра-
вовых институтов в условиях развития информационного общества:
сборник научных работ. - М.: ИГП РАН, Юркомпани, 2012. С. 171-
180.
20. Громов Ю.Ю., Дидрих И.В., Иванова О.Г., Ивановский М.А., Одно-
лько В.Г. Информационные технологии: учебник. - Тамбов, Изд-во
ФГБОУ ВПО "ТГТУ", 2015. - 260 с